财务管理制度及操作手册.doc

xxxxx有限公司 财务手册
第一章 资金管理制度
第三节 现金、银行支票及发票的管理制度
§3.1 现金管理制度
一、 现金的使用范围：
1、 临时支付职工工资。
2、 支付给个人的其它支出。
3、 出差人员必须携带的差旅费。
4、 1000元以下的采购用款及其它零星支出。
二、 现金的提取和使用：
1、 因采购物资借用现金必须凭经批注的采购单（第四联），填写相应的借款单据，并履行相应的签字手续。
2、 因非物资采购借款，要凭借款申请单填写相应的借款单据，并履行相应的签字手续。
3、 支付现金必须认真审核支付凭证或原始单据，保证现金的合理合法性。
4、 出纳员收入现金必须开具收据。
5、 提送10000元以上现款必须两人以上同行，保证安全。
6、 各种现金支出应有领款人签字。
7、 对于急需的借款，总经理不在时，财务部经理电话请示总经理后方可支出，在总经理回到公司后补签借款单。
8、 出纳员对超过15天未报销的借款单要查清原因，写在借款单背面，报告财务经理，并请财务经理在借款单上再次签字，表示已经了解未报销的借款单情况。出纳员将超过15天并经财务经理签字的借款单交会计作帐务处理。
9、 会计要每月负责对应收款项清理一次，清理结果报告给财务经理。
三、 现金保管：
1、 现金由专职的出纳人员负责管理。
2、 库存现金限额为20000元，超过库存现金限额的部分应当天存入银行。因特殊原因，滞留超额现金过夜时，必须经财务部经理批准。
3、 现金记录应使用“现金日记帐”和现金备查帐“，出纳员必须做到日清日结，帐实相符，帐帐相符。
4、 各部门不得私设小金库，一切收入必须入帐。
5、 不准白条抵库，私人借用公款，保留帐外现金。
6、 财务部现金应用保险柜保存，并应于保卫部门备案。保险柜应有专人保管。钥匙应随身携带，妥善保管，号码应保密，保险柜不用时应锁好，打乱号码。
7、 财务经理应随时抽查库存现金，以确保其准确无误。
§3.2银行支票管理制度

一、银行支票的使用：
支票是付款单位签发的通知银行从帐户中支付款项的凭证，适用于各单位之间的商品交易、劳务供应、资金调拨和其他款项的支出。支票分为现金支票和转帐支票。支票使用的具体规定为：
（1）采购人员及其他有关人员领用支票必须出据经批准的采购单，并严格执行登记手续。
（2）支票的结算起点为100元，提示付款期限为10天（从签发的次日算起，到期日遇节假日顺延）。
（3）签发支票必须用碳素墨水填写，未按规定填写支票，被涂改、冒领，由签发人负责。
（4）支票正面的签发日期必须用中文（汉字大写）书写，用阿拉伯数码填写的支票无效。
（5）支票上的日期、收款人名称、金额大小写均不得更改，更改的支票无效。
（6）出票人开空头支票或签章与预留印鉴不符的支票，开户银行将予以罚款。
（7）支票领用人应在支票存根上签字，支票存根应牢附在记帐凭证上。
（8）工商银行的支票应有密码号，要填写正确。
（9）凡签发支票不能确定金额时，持票人需监督收款人填写支票金额，如出现多收款现象，由持票人负责索要或赔偿。
（10）签发的支票，持票人需妥善管理，如发生遗失，需立即向财务部经理报告，由此发生的损失由遗失人负责赔偿。
（11）采购人员及其他有关人员领用支票必须在3天内报帐，如遇特殊情况不能按时办理报帐手续时，需向财务部说明情况。凡未说明情况逾期不办理报帐手续的，财务部有权扣罚该人员工资。
（12）支票作废必须及时加盖“作废”戳记，并与支票存根装订在一起。
（13）签发支票必须填写日期、用途，规定最高限额，不得签发空头支票和远期支票。
（14）现金支票只限出纳人员按规定从银行提取现金时使用，其它一概不许用。当天用现金当天签发。
（15）出纳员签发转帐支票时，首先应了解银行存款情况，不得因存款不足透文。
（16）出纳员办理银行结汇和不同开户行间资金转移等业务时，需预先得到财务经理和总经理的签字批准。
（17）空白支票不得事前盖好章。支票、印鉴、密码、财务专用章由同一人保管，更不得同放一处，以免被盗或丢失以造成损失。
（18）财务经理要在认真复核支票的抬头、金额、日期等项目的正确无误后，方可在支票上盖财务印鉴章。
二、银行存款管理：
1、设置银行日记帐，随时逐笔登记帐目。出纳员设置支票登记薄，登记支票使用情况。
2、会计及时与银行对帐单核对帐目，每月编制银行存款余额调节表，及时清理未达帐项目。
3、出纳员随时掌握银行存款情况，每日填写银行存款日报单，及时向领导提供银行存款动态。

