就业服务视角下的高校学生档案管理研究.pdf

中文科技期刊数据库（全文版）教育科学 191 就业服务视角下的高校学生档案管理研究 程 凯 武汉大学学生就业指导与服务中心，湖北 武汉 430000 摘要：摘要：随着高校教育的发展，档案管理工作具有重要意义，在就业服务视角下开展高校学生档案管理工作，有助于为毕业生提供就业指导，促使毕业生能够缓解自身的就业压力，同时也能优化原先的管理流程，从而提高学校的学生管理水平。本文将探讨就业服务视角下的高校学生档案管理，并分析当前存在的管理问题，最后提出具体的管理策略。关键词：关键词：就业服务视角；高校学生；档案管理 中图分类号：中图分类号：G71 高校学生档案管理的开展包括很多内容，如记录学生的个人经历、教育经历及社会实践等，关系到大学生日后的就业和发展，因此要加强对高校学生档案管理的重视。在学生毕业之后，用人单位会根据学生的个人档案来展开综合评价，所以高校要做好学生档案管理工作，从而为学生提供更多有效的帮助。对此，高校学生档案管理人员要掌握相关工作的要点，解决其中存在的问题，并结合实际管理情况来制定管理策略，确保可以落实好档案管理工作，为推动大学生档案管理工作的发展提供有力支持。1 就业服务视角下学生档案管理的工作重点 随着教育领域的发展，高校招生规模日益扩大，促使学生档案管理工作的开展受到重视。为了能够帮助学生顺利就业，高校需要站在就业服务视角下来开展档案管理工作，以此来应对各种发展挑战。对此，本文将提出以下几点工作重点：（1）学生档案资料收集 学生档案管理工作是高校管理的重要内容，通过开展高校学生档案管理工作能够帮助学生顺利就业，因此要认识到学生档案管理的重要性。首先，高校需要将学生政治思想方面的材料收集起来，包括入团申请书、志愿书、在校期间的政治鉴定等。其次是要将学生的学习成果收集起来，如学籍信息、成绩信息、实习调研信息等。再次是收集学生的身体素质信息，包括学生的体检表、体育成绩等。最后是学生的其他档案材料，如报到证1。（2）学生档案转递 学生档案需要遵循“档随人走”的原则，高校档案管理工作的开展也要坚持这一原则，及时向大学生的就业单位、人才中心等部门进行档案转递，确保学生可以顺利就业。一是高校要按照毕业生就业通知书来填写人事档案转递通知单。二是高校的档案管理部门要认真填写学生的档案，当收到学生的档案接收部门信息以后先清点学生的档案信息，然后再用专门的信封来进行装入，最后盖章、封口。三是高校要做好学生档案的交接手续，并做好存档工作，以便后续查阅。（3）遗留档案管理 随着新时期的到来，高校为学生提供了更多的就业指导，并且就业模式也更加多样化，这为学生提供了更多的自主选择权。但同时，高校档案管理工作也遇到新的挑战，如遗留档案，针对部分学生的遗留档案需要做好管理工作，自觉承担起遗留档案的管理，避免产生学生档案无人管理的情况，从而为学生和用人单位提供良好的服务。遗留档案管理需要高校档案管理部门认真做好核对，并进行统一登记和入库，保证档案管理信息准确，防止遗留档案管理不到位2。2 高校学生档案管理中就业服务功能的体现 在就业服务视角下开展高校学生档案管理工作，能够体现出档案管理中的就业服务功能，如名片功能、评价功能、发展功能和保障功能，因此要融入就业服务理念，以此来提高学生档案管理工作的整体水平。对此，本文将探讨以下几点就业服务功能：（1）名片功能 高校学生档案包括学生在校期间的学习经历、成长经历、思想品德和思想品德等信息，还包括学生的身体素质、自我评价、奖惩情况等，这些内容都对学生日中文科技期刊数据库（全文版）教育科学 192 后的发展有着重要的参考依据。在用人单位招聘时，高校所提供的学生档案可以为用人单位提供参考依据，促使用人单位直接、了当地掌握学生的基本信息，便于对学生有一个基本的认识。因此，档案管理具有名片功能，大大提升学生档案的吸引力，所以要重视就业服务功能的发挥，以此来为学生档案管理工作提供有力支持3。（2）评价功能 高校学生档案需要具备完整性、准确性等特点，通过开展高校学生档案管理来发挥出评价功能，确保能够真实反映出学生的综合表现情况，包括学生的德、智、体、美、劳等发展情况，为用人单位提供学生的原始材料，以此来准确判断学生的素质能力。