管理秘书复习资料.doc

管理秘书实务课程教案绪论：秘书概述第一节秘书一、“秘书”词义的演变据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物：1.指宫禁中的秘藏之书。如汉书叙传：“斿博学有俊才，与刘向校秘书。”汉书刘向传：“诏向领校中五经秘书。”2.指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。“谶”是巫师或方土制作的一种隐语或预言，作为吉凶的符验或征兆；“纬”与“经”相对而言，是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的著作；因谶纬源于古代关于河图洛书的传说，故以“图谶”连称此类书。如后汉书郑玄传：“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”说文序曰：“秘书说曰：日月为易。”段玉裁释为：“秘书，谓纬书。”3.指官员职务的名称。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职。公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。文献通考：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”“秘书监”(藏书机构)掌宫中图书秘籍，其主要负责官员称“秘书监”，相当于皇家图书馆长或档案馆长。下设“秘书丞”和“秘书郎”，相当于副馆长和管理员。这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作。东汉末年，曹操改秘书监为秘书令，由秘书令取代尚书的职权，使秘书令不仅掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令掌尚书奏事，与今天的秘书长接近。可以说，曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。此后，历代封建王朝虽然大都设有名为“秘书”的官职（如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等），但其职能主要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“中书令”、“中书舍人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓。4.指行政职位。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；政府各部局也设秘书室，秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义上的秘书职务了，不仅彻底摆脱了与“秘密藏书”含义的联系，由指物转变为专指担任某职务的人；同时，作为一种特定的职务，秘书也不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责。但是，这时的秘书，主要是政务秘书，还不能等同今天的职业秘书。5.指社会职业。就世界范围而言，秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。对第三产业或服务性行业，我们不能仅仅狭隘地理解为商业和生活服务业，它也包括各种智力服务，比如教师、医生、律师等等。秘书则是以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。欧美许多国家企、业和私人秘书的人数比政府机关秘书多出几倍甚至几十倍。科学家、作家、教授、医生、律师、著名演员和运动员、经济富裕的退休人员多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。在辞海中，秘书主要有以下几种含义：宫禁藏书；谶（chn）纬、图箓等书籍；官名：中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作；使馆的外交人员：分一、二、三等级秘书；职务名称之一：领导的助手。在现代汉语词典中，秘书则指：协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员；秘书职务；使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。总之，“秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词，即英文Secretary。这个词又是从罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(thekeeperofsecret)。到了十五及十六世纪，开始有所谓的国际贸易，秘书的地位也显著地提升。到了1880年末期，由于“写字机”的发明，许多妇女才因此有了机会进入这一行。1930年代以后，男性秘书逐渐减少，女性秘书取而代之。今天的秘书，已非仅做些“秘”、“书”的工作，她们“写信”、“开会”、运用电脑软体，从事资讯管理，与员工、顾客沟通，维持办公室运作，负责采购，甚至还要训练其他人，这样的一切，已经不再局限于“秘书”。三、秘书的定义虽然“秘书”这个词早在两千年以前就出现了，但是由于各国的国情不同和秘书服务的对象不同，以及人们对现代秘书职能的理解不同，因而对于“何谓秘书”即“秘书的定义是什么”这个问题，国外的一些秘书组织和我国研究的一些专家所作的阐释各不相同。国际秘书联合会对“秘书”的定义：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。美国全国秘书协会对“秘书”的定义：秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全的工作人员。”“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”上述种种见解，各有其道理。