行政管理制度和审批流程.doc

Industry Co. Ltd.
公司

行政管理制度和审批流程
(行政人事部)
前言

作为一所规范的企业，企业的公司管治是最重要的一环，公司管治是一套程序、惯例、政策、法律及机构，影响着如何带领、管理及控制公司。公司治理方法也包括公司内部利益相关人士及公司治理的众多目标之间的关系。主要利益相关人士包括股东、管理人员和董事。其它利益相关人士包括雇员、供货商、顾客、银行和其它贷款人、政府政策管理者、环境和整个小区。因此企业的管理制度和审批流程必需严格执行，以诚实的信念承诺一流的企业服务；实干的精神创造高效的企业业绩。

企业股权架构
限公司(以下简称「 」)在 集团的股权结构图里：
xxxx

100%

实业

100%

100%
Xxxx
Xxxx
Xxxx

境外

境內

100%

公司组织架构与岗位职责
组织机构图

监事会
股东大会

董事会

薪酬与考核委员会

专业技术委员会

董事长

审计委员会

金石集团财务部

总经理

技术管理部

财务部
营销部

矿
务部
加工部
行政人事部

採购部

直接汇报

职能汇报
(A) 行政人事部职责描述
1. 部门概述
行政人事部根据部门职能，全面负责公司行政后勤运作及行政管理工作，为公司提供完善的行政后勤保障，并同时根据中国区经营和发展计划，负责公司人力资源管理，为公司经营和发展提供人力资源保障

2. 部门机构设置
行政人事经理领导，直接向总经理汇报工作。下设行政主管、法务主管、人事主管、行政文员、网络管理员、驾驶员和保洁员等

部门内部组织架构图

行政人事经理

人事主管
法务主管
行政主管

保洁员
驾驶员
网络管理员
行政文员

3. 部门职责
a）负责制定和完善公司行政管理制度和程序，保证制度和程序的有效执行；行政管理制度和程序包括：内部发文、每月工作报告、会议纪要、制度和程序格式、公函、文件管理、档案管理、印章管理、保密管理、前台管理、办公用品管理、固定资产管理（办公类）、车辆管理、出差管理等
b）负责公司法律文书、合同的审核及其他有关法律事务处理
c）负责公司总结、报告、公文的拟稿
d）负责公司会议安排、会议记录、会议纪要的整理及发布
e）负责公司各项接待工作
f）负责公司营业执照申报、变更、年检等工作
g）负责公司证照、合同、公章、文件、档案资料的保管工作
h）负责公司来往信函收发；负责公司的复印、传真管理
i） 负责公司办公用品、固定资产（办公类）的管理
j） 负责公司酒店、机票预订等事务
k）负责公司前台管理、车辆及派车管理、环境卫生管理、物业管理
l） 负责指导、监督公司各部门文件、档案、印章、保密管理
m）负责公司通讯、电脑、网络的维护和管理
n）负责行政人事部的预算、费用管理及成本控制

（2）人事管理
a）根据经营和发展计划，负责人力资源规划及总政策、总方针的制定
b）负责组织制定和审核公司人力资源管理制度和程序
c）负责组织制定和审核公司组织架构、职务设计及人员编制
d）负责组织制定和审核公司部门职能说明书、职务说明书
e）负责组织制定和审核公司工资架构
f）负责组织制定和审核公司年度培训计划及预算，提供培训支持
g）负责指导、监督公司的绩效管理
h）接受公司的员工投诉，协调员工关系，确保员工团队的凝聚力和向心力
i）负责企业文化建设，组织员工活动
j）负责员工招聘、入职离职、人事变动、劳动合同及人事档案管理
k）负责员工考勤、薪酬核算与发放、社保申报、福利薪酬管理、奖惩
l）负责推动和监督各部门有效执行公司各项人力资源管理制度和程序
4. 公文管理制度
4.1 公文种类
适用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员决定事项；向股东会或相关上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问；会议纪要记载、传达会议情况和议定事项
4.2 文件编号管理和规则
4.2.1 文件编号管理：公司文号的管理由行政主管负责
4.2.2 文件编号规则
单位名称
统一编号
举例
责任部门
有限公司
字〔年号〕 ╳号
字〔2007〕1号
董事会
4.2.3 文件存档：原稿与正文1份（原件）存档
4.2.4 相关印章：公文除“会议纪要”外一律加盖印章