资金借用流程说明
涉及人员/部门 流 程 说 明 公司文件
填写借款单
部门主管签字
总经理和财务经理签字
出纳员付款
出纳员登记备查帐
还借款/办理报销手续
注销借款单

申领人 借款单/借款申请单
采购物资需采购单第五联

申领人 借款单/借款申请单
采购物资需采购单第五联

申领人 借款单/借款申请单
采购物资需采购但第五联

申领人 借款单/借款申请单
出纳员 采购物资需采购单第五联

出纳员 借款单/借款申请单

原始发票/凭证
申领人 合同/定货单
入库单/付款通知书
借款单/借款申请单

出纳员 借款单/借款申请单
申领人 采购物资需采购单第五联

提取备用金审核表 F01

当日库存
已签字未付款的付现发票
小额临时借款备用
本次需提取备用金合计

财务经理签字： 公司负责人：

不同开户行资金转移审核表 F03

转出行名称
转出行帐号
转出金额
转出行余额
转出日期

主管签字： 公司负责人签字：

银行结汇金额审核表 F02

外币帐户种类
结汇前帐户余额
本次结汇余额
结汇后余额
结汇日期
资本金户

结算户

主管签字： 公司负责人签字：

TM—银行帐户日报单 F04
日期：
币别
帐户明细
外币金额
汇率
人民币金额（帐存金额）

电话查询确认的当日余额
美元

资本金存款

-

结算户存款（中行）

-

结算户存款（工行）

-

人民币

合计

制表人：

§3.3 发票管理制度

1、为了加强发票管理和财务监督，特制定本制度。
2、本制度所称发票，是指购销商品，提供或者接受服务以后从事其他经营活动中开具、收取的收付款凭证。
3、 公司财务部根据国家税务总局制定的有关发票管理办法负责本公司发票管理。
4、 财务部依法办理税务登记，根据实际用量，定期向主管税务机关申请领购发票。
5、 申请领购的发票，要进行登记，按月向税务机关报发票领用存报表，认真保管好未使
用空白发票，和增值税未用发票抵扣有关，加强发票保管工作。对于增值税未用发票，还应按税务机关的要求，每月月末最后一天进行验票，次月1日至10日进行折报税工作。
6、 销售商品提供服务，以及对外发生的经营业务收取款项，收款方应向付款方开具发票。
7、 财务部要确定专人负责开票。开具发票要按照规定时限顺序、逐栏，全部联次一次性
复写如实开具。收款时要加盖单位财务印章，或者专用章，并填写开票人名及签章。
8、 任何人不得转借、转让、代开发票，不得拆本使用发票。作废发票必须加盖作废标记，
粘贴在存根内，作废发票不得缺联。
9、 在税务人员检查时，必须接受税务机关依法检查，如实反映情况，提供有关资料，不
得拒绝隐瞒。
10、认真保管好未使用空白发票，防止丢失，使用前认真检查好联次是否缺损，严禁不按规定取得、保管、开具发票。
11、本制度适用于增值税发票、销售专用发票、及其他一切发票。

