电信外呼服务维护和支撑服务手册范本.doc
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1、附件3、维护和支持服务手册运营分析及管控举措中高端客户维系及投诉处理是对所服务的中高端及星级客户进行客户关怀、预警挽留、价值提升、投诉处理、回访、客户接触信息记录分析和收集等措施稳存提质,同时通过人员技能等提升提高运营能力方面的举措。根据以上要求,对本次服务提供商的整体综合服务能力具有较高的要求,天翼佳音针对以上情况,结合我们丰富的外呼服务经验和强有力的本地化支撑能力,提出详细解决方案如下:2.1客户关怀分析及举措针对中高端及星级客户,我们将服务分为三种类型:核心服务、常态服务和惊喜服务。移动互联网时代让营销更加回归本质,企业的核心服务就是产品,在移动互联网时代,坏消息传播太快,而好消息几乎没
2、人看,所以产品是企业的生命线,好的服务和营销则能锦上添花。我们将从常态化关怀入手,从以下方面做起:1、差异化服务关怀,提升客户感知(一)节假日、生日、时令关怀1. 节假日关怀除春节和国庆节由省公司统一发送关怀短信外,其他节假日积极和甲方做好沟通配合,甲方允许的情况下自行安排短信发送;2. 生日关怀除承接miboss派单外,客户经理需在关怀过程中对生日日期错误的客户重新进行资料录入,并致歉。在客户配合的情况下,对二三张号卡或实际使用者生日信息进行收集并录入系统;3. 遇周末、时令节气、降温避暑等个性化的关怀场景时,客户经理结合日常外呼,在结束语进行关怀。(二)星级权益告知1. 对新晋级星级客户3
3、个工作日内100%绑定到客户经理,1个月内100%完成新晋级客户拜访。采用电话+短信方式,电话拜访前三个工作日发送新晋级告知短信。电话拜访除告知星级权益外,主动告知自己的联系方式,收集客户生日、兴趣爱好、第二联系方式、QQ及微信等;2. 对5-7星级客户我们采用电话+短信的方式,告知客户自己的联系方式,在电话外呼中告知客户所享有的各项权益,并针对客户感兴趣的权益进行解答;3. 做好星级客户权益的告知的同时,对有需求的客户做好业务受理和业务辅导。(三)星级客户定期回访1. 对于星级客户定期回访,我们积极与甲方沟通,严格按照甲方要求,除利用周末、时令节气、节假日等做好短信拜访,短信频率平均每月1次
4、;2. 通过电话回访形式对5-7星级客户按321回访频次,即7星客户每月拜访1次、6星客户每2个月拜访1次、5星客户每3个月拜访1次。其他星级客户以实际派单,保证至少每5个月拜访1次;3. 回访的内容为客户产品、终端使用的情况了解,资费账单的解释,权益介绍、优惠活动或俱乐部活动推荐,终端、流量辅导等。(四)套餐溢出或使用不足关怀1. 每月洞察套餐溢出和使用不足的客户,重点围绕流量,即很对流量溢出的客户加装流量包,对于流量使用不足的客户进行流量辅导,推荐客户感兴趣和实用的应用;2. 对于其他套餐溢出的用户主要推荐高值套餐升级和业务包,给客户算清楚账,让客户感觉到实惠,提升客户忠诚度;3. 对于使
5、用不足的用户,通过定期拜访及客户关怀,建议用户增加副卡或二三张号卡来使用,避免浪费。(五)国际漫游归国关怀每月提取上月有国际漫游话单记录的客户清单,进行漫游归国关怀。主要内容为漫游资费解释,使用情况了解等。(六)上门拜访根据客户需要进行上门服务,了解客户产品使用情况,结合当季营销主题做好终端和流量经营。2、利用互联网、渠道协同等增加客户触点,提高服务质量、提升客户感知传统的客户维系基本靠电话、短信、预约上门等方式与客户接触,随着互联网的发展与普及,网民的规模的扩大,紧紧靠传统的客户维系以及不足以满意客户对高质量服务的要求,2016年佳音公司将建立客户微信群、qq群、客户微信公众号、微博、厅店专
6、区等360度全方位接触客户,利用互联网技术宣传客户当期政策、可以享受的差异化服务、24小时在线为客户解决问题,进一步提升客户感知,做好存量客户经营。3、存量客户区别对待,定期关注沉默客户区分客户群体,开展三心服务,对于质态良好的客户,进行常态化的关怀,对于亚健康状态的客户,进行常态关怀+定期关注,对于高危客户,需要重点关怀,进行挽留。对于沉默客户半年提取一次清单,对于半年都未联系过的客户,进行短信关怀+电话关怀,告知其可以享受的差异化服务类型,告知当前优惠活动、上月客户账单分析等,进一步拉近客户距离。4、互联网模式宣传推广,宣传客户权益、新业务、新应用推广等信息与客户进行互动交流客户经理在日常
