合同专用章的使用印章管理制度.doc

合同专用章的使用印章管理制度
合同专用章的管理规定与保管权限
合同专用章必须由公司行政部统一管理。使用印章人所在部门和公司总经理对盖章材料共同对外承担责任，或责任落实到个人。合同章专用保管人不得私下自用、丢失印章、外借，未经批准不得将印章交接给他人保管或使用。
合同专用章的盖章要求
需要盖印章的材料不得用传真件。字迹必须正确、清晰。盖印章的材料必须已经填写完毕，合同专用章不得盖在有空白未填写部分或盖在空白的纸张上。用印人提供的材料不符合上述条件的，行政部门不给予盖印章。
合同专用章使用范围
为规避风险，行政部门有权向用印人询问所需盖印章的材料相关信息，并有权决定是否盖印章，行政部门经审核不同意盖印章的，须向使用印章人说明不给予盖印章的理由。行政部门不说明不给予盖印章的理由，使用印章人可向部门总经理投诉，由公司总经理决定是否盖此合同印章。以公司名义签订的收件收据、补充协议、证明或其他材料，可申请盖此合同专用章。
合同专用章的使用印章程序
需要使用合同专用章的相关同事申请使用印章须按照以下程序进行，不得简化或违规使用合同专用章。使用合同专用章前必须填写《用印章申请单》。
表格范本如下：
用章申请单
用章部门

用章种类
□公章 □法人章
用章文件

用章份数

用章时间
年 月 日
用章人签字

部门负责人签字

审批人签字

盖印章按类按件分别存档，盖印一件材料填一份申请单。印章使用申请单由经理级别以上人员在印章使用申请书上签字确认，申请单必须是原件，若传真件、复印件须确认其真实性后再签字确认。
保管人依此申请单进行盖印章。若无部门经理签字，且需要立即盖章的，由保管人电话向部门经理请示，经同意后予以盖印章，事后经理在申请单上补签字确认。必要时对印章使用申请单的进行复印保留，以便以后对盖印章情况进行核实。
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