第四节 报销制度
§4.1 报销制度

一、采购物资的报销
1、采购人员及其他有关人员在购买物品后，需验收入库的，应及时交由库房管理人员入库，并开具入库单。采购人员及其他有关人员将原始发票/凭证、合同或定货单、入库单或付款通知单交到出纳员处。
2、出纳员将原始发票/凭证、合同或定货单、入库单或付款通知单粘贴好，并审核单中的抬头、数量、金额等一致后，到财务经理和总经理处签字。
3、报销签字条件权限：
1） 发票报销需有总经理级以上2人签字有效。
2） 根据采购单签字权限，总经理（李苏悦、刘文森）有权在所购物品的发票上签字。
4、对于支票购买的物资，经理应在发票上签字表示批准报销费用；对于现金支付的费用，支出凭单要经会计复核原始单据和发票的一致性，再请经理签字批准报销在支出凭单上签字表示批准报销费用。
5、出纳人员对于内容填写不全、手续不完备、不符合报销要求的单据，应将凭证退还经办人员，由其重新补办手续，或更正错误后再报销。
6、出纳员确认签字完整后，方可支付现金、开出支票或核销借款单。
7、对于有发票的款项开支票时要，要写清抬头、日期、金额等全部项目，会计方可盖支票章。
二、费用的报销
1、 出纳员对需报销的原始凭据根据业务填写支出凭单，会计对支出凭单及其所附原始单据的内容一致性进行复核并签字。
2、 支出凭单交由主管财务的经理和总经理审批签字。
3、 对日常行政支出（例如：水费、电费，固定电话费 办公费），需有主管财务经理签字方可报销。
4、 对于已有标准的费用，如差旅费、移动电话费、员工误餐费等，出纳员要核对其标准，会计应对有标准的报销凭单进行复核。经复核后的报销凭单，出纳员交由经理签字。
5、 对特别支出例如：宴请招待费，礼品等，支出前要向总经理或副总经理请示（电话或口头），获得批准后方可支出费用，否则费用经手人应自己负担。在办理特别支出费用业务时，要有两个以上经手人，单独一人不得经办特别支出业务。取得发票后，经手人要负责请总经理或副总经理在发票上签名。总经理或副总经理的特别支出要经财务经理的批准，财务经理的特别支出要经总经理或副总经理的批准。经二两个以上经理批准后的特别支出发票，出纳员方给办理报销手续。出纳员应建立特别支出备查帐。
6、 出纳员对报销人的凭单进行审核，确认签字、报销标准、金额无误后，办理付现金、开支票、核销借款单等手续。
7、 按报销单金额支付现金后，登记现金备查帐。

§4.2差旅费报销标准
为严格费用管理，规范费用开支标准和范围，特制定本规定。
一、 开支范围：
公司员工因工出差而发生的费用及在市内交通费，例如：出差人员交通费，住宿费，伙食费及市内交通费等。
二、 方法：
出差人员差旅费统一实行限额，住宿费，交通费在规定范围内凭票据实报实销，伙食补贴实行包干制，按出差实际天数计算。
三、 标准：
（一）住宿费
1、 公司高级管理人员因公出差每人每日400元以内凭票据实报实销。
2、 公司中层管理人员因公出差每人每日260元以内凭票据实报实销。
3、 其他出差人员因公出差每人每日200元以内凭票据实报实销。
4、 凡参加会议，短期培训人员如当日不能返回，如果由主办单位统一安排，不在另行给予报销，如需个人自理，原则上遵守以上标准。
5、 如遇特殊情况，凡超过上述标准30%以内的情况，说明正当理由，经副总经理签字批准方可报销。
6、 其他超过上述标准的费用均由出差人员自理。
（二）交通费
1、交通工具标准：
飞机 火车 船
高级管理人员 普通舱 软卧 二等舱
其他人员 硬卧 三等舱
2、其他人员因公出差如需乘飞机需报总经理或副总经理批准。
3、市内交通费：因工作需要发生的市内交通费凭票据实报实销。
（三）伙食补助
1、 公司因公出差人员伙食补助按出差的天数计算。
2、 补助标准：高级管理人员：每人每日100元
其他人员：每人每日60元
3、 凡参加会议，短期培训的均由主办单位统一安排，不在另行补助，如需自理本市内（可当日返回）每人每日午餐16元，如当日无法返回或前往外埠的遵守上述标准。
四、 其他：
1、 经公司总经理或副总经理批准，借出差之便就近省亲办事的人员，因绕道多开支一切费用由本人自理，同时不计出差伙食补助天数。
2、 出差人员出差期间，因浏览或非因工作需要的参观，一切费用自理。