7、维系及关怀过程中,首先是收集用户的电话号码并添加易信、微信及QQ,若用户未使用易信,应为用户手机安装易信客户端、注册易信账号及简单的操作教程。其次是建立易信群、微信群及QQ群,若有电信活动或相关宣传,需在群里进行宣传及互动。客户经理应随时关注电信网上营业厅及官方微博、微信发送的相关活动信息并与客户进行互动分享。5、结合当地的商业资源,为中高段客户提供其他生活服务与当地的商超、汽车服务公司、加油站、电影院、餐饮店展开合作,举办客户会员日、生日优惠、节假日优惠等活动,让客户享受到不一样的优质服务,增加客户粘性,进一步做好存量客户维系。6、客户个性化资料收集客户经理要在日常客户关怀的过程中收集用户姓
8、名,生日,第二联系方式,性别,邮箱,QQ,微博,家庭住址,邮寄地址,证件号码,具体行业,单位地址,工作单位,职位等,以便挖掘用户的消费使用习惯及潜在需求。资料收集除了姓名、性别、身份证号码、第二联系方式、邮箱等资料外,应该整理用户所在工作单位及职位,以及用户平时关注的事情及相关兴趣爱好。以便后期通过数据挖掘用户的潜在需求及更好的服务于用户。7、与分公司协同开展活动并到分公司驻点电信分公司定期开展的营销活动,客户经理应参与线上营销、推广及线下活动支撑工作。线上营销及推广通过客户经理日常维系的易信、微信朋友圈及微博推广等,严格按照电信的推广话术及活动要求进行宣传,引导用户到店参加活动。活动当日应到
9、现场进行驻点支撑,为客户办理业务及辅助参加活动。8、邀请客户参加客户聚会、沙龙等客户沙龙、茶话会等聚会活动的开展可以拉近客户经理与客户的距离,提高品牌美誉度,使客户切身感受4G为生活带来的高效与便捷及丰富多媒体业务,全方位推广4G业务,同时加深与客户之间的沟通,全面了解客户心理,在具体经营活动中,将阶段性的开展针对客户的主题俱乐部活动,每次俱乐部活动开展前,将会有一个确定的主题,在目前各种线上社交方式比较盛行的时代,我们的客户俱乐部活动也将不仅仅局限于线下活动的举行,后期也会结合客户经营及服务微信、微博、易信等类似公众账号为平台,通过线上的形式开展针对客户的俱乐部活动,比如,答题有奖、猜谜有奖
10、活动等,无论线上线下活动,作为项目合作方,我们也将参与整个客户俱乐部活动的策划与执行,做好现场的服务支撑,达到活动预期的效果,通过活动的开展加强对客户的了解,做好客户维系工作,同时提升客户满意度。9、服务分析及总结(客户需求分析、投诉、用户离网原因、服务效果等分析)为了提高客户的市场占有份额,并确保客户的稳定,我们通过一系列的客户经营、渠道服务、故障与投诉、客户关怀与引导等差异化服务来保障相关指标的达成,但在此过程中,如果缺乏有效的数据分析机制,我们所采取的经营活动难保达到我们的预期,耗费大量成本的前提下却无法达到我们所预想的效果,因此,形成长效的数据挖掘分析机制,实现精确化数据管理制度在此过
11、程中显得尤为重要,关于服务分析应从以下几方面进行开展:1)客户需求分析,只有抓住客户痛点,真正的了解客户需求,才能提供客户满意的服务,通过日常沟通,整理客户需求,了解客户动向,制定最佳的服务及产品方案,改进服务质量,提供更优质贴心的服务。2)投诉分析,在如今产品质量趋于同质化的时代,服务质量将成为企业关注的重点,企业后台部门无法直接得到客户信息的反馈情况下,投诉分析显得尤为重要,我们通过客户的投诉动机、投诉问题、问题产生原因、需改进环节等维度进行深入的分析后,将能最大程度上给后台部门改进提供最大的支撑;3)用户离网原因分析,在目前国内电信市场步入平稳发展的时期,市场中客户的总量基本趋于稳定,市
