药品业务流转规程.pdf
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1、药品业务流转规程第一业务经营部分一、药品采购流转规程 1二、药品采退流转规程 3三、药品销售流转规程 4四、药品销退流转规程 7五、专项药品(透析液、麻药)销售流转规程 8第二质量治理部分一、质量治理制度编制、修订、审批、撤销及检查、考核流转规程 11二、药品进货质量审核流转规程 13三、药品检查验收流转规程 17四、药品出库储存质量流转规程 20五、药品在库养护流转规程 21六、药品销售质量审核流转规程 24七、药品出库复核质量流转规程 27八、药品拆零拼箱发货流转规程 29九、药品采购退货质量流转规程 30十、药品销售退货质量流转规程 32十一、不合格药品确认和处理流转规程 34十二、药品
2、报损、报溢流转规程 38十三、报损药品销毁流转规程 41第三药品储存部分一、药品入库流转规程 43二、药品出库流转规程 43三、药品在库治理流转规程 44第四药品运输部分一、本市送货流转规程 45二、外埠集装箱发运流转规程 45三、铁路零担发运流转规程 46四、汽车送货流转规程 47五、外埠快件发运流转规程 47六、特快专递发运流转规程 48七、邮局发运流转规程 48八、铁路下站流转规程 49九、民航、汽车到达流转规程 49十、其他到货流转规程(厂家、驻京办事处、业务单位调剂品种)50第一业务经营部分一、药品采购流转规程(一)流程图(二)流程描述1、采购员与供应厂商洽谈购进合同。(新增供应商及
3、首 营品种填写申请单报质检部审核)。2、合同洽谈成功后,采购员编译电子合同并生成电子采 购预报单。3、供应商送货后,由验收员接收药品并按照预报单对药 品进行验收,并将验收的结果填写在打印出的验收报告单 上,转给保管员。4、保管员确定仓位后,将药品的仓位填写在验收报告单 上,转回给验收员。5、验收员将收集齐全的信息录入系统,生成正式的电子 验收信息。采购员依此确认进货。6、采购员依据验收信息,勾销合同,并打印正式的进仓 单,记录手工帐后转给财务。财务记在途商品帐。7、供应商提供药品的增值税发票,采购员将发票与入库 单进行勾兑,定期将发票集中制作清单转财务记应对帐。8、调剂品种由分公司提出申请,通
4、知采购员,由采购员 按采购治理权限与供应商进行药品的调剂。其他流程与药品 采购流程相同。9、不备库存的调剂品种,只需验收员填写验收数据及暂 时仓位。二、药品采退流程图(一)流程图(二)药品采退流程描述1、采购人员对种种原因发生采退确定退回供应厂商需 要出库退厂的药品,在系统中制作采购退货电子预报单并通 知供应厂商。2、采购中心打印一式两联负入库单并转财务记应对帐 和商品帐。3、票据中心根据采购退货预报单打印五联出库单,联转保管出库,联财务记账,联转运输发运。4、保管员根据出库单出库,货物转运输(本市自提,外埠发运)。三、药品销售流转规程(一)流程图(二)流程描述1、本市医疗客户流程、商业客户流
5、程、外埠商业客户流程(1)本市医疗客户可以向销售分公司直接电话要货,也可电话 通过外勤要货。(2)本市商业客户可以向销售分公司电话要货,或通过外勤要 货,也可到销售分公司现款自提货。(3)外埠商业客户要与外勤签订购货合同,再由外勤订货。2、销售分公司(1)销售分公司负责记录本市客户、外埠客户、公司外勤的要 货信息,并根据订单、外埠客户订货合同,将信息录入系统,录入信 息包括合同日期、合同号、客户、品种、数量、价格(特别价格需主 管批准)。(2)药品批号:信息录入员根据药品的数量和需要可以指定药 品的批号,一样按照先产先出库的原则(特别情形需经过主管批准),如果一个批号不够订货药品的数量,就挑选
