材料物资存货管理制度.doc

材料物资存货管理制度
一、目的
加强库存管理， 确保公司财产安全、完整。
二、适用范围
适用于公司库存材料物资入出库管理、仓库现场管理、指令审批管理、库存材料物资的盘点与对帐管理及违规处罚等。
三、入库管理
1. 采购：首先由采购部门根据合同下达采购通知单（软件：进货订单），由经理（或授权相关部门）审核，交财务部门纳入收支计划（每月申报采购用款计划），由采购部门负责实施采购（预付款根据“采购与付款流程”办理相关手续）。
2. 入库：先由质检部对送检材料进行质量检验，并出具相关材料质检报告（不合格材料也应出具质检报告，没有入库不合格材料出门时：出门证必须附不合格材料质检报告，门卫方可放行），在由仓库按送货单上规格数量进行验收，仓库按实际验收合格的材料物资在财务软件里认真填写“材料入库单” （可通过进货订单提取）， 入库单应包括入库时间、材料品名称、规格型号、数量、售价、金额、制单人、仓库签收人和验收入库等内容，应逐一填写清楚，不得漏项，对无售价的货物应由交货人提供采购人员确认，财务据此入库单上账（附送货单）。
3. 对于采购货物数量短缺、品种质量不符合，由采购人负责更换，更换费用或因此而造成的损失由当事人承担.
4. 退货供应商的原材料，相关负责人及货物接收人（供货方）必须在退货单据上签字，以确认是否作为退货处理，出门时必须附质检报告和退货单。
5. 办公用品由行政部雷同材料入库流程进行管理。
6. 严格材料物资（物资）入库管理制度，杜绝材料物资不开入库单据，对于供应商临时存放在公司库房的材料物资要建临时材料物资库存备查簿（编者：备查簿的事待讨论通过）。
7. 流程：
材料（物资）采购入库：仓库管理员通知→采购人员通知（确认采购材料物资物资数量及价格进货单价）→质检人员（1、对材料物资质量检验。2、不合格退回。3、出具质检报告）→库房管理员（1、根据送货单及质检报告清点材料物资数量。2、经检验不合格的材料物资退回。3、根据采购订单（实际清点的数量）开具材料物资入库单据）→签字（相关负责人及责任人）→财务（审核入库单据登记入帐）
四、出库管理
1. 仓库根据公司经营需要发出库存材料物资，应以货物出库的实有数量，认真填写出库单；出库单内容包括出库时间、货品名称、规格型号、数量、售价、金额、制单人、等，填写清楚后，取货人签字，
2. 办公用品由行政部雷同材料物资（物资）出库程管理。
3. 非库房人员严禁进入库房（包括取货的人员）。
4. 严格材料物资出库管理制度，杜绝材料物资不开出入库单据，对于临时存放在公司库房的材料物资要建临时材料物资库存备查簿。
5. 流程：
A、材料物资出库：生产领（退）料人员→库房管理员（1、生产领料申请单相关部门负责人签字的。2、出库退库材料物资单据相关人员及负责人签字。）→凭单发货（1、物流公司货物交接签字。2、接货物人员交接签字。）
五、票据管理
1. 材料物资出（退）、入库单据由当班的库管进行电脑开票。
2. 出入库单据分别共五联：（编者：建议根据公司经营情况设置单据联数）
入库单据：存根一联、采购一联、财务一联、结算一联、出门一联
出库单据：存根一联、提货一联、财务一联、销售一联、出门一联
3. 材料物资出入库单据，库管必须及时（次日早晨9点之前，星期天顺延）传递至财务部，为了防止单据在传递过程中有误，同时确保材料物资成本核算的准确性，财务部在接到单据后应在库房联上签字以视单据收到，同时财务人员根据纸质的出入库单据核对电脑软件单据是否相符并进行审核。
4. 开出的出入库单据不得涂改。作废的单据必须附在一起同时作废，并全部写上作废字样。
5. 开出的出入库单据（作废）应妥善保管，按出入库单据类型（存根联）据顺序编号装订成册每本50份以便今后核查。
6. 对于已经开具的材料物资入库单据不得重复打印，否则 造成后果由当事人负责。如特殊原因必须将已经开具的入库单据全部收回作废后可重新开具（注意：今后付供应商货款必须持“付款申请单”到财务办理付款手续，“付款申请单”同时附有材料（物资）入库单结算联，否则 财务将拒绝付款）。
六、票据的审批制度
1. 开具出入库单据，负责管理采购该区域经理及相关负责人必须签字（在单一送货单上签字无效，入库单必须签字），此主要目的是由经理审核入库的材料物资单价是否正确。
2. 采购部、销售部要求退库的材料物资的退货单相关人员及负责人审核签字（或指定相关人员签字）。
3. 办公用品出库要有相关人员及负责人签字。
4、分支机构材料（物资）调拔申请由相关负责人签字
七、记帐、对帐、报表
1、 库管对于当天出入库的发生材料（单据必须附质检报告），应及时入帐，日清月结。
2、 每月出入库材料物资进行实地盘点，月终必须与财务部及时对帐，做到帐实相符，帐帐相符，帐表相符。
3、 对于库房已报废的库存材料物资必须另行登记造册及时上报财务部、采购部。
4、 月底最后一天库管、财务、供应等部门协同对库存进行盘点，查找盈亏、积压等原因，提出处理意见，并连同当月分类材料物资进销存报表一式四份于次月十日前报至；总经理一份、财务部一份、相关负责人一份、自存一份。
八、材 料 物 资 管 理
1． 必须保持库房材料物资标签清楚、分类摆放有序。
2． 要经常检查库存材料物资，防止吸潮腐蚀。
3． 保管员对存货的安全和完整负责。
4． 保证库房卫生清洁。
九、责任
公司对仓库设立奖罚制度：
A、奖励
1、 对材料（物资）库管员工作出色根据行政管理制度第**章第**项财务提请公司给予奖励。
2、 材料（物资）仓库管理员在实际工作中给公司提出合理化建议并给公司挽回重大损失的公司奖励：***元/次。
B、处罚
3、 材料物资仓库管理员未按“存货管理制度”规定要求工作的，违反上述规定的罚款：**元/条。
4、 对于无法入库的材料物资库房应经常盘点，发现问题及时与相关部门协调处理，未按规定出库的同时给公司造成损失的，根据公司相关规定给予罚款并赔偿所造成的一切经济损失。
5、 不服从组织分配的根据行政管理制度第**章第**项进行处罚。
6、 公事（私事）没有按规定办理离岗手续的按矿工论处，并依据行政管理制度第**章第**项给予处罚