行政人事工作指引.doc

行政人事工作指引

一、为明确公司各部门的职能分工，规范各项工作流程，特制定本工作指引。
二、本工作指引适用于世合投资有限公司深圳分公司及其下设分支机构。
三、行政部工作指引
（一）人力资源管理

1、行政部组织架构

2、行政部岗位架构

3、建制与职司
3.1 部门内下设行政管理处、人事管理处、企划部3个职能单位。
3.2 行政部职能：统管公司行政、人事管理大小事务，传达、贯彻、落实行政人事管理方针、政策，协调各部门间的运作，为经营管理活动提供必要的人力支持和后勤保障；建立科学完善的人力资源管理体系，实现人力资源的有效利用和合理配置，确保企业发展的人才需求；研究、制订、实施企划方案及重大举措。
3.3 行政管理处负责组织、协调、会务、环卫、纪检、公关、传达、车辆、文书、档案、网络、通信等行政管理工作，负责固定资产、办公物品、设备设施的管理、维护、采购等行政事务性工作，维护公司正常经营秩序，提供后勤保障供给。
3.4 人事管理处负责招聘、培训、考核、薪酬、考勤、福利、员工关系等人事管理工作，负责社保公积金办理、各项人事手续办理等人事事务性工作，建立健全人力资源管理机制，提供人力支持。
3.5 企划部负责公司市场宣传推广工作，负责企划方案、组织策划、媒体活动、平面设计、品牌宣传、 广告创意、对外公关、VI策划等企划工作，建立和发展公司文化、产品文化、市场文化和管理文化，支持和推动营销部门业绩增长。
4、人员编制
4.1 设行政总监1名，经总经理、总裁核准任命，领导和处置行政人事方面各项管理事务。
4.2 行政管理处设行政主管1名，由行政总监推荐、经总经理核准任命，负责行政部职能范围内的行政管理工作。
4.2.1 行政主管下设行政专员1名，由行政主管提名、经行政总监核准任命，负责处理行政事务工作。本岗位必要时可增员。
4.2.2 行政主管下设信息管理员1名，由行政主管提名、经行政总监核准任命，负责处理网络、通信、信息安全管理等工作。
4.2.3 行政主管下设行政司机1名，由行政主管提名、经行政总监核准任命，负责车辆出行驾驶、维护保养等一应事务。
4.3 人事管理处设人事经理1名，由行政总监推荐、经总经理核准任命，主持各项人事管理工作。
4.3.1 人事经理下设绩效薪酬专员1名，由人事经理推荐、经行政总监核准任命，专门负责薪酬管理、考核管理工作，制订和推行公司的绩效管理体系和薪酬福利制度，处理有关绩效薪酬方面的具体事务。
4.3.2 人事经理下设人事专员1名，由人事经理推荐、经行政总监核准任命，负责人事手续、员工关系、劳动合同管理等人事管理职能内的具体工作及综合事务。本岗位必要时可增员。
4.3.3 人事经理下设招聘专员1名，由人事经理推荐、经行政总监核准任命，专门负责人员招聘、面试安排工作。
4.4 培训部设培训讲师1名，由行政总监推荐、经总经理核准任命，由行政总监直管，专职主管培训组织、课件制作、培训实施等培训方面工作。
4.5 企划部设企划专员1名，由行政总监推荐、经总经理核准任命，由行政总监直管，专门负责文案、图文处理、宣传推广等企划事宜。
5、招聘与面试
5.1 各部门、各业务单位需招聘员工，应先向行政部人事管理处提出招聘申请，由部门负责人或业务单位主管负责人填报《人员增补申请表》，注明需要招聘人员的原因，提出招聘的职位（岗位）、人数及任职要求。
5.2 新设立的部门或业务单位（分支机构一级）需招聘人员的，由该部门或业务单位（分支机构一级）最高负责人统筹规划总体人力需求，经与行政总监商议后，形成统一意见，并向公司总经理填报《总体人力需求申报表》，经审批后交由人事管理处执行招聘。
5.3 申请表格由提报人按要求填好后经本人最高直属领导签审，再报至人事管理处。人事管理处负责人根据该部门人员编制情况，与该部门充分沟通后提出初步意见，如果是扩大编制（即增员）则需报经行政总监审核、总经理批准后执行招聘；如果是补员则由人事经理审核批准即可执行招聘。
5.4 招聘专员收集招聘需求后及时对外发布招聘信息，通过招聘渠道初步筛选出基本符合要求的人员，并向其发出面试邀约。职级为营销类A1～B3级岗位的面试由用人部门负责面试确定是否录用；营销类C级岗位由人事经理初试后，交由团队经理复试并做出是否录用的决定。