比较起来，我们认为：所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。在这里我们应当注意，秘书还有广义和狭义之分：广义上的秘书：不仅包括有秘书职务名称者，也包括虽无秘书职务名称但专门从事文书、调研、信息、督察、机要等辅助管理和综合服务的人员。狭义上的秘书：不仅是一种职务名称，并正在成为一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。四、秘书的类别1.秘书的类别（横向）（1）从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。公务秘书：指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘书。非公务（私人）秘书：非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者付给。（2）按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。文字秘书：指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”、“秀才”；机要秘书：指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等；信访秘书：指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实；通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员；事务秘书：指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员；生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。（3）按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。2.秘书的层级（纵向）我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的（北京秘书界），这形象地反映了人们对秘书人员工作性质和所起作用的层次划分。（1）高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（有的是在中央机关、单位日常行政工作的负责人，其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。(注：秘书长是职务名称，是一级官位，不是职业名称，不表示为“秘书的领导”或“高一级的秘书”)（2）中级秘书：指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。（3）初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员国外秘书人员，根据各人承担责任的大小和资历等方面条件的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。第二节秘书机构（部门）一、秘书机构含义秘书机构又称秘书部门，既是现代秘书工作的组织形式，又是秘书人员从事秘书工作的地方。秘书机构有广义和狭义之分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。秘书部门作为各级党政机关、企事业单位的内设机构，其地位和功能与职能部门有所不同。职能部门是分工专管某项业务的工作部门或单位。秘书部门虽然不承担某一项具体职能部门的业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，都要由秘书部门承担。正因为秘书部门能从组织系统的整体利益出发，对各职能部门的行动进行调节，把各部门的工作有机地联系在一起，从而提高了组织系统的整体效能。从这个意义上说，秘书部门已经超越了各职能部门的业务职责而具有了全局意义。二、秘书机构的性质秘书部门是辅助机构而非权力机关，综合办事部门，协调部门。三、秘书机构的地位承上启下、联系左右、沟通内外。四、秘书机构的特点1.组织关系的从属性：秘书机构所从事的工作属辅助性、服务性工作，秘书人员可以向领导提出解决问题的意见和方法，但这些意见和方法只有经领导认可后，作为领导机构的决定、决议执行，而不是作为秘书部门的决定去执行。2.所处位置的中枢（介）性：在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。秘书机构既不是决策机构，也不是执行机构，而是介于二者之间起中介作用的部门，是领导层与职能部门之间的桥梁和纽带。3.辅助功能的综合性：秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。在机关的内部机构中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都要由秘书机构承担。而且，秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广，大至大政方针的制定，小至车辆交通、接待来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综合性机构。五、秘书机构的作用秘书机构的主要作用有三项：综合作用、枢纽作用、过滤作用。六、我国秘书机构的设置情况1.行政机关的秘书部门（1）设置：分别设置于各级机关之下，其级别就是机关直属下级，一般包括文字、文书、机要、档案、政策研究、信息处理、信访、督办查办、行政、日常值班、安全保卫等部门，是机关首脑的参谋部、思想库。（2）名称：我国对秘书部门的称谓目前还没有统一的规定，省部级以上行政机关秘书部门多称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”，下设有“秘书局”、“秘书处”、“秘书科”等相应级别的秘书部门。2.