科技查新服务平台的信息化建设研究:以W大学科技查新站为例.pdf
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1、第 卷 第 期 年 月武 汉理工大学学报(信息与管理工程版)().文章编号:()文献标志码:科技查新服务平台的信息化建设研究:以 大学科技查新站为例李先花罗 蓉王 丽郭晓彤柳路芳覃丽琳(.武汉理工大学 图书馆湖北 武汉.武汉理工大学 交通与物流工程学院 湖北 武汉.广西医科大学 图书馆广西 南宁)摘 要:为响应国家教育信息化的战略发展要求 大学全面推行各项工作信息化改革 通过对 大学图书馆科技查新站的工作情况、业务流程进行分析深入揭示查新站当前存在的主要问题提出信息化平台构建的战略背景和意义 从委托人角度和查新站管理层面出发制定平台建设目标紧密结合学校整体信息化政策推出平台详细设计方案、查收查
2、引功能设计、科技查新功能设计等 最后从查新任务的智能分配、电子签章以及自助打印等方面提出了查新服务的继续优化策略 新平台推行之后立刻受到了全校师生的广泛支持全面实现了“全线上”办公化、流程信息化、收费透明化、服务数字化的各项目标关键词:信息化科技查新查收查引平台建设优化策略中图分类号:./.收稿日期:.作者简介:李先花()女馆员研究方向为科技查新、查收查引流程优化及服务能效提升、特藏图书资源建设.通讯作者:王丽()女副研究馆员研究方向为科技查新、资源建设及图书馆管理.基金项目:湖北省高校图工委重点项目().教育信息化、数字化是当下各高校发展的大趋势 大学提出了全面覆盖学校各项基本工作的一系列整
3、改措施 图书馆积极响应学校政策将科技查新站的信息化平台建设列为图书馆 年信息化建设重点项目 大学图书馆查新站目前的科技查新流程过于复杂旧的查新平台是 年所建系统的各项功能已经与数字化时代的发展严重脱钩无法满足当下的各种需求当前国内各个查新机构都面临服务能力转型的考验部分机构已经率先开始了革新 比如科学技术部西南信息中心查新中心医学查新团队在 年年初疫情最严重时期建立了一个基于 构架、/模式、开放式、综合性的科技查新工作平台实现了远程委托、远程接收全电子化的居家办公模式 很多高校比如吉林大学、武汉大学、华南理工大学等都在进行科技查新的变革研究在“”的潮流下推动科技信息服务水平不断升级提高 因此提
4、升科技查新服务能力、研究服务转型升级对 大学科技查新站已是迫在眉睫 研究意义及背景.研究意义 年教育部发布了关于教育信息化.行动计划的通知该文件基于“互联网 ”、大数据及新时代人工智能等重大战略任务安排的背景提出 由此教育信息化正式从.时代迈入.时代 党的二十大进一步强调了建设教育强国的战略意义特别突出了科教兴国在社会主义现代化建设全局中的重要地位强调要强化教育、科技、人才一体化发展理念建立大教育、大科技、大人才观为经济社会高质量发展提供新动能和发展新优势 没有信息化就没有现代化教育信息化是教育现代化的基本内涵和显著特征是“教育现代化”的重点内容和重要标志通知中强调要继续深入推进“三通两平台”
5、形成“校校用平台、班班用资源、人人用空间”的环境目标是实现教育资源公共服务平台和教育管理公共服务平台的高效融合发展 构建一体化的“互联网 教育”大平台引入“平台 教育”服务模式整合各级各类教育资源公共服务平台和支持系统逐步实现资源平台、管理平台的互通、衔接与开放建成国家数字教育资源公共服务体系 因此建设一个信息化的公共服务平台是时代所驱是学校切实所需 打造一个能够实现“委托人 查新站 财务处”的联合融通服务系统实现学校科研情况的信息化、图书馆重要财务来源的透明化、委托人与查新站双方的即时信息互动充分发挥大数据的作用为学校信息化建设长远发展贡献图书馆的力量.学校战略 年初 大学在学校上半年工作布