5.5 营销类D级岗位人员由行政总监初试后经过公司总经理面试并最终确定是否录用。
5.6 所有人员的求职资料（简历、应聘人员信息登记表格、性格对照分析表）必须在人事管理处存档一份。
5.7 【附表】：《8.员工增补申请表》 《14.总体人力需求申报表》 《3.应聘人员信息登记表》
《4.面试记录表》 《性格对照分析表》
6、录用通知
6.1 营销类A1～B3级岗位的面试结果可由用人部门直接通知，但不是书面通知。此类人员进入公司前须经过5个工作日的观察期，双方彼此都能接受的才能到人事管理处办理正式入职手续。
6.2 其他职类职级的面试结果由招聘专员进行汇总，无论是否录用，均需及时通知对方，作出说明。
6.3 对于营销类A1～C3级的面试合格人员，由用人部门确定其职级和薪资，并向行政部报备。
6.4 对于未能录用者，行政人力部应将其资料整理好录入公司人才库，以便将来有合适的岗位可以进行优先筛选。
6.5 【附表】：《5.应征人员报名登记表》 《29.暂缓入职声明书》
7、入职手续
7.1 新入职员工按人事管理处通知的报到日期按时报到，如需更改报到日期的，必须经人事管理处同意，未按规定报到日期报到的，视为自动放弃被录取资格。
7.2 新员工入职时需提供个人资料，包括身份证、毕业证、学士学位证、原单位离职证明原件（再次就业人员）、职称证书、职业技能等级证书（驾驶证等）原件及复印件、二甲级以上医院出具健康证明或体检报告、一寸免冠彩色近照1张、社保卡以及住房公积金复印件（无社保卡的，公司为其办理社保后则需提供数码回执，并交纳制卡工本费20元）、华夏银行卡（暂定）复印件一张，以及公司需要提供的其它资料。
7.3 对不能按要求提供有关材料或弄虚作假者，应报主管领导取消其录用资格。
7.4 新员工入职时需填写详细的《员工入职信息登记表》，并由负责人事档案的人员录入公司花名册，对员工进行资料存档。
7.5 负责办理入职手续的人事专员应在新员工入职当天签订相关协议（视岗位需要），填制《定岗定薪审批表》；与新员工在入职的当月内签订劳动合同。
7.6 经理级和主管级人员的《定岗定薪审批表》由总经理审批，其他人员的《入职定薪表》由行政总监审批后即可执行。
7.7 所有签署好的《定岗定薪审批表》均由人事管理处存档，但须按月将复印件交财务部备档。
7.8 【附表】：《6.员工入职信息登记表》 《22.劳动合同登记表》 《7.定岗定薪审批表》
8、试用期转正
8.1 新入职人员在试用期满前的1周内填写《转正申请表》，对自己的工作进行总结评价。
8.2 由直接上级和部门负责人对其进行工作考核评价，并提出具体意见。
8.3 人事经理根据用人部门意见对其进行转正审查，并提出转正意见。
8.4 经理级和主管级人员的《转正申请表》需呈总经理审核，其他人员的《转正申请表》由行政总监审核后即可执行。
8.5 所有签署好的《转正申请表》均由人事管理处保存，但须按月将复印件交财务部备档。
8.6 【附表】：《17.转正申请表》
9、薪资调整
9.1 用人部门可以根据下属员工的工作表现，向行政部提出调整其薪资的要求，并填写《调薪申请表》交行政部。行政部对该员工进行考核后，再确定是否调整其薪资水平。
9.2 经理级和主管级人员的《薪资调整表》需报公司总经理批准，其他人员的由行政部审核即可。
9.3 所有签署好的《调薪申请表》均由人事管理处保存，但须按月将复印件交财务部备档。
9.4 【附表】：《16.调薪申请表》
10、人事变动
10.1 人事变动的内容包括工作调动、转岗调岗、职务变动等牵涉到本人劳动合同中有关约定事项的变更的情形。
10.2 发生人事变动的部门必须事先与行政总监沟通达成一致意见后方可实施变动调整。
10.3 属部门内调整的，被调整对象填报《人事变动申报表》经部门负责人审批，行政总监核准后生效执行；跨步门调整的，本部门和接收部门均需出具调整意见，经行政核准后生效执行。
10.4 工作岗位、部门、地点发生变动的必须填写《事物交接清单》，完整办理工作事务、办公用品、办公设施、信息资料等的交接手续后，方可到职履新。
10.5 所有签署好的《人事变动申报表》均由人事管理处保存，但须按月将复印件交财务部备档。