6、另外批号的药品与其拼凑(拼凑尽量不拆零,仍执行先产先出)。(3)信息录入完毕后,系统中就形成了订单、合同的电子信息。3、公司开票中心当系统中生成了订单、合同的电子信息,开票中心负责将电子 订单打印出来,生成纸制的各类票据。票据种类包括:(1)五联出库票:联一一保管员存查、联一一财会凭证、联一一商品帐联、联一一随货同行、联一一运输存查。(2)三联非增值税发票:联存查、联对方结存、联一一财务应收帐。(3)三联复核清单:联出库复核、联随货路签、联运输存查。当纸制票据打印后,票据中心负责转票:(4)转财务:出库联联,对应非增值税发票联。(5)转保管:出库单联,对应复核清单联。(6)转运输:出库单联,对
7、应非增值税发票联及复核清 单联。4、仓储部、运输部仓库保管员接到开票中心转出的票据后(出库单联,对应复 核清单联)开始按照票据中药品的数量、批号备货。等待运输组来 提货。运输组司机携带开票中心转给的票据与保管员清点货物。核对 正确,装车送货给客户并将客户需要的发票、复核清单交给客户后带 回对方签收单。外埠客户由运输组根据实际情形挑选铁路、公路等运 输方式。5、结算中心结算中心接到开票中心转给的票据(出库票联,对应非增 值税发票联)后按照票据记应收帐,并为商业客户开具增值税发票(本市商业客户结账时开票、外埠客户在货物发出后开票)。6、客户现款自提货客户直接到销售公司现款购药,销售公司为客户打印出
8、一式两 联的自提货凭证,客户到结算中心交款后,由财务盖章证明货款已收,客户拿着凭证到开票中心换取发票(如客户需要增值税票,在结算中 心打印)和出库单后,到保管员出提货。四、药品销退流转规程(一)流程图(二)流程描述1、销售退货的客户与外勤沟通提出退货申请。2、外勤核实后填写纸制的销退申请单并报主管经理审批。3、主管审批后,外勤将销退申请单转给销售分公司的客户服务 部,在系统中制作电子销退预报。4、运输打印拉货单到销退客户处拉货。5、验收员对销退药品验收,并将验收结果填写在打印出的销退 入库单上。6、保管员根据验收报告单确定仓位,将合格药品入库,将不合 格药品入不合格库。7、销售分公司客户服务人
9、员做进仓确认。8、开票中心打印五联销售退货单(医疗加打三联发票)。9、财务凭医疗销退单2、3联、发票第3联、批发销退单2、3 联记账。10、销售外勤将医疗发票第2联(对方联)、销退单第4联(随 货同行联)、批发销退单第4联(随货同行联)交给客户。五、专项药品(透析液、麻药)销售流转规程(-)流程图(二)专项药品销售流程描述1、本市医疗客户流程本市医疗客户可以向销售分公司直接电话要货,也可电话通过外 勤要货(其中透析液只面向本市医疗客户、麻药只面对向有麻卡的医 院销售)。2、销售分公司(1)销售分公司负责记录本市医疗客户、外勤的要货信息录入 系统,录入信息包括合同日期、合同号、客户、品种、数量、
10、价格。(2)药品批号:信息录入员根据药品的数量指定药品的批号,一样按照先产先出库的原则,特别情形需经过主管批准。如果一个批 号不够订货药品的数量,就挑选另外批号的药品与其拼凑。拼凑尽量 不拆零,先产先出。(3)信息录入完毕后,系统中就形成了订单、合同的电子信息。3、开票中心当系统中生成了订单、合同的电子信息,开票中心负责将电子订 单打印出来,生成纸制的各类票据。票据种类包括:(1)五联出库票:联一一保管员存查,联一一财会凭证,联一一商品帐联,联一一随货同行,联一一运输存查。(2)三联非增值税发票:联-存查,联-对方结存,联一一财务应收帐。(3)三联复核清单:联出库复核,联随货路签,联-运输存查
11、。当纸制票据打印后,票据中心负责转票:(4)转财务:出库票联,对应非增值税发票3联;(5)转保管:出库票联,对应复核清单1联。(6)转运输:出库票联,对应非增值税发票联及复核清 单联。4、仓储部、运输部仓库保管员接到开票中心转出的票据后(出库单联对应复核清 单联)开始按照票据中药品的数量、批号备货,等待运输组来提货。运输组司机携带开票中心转给的票据与保管员清点货物。核对正确,装车送货给客户并将客户需要的发票、复核清单交给客户后带回对方 签收单。麻醉药品必须由专人专车按照麻药运输规定运输。5、结算中心结算中心接到开票中心转给的票据(出库票联对应非增值税 发票联)后按照票据记应收帐。6、客户现款自