公司企业的秘书部门公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，也是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理、综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样。归纳起来，大体有四种形式：（1）综合性的秘书部门：这类秘书部门多是在国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业，也是企业为减少非生产人员，克服分工过细的弊病所设置的“一揽子”秘书部门。（2）职能性的秘书部门：这类秘书部门多是在公司企业作为行政办公室，与营销办公室、技术办公室、公关外联部等办公室并立。这类秘书部门的工作比较集中，主要是担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，包括协调各个职能部门之间的关系。有时也需要与其他部门合作展开工作，比如与营销办公室和公关外联部携手举办企业对外的公关宣传活动等。这类秘书部门也称为“经理办公室”、“厂长办公室”。（3）专业性的秘书部门：主要指人员设置比较少的秘书部门。这类秘书部门一般设置在人员规模比较小的公司企业中，被称为“文秘室”、“值班室”，主要负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作。（4）由一两名秘书承担的秘书办公室：这类情况多存在于不设秘书部门的单位内。这类公司企业规模更小，因此只设一个值班秘书的办公席位，有的称为“前台”，有的就定位为“总经理秘书”。公司企业的秘书部门一般是从第四种形式起步，随着公司企业的逐步发展而扩大的。当前，随着民营公司、个体企业的发展，由一两名秘书承担的秘书办公室比较普遍，还出现了公司企业在一定时间段聘用的“钟点秘书”以及两家公司合聘的“共用秘书”。3.股份制企业集团中的秘书部门我国的股份制企业实行的是董事会领导下的经理负责制，是独立的经营实体。所以，股份制企业秘书部门的设置遵循分级分类管理、精简合理高效、整体效益的原则，在工作中仍然具备辅助管理，综合服务的基本职能。我们下面就来分析一下股份制企业的机构设置以及其中的秘书部门：（1）在股份制企业中，最高权力机构应当是股东大会，股东大会和董事会是决策层。在这一层次，一般不设置常设秘书部门。在董事会机构中设置的董事会秘书，是公司的高级管理人员。董事会秘书主要负责董事之间的信息传递沟通，负责公司企业业务活动的初步策划并且在董事会层次斡旋，主要对董事会负责。因此，股份制企业的董事会秘书身份比较特殊。（2）总经理是董事会任命的公司最高管理者，所谓首席执行官。董事长和总经理是管理层。总经理办公室负责公司的秘书事务，是股份制企业中的最高常设秘书部门，一般直接对总经理以及各位副总经理负责。总经理办公室的工作主要是按照领导授意处理公司的文件信函、组织公司会议、掌管公司文书档案、接待和安排来客与领导的约见以及电话传真往来业务。在不另设公关部的公司，秘书部门同时负责公关事务和对外联络工作。（3）股份制公司的组织机构是在总经理之下由各个职能总监负责的各事业部，在这些事业部中，部门经理的助理，也称秘书，有专设的，也有由部门内职员兼任的。由此可知，股份制公司企业的秘书部门主要是指总经理办公室。各事业部一般不另设秘书部门，但可能设专职秘书人员。【阅读资料】企业中的秘书部门与行政机关的秘书部门对比分析二者工作范围相近，但又有所不同：（1）企业中的秘书部门是直接为生产、经营服务的。它的一切工作必须以生产经营为中心，服务并服从于生产和经营管理。（2）企业中的秘书部门工作人员属非生产人员，不直接创造产值。因此，除必需的数量外，一般不多设。第三节秘书工作一、秘书工作含义秘书工作是秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象，开展的一系列综合辅助和公务服务活动，其目的在于减轻领导的负担，协助领导提高工作效率和优化工作效果。秘书虽算不上官，但是离官很近；秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等，但秘书工作特征却是辅助的作用并须是提供服务，秘书工作的原则独特且又不变。正如亚洲秘书协会理事长、台湾秘书暨行政人员专业协会总会长石咏琦女士所说：“老板每天所做的有30%是秘书的工作；而秘书所做的100%都是老板的工作。”秘书工作有广义和狭义两种：广义指秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。二、秘书工作的原则1.周恩来总理秘书工作原则“第一要保密，第二要准确，第三要迅速”，这是周恩来总理早年对我党机要工作同志提出的工作原则，后来成为了我国党政秘书工作的基本原则。随着改革开放，经济机构日益增多，企业秘书和为个体秘书应运而生，这三项基本原则也成为在经济实体和为个体工作的秘书应恪守的基本原则。改革开放的20多年来，秘书工作发生了巨大的变化，但秘书的工作原则没有变。（1）保密：是对秘书工作的纪律要求。保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员，都必须严守党和国家的秘密，不得有失密、泄密的行为发生。坚持秘书工作的保密原则，必须做到如下事项：要强化保密意识，对于保密的意义和泄密的危害，以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应有清醒的认识和深刻的了解，以保持高度的警惕性；要具备法律知识，熟知国家颁发的一系列保密法规，明确国家秘密的定义、范围和等级，以及保密工作的方针、制度和法律责任；要严格遵守保密纪律，并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。（2）准确：是对秘书工作质量的要求。秘书工作是领导工作和机关工作的重要组成部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。因此，秘书工作质量的优劣，与领导工作和机关工作的权威息息相关。而衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误，也就是没有差错和疏漏。坚持秘书工作的准确原则，必须做到如下事项：要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策，做到有令则行，令止则止；要准确地收集和提供领导工作所需要的信息资料，做到有喜报喜，有忧报忧；要准确地判断和贯彻领导意图，做到不误解，不走样；要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项，做到事前有请示，事后有报告；要准确地进行文字表达和口头表达，做到语言规范，合乎逻辑。（3）迅速：是对秘书工作效率的要求。秘书工作大都具有较强的时限性，务必在规定的时间内处理完各项事务，做到不积压，不拖延，不扯皮。对于关系到领导工作的重要事项，如重大决策、中心工作、重要部署和突发性事件，秘书人员更要反应灵敏，讲究效率，注意速度。坚持秘书工作的及时原则，必须做到如下事项：要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中，只要符合领导工作的需要即可；要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果；要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得满意的成果为止；要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时着手。（4）严谨：是对秘书工作的作风要求。从某种意义上说，秘书工作属于事务性工作，要处理好纷繁复杂的、琐碎具体的日常工作。由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。因此，严密、周详和谨慎是秘书工作的优良作风。经验表明，粗枝大叶、拖拖拉拉和忘乎所以的人，是绝对做不好秘书工作的。坚持秘书工作的严谨原则，必须做到如下事项:要严密地思考，秘书工作不论巨细，均有“牵一发而动全身”之势，这就需要秘书人员在处理每一件事情之前，多想几种可能，多想几种方案，多想几种方案，多想几种后果，尽量做到没有疏漏；要周详地运作，在事务处理的过程中，由于内外部条件的变化，即使事前已经做了严密的思考和准备，也会有始料不及的事情发生，这就需要秘书人员进行周详的安排、周详的组织、周详的协调，尽量做到万无一失；要谨慎地行事，秘书工作的特殊意义和秘书机构的特殊地位，要求秘书人员要格外地谨慎行事，严以律己；不论是待人接物，还是为人处世，特别是与同事相处，都要谦和包容，平易近人，尽量做到谦虚而又谨慎。（5）同步：是对秘书工作的态势要求。秘书工作的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。就是说，秘书工作的运行及其态势，必须以领导工作为主导，以满足领导工作的需求为目标，而不能在领导工作之外“另起炉灶”，也不能我行我素，或“你动我不动”。坚持秘书工作的同步原则，必须做到如下事项:要同步思维，大凡有作为的领导者，都有独到的工作思路，既有对当前和今后工作的宏观思考，又有对具体工作的微观思考，一位合格的秘书，要想领导者之所想，急领导者之所急，尽量做到与领导者同步思维；要同步行动，领导工作确定之后，接着便是一系列的领导行动，对此，秘书工作要及时到位，同步运行，尽量做到招之即来,挥之即去；要同步提高，秘书人员必须努力提高自己的综合素质，以便与领导者综合素质的提高保持同步，否则，秘书工作就无法适应领导工作的需要和发展。2.邓小平同志秘书工作思想（1）忠诚服务。为领导服务、为本机关服务、为群众服务。（2）踏实认真。他要求秘书人员要积极努力，紧张勤奋，一心一意地工作；做事要兢兢业业，工作要踏踏实实，不能有一点疏忽大意；向上报告情况要准确，写出的材料要真实，重要文件不能有一个字的差错；起草文件时，内容要符合客观实际，掌握分寸，恰如其分，办得到的就写，办不到的就不要写；要少说空话大话，多干实事，不搞形式主义，不做表面文章，不摆花架子。（3）文件要短。文件是机关办事的工具，重在实用。文件太多、太长，既解决不了实际问题，又增加了行政成本，危害很大。所以，邓小平一贯主张党政机关要端正文风，反对文牍主义，他认为，文牍主义是一种形式主义，本质上仍是官僚主义。邓小平不仅强调要减少发文，可发可不发的文件坚决不发，而且还要求即使应该发的文件也要尽量减少文字，务必简明扼要，这与毛泽东的文风思想是一脉相承的。邓小平一生主持起草的许多重要文件，包括他亲自撰写的文件、电报、讲话稿和文章，都是开门见山、一针见血，从不转弯抹角，含糊其辞。（4）会议要简。他十分重视解决会风问题，多次强调要开小会，开短会，不开无准备的会；会上讲短话，话不离题，单刀直入，开门见山。（5）办事要快。他对机关脱离群众的官僚主义、衙门作风深恶痛绝，一贯主张办事要果断，雷厉风行，在重大和关键问题上要抓得很紧。要勇挑重担，敢于负责，办事不推诿、不拖拉，努力提高机关工作质量和效率。为提高工作效率，他要求秘书人员要精通业务，熟悉情况，能写会画，大事小事都会做；还要不断改进工作方法，改革管理体制，提高队伍素质。（6）秘书要少。领导干部配备秘书的数量及其对秘书的使用、依赖程度，是领导方法和领导作风的反映。邓小平在70多年的革命生涯中，始终坚持只配一个秘书(张宝忠)，且总是亲自起草文件和讲话稿，从不随意让秘书代写。（7）体制要改。长期以来，公文旅行是我国机关公文处理存在的一大顽疾，邓小平曾多次批评公文旅行，一针见血地指出它是官僚主义的重要表现之一。他认为这种现象与现行的体制有关，非改不可。（8）守纪保密。文件是党和国家秘密的载体，秘书又是接触秘密较早较多的人，特别是改革开放以来，面对更加复杂多变的国际国内环境，保密工作的形势和任务更加严峻。因此邓小平十分重视文件管理工作、保密工作和秘书人员的守纪保密教育问题。他谆谆告诫：办事要讲章法，遵守制度，不感情用事，不以权谋私；要在遵守政治纪律、组织纪律、保密纪律、生活纪律方面起模范作用；要增加保密意识，像保护生命那样保护机要，强化保密措施，做到万无一失。