12、场竞争的焦点也逐步转移到了对已有客户的争夺上,用户面对各大运营商激烈竞争的局面,用户可选的服务较多,因此可能出现更加频繁的离网行为,而根据传统的客户服务理论,争取一个新客户的成本是挽留一个老客户成本的5倍,因此,尽早发现客户的离网倾向,就变得十分重要,通过对大客户的离网分析,挽留住大客户,就将保障我们的大部分收入,用户离网分析将通过指标探索进行用户离网流向分析,再不同流向客户探索进行离网原因分析和预测,依据分析判断,客户流向有可能存在重入网,转网到竞争对手和客户流动等流向,而离网原因有竞争拉动、客户不满、客户自身原因、客户流动等原因,但无论是何种流向或原因,我们将及时针对性的对客户即将离网及已
13、离网情况进行分析后采取及时挽留、针对性挽留、降低成本提高营销成果等举措;4)服务效果分析,分析与探讨针对移动客户所开展的一系列活动后的效果,以此结果来深刻了解相关活动开展的可行性,通过改变或创新服务方式,优化客户经营的工作模式,从客户满意度、工作成效等多方面进行考察,并将最后的考核结果与客户经理工作成效挂钩,客户满意度将会得到大幅度的提高,投诉率也将降低,客户经理工作时的积极性也会得到很大程度的调动,每一次针对客户经理的维系与关怀,从基础的关系维系,改善客户服务与经营的质量,调动客户经理积极性,是促进客户经理与大客户关系的较好选择。2.2存量经营分析及举措营销成功率是衡量营销类外呼是否成功最重
14、要也是最直接的指标,要实现订单成功首先要接通客户的电话(接通率),电话接通后要有足够吸引客户的卖点让客户愿意继续听你说(18秒以上占比),你说的内容要满足客户的需要才能成功下单(转化率),下单后保持对订单的跟进,直到客户拿到产品或享受服务(订单成功率)。以上每一个环节出错或做得不好,都会影响最终的结果。我们主要从外呼接通率、营销成功率着手,提出以下工作措施:一、外呼接通率管控措施接通率是数据质量的一个重要体现,如接通率过低,则说明数据中有大部分数据质量不高、号码无效或者是拨打的时间段不对。接通率过低不仅会造成项目组时间资源和人力资源的极大浪费,而且会影响最终的营销结果,造成营销结果不达标。我们
15、有专业的数据支撑岗位,有系统的数据支撑和管控流程,当接通率低于我们设置的标准区间下限,数据支撑岗会对数据进行全面分析,寻找接通率低的原因,并根据分析结果采取对应措施,在排除项目组技术系统问题的情况下,我们就需关注数据质量或调整拨打方式与时段,分析数据质量,安排对数据库进行更新和维护。如无法接通、用户关机、接通闪断的情况过多,可能是外呼时段不对。针对这部分用户,我们会调整外呼时间进行二次外呼,并根据外呼结果继续跟踪分析;如停机用户过多,我们会及时向甲方反馈,调整数据提取字段和设置口径,并对我们自己的数据库进行优化,尽可能的保障数据准确性,提高接通率,保证最终的外呼结果。当外呼接通高于标准区间上限
16、,这样的数据是优质数据,我们也会进行专门的数据分析,分析数据提取的口径和关键字段,为数据优化积累经验。1、建立有效的外呼数据库及处理规则库(建立完善数据预处理、分析机制)数据库建立的基础是甲方下发的外呼数据名单,但是不管是什么渠道获得的数据,都是有“杂质”的,那些空号和接不通的号码会耗费外呼人力,降低外呼接通率。通过数据预处理机制,即对实时状态、外呼历史等数据按预设规则进行预处理的方式,通过比对分析,剔除掉那些已经多次被确认错误、状态异常、拒绝营销的号码后,建立基础数据库。根据不同的任务、不同的维度、不同的要求,长期积累形成数据处理规则库,有效提高数据预处理质量和效率。有效数据库的建立不仅让项
17、目组有可以循环使用的数据资料,更主要能增加派单数据的有效性,提高外呼接通率,减少了无效外呼的时间和人力。在有效外呼数据库的基础上,结合任务要求,通过预处理数据比对分析,对数据进行整理并形成数据比对、剔重、处理规则库,使数据处理效率和准确性不断提高。2、外呼系统保障天翼佳音提供专业的电话外呼系统保障。 具备预测式拨号功能,通过对先期导入的客户号码数据设置外呼的启动时间段、呼叫频率、呼叫次数、接通后的后续处理等条件,系统将自动进行筛选并生成含电话号码的客户列表,系统自动根据该客户类表调度并完成向外拨打电话。 系统无需人工干预,提供全天候、任意时间段外拨服务,并实时将呼叫结果记录数据库,方便对外呼情