12、提货客户直接到销售公司现款购药,销售公司为客户打印出一式两联 的自提货凭证,客户到结算中心交款后,由财务盖章证明货款已收,客户拿着凭证到开票中心换取发票、出库单后找保管员提货。第二质量治理部分一、质量治理制度编制、修订、审批、撤消及检查、考核流转规(一)流程图(二)流程描述1、依据“药品治理法”、“药品经营质量治理规范”等法律法规 及企业治理机构、治理模式的调整,质量治理部对质量治理制度的编 制、修订、撤消列入年度工作计划。2、年度工作计划由总经理批准,总经理办公室发布。3、质量治理部根据工作计划对现行的质量治理制度的具体项目 进行编制、修订、撤消。4、质量治理制度编制修订后,征集各执行部门意
13、见,进行修改。5、修改后的质量治理制度,上报质量领导小组审核,审核通过 后由总经理批准,总经理办公室发布。6、质量治理制度由各有关责任部门执行落实。7、新修订的质量治理制度,质量治理部负责制订“质量治理制 度执行情形的检查标准二8、质量治理制度执行情形的检查每年6月份、12月份进行,总 经理办公室和质量治理部负责检查,人力资源部负责考核。二、药品进货质量审核流转规程:(-)流程图(二)流程描述1、企业审核(1)首营企业:购进药品时,与本企业首次发生供需关系 的药品生产或经营企业。(2)采购中心型供货方索取生产、经营企业许可证和营 业执照复印件,并加盖供方企业原印章;销售人员法人托付书 原件;销
14、售人员身份证和销售员岗位证书复印件,并加盖供方 企业原印章;GMP或GSP认证证书复印件。(3)采购中心对供方企业证照、销售人员资质证明、供方 质量体系以及履行合同能力、药品质量、服务等进行审核,填写“首营企业审核表”,采购中心签署审核意见。(4)采购中心将供方资料和“首营企业审核表”提交质量 治理部进行审核,审核后质量治理部签署审核意见、审核人、审 核日期。(5)根据实际情形,质量治理部会同采购中心对供方企业 进行实地考察,考察内容:企业生产、经营范畴;生产、经营场 所;库房以及质量体系等。企业考察后质量治理部和采购中心共 同填写“企业考察记录表(6)质量治理部对审核合格的供应商进行编码,数
15、据录入,编号建档。(7)证照过期或通报停止经营的企业,质量治理部在“客 户字典库”中下停止经营指令,待索取新证审核合格或通报连续 经营企业,质量治理部在“客户字典库”中下连续经营指令。2、首营品种审核从某一药品生产企业首次购进的药品。(1)采购中心向供货方索取药品生产批件、质量标准、药 品检验报告书、药品样品等有关资料,审核后填写“首次经营药 品审核表”,经手人、负责人签署审核意见。(2)采购中心将品种资料和“首次经营药品审核表”报质 量治理部审核,审核合格后,签署验证结论、验证日期及验证人,将“首次经营药品审核表”提交主管领导审核,并签署审核意见。(3)质量治理部对审核合格的药品进行药品编码
16、,将数据 录入“商品字典库”中,建立药品档案。3、首营进口品种:首次购进的进口药品。(1)采购中心向供货方索取进口药品注册证、进口药品检 验报告书或进口药品通关单、药品样品等有关资料,审核后填写“首次经营药品审核表”,经手人、负责人签署审核意见。(2)采购中心将品种资料和“首次经营药品审核表”包质 量治理部审核,审核合格后,签署验证结论、验证日期及验证人,将“首次经营药品审核表”提交主管领导审核,并签署审核意见。(3)质量治理部对审核合格的药品进行药品编码,将数据 录入“商品字典库”中,建立药品档案。4、供货企业、药品审核合格,采购中心签订采购合同(或 将纸制合同录入系统内),与供应商签订“质
17、量保证协议书5、采购中心在系统内做“采购预报6、到货进行验收,系统生成“验收台帐7、验收合格的药品入库,采购中心在系统内进行进仓确认,系统生成“购进台帐(三)附表2个三、药品检查验收流转规程(-)流程图(二)流程描述1、采购药品(1)药品到货后,接货员查阅“采购预报”,打印“药品验收单”一式二联,核对药品名称、规格、数量、生产企业后,将药品放入待 验库,接货员在接货单和“药品验收单”上签字。(2)验收员凭“药品验收单”核对药品名称、规格、单位、数 量、生产厂家、贮藏条件、包装、批准文号、注册证号等项目后,对 药品的包装、标签、合格证、说明书、外观质量等按批号进行检查验 收。(3)检查验收后验收