10.6 【附表】：《15.人事变动申报表》 《31.人事变动登记表》 《24.事物交接清单》
11、离职处理
11.1 员工要求辞职应提前一个月提交书面报告，尚未通过试用期的提前3天提交。也可以双方通过协商确定离职日期。
11.2 员工离职应填写《离职交接审批表》和《事物交接清单》，完整办理交接手续之后才可办理离职结算。公司配发其本人使用的物品设施等财物没有交还的，按照该财物的成本价值在离职工资中予以扣减。
11.3 连续旷工2周的人员记为自离。自离人员在发生自离的当月无工资、提成及奖金等一切经济权益。
11.4 在发薪日之前离职，有扣款项的必须在离职当月的发薪日予以扣减。
11.5 员工的离职资料应放入员工档案袋存档，并统一按月整理存放，方便查找。同时应及时更新在职人员花名册，将该人员信息移至离职人员汇总名单。
11.6【附表】：《23.离职交接审批表》
12、出勤管理
12.1 出差：出差人员填写《出差审批单》，部门负责人签字后交行政部审核批准，出差人员的考勤由考勤管理员根据出差单核计。出差费用由出差人员填写费用报销单，部门领导签字后交行政部审核，再交财务部核查报销。
12.2 请休假：请休假必须按要求填写《请（休）假条》，经有关领导批准后方可生效。批准后的《请（休）假条》由行政部存档以作考勤统计之用。
12.3 节假日：行政部根据公司总部确定的节假日放假方案，经与总经理商讨后形成放假通告，告知全员放假情况，必要时需安排假期值班人员。
12.4 考勤统计：上下班均需打卡，如有异常，需填写《考勤未打卡补签申报表》，详细说明异常事件和原因，部门内审核后交行政部处理。行政部每月5日前（节假日提前或顺延）统计上月考勤情况，制作《考勤汇总表》，并要求每位员工签字确认本人考勤。《考勤汇总表》作为工资核算的依据，原件留行政部存档，复印件交财务部备查。
12.5 【附表】：《22.出差审批单》 《9.请（休）假条》 《12.考勤异常补签申请表》
《21.考勤数据汇总表》
13、社保公积金
13.1 所有人员按公司《员工社保、公积金缴纳办法》的规定购买社保和住房公积金。招聘面试时必须向求职人员说明社保、公积金的办理规则。
13.2 每月由人事专员统计当月申请购买社保和公积金的人员名单，交部门团队经理确定名单，最后将名单交总经理批准后方可购买。
13.3 每月需从社保和公积金网站导出缴交明细，并从员工工资中扣除个人缴交金额。此缴交明细需复印交财务资金部备查和走账。
13.4 个人不愿意或要求暂缓办理社保、公积金的，必须签署相关书面文件，交由人事管理处与档案一起存档。
13.5 【附表】：《25.社保停缴声明书》 《25.公积金停缴声明书》 《27.公积金暂缓办理通知书》
《28.社保暂缓办理通知书》
14、工资核发
14.1 员工工资由行政部具体核算后，提交到总部财务部门核发。
14.2 各职位薪酬结构如下：
基本工资＋绩效工资＋交通补贴＋通讯补贴＋业绩津贴＋提成奖励
14.3 岗位工资与绩效和业绩挂钩
14.3.1 绩效工资根据个人工作能力、行为表现、工作任务的完成结果进行考核，实行打分制，满分100，由上级进行考评。
·实际绩效工资＝绩效工资标准额×绩效工资分配比例
·绩效工资分配比例＝最终考评分数÷100×100%
14.3.2 业绩津贴根据个人当月承担的业绩指标完成情况进行考核，完成率为100%，全额如数发放当月业绩津贴；完成率〈100%，当月业绩津贴为0。
14.3.3 提成奖励根据具体制度规定执行。
14.3.4 每月8号发基本工资，15号发提成，17号发管理津贴（管理人员才有），如遇节假日提前或顺延。

（二）行政事务管理
1、办公设备管理
1.1 办公用品及易耗品领用
1.1.1 个人使用的常规的易耗的办公用品可向行政部领取，由物资管理员登记于《物资出库（领用）记录表》，领用人员签字即可，领用时间为：每日上午9：30-10：30；下午14:00-15：00。
1.1.2 办公用品盘点
行政部物资管理员定期对仓库现有办公用品进行盘点，每月剩余情况将记录在《月份物资盘存记录表》，行政部人员可清楚知道
1.1.3.易耗品采购
①个人使用的常规的易耗的办公用品由行政物资管理员部定时采购，需保持一定的库存量。采购时应填写《采购申请单》， 如是其他部门需采购物品需填写《采购申请单》，审批流程：