对內、外部发文审批流程
发文部门拟稿

发文部门经理审核

审批流程

行政部经理审核

外部发文必需征求法务和财务意见

总经理审批

执行
发文及签收，收发部门各自存档

行政部存档

4.3 档案管理制度
4.3.1 公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜
4.3.2 部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理
4.3.3 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作
4.3.4 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管
4.3.5 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全
4.4 档案的鉴定与保管期限
4.4.1 档案的鉴定。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称
等方面来鉴别档案的价值
4.4.2 档案的保管期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长
4.5 档案密级
公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限
4.5.1 “绝密”文书含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书
4.5.2 “机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、 股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要
4.5.3 “密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件
4.5.4 “普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料
4.6 档案借阅、利用工作
4.6.1 总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还；如需再借，应办理续借手续
4.6.2 各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的，须一律填写《档案调阅审批单》并经部门负责人和分管领导签字许可后，方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的，还应有相关部门负责人和分管领导签字许可
4.6.3 如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可
4.6.4 档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息
4.6.5 借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出
4.6.6 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导
4.6.7 档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等
4.6.8 档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求
4.6.9 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作
4.6.10 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助
4.7 档案的销毁
4.7.1 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经相关负责人批准，方能销毁。该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式
4.7.2 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆
4.7.3 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

5. 印章管理制度
为规范公司印章的使用和保管，保证公司各项业务顺利开展，维护公司的利益，避免因印章使用、管理等失误给公司造成损失
5.1 印章保管
5.1.1 公司印章严格执行“专人管理、审批用章”的原则，保管印章的地方要牢固加锁，印章使用后要及时收存锁好，不得随意放置。若因保管不善或使用不当造成失误，当事人应承担相应责任
5.1.2 公司印章保管人及用印审批人一览表
印章名
保管人
审批人
公章
由行政部指定专人保管
总经理、常务副总经理或指定授权人审批后使用
合同专用章
由行政部指定专人保管
总经理审批后使用
财务专用章
由财务经理保管
付款申请单据审批手续完成后使用
发票专用章
由财务主管保管
根据收款及合同条款，经财务经理审批后使用
法定代表人名章
由法人代表指定专人保管
付款时，须由总经理或常务副总经理签字同意后使用；其它用途，必须有相应责任领导签批同意后使用
5.1.3 遇印章保管人员因事外出或请（休）假，经总经理或常务副总经理批准后，印章暂移交指定人员保管，相关责任人做好印章交接记录
5.1.4 印章保管人要注意印章的保养，及时清洗，确保印迹清晰
5.2 印章使用
5.2.1 印章使用审核：印章管理人员须认真审核《用章申请表》，确认符合用印手续后方可用印，《用章申请表》由印章管理人员统一保管、存档，以备查询
5.2.2 印章使用要求：加盖印章应端正、清晰，位置在年月日处，即“骑年盖月”，必要时应加盖“骑缝章”
5.2.3 带公章外出：原则上不允许带公章外出，特殊情况，经总经理或常务副总经理批准后，由印章保管人陪同前往用章；如印章保管人不方便陪同时，经总经理或常务副总经理同意方可带出用章，用完后要立即归还
5.2.4 空白信函：公司一般不允许使用空白介绍信、证明等信函，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须填写《用章申请表》，且须常务副总经理或总经理批准。持空白介绍信外出工作，归来时必须向公司汇报介绍信使用情况，未使用的必须交回。用印人负有跟踪管理的责任
5.2.5 印章使用档案管理：使用印章后的资料按需留存，以下资料必须留存归档：
Ø 公司章程与公司财产产权、财产抵押、担保、贷款、借款、收款的相关合同和协议
Ø 对政府及相关部门证明和信函
Ø 其他需要留存的资料