6、置会上首次提出了要“全力实施教育信息化加快推进学校教育现代化”的工作目标要求把教育信息化作为学校发展的战略制高点以教育信息化推动教育高质量发展以教育信息化引领教育现代化 大力推进信息化基础设施建设推进适应信息化的人才培养模式改革应用为王、服务至上把业务引用摆在优先突出位置以应用需求来驱动平台和数据资源平台建设 同时提出要加快科技信息平台的建设为全流程、网络化、精细化的科技管理提供支撑.疫情冲击 年新冠疫情爆发以来科技查新行业受到很大的冲击旧平台的缺陷更加突显 传统服务模式中部分流程必须委托人亲自到场但是封控隔离、快递暂停等因素导致整个查新业务无法正常进行 自疫情爆发后很多查新机构(武汉大学、华
7、中科技大学、吉林大学、山东大学、西安交通大学等)都在探索查新工作新的服务模式.旧平台的缺陷 大学图书馆查新站目前使用的查新系统包含以下基本信息:查新站和专职查新员的基本情况说明、收费制度和其他相关政策法规 平台最大的功能是委托人可以在线提交委托申请系统管理员线上审核信息并进行任务分配查新员在平台上领取自己的任务完成报告 此外平台还设有一个“任务进度查询”的接口但是该功能并没有正式实施 除了为科研成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等工作提供客观依据之外查新站还面向校内外用户开展论文查收查引服务 论文的收录情况、引用情况是衡量论文学术水平的重要指标在项目申请、奖项评审、职称评定、研究生毕业资格审查
8、中有重要作用且在论文查收查引过程中一般存在任务集中、突发紧急的情况但是当前查收查引的服务工作全部采用线下服务模式信息化平台的缺席导致无法进行流程化、制度化的服务线下服务模式已不能满足委托人的需求主要存在以下几点缺陷:()无法查询报告的完成进度 大学图书馆查新站的旧平台虽设有“处理进度查询”但是该项功能并不能正常使用 委托人若想了解自己的报告进度只能电话咨询导致信息不明确、不透彻委托人无法及时追踪处理进度在一定程度上会增加他们的焦虑()线上收费流程缺失 大学图书馆查新站目前共有 种缴费模式:现金缴费、校内结算单、财务二维码和银行对公账号 当前用户对线上服务的需求越来越多但当下仍是现场缴费或者现场
9、开转账单 此外校内结算单和校外银行转账的办理进度缺乏有效的反馈渠道全部依靠财务老师电话催促()校外用户无法在线提交委托 由于 受限校外的用户无法使用该平台提交委托同时也没有委托书的下载端口()旧平台功能单一 除了校内用户线上可以提交委托之外旧平台无法实现线上缴费、办理流程操作提示、自动发送邮件、自动通知领取报告等基本功能 导致电话咨询与邮件太多增加了负责人的工作压力()负责人身兼多职任务过于繁重 查新站的负责人即为部门主任部门有一台外线咨询电话由主任负责接听电话和邮件回复部门主任还是查新平台唯一的管理员平台的委托全部由管理员负责审核并分配查收查引的审核、盖章、收费及财务登记等均由部门主任负责(
10、)查新“高峰期”带来的压力 科技查新与社会及高校的各项科研政策密切相关项目的立项、验收和报奖通常都具有很强的时效性源于国家、省部级等一些重要科研行政部门的政策性要求在某一个较短的集中的时间段内会涌现大量的查新委托进而造成查新站的工作高峰以 大学科技查新站教育部年检报告数据为准由于 月份的委托涉及跨年不便统计因此对 年 月的查新委托时间进行统计分析如表 所示从表 可以看出该机构全年的报告几乎成“型”分布 波谷期为该校的寒暑假时间波峰期 则 集 中 在 每 年 的 月 份 以 及 月份武汉理工大学学报(信息与管理工程版)年 月表 大学图书馆查新站 年查新项目的委托时间分布年份 月 月 月 月 月
11、月 月 月 月 月 月 信息化平台的构建.科技查新平台的特点科技查新平台是通过将查新机构工作内容集成化、查新机构工作环境网络化的一个开放性、综合性的工作平台 通过建立信息化的科技查新平台能够实现规范化的查新工作日常管理、透明化的收费制度、全流程的在线服务展示提升查新工作效率减少重复工作的发生()开放性 查新用户在提交委托时可自主选择预检索提前了解文章的收录情况查新员在完成报告时系统会同步跟进工作状态并通过邮件提醒查新用户用户可随时查看状态信息管理员可随时查询日、月、年的费用统计平台提供透明化的收费标准用户可详细了解收费的明细情况()易用性 平台首页将查新站的介绍、收费标准、规章制度等信息全部公