18、况进行统计分析管理。 外呼客户资料支持批量导入或通过接口直接访问后台业务数据库获取,系统外拨后接通的号码将自动分配到人工坐席。1、 分时段进行二次、三次拨打 未接通的用户,通过系统分析用户使用习惯,如手机频繁上网的时间段、频繁通话的时间段等,在这些时间段对未接通用户进行再次外呼。 按用户年龄分类,年轻人白天忙于工作,适合在下班后联系;中老年人则相反,应安排在白天联系。将未接通数据按年龄分类后,调整外呼时间以提高接通率。 根据历史外呼找出历史接通率较高的时间段 对接通但拒绝(不方便接听)的用户,首次接听时注意预约下次拨打时间,并按照约定时间再次与用户联系。4、外呼和短信结合针对“无人接听”、“关
19、机”、“不在服务区”等未接通数据(停机、空号除外),外呼后立即下发短信提示,告知客户本次外呼的目的与内容,客户如需要可回复某代码或直接和指定客服号码联系,后台数据管理人员根据客户回复情况安排进行跟进外呼。5、外呼和微信结合启动任务外呼前,可对已拥有的微信客户,通过官方微信对活动进行预热,展示活动卖点及活动对象,重点告知客户本次活动将在某日某个时间段集中进行外呼宣传或受理,提醒客户注意接听。另外,可在活动预热时与客户进行微信互动,客户可查看自己是否可以参加该活动或直接通过微信客服查询是否是目标用户。通过微信宣传、首次外呼后,仍未接通的号码,可通过微信搜索手机号码方式,表明来意并主动添加客户微信为
20、好友,通过微信方式与客户预约电话拜访时间或直接通过微信为客户介绍活动内容。6、外显号码本地化建议使用本地固话号码进行外呼,如外呼阿坝地区客户,由阿坝分公司提供本地固话号码进行外呼。二、营销成功率管控措施坚持服务营销相结合,通过数据挖掘、营销话术的优化等手段提升成功率。1、服务关怀与营销推广组合有效整合各服务渠道的客户接触信息,从中寻找服务切入点,以客户关怀为目的对客户进行外呼访问,为客户解决业务使用问题,得到客户信任与认可后,根据客户需求为客户推荐合适的产品和业务,最大限度淡化营销痕迹,实现服务到营销过程的平滑过渡。提升用户感知效果,实现服务到营销过程的平滑过渡。服务优化流程如下图:流量包营销
21、案例:按原流程,客户经理仅通过告知客户上网费用超出,订购流量包更划算,让客户选择是否订购的方式,客户接受度和感知度都很低,成功率自然也就上不去。优化流程后,客户经理首先以服务关怀切入,如关心客户近期电信产品使用情况、对电信产品和服务的意见建议、聊聊客户感兴趣的话题(结合客户兴趣爱好)、关心客户近期工作或生意是否顺利等,拉近与客户的距离。其次为客户整理近期账单(近3个月)切入到流量费超出,为客户算账“未订流量包溢出之后是按0.03元/M计费,订购流量包可享受更低价,且流量更多”的方式,让客户感觉是客户经理是在为他节约钱。最后告知客户流量包生效时间、退订方法、查询方法等售后服务信息,成功率和客户感
22、知度都得到提升。2、营销推广与信息收集组合由于数据库信息动态性差,实际外呼中,偶尔出现外呼数据与目标特征不匹配的现象,因此,电话外呼在服务过程中增加信息收集环节,尤其是针对营销失败客户,要收集客户不愿意办理的原因及个人兴趣偏好需求,一方面逐步补充、完善客户数据信息,为后续制定营销服务计划、优化产品功能提供参考依据;另一方面可以结合客户反馈,洞察、分析并满足不同客户的个性化需求。提升营销成功率,提高客户满意度。服务优化流程如下图:3、优化营销话术话术在电话营销中的重要性不用多说。如果说公司一切的策略与产品都要靠外呼人员去执行,那么电话外呼人员脱口而出的话术(或叫脚本)就是最直接的产品表现形式。不
23、断优化外呼人员的营销话术,提高营销成功率,我们重点做好三步:第一步:分析产品的价值属性通过电话销售任何产品,对于每一个企业来说,都要分析产品的价值属性,即产品卖出去会给企业带来的价值贡献,让外呼人员明确产品对企业的贡献是很有必要的。第二步:明确电话营销的产品重点每一次外呼营销的产品或服务,我们都会预先提炼产品和服务的卖点,把这些卖点罗列出来,让每一个外呼人员都知晓、理解和掌握。第三步:明确引导客户的产品营销思路,变被动为主动如果客户觉得你的“敲门砖”有价值之后,不要停。外呼人员要乘胜追击,利用其对你交流的好感继续推荐产品,打消客户的顾虑直到营销成功。效果:不断优化营销话术,让客户愿意听、愿意买
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