三、秘书工作的内容1.广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面：（1）事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；（2）管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；（3）沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。2.也有人总结为以下八个方面：（1）事务办理；（2）中介沟通；（3）文书工作；（4）信息工作；（5）参谋辅助；（6）会务操办；（7）综合协调；（8）督促检查。还有领导办公室的日常事务即领导所需文献资料的准备、领导活动日程的安排等3.简言之，秘书工作主要有三项内容：办文、办事、办会（1）办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务：文字工作，主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作；文书处理和档案工作，主要指文书文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作，收发、运转、传递工作，立卷、归档工作；围绕文书文件需要秘书部门承办的事务。比如一份文件要迅速复制多份下发，有的文书要传真、发电子邮件。（2）办会：所指的“会”，是以“会”为代表的一系列相近事务。在程序上，包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。在内容上，办会工作既有讨论研究工作、商恰谈判合作的工作会议、会谈事务，也有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务。在形式上，办会工作既包括领导层召开的小型的常规性工作例会会务，也包括几个单位联合召开的、会期较长的大型会议会务；既包括准备会议预案、议程、文字材料、促成会议结果、督办落实的工作，也包括准备节目、聘请主持人、选定奖品，甚至包括明确礼仪程序、鲜花的摆放等事务。（3）办事：信息工作：指围绕信息处理展开的工作。党政机关的政策研究、公司企业的市场预测分析和调查、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发，都是信息工作。收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等等，也是信息工作。督查工作：在党政机关，还有一项督办查办工作，主要指秘书按照领导的批示和既定的工作安排，对负责承办的部门和责任人员进行定期的督促和检查，协助做好必要的沟通工作，以保证承办事项按时落实。负责查办工作的秘书一般不亲自办案，不代替各部门的工作，而是从秘书的角度督促并协助具体事项的贯彻落实。督办查办工作在机关中常常对无人过问、推诿扯皮、久拖不决的事情起着重要的协调解决，督促落实的作用。其实质是秘书履行辅助管理职能，为领导提供反馈信息。技术工作：主要指机要工作、计算机安全工作、特殊的现代办公设备设施的使用维护工作。机要工作:机关机密文件的保管、传递，以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实等工作。计算机安全工作:主要指计算机信息安全工作，像设置防火墙、防黑客袭击、防计算机病毒等。特殊的现代办公设备设施的使用和维护:主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等等。日常行政事务工作:主要指值班工作、接待工作、印章管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理以及对外联络等工作。信访工作：主要办理群众来信和群众来访的接待和相关事项的处理工作，同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织单位一般不另设立信访室，类似工作由值班秘书接待办理。等等四、秘书工作的特点1.从属性：现代秘书工作最根本的属性和特点。（1)秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；（2)秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；（3)秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。2.被动性：秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为：（1)秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的；（2)秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。3.事务性：秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”（桌椅板凳柜，吃喝拉撒睡），这两句俏皮话也说明了秘书工作具有事务性的特点。4.综合性：由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三方面：（1）秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作；（2）秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责；（3）秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。5.机要性：指秘书工作的机密性和重要性。秘书工作是一项机要性很强的工作。汉语秘书一词，就包含有秘密的意思。英语中的secretary（秘书）一词中的词干secret，俄语中的ceKpemapB（秘书）一词中的词干cekpem，它们的意思都是秘密。这种惊人的相似，恰恰反映出秘书工作都具有机要性。