物资报销程序
涉及人员/部门 流 程 说 明 公司文件
原始发票/凭证
合同/定货单
入库单/付款通知

采购员 原始发票/凭证
合同/定货单
入库单/付款通知

核对粘贴：原始发票/凭证
合同/定货单
入库单/付款通知
原始发票/凭证
出纳员 合同/定货单
入库单/付款通知

财务部经理发票签字
原始发票/凭证
出纳员 合同/定货单
入库单/付款通知

总经理发票签字

原始发票/凭证
出纳员 合同/定货单
入库单/付款通知

出纳员付款/开支票，经理盖支票章
原始发票/凭证
出纳员 合同/定货单
财务经理 入库单/付款通知

出纳员登记备查帐
出纳员 原始发票/凭证
合同/定货单
入库单/付款通知

会计记帐
原始发票/凭证
会计 合同/定货单
入库单/付款通知

费用报销程序
涉及人员/部门 流 程 说 明 公司文件

将原始发票及其他所需单

据交给出纳员
合

报销人
原始发票/凭证

填制支出凭单

出纳员 原始发票/凭证
支出凭单

原始发票/凭证
财务部经理签字
出纳员 支出凭单
报销标准

总经理签字
原始发票/凭证
出纳员 支出凭单
报销标准

出纳员付款，盖付讫章

报销人 原始发票/凭证
支出凭单

出纳员登记备查帐
出纳员 原始发票/凭证
支出凭单

会计记帐

出纳员 原始发票/凭证 会计 支出凭单

第二章 资产管理制度
第一节 固定资产管理制度

一、固定资产的划分标准：
1、 公司的固定资产是指使用年限在一年以上，并且
2、 单位价值在2000元（含2000元）以上的资产
二、固定资产的计价
根据不同的来源，规定不同的计价方法；
1. 购入的（国内采购或进口），应包括买价、运输费、包装费、装卸费、保险费，安装调试费及增值税关税等。
2. 自建自制的，按建造过程中实际净支出计价。
3. 在原有基础上改建、扩建的，按原值加改、扩建实际净支出计价。
4. 其他方式增加固定资产以企业会计准则为计价原则。
三、公司的固定资产按经济用途和使用情况，分为
1. 房屋：包括办公用房、厂房设施
2. 机器设备：生产用电器、设备
3. 运输设备：轿车、货车
4. 办公设备：计算机、传真机、复印机
5. 工具器具：生产用工具、器具
四、固定资产的管理
根据保证资产完好无损，数量不缺，维护功能，有效使用，经济效益高的原则规定各部门的管理责任如下：
1. 财务部为资产综合管理部门，其责任范围是：负责建立固定资产卡片，每季度盘点（对易盗固定资产，设为A类资产，每月进行盘点），做到帐、卡、物享福。对固定资产的增加做到及时贴签，及时由部门主管确认签字；对固定资产因调出、变卖、报废等发生减少，负责向有关部门及总经理详细报告发生变更原因，严格按规定程序报批，由使用部门填写固定资产报废或调拨清单，由财务部做相关帐务处理。
2. 进出口部负责将进口设备的具体使用部门通知财务部，设备部负责设备的日常运转情况，对设备的维护、保养负责。同时应建立设备维修记录台帐，对设备的再维护及购置新设备提出建议和意见。
3. 使用部门的责任：合理使用、安全保管、做好养护及对资产的清点和清理。对在用的要落实到使用人，未使用的也要安排专人负责，部门主管对本部门的资产付全部责任。
五、 固定资产折旧的管理
1.提取固定资产折旧的有关规定
根据《企业会计制度》的规定，公司对下列固定资产提取折旧。
A：房屋
B：在用的机器设备、运输工具。
C：经营租凭方式租出的固定资产
2.不提折旧的固定资产
A：未使用和不需用的机器设备
B：以经营租凭方式租入的固定资产
C：在建工程项目交付使用以前的固定资产
D：已提足折旧继续使用的固定资产
E：未提足折旧提前报废的固定资产
3.固定资产残值率的规定
公司固定资产残值率为固定资产原值的10%
4. 固定资产折旧年限的规定
根据《外企业会计制度》的规定，公司具体规定如下：
A：机器设备10年
B：工具器具5年
C：厂房设施20年
D：运输工具10年
E：办公设备5年
5. 提取固定资产折旧起止时间的确定
启用的固定资产从投入使用月份的次月起按月计提折旧。停用报废的固定资产从停用月份的次月起停止计提折旧。
6. 固定资产折旧的计算方法
公司选用平均年限法计提固定资产折旧。
7. 折旧时间和次数
每月末计算一次，计算时按固定资产使用部门列表计算。