公司印章使用流程
用印人申请

用印部门审批

审批流程

行政经理审批

总经理或持印人批准

如有需要

盖印

执行

行政部登记

5.3 印章移交
如印章保管人员离职或调动岗位，须办理印章移交手续后方可办理离职或调动手续
5.4 使用印章的责任：
5.4.1 印章遗失：印章保管人员必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向常务副总经理、总经理报告
5.4.2 责任：因管理人员（包括临时管理人员）对印章保管不善，造成印章丢失的，一切后果由管理人员负责，直至承担一切刑事和法律责任
5.4.3责任免除
Ø 经批准带出用印被盗抢的，须凭事发地派出所证明，可不予追究；
Ø 因不可抗力造成的丢失，可不追究；
5.5 印章刻制、启用、销毁：
印章刻制、启用、销毁须公司总经理或常务副总经理批准，实行统一刻制、启用、销毁
6. 公司车辆及驾驶员管理制度
6.1 车辆调配
6.1.1 根据工作需要，由行政部对车辆进行统一配备和调整
6.1.2 公司外事用车、公司会议及较大活动用车，行政部有权临时调度各单位车辆，各单位应服从协调调度
6.1.3 任何车辆外借必须经公司总经理批准
6.1.4 配备车辆均属工作用车，应严格服从行政部统一收车管理
6.2 安全管理
6.2.1 驾驶人员必须严格遵守交通法规，根据车队的安排参加交通安全学习，提高驾驶技术，保证车辆完好，杜绝事故发生
6.2.2 出现交通事故，追究肇事者的经济责任，按事故损失金额的一定比例给予处罚：损失额5万元以上的，罚个人6％；损失额1～5万元的，罚个人5％；不足一万元的，罚个人500元。非专职司机各降10％比例。最低罚款为保险公司的免赔数额。未经批准私自出车或私事出车，按上述比例各加罚一倍
6.2.3 对交通事故肇事者除经济处罚外，还将视情节轻重分别给予书面检查、通报批评、停止驾驶、降薪等处理
6.2.4 专职司机安全行车，未发生过交通事故和造成经济损失的，对驾驶人员给予表彰并每月给于安全奖金
6.3 维修保养
6.3.1 原则上按照车辆技术手册执行各种检修保养，并须按照预算执行。车辆维修按规定填制申请单，部门负责人签字，车队技术审验，行政主管 审签，到指定修理厂维修，专人结算，超过审批预算的不予报销
6.3.2 行政部及车队对车辆进行不定期检查，内容包括：本规定执行情况、车辆内外卫生、一般保养状况等，检查不合格者，对当事者及所属单位领导分别罚款50～200元，情节严重者停驶
6.4 驾驶人员管理
6.4.1 公司领导配备工作专车，持有效驾照可由本人驾车；无驾照需配司机的，由行政部统一调配
6.4.2 专职司机应严格按规定人事部统一招聘
6.4.3 其他部门临时聘用司机，须经行政部考核并签字同意后，方可聘用
6.4.4 临时聘用的司机应服从车队的统一管理，不出车时一律到车队休息，不得在办公区内滞留
6.4.5 其它工作车辆需要持有驾照的公司职工驾车的，由各单位指定专人并徨商办公室同意，但严禁擅自交他人驾驶，违者收回车辆
6.4.6 副总职位以下人员驾驶公司车辆的，应于每日下班前将车辆停到指定地点，钥匙交至车队，待下一个工作日上班时，到车队领取钥匙
6.4.7 副总职位以下人员在特殊情况需在规定的交车时间外使用车辆，须由用车单位领导签署书面申请，报行政部批准，交车队备案。违反规定私自用车的，予以停驶或收车等处理
6.4.8 车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续，属于公司的由行政部办理

派车流程
员工提出申请

口頭要求

部门经理审核

审批流程

行政主管派车

驾驶员出車

执行

驾驶员记录出車事项

7. 固定资产、低值易耗品管理制度(办公类)
为使管理工作规范化，将管理责任落实到部门、个人，真正做到账物相符，防止不正常的有形损耗和资产流失，特制定本管理制度
7.1 适用范围
7.1.1 固定资产：单位价值在2,000元人民币以上（含2,000元人民币）且使用年限在1年以上的物品、设备等
7.1.2 低值易耗品：单位价值在2,000元人民币以下或不满规定使用年限的物品、设备等，参照本制度进行管理
7.2 管理要求
7.2.1 预算流程: 预算按年编制，由部门主管及总经理审批，审批后转至财务部汇总入全公司费用预算
7.2.2 申购流程: 由申购部门负责人签署意见，行政部门审核，财务部核实预算，超预算的，须报总经理批准

