公司办公室规范化建设及各项工作流程.doc

办公室职责
负责文秘（印）和上传下达、请示报告、督促贯彻工作；
负责馆务活动安排、协调、联络和接待工作；
负责财务管理、会计核算、资金运营和票房管理工作；
负责政府采购、合同（协议）审核和办公用品采购工作；
负责宁夏自然科学博物馆协会建设工作；
负责党办工作；
负责档案和印章管理工作；
负责对外宣传材料审核和重大新闻发布工作；
负责服务总台管理及相关数据采集工作；
负责车辆调配、维护保养、安全运行工作；
完成馆领导交办的其他工作。

具体工作流程
（一）承办收文工作流程
收文→→编号登记→→填写《文件处理单》→→填写拟办意见→→董事长审批→→分管领导阅示→→对口部室落实→→填写承办情况→→文件回档。
（二）承办发文工作流程
1、内部发文：部室撰写文件→→部长核稿→→分管领导审批→→办公室主任核稿→→办公室文秘确定文号→→董事长签发→→办公室印发。
2、联合发文：部室撰写文件→→部长审签→→分管领导审批→→办公室主任核稿→→送外会签→→办公室文秘确定文号→→董事长签发→→办公室印制→→承办部室分发。
（三）接待工作流程
接收来访函→→填写《接待审批单》→→制作《接待方案》→→办公室主任审阅→→董事长审批→→通知分管领导和相关部室做准备→→采购接待用品→→按程序接待→→财务人员结帐。
（四）政府采购工作流程
部室确定招标采购方案→→分管领导审签→→董事长审批→→预算报办公室财务审核→→报财政审核→→协调部室完善并确认招标书→→协调招标部门公示→→通知分管领导、相关技术人员招标（办公室参与监督、协调和印章服务）→→承办人（或项目负责人）与中标单位对接（承办人在合同上签字、分管领导签字）→→董事长审批→→办公室盖章生效；
工程完成后，承办部室、分管领导、相关技术人员和办公室人员同时在场验收并签字、董事长审批后财务人员按手续付款。
（五）办公用品采购工作流程
办公室征询→→各部室申报→→办公室汇总→→主任审批→→董事长审批→→双人采购→→验收入库→→各部室按程序审批后领取。
（六）印章使用流程
1、普通证明（介绍信）：个人申请→→签字备案→→办公室盖章；
2、特殊证明（介绍信）（如房产、二胎子女、高等学历等）：个人申请→→填写《印章使用申请单》→→分管领导审签→→董事长审批→→办公室盖章。
（七）新闻发布工作流程
个人撰写→→部长批改→→分管领导审批→→办公室接洽→→副主任校对→→主任终审投递→→数字声像部发布。
（八）复印、打印工作流程
交稿→→复（打）印→→经办人登记→→取回。
为便于工作，急件可随时复（打）印，普通件为每周三、五下午统一服务。
（九）投诉接待工作流程
1、当面投诉：服务台接待→→疏导→→登记→→报告值班领导并处理→→向投诉人反馈→→投诉处理结果向董事长汇报。
2、电话投诉：服务台疏导→→登记→→报告值班领导→→反馈相关部室→→分管领导处理→→董事长阅批→→向投诉人反馈。
（十）服务总台考勤数据采集工作流程
1、正常上班考勤数据采集：人事部授权→→工作人员统计→→服务台主管审核→→人事部审核→→董事长审批→→通报。
2、节假日及加班考勤数据采集：办公室授权→→工作人员统计→→服务台主管审核→→办公室核实→→主任审签→→馆领导审批→→通报→→财务兑现加班费。
（十一）车辆派遣工作流程
市内派车：部室填写车辆派出单→→办公室登记并确定司机及车辆→→口头（电话）向主任报告→→出车→→用车人在《车辆使用登记册》签字并填写车辆回场时间和行驶里程→→车辆入库。
市外派车：部室填写车辆派出单→→分管领导审批→→办公室登记并确定司机及车辆→→主任签字→→董事长签字→→出车→→用车人在《车辆使用登记册》签字并填写车辆回场时间和行驶里程→→车辆入库。
（十二）采购及报销工作流程
部室填写《采购申请单》→→分管领导审批→→董事长审批→→采购→→入库→→经手人签字→→部长核实→→分管领导审核→→财务审核→→董事长审批（需附《采购申请单》）。
为保证馆领导正常的办公秩序，除不可预见的特殊情况外，董事长对采购、报销的签字审批集中在每周三、四下午，由于出差、开会或接待等冲突，时间顺延至周五下午。
（十三）信息稿酬兑现流程
工作人员统计→→部长核对→→办公室主任核实→→公示→→分管领导审批→→董事长审批→→财务发放。
（十四）机票预订流程
订票人填写《机票预订申请单》→→部长签字→→分管领导审核→→董事长审批→→办公室与签订协议售票处预订→→出差人员刷个人公务卡支付票款→→凭纸质机票和开会（出差）的通知（函）到办公室财务报销票款。
（十五）地下餐厅因公接待流程
承办部室填写《地下餐厅接待用餐审批单》→→分管领导审批→→办公室确认→→董事长审批→→地下餐厅就餐。
结帐时，地下餐厅主管持《接待用餐审批单》和发票到办公室办理。