12、开透明系统则通过相关接口的打通可以自动从 、等数据库中检索获得论文题录数据系统对科技查新报告和查收查引报告制定出网页和 版本的统一模板从顶层设计适应各科技查新的业务标准和需求也能根据查新站的个性化需求进行定制开发比如报告水印、模板风格和新增个别字段的显示需求等()督促性 严格把控查新质量建立完善的审核机制和意见反馈机制 信息化平台的建立给用户提供一个方便快捷的沟通渠道通过“一线化”直接处理问题的模式来避免问题的扩大化帮助部门不断完善自身加强监督()扩展性 平台易于扩展和兼容通过与学校财务系统对接接口的设置来实现财务支付完全“次跑”目标通过快递、电子报告等设置实现报告领取的完全“次跑”目标通过与
13、数据库的对接实现他引计算的准确化自动计算目标.平台设计目标通过建立高效、智能、可跨库检索的一站式科技查新工作平台实现规范化的科技查新工作内容、模块化业务流程、透明化收费制度提升图书馆学科服务的信息化管理和服务水平实现对科技查新、查收查引全流程在线服务的展示通过邮件、微信等渠道为读者推送服务进度和动态最终形成一套流程化、制度化、信息化的服务模式()从前台委托人角度出发期望实现以下目标:优化委托流程 加入电子签章和 扫描报告取消区域、时间对盖章的限制这对查新客户的无接触情报需求及查新员的在线办公具有重大现实意义 用户通过自行下载打印正式报告实现在线委托、在线缴费、在线接收报告的全流程电子化服务由“
14、次跑”变为“次跑”为委托人提供订单化管理 方便用户中间过程监督、实时跟踪服务进度、实时与查新员沟通实现委托人与查新员的在线交互消除委托人的焦虑情绪 紧密贴合业务创建模块化的业务流程 查新员和用户间采用在线协同工作的方式针对用户委托信息数据的统计分析进行查新资源的重组优化大幅度提升信息交流及工作效率缩短查新周期 查收查引委托的集成化、流程化提交模式可帮助 以上的用户在线顺利提交委托避免大量的电话和邮件咨询()从后台使用方即科技查新工作站的角度出发期望实现以下功能:提升工作效率 支持文献收录的预检索和引用(特别是他引)的自动计算支持自动生成报告支持费用的预计算可自动关联影响因子、分区等信息支持多种
15、格式的可人性化定制的报告输出模式 工作量与工作趋势统计 支持按照来源、类型、目的、数据库等多元化的方式统计查新员的工作量、收款金额等支持预判查新员、院系、来源、类型、目的的总量走向趋势 规章制度重构 基于流程优化的需求和部门人员的调整需要对查新站的内部管理制度以及各岗位人员的管理制度健全完善 建立与财务处等其他部门的协作制度对发票开具、财务统计、人员招聘与培训等方面做出规定形成客户服务标准、委托单审查指南、查新中心质量管理规范等规范性文件 财务管理透明化 支持财务二维码、电子转账单、对公转账及预扣款等在线支付方式系统结合了费用的预计算以及财务老师最终对费用的审核修订无需再经由多位老师登记台账查
16、新员和委托人可随时审核相关明细形成完全透明化的收费制度接受广大师生的监督第 卷 第 期李先花等:科技查新服务平台的信息化建设研究:以 大学科技查新站为例.平台设计方案新平台的登录分“校内用户”和“校外用户”两个部分“校内用户”的登录在建设初期通过与校园网络中心建立联系获取了全校在校师生的“一卡通”信息并将“智慧理工大”的接口嵌入到平台主页面“校内用户”在使用时只需身份认证即可在线提交委托“校外用户”则打破了传统平台的“限制”模式用户只需注册登录即可正常使用功能权限与在校师生完全相同 在服务过程中所有的通知均以邮件的形式告知委托人后端服务处理完成可回调通知用户进而减少用户、前端和后端服务之间大量
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