并且，学生档案是了解学生家庭情况、社会关系等内容的重要依据，因此具有较强的评价功能4。（3）发展功能 高校学生档案是记录学生在校期间的成长信息，促使大学生能够形成自我发展、自我完善、自我评价和自我反省的模式，有助于为学生提供客观的评价结果，继而使学生能够实现自我进步。（4）保障功能 高校学生档案管理具有重要意义，通过科学管理高校档案可以保证大学生的就业权益，促使大学生可以顺利就业。随着人事制度的改革，我国高校学生档案管理也发生了一定的变化，即档案管理更具规范性，有助于毕业生日后更加顺利的就业。3 高校学生档案管理工作存在的问题 从学生档案管理工作的开展情况来看，很多高校学生档案管理工作存在不少问题，如档案收集滞后、遗留档案处理等，这些都影响了高校档案管理工作的开展质量。对此，本文将对以下几点问题展开探讨：（1）档案收集滞后 相较于学生的求职时间来说，高校学生档案管理存在档案收集滞后的问题，一般在学生毕业离校前夕，高校会开展突击收集学生档案的情况，致使学生档案管理工作无法得到质量保证，容易影响学生日后的求职。突击收集会带来很多问题，如降低学生档案管理的质量、影响学生档案的完整性等，不利于为学生提供高质量的接收档案服务。并且，毕业生面临着就业问题，如果不能向用人单位及时提供档案信息，就会影响毕业生自主选择岗位，从而限制学生的就业选择5。（2）档案转递存在安全隐患 由于高校学生档案管理工作内容较多，在转递过程中存在较大的安全隐患，如果部门之间无法做好妥善的转递，则会增加档案管理的难度，不利于保证高校档案管理的质量。例如，学生档案接收单位的地址信息有误、联系人变更等，这些都会为档案转递带来安全隐患，致使退档、再次投档的情况出现，从而增加了高校学生档案管理的问题。造成档案转递问题的因素有很多，其中就包括高校的档案管理部门与其他部门之间缺乏有效的沟通，没有及时做好档案转递工作，主要是档案管理部门缺乏主动性，往往被动地接受学生的档案，致使学生的档案转递出现问题。一般来说，学生的档案管理需要各部门共同协调，仅靠学校的档案管理部门是无法独立完成的，因此要做好学生的档案转递工作，避免产生档案转递问题。（3）遗留档案处理问题 随着我国就业制度改革，毕业生的档案可以在两年之内进行自由选择，一是保留在学校，二是保留到当地生源人事代理部门。在双向选择就业模式下，档案管理具有更多的发展空间，为毕业生提供更多选择的机会，所以很多毕业生会选择将档案暂存到学校中。但遗留档案管理工作较为复杂，学校要想保证遗留档案管理的完整性，就要采取安全处理的方式，这是当前高校学生档案管理工作的重要问题。4 就业服务视角下高校学生档案管理工作的开展策略 针对高校学生档案管理工作存在的问题，高校需要及时进行处理和解决，站在就业服务视角下来开展学生档案管理工作，保证能够把控好学生档案管理工作的质量，并做好相应的整理、收集和归档，以此来为学生和用人单位提供高质量的服务。对此，本文将提出以下几点开展策略：（1）把控学生档案资料的收集质量 高校在开展学生档案管理工作时，需要把控好学生档案资料的收集质量，根据高校学生档案管理工作的开展情况来进行归档处理，确保能够全面地开展学生档案管理工作，以此来提升档案管理的整体水平，保证学生档案信息的完整性和真实性。首先，高校需要改中文科技期刊数据库（全文版）教育科学 193 进档案管理的时间，将过去突发收集的方式摒弃掉，在大学生进校初期就做好档案管理工作，认真记录学生的德智体美劳方面的信息，坚持落实常态化的管理理念，从而提升学生档案管理的科学性。其次，学校要做好档案资料的质量控制，做好学生档案内容的选择，仔细甄别和保存，保证学生档案管理工作具有真实性。（2）提升档案转递环节的安全性 从高校学生档案管理工作的开展现状来看，存在学生档案管理转递环节不安全的问题，在转递过程中会产生很多安全隐患，不利于维护好学生档案管理工作的开展质量。对此，高校应该做好档案整理编目，严格按照档案转递的规定和要求来进行操作，尽量减少不必要的安全隐患，为学生档案提供安全保障。同时，高校也要做好学生档案的封包、封条和加盖密封印章，避免档案封口不严，从而增加转递风险。在学生档案的转递环节，学校应该与档案转递机要部门做好交接手续，当交接完成之后要开具回执单，明确回执单中的收件人姓名、联系方式和地址。