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。因此，秘书人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律。五、秘书工作的作用1.参谋助手作用。秘书作为领导身边的常备参谋和助手，秘书工作具有明显的参谋助手作用。其主要作用表现在：为领导工作出主意，想办法，提预案；向领导机关提供资料，提供信息，提供咨询；做好事务工作，尽量减轻领导的负担。秘书工作的参谋作用和助手作用是相辅相成、互为一体的，两者统一于秘书活动的实践之中，体现在大量的日常工作之中。2.沟通协调作用。从某种意义上来说，秘书工作就是信息工作，即负责信息的收集、加工、传递、存储等工作，以便为领导者进行决策和管理提供科学依据。同时，秘书还承担着调整和改善部门关系、工作关系和人际关系的任务，发挥着协调作用。这是其它机关和部门工作不可代替的功能，是由秘书工作的性质和地位决定的。秘书工作的沟通作用和协调作用，是既有区别又有联系的两个方面，沟通是协调的前提，协调是沟通的结果，共同贯穿于协调的全过程。3.督促检查作用。督促检查，是领导工作特别是决策实施中的重要环节，也是领导工作对秘书工作的新要求。为了有效地辅助领导者进行决策与管理，秘书机构应在贯彻党和政府的路线、方针、政策，以及实施各项决策、重要部署和阶段性工作中，积极主动地开展督查工作，发挥督促检查作用。4.信息反馈作用。秘书部门和秘书人员经常收集和向领导及时通过准确、有效的信息，在整个行政系统和行政过程中起着信息反馈作用，影响着行政决策、执行、监督、控制各个环节。5.中介枢纽作用。秘书部门处于领导部门之下、其它部门之间，通过文件、会议和其他工作方式传达上级和领导指令，反映和上报下级和其它部门意见、建议，又和外单位经常联系，传递信息，起着上情下达，下情上达，沟通左右的中介枢纽作用。此外，秘书工作还具有“窗口”、“门面”作用，其工作质量和效率如何，直接影响着领导者与领导机关的形象和权威。其一举一动、一言一行以及办事风格，也代表着本单位的形象。六、秘书工作的基本方法1.授意就是秘书接受和领会领导意图，领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。秘书工作的一个重要特点就是“遵旨行事”，它是对秘书的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。（1）从把握领导工作的热点上领会领导意图。领导工作的热点是领导者在一定时期内工作意图最为集中的表现，抓住了热点，就等于抓住了领导意图的核心，就能与领导工作同步。为此，秘书还必须连续不断地领会领导意图。（2）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图。一般来说，领导者所提出的意见是比较完备和深刻的。但对某项新的工作或在临时处理某个问题的时候，常常是有感而发，提出的意见往往是零散的、片断的。秘书要善于从这些零散的、片断的意见中抓住领导思想的闪光点，对其认真领会并加以深化，以进一步完善领导意图。（3）从不同角度捕捉和领会领导意图秘书要做到以下两点：要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据。要善于以主要领导者的思想为主线，多方面吸收其他领导者的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图。（4）从把握领导个性特点中领会领导意图。由于领导者各自的气质、性格、能力和工作方式的不同，其授意的方法也不尽相同。从授意程度上看，有简洁式和详细式的；从授意内容上看，有观点式和素材式的；从授意方式上看，有直接式和间接式的；从授意频率上看，有一次性和多次性的。（5）从把握领导意图的实质上领会领导意图。领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图、总体性意图和具体性意图之分。无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。秘书应注意：对明示性意图，要坚决照办；对暗示性意图，要心领神会；对确定性意图，要如实贯彻；对非确定性意图，要补充完善；对总体性意图，要始终遵循；对具体性意图，要灵活执行。2.请示就是秘书在工作中有疑难而无法处置时，向领导者请求指示；或无权处理时，向领导者请求批准。对此，领导者应该做出答复或批复。秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅作主张，更无决策之权，多请示，既是对秘书工作纪律的要求，又是防止秘书工做出现差错和失误的重要保证。请示时需注意：（1）请示的对象要选准。秘书请示工作，要遵守按领导分工、对口请示的原则。一般只向分管领导者请示有关工作，以避免多头请示和越级请示。对涉及多方面的综合性工作，秘书应向主持全面工作的领导者请示，并将有关情况通报其他分管领导者。（2）请示的内容要单一。秘书请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事情，必须由领导者给予指示或授权办理。秘书请示要尽量做到内容单一，尤其在对重要事项需以书面形式请示时，一定要遵守一文一事的规则，不得将多项事务写在同一份请示的公文内。（3）请示的形式要灵活。秘书请示，可以是口头形式，也可以是书面形式。一般情况下，重大的事、涉及政策方面的事、需要授权批准的事，秘书要作书面请示，领导者则应作书面批复，以示慎重，并便于日后查证；一般事情、事务性工作、只需解决一些疑难的事，秘书可用口头请示，领导者只作口头答复或指示；紧急的事，秘书可先口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，以便存档备查。（4）请示的时机要适当。一般情况下，秘书请示必须在事前进行，待领导者指示或批准后方可行动。只有在特殊情况下，才能采取边做边请示或“先斩后奏”的方法。所谓“事前请示，事后报告”，就说明了请示和报告在时机选择上的不同特点，对此，秘书应牢记在心