18、员填写“药品验收单”中的验收项目、验 收情形及结论。(4)验收合格的药品,保管员在二联验收单上定仓位、签字,一联验收单验收员存查,另一联验收单入库,有保管员建帐存查。(5)验收不合格药品,验收员在二联验收单上定确定代管仓位,将不合格药品移入“代管仓位”,挂“代管”牌。(6)验收员将验收合格数据录入“采购进仓单”系统内,验收 不合格数据录入“拒收商品验收”系统内,生成采购验收记录和代管 验收台帐。(7)采购中心接到验收情形的电子信息后,勾兑合同进行进仓 确认。(8)对不合格药品,采购中心与供货方联系退货后,做拒收商 品出库预报,开票组打印出库票,将代管药品出库退货。(9)非工作日到货,值班人员负
19、责接货,并清点数量、核对药 品名称、规格、生产厂家等项目,在到货凭证上签字。次工作日,接 货员与验收员办理交接手续,在“药品验收单”上签字。2、销售退回药品(1)退回药品到货后,接货员查阅“销退预报”,打印“药品验 收单”一式二联,核对药品名称、规格、数量、生产企业后,将药品 放入退回药品区,接货员在接货单和“药品验收单”上签字。(2)验收员凭“药品验收单”核对药品名称、规格、单位、数 量、生产厂家、贮藏条件、包装、批准文号、注册证号等项目后,对 药品的包装、标签、合格证、说明书、外观质量等按批号检查验收。(3)检查验收后,验收员填写“药品验收单”中的验收项目、验收情形及结论。(4)保管员在二
20、联验收单上定仓位签字,一联验收单验收员存 查,另一联验收单入库,由保管员存查建帐。(5)验收合格的药品入合格品库,验收不合格的药品入不合格 药品库。(6)验收员将验收数据录入“销退进仓单”系统内,生成销退 验收台帐。(三)附表1个四、药品出库储存质量流转规程(-)流程图(二)流程描述1、验收合格药品(1)保管员接货时在“验收单”上定仓位,并签字。(2)保管员凭“验收单”上注明的药品剂型、贮藏条件将药品 合理存放在合格品库,按批号码垛、建卡、建帐。(3)验收员将数据录入“采购进仓单”系统内,采购中心进行 进仓确认。2、验收不合格药品(1)验收员在二联“验收单”上确定代管仓位,将不合格药品 移入“
21、代管仓位”,挂“代管牌”。(2)验收员将数据录入“拒收商品验收”系统内,采购中心进 行拒收商品确认。3、销退药品(1)销退药品体会收后保管员接货,并在“验收单”上定仓位、签字。(2)合格药品,保管员凭“验收单”上注明的药品剂型、贮藏 条件将药品合理存放在合格品库,按批号码垛、建卡、建帐。(3)不合格药品,保管员凭“验收单”入不合格品库,将药品 按剂型、批号码垛,建卡、建帐。(4)验收员将数据录入“销退验收”系统内,销售公司进行消 退进仓确认。(一)流程图五、药品在库养护流转规程(二)流程描述1、养护员每月查阅“养护检查记录”系统内进货三个月以上库 存品种,分类进行打印后,检查库存药品,检查内容
22、有:药品外观质 量,包装质量,有效期等。2、养护检查中发觉有疑问药品,养护员在系统内下“隔出”指 令,在不合格货位上挂“暂停发货”牌。3、养护员填写一联“药品复检通知单”,转交质量治理部复检。4、质量治理部对有疑问药品复检确认后,在“药品质量复检通 知单”上注明复检结果并签字,将“药品质量通知单”转交养护员。5、复检合格的药品,养护员在系统内下“隔进”指令。6、复检不合格的药品,养护员凭“药品质量复检通知单”填写 两联“移库通知单”,一联转保管部由综合员进行“不合格隔出(移 不合格库)”指令,将移库单据号和移库原因录入系统内,保管员、综合员在“移库通知单”上签字。7、在库药品检查后,养护员在“
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