最后，高校还要对档案转递规定进行完善，依照 干部档案工作条例 等文件来规范档案管理行为，有助于提升学生档案管理工作的开展质量，从而保证档案管理工作的安全性和高效性。（3）做好遗留档案处理工作 对于高校学生遗留档案的管理，高校需要落实好这一环节，加强对学生遗留档案的重视，不能随意转递或处理。随着新时期的到来，学生就业方向越来越多元化，促使学生遗留档案不断增加，针对这一情况要及时处理，避免遗留档案影响学生的日后发展。对此，高校需要从以下几点着手：首先是加大对高校学生档案的宣传，让更多管理人员可以认识到学生档案管理的重要性，使其可以规范自身的管理行为，正确对待学生的档案信息，有利于降低“弃档”、“遗留档案”出现的概率。其次，高校应该建立一个完善的档案管理系统，开展与第三方机构之间的合作，促使高校学生档案管理工作可以引入先进的技术，加强对专门的档案管理软件的使用，有利于提升学生档案管理工作的开展水平。通过建立遗留档案管理系统，便于将各专业、各时期的学生档案登记上去，不会出现学生档案遗留的情况，实现对学生档案的实时标记。第三，高校要做好对退学学生的档案管理工作，认真处理中途退学学生的档案，按照学生离校时提供的档案保管地址来进行转递，防止学生的档案遗留在原校。（4）加快学生档案管理信息化建设的脚步 在毕业生就业过程中，档案占据着重要位置，能够为学生日后发展起到辅助作用。例如，用人单位可以根据学生的档案信息来选择毕业生，判断学生是否符合用人单位的需求，以此来为毕业生提供就业机会。随着新时期的到来，信息技术的发展速度飞快，将信息化技术应用到高校学生档案管理工作中，有助于提升学生档案管理的质量，便于降低各种管理问题，从而大大提升学生档案的管理水平。随着时代的发展，高校学生档案管理工作面临着更多发展挑战，因此高校也要坚持与时俱进的原则，充分结合时代发展的特色，紧跟信息化技术的发展脚步，加快对学生档案管理工作的信息化建设，进而提高学生档案管理的整体水平。并且，应用信息化技术来开展学生档案管理工作，能够规范学生档案管理的行为，减少各种学术造假问题出现，同时可以保证学生档案管理的准确性，继而为用人单位提供准确的学生档案信息。（5）完善档案收集制度 高校要完善档案收集制度，从学生入校之初就着手于学生的档案管理，根据学生的专业、学科规划等来完善档案收集，并实时更新学生的档案内容，因此要重视学生的档案收集。对此，相关管理人员要具备良好的归档意识，并将这种归档意识普及到高校内部中，不断强化全体师生的归档意识，有助于提升高校档案管理的水平。另外，高校档案管理人员需要强化自身的思想认识，做到对每一位学生负责，将学生的档案及时归档、认真管理，从而为毕业生的日后发展提供保障。除此之外，相关管理人员还要做好分工管理，站在就业服务视角下开展学生档案管理工作，保证能够及时落实自身的职责，运用科学、合理的工作方式来处理学生的档案，不断完善学生档案管理工作，确保档案管理信息更具真实性和有效性，进而推动学生档案管理朝着规范的方向发展。5 结语 高校学生档案管理具有重要的开展意义，通过高中文科技期刊数据库（全文版）教育科学 194 校学生档案管理来为学生日后发展提供参考依据，因此要加强对学生档案管理工作的重视。从实际情况来看，很多高校的学生档案管理工作开展不到位，存在很多档案管理问题，如转档不及时、遗留档案处理不完善等，严重降低了高校学生档案管理工作的开展水平，同时也增加了学生的就业困难。对此，高校应该坚持与时俱进的原则，站在就业服务视角下来开展学生档案管理工作，认真履行好学生的档案管理工作，并解决其中存在的管理问题，为学生档案信息的完整性提供保障，从而提升高校管理的整体水平。参考文献 1何荣财.基于服务就业视角下中职学生档案管理的思考J.就业与保障,2021,9(24):100-102.2张燕.就业服务视角下的高校学生档案管理分析J.作家天地,2021,34(13):109-110.3王芗馨.就业视角下高校学生档案管理工作创新与实践J.办公室业务,2021,5(02):159-160.4谢卫朋.关于就业视角下高校学生档案管理创新分析J.现代经济信息,2020,13(10):27-29.5陈露露.服务就业视角下的高校学籍档案管理研究J.兰台内外,2019,8(34):28-29.