固定资产转移程序
涉及人员/部门 流 程 说 明 公司文件

填写固定变动申请单
合
调入部门
资产变动申请单

调入部门经理签字

调入部门 资产变动申请单

总经理签字
调入部门 资产变动申请单

调出部门经理签字

调出部门 资产变动申请单

调入部门接管固定资产
调入部门 资产变动申请单
调出部门

财务经理签字

调入部门 资产变动申请单

变更固定资产帐记录

调入部门 资产变动申请单
会计

固定资产报废（回收）程序

涉及人员/部门 流 程 说 明 公司文件
填写资产报废（回收）单

使用部门
资产报废（回收）单

使用部门经理签字
使用部门 资产报废（回收）单

仓库主管签字确认收到物资
仓库
使用部门 资产报废（回收）单

接管固定资产

仓库 资产报废（回收）单
使用部门

本月所有资产报废（回收）单汇总成
资产报废清单请总经理批准报废
资产报废（回收）单
仓库 资产报废请单

财务经理签字
财务部
仓库 资产报废请单

注销固定资产帐记录

会计 资产报废请单

上报AXT
会计 固定资产报废申请单

第二节 低值易耗品管理制度

一、公司的劳动资料，具备以下条件为低值易耗品：
1. 单位价值在2000元以上，但使用年限在一年以下；或者
2. 单位价值在2000元以下，但使用年限在一年以上
二、低值易耗品的计价以实际成本为计价原则
三、公司的低值易耗品按经济用途和使用情况，分为以下两类：
1. 低值办公用品-桌、椅、柜等
2. 低值工具-工具、器具等
四、 低值易耗品的领用管理制度
1.库房负责各部门订购的低值易耗品的入库、保管及领用。
2.各部门领用时，填写“低值易耗品领用单”，领用单一式三份。库房、使用部门、财务各执一份。此单既是领用凭证，又是在用保管凭证。
五、 在用低值易耗品的管理
1.各部门对在用低值易耗品要设专人负责管理，对本月在用低值易耗品有变动的及时填写资产变动通知单交财务部。
2.财务部对各部门在用低值易耗品设置“在用低值帐”。
3.每季财务部组织人员对在用低值易耗品进行清查盘点（对易盗低值易耗品，设为A类资产，每月进行盘点），对在用低值易耗品变更而使用部门未及时提供变动通知单的，各部门主管要说明原因。
3. 财务部对盘点过程中发现的损失、报废的要求各部门及时查明原因，进行核销、报废处理，对不需用的要及时收回，发现需修理的各部门要及时修理。

低值易耗品转移程序

涉及人员/部门 流 程 说 明 公司文件

填写资产变动申请单
调入部门
资产变动申请单

调入部门经理签字

调入部门 资产变动申请单

调出部门经理签字
资产变动申请单
调出部门

调入部门接管低值易耗品

调入部门 资产变动申请单
调出部门

财务经理签字