法律法规及外来文件管理办法.doc

法律法规及外来文件
管理办法

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1 目的
1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、文件处于最新版本、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
2 外来文件范围
2.1 国家有关法律法规；
2.2 太阳光伏组件（非晶硅及晶硅组件）的制造相关安全技术规范；
2.3 太阳光伏组件及光伏电站的设计、检查和验收、检验与试验方法等；
2.4 国际标准、国家标准和行业标准（含指导性技术条件）；
3 职责
3.1 总经理负责向公司员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性。
3.2 综合部负责相关法律法规的贯彻和管理。生产部负责对产品相关的检验、实验标准进行贯彻和管理，生产部负责安全生产法规的贯彻和有效实施。
3.3 设计部负责在产品设计开发、产品实现过程中采用相关的法律法规和强制性标准的要求。
3.4 采购物流部负责在采购和采购品贮存等过程中严格执行相关法律法规的要求，使其符合政府、安全和环保法规的要求。
3.5 人力资源部负责建立《法律法规及外来文件管理办法》负责公司所有外来文件的统筹管理，包括外来文件的下载、更新、登录、借阅登记及作废等管理。
4 工作内容
4.1 与本公司体系、产品相关的法律法规
4.1.1 与产品安全特性的符合性相关的有易燃、易爆、车内人员保护、特种设备操作等。
4.1.2 与环境保护相关的有排放、噪声和无线电干扰等。
4.1.3 其他强制性标准(幕墙用安全光伏玻璃)。
4.1.4 相关的法规如合同法、产品质量法、标准化法和环保法等。
4.1.5 其他国家宪法、安全生产法、劳动法、消防法、职业病防治法等国家级法律法规。
4.2 法律法规贯彻要求
4.2.1 在产品设计开发过程中，技术研发部应将影响安全特性的符合性相关的因素，如易燃、易爆、易伤害、易腐蚀等要求，以规定的符号标识在相应的技术文件上，以便在产品实现过程中实施，确保稳定地提供满足顾客和适用的法规要求的产品。
4.2.2 对强制性标准规定的监视测量要求，必须纳入相应的技术要求(或产品标准)中。
4.2.3 在质量管理体系的各个阶段(如与顾客有关的过程)，公司需贯彻合同法、质量法、标准化法等法规。
4.2.4 采购品中若有毒性产品、危险品和其他限制产品时，供应部在签订采购合同时，要求供方出示产品和包装符合政府法规的说明。
4.2.5 对表面处理(如磷化、电镀)等过程的工艺介质、槽液，必须按法规(标准)处理，达到要求后，方可排放。
4.2.6 工作场所(如装焊车间、冲压车间)的噪声，必须加以控制，保持适宜的工作环境。
4.2.7 在确定质量记录的保存期限时，要按法律法规的要求实施(必要时)。
4.2.8 必要时，留用的失效(或作废)文件，要考虑相关的法律法规需求。
4.2.9 在识别顾客要求和期望时，必须确认与产品有关的责任、义务及法律法规方面的要求。
4.2.10 最高管理者在建立、实施和改进质量管理体系中应向员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性，使他们在产品实现过程予以重视。
4.3 外来文件管理规则
4.3.1 保存期限：外来文件永久保存，随时更新。
4.3.2 编号规则：以外来文件名称为索引，设内部编号用于电子台账管理。
4.3.3 使用方式 :(1)直接引用（如客户图纸）
(2)转换引用 （如产品标准，接收准则等）
(3)参考(如工具书，体系标准)
4.4 外来文件的管理流程
4.4.1 文件接收、评审：
文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交人力资源部，由人力资源部体系人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术研发确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
4.4.2 文件提交、转化：
各部门的外来文件提交体系人员并在《法律法规及外来文件统计表》登录，并登录文件的发布时间及执行时间。文件不适宜时，由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性。
4.4.3 如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交企划部体系人员受控发行。
4.5 人力资源部设定专人负责对本公司太阳能光伏产品（非晶硅组件、单/多晶硅组件、光伏电站项目）相关法律法规、安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记造册、贮存和管理工作。并建立《法律法规及外来文件统计表》，包括外来文件的颁布单位、文号、颁布日期及实施日期、适用部门等信息。
4.6 综合部对产品实现过程中法律法规的执行情况进行监督检查，并有权制止违反规定的行为。综合部对厂内安全违规操作的情况加以制止并进行通报处罚，杜绝一切安全隐患的行为。
4.7 本公司外来文件一律不得外借，内部借阅须由借阅部门负责人签字借阅，定期归还。
4.8 本制度由人力资源部负责实施，解释权归人力资源部所有。

修订记录

修订日期

变更内容

版本/次

修改人

批准人

总页数
2015-9-22
因公司组织架构变更对应归口部门变更
A/1

4