固定资产申购流程 (办公类)
申请人提出申请

部门经理审核

审批流程 部 部门提供申购型号及供应商

行政部经理审核
行政安排购买及收件

财务部经理审核
核实预算

超预算
总经理审批

行政执行购买

记录固定资产清单

财务负责记录清单
行政负责资产管理
7.2.3 《资产购置申请单》经批准后，由行政部门负责购置并填写资产编号等相关内容
7.2.4 为充分利用资源，公司采购固定资产，原则上同一产品使用同一品牌，如：所有台式机均使用统一品牌或所有传真机使用统一品牌
7.3 报废流程
7.3.1 资产的报废一般包括以下几种类型：
Ø 已达到或超过规定使用年限，经鉴定不能继续使用
Ø 因意外、不可抗力等因素造成不能继续使用
Ø 某项资产由于质量低下，不能继续使用
Ø 由于技术进步造成的无形损耗而不能继续使用
Ø 由于其他的原因造成不能继续使用等
Ø 固定资产报废必须经过严格的审批手续。由使用人申请，行政主管核实、同意，相关人员批准
7.4 固定资产清查
7.4.1实物确认：在此阶段中，公司需编制《固定资产/低值易耗品管理台账》并以此为依据，对所有资产实物进行全面核对确认；若出现账实不符的，则需重新进行核对并作相应调整
7.4.2 账目核对：由行政主管、财务部共同负责。以《固定资产/低值易耗品管理台账》为依据，分别与各使用人对资产进行核对确认；行政主管和财务部每年进行管理账目与财务账目的核对；在核对中若出现不符的，则需进行重新登记确认
8. 办公用品管理制度
为保证办公用品的正常使用，有效控制办公成本，适用范围为普通办公用品，包括一次性领用品，如文件架、笔筒、钉书机等；消耗性多次领用品，如签字笔、笔记本、复印纸等
8.1 管理要求
8.1.1 行政主管负责办公用品的统一采购，其他部门原则上不得自行采购；特殊情况，其他部门自行购置的，要事先提出申请
8.1.2 办公用品的购置、保管和发放原则上应分开管理，分别由专人负责，不具备条件的，应做好过程监控
8.1.3 发放登记：领取办公用品时，领用人要在领用单上填明品名、数量和领用人姓名
8.2 使用要求
8.2.1 办公用品应正确使用及妥善保管，如因个人原因导致办公用品丢失或损坏，在该办公用品领用期限内不得再次领取
8.2.2 员工离职须交回领用的一次性领用办公用品或使用期限较长的办公用品
8.2.3 费用统计：行政文员负责办公用品台账管理，及时登记入库、出库，保证账实相符，做好购置、库存、领用等情况登记
9. 员工出差管理制度
为保证员工出差的正常情況，有效调度人力资源和工作的安排，确保公司运作正常
9.1 员工出差必须先填制出差审批表。审批表应包括的内容：出差人员、出差目的地、所办事情内容、拟乘交通工具、出差时间等。申请由分管公司领导批准。公司级领导以下人员出差需要乘坐飞机的需经总经理批准

出差管理流程
出差人提出申请

部门经理批准

审批流程

行政经理审核

总裁/总经理批准

部门经理级以上出差

人事部备案

9.2 差旅费用及补助标准请参阅四川江油金时达石业有限公司的财务管理制度和审批流程的「差旅费的管理及审批流程」
10. 业务接待管理制度
为了规范公司的业务接行，有效地控制业务接待的成本，同时表现公司的正面专业形象
10.1 部门申请接待客户，提出接待方案，说明什么客户、接待规格、交通接送和住宿等事项
10.2 经部门经理审核和总经理批准后，由行政部统一安排接待事宜，并配合相关部门执行接待

接待流程
部门提出接待方案

部门经理审核

审批流程

总经理审批

行政部安排接待事项

执行 行政部配合相关部门执行

11. 法律事务管理制度
为依法保护公司的合法权益，把公司的各项经营管理活动纳入法制化管理轨道，规范公司法律事务管理工作，做到依法治理企业，根据国家的有关法律法规，以及公司经营发展的实际情况，为公司一切法律事务提供支持。
11.1 诉讼与非诉讼案件管理
11.1.1诉讼与非诉讼的定义
Ø 诉讼是指以本公司为一方当事人或作为第三人，通过人民法院，采用诉讼方式解决纠纷的法律事务活动。这些诉讼案件包括：民事诉讼案件（包括不服劳动仲裁裁决的诉讼）、行政诉讼案件、刑事及刑事附带民事诉讼案件
Ø 非诉讼是指以本公司为一方当事人，采取协商、调解、仲裁、复议等方式解决有关纠纷或争议的法律事务活动
11.2 商业合同的参与
11.2.1 负责起草商业合同的条款，包括但不限于工程、采购、专业服务、销售和一切法律性的合同
11.2.2 如合同由对方或其他方提供，按公司的利益来修政合同草稿的条款給相关部门作谈判的依据
11.3 法律知识培训
11.3.1 为了提高公司管理人员的法律意识和法律素质，提高防范和减少法律风险的能力，结合公司的工作实际，建立法律知识培训
11.3.2 法律知识培训法律主管领导负责，由公司相关部门协助
11.3.3 法律知识培训的对象为公司全体经营管理人员
11.4 法律事务责任追究
公司管理人员在经营管理工作中，违反法律、法规或公司的其他规章制度，致使公司承担刑事戎民事法律责任；或者违反公司的其他规章制度，徇私舞弊、玩忽职守，致使公司名誉受损或造成经济利益损失或影响公司生产、经营秩序的，予以追究责任