部门负责人→采购管理人→行政总监→总裁/总经理审批
批准后交由行政部采购人员统一采购。
②物品成功下单后由采购管理人跟进物品出货及送货情况。在签收物品前，应检查物品质量及数量，没有任何问题方可入库。入库时应填写《物资验收入库记录表》，由行政主管确认签字即可。
4. 打印机设备
①.公司打印机设备现有两台，分别存放：行政部办公区域1台；第三分公司公共区域1台。
②.行政部打印机设备仅提供给行政部办公使用。
③.市场部工作人员如需打印及复印应到第三分公司办公区域，找设备管理员填写《打印（彩印）审批登记表》后方可进行打印或复印。个人未经设备管理员同意，不得私自复印或打印。
【附表】： 《采购申请单》 《打印（彩印）审批登记表》《物资验收入库记录表》
《物资出库（领用）记录表》《月份物资盘存记录表》
二、 固定资产管理
1. 行政部定期对公司办公室的固定资产和公共设备进行盘点和维护，防止人为损坏，避免公司财物损失。
2. 固定资产管理类别分为：①.办公电器；②.办公家具；③办公用品；④.花卉；⑤.计算机及外围设备；⑥.通信网络设备；⑦.艺术品；⑧.运输工具；⑨自动化办公设备。
3.资产管理员及财务文员会定期进行核对盘点，如物品或使用人有产生改变由资产管理员对 《固定资产盘点表》进行更改；
①.如资产出现故障或损坏，未过维修保养期的应填写《固定资产维修保养申请单》由行政总监审核，总裁或总经理审批成功后，资产管理员联系商家进行维护保养。期间产生的保养费用将由使用人负责。
②.固定资产如出现遗失或损坏（无保养情况），应由物资管理员填写《物资报损申报表》 审批流程：物资管理员核实→技术人员处理意见→报损单位审核→行政审批→总裁/总经理意见。
【附表】：《固定资产盘点表》《固定资产维修保养申请单》《物资报损申报表》
三、VI用品管理
1.展业用品领用
①展业用品属于易耗品，由仓库管理员负责登记领用。各部门在领用展业用品时应派部门工作人员填写《展业用品申请表》
②审批流程：仓管员根据库存数量给予申请意见→部门负责人确认→行政总监意见→总经理批准；仓管员在收到审批后须在2-3个小时内给予发放物品。
2.展业设备管理
①各部门在借用展业设备时应填写《展业用品借用登记备案表》，需妥善保管借用物品，借用人对该批物品拥有保管权并承担相应保管责任。借用期间如出现损坏，借用人应及时填写《物资报损申报表》，进行申报。
行政部对借用物品拥有管理权，如发现借用部门对借用物品使用不当，行政部将及时收回。
②.审批流程：借用人确认签字→物资管理员意见→行政总监核准
物资管理员收到审批表后将在1个工作日内发放所申请物品。
3.名片印制
①.名片印制需部门负责人填写《名片印制申请单》，呈报直属总经理签字批准，经行政总监签署意见后，再由行政部按照公司规格统一排版后，与部门负责人进行核对人员信息成功方可下单，个人不得擅自印制。
②.注：规名片印制每周一次，具体时间安排为：本周五接受申请表，下周一领取名片；
员工离职时须将剩余名片交回行政部处理，不得将名片带出公司。
4. VI用品采购
①.VI用品采购统一由采购管理员负责。采购管理员需通过货比三家对物品进行价格及质量对比，再填写《物品采购汇总表》，对合作商家进行利弊分析。
审批流程：部门负责人意见→行政总监意见→总裁/总经理核准
②.确定与哪个商家合作之后，将所需采购物品详情填写《物资采购申请表》。
审批流程：部门负责人意见→行政总监意见→总裁/总经理核准
③.与合作商家进行签订合同后方可下单采购。以上采购由采购管理员对物品进行出货及收货跟踪。
【附表】：《展业用品申请表》《展业用品借用登记备案表》《物资采购申请表》
《物资报损申报表》《名片印制申请单》《物品采购汇总表》
四、会议室管理
1.会议室预定
①.各部门需预定会议室应提前2个小时或一天与会议室管理员进行登记预订空置会议室手续。填写《会议场地使用登记表》，使用责任人签字即可。
2.会议室使用须知
①如会议中需使用投影仪的会议室需在登记时注明，并遵守所预订的使用时间，以保证下一部门的顺利使用。
②、会议室使用完毕：1）需将座椅归位，收拾用过的纸杯及杂物，保持会议室的整洁和卫生； 2）将使用过后的投影仪与白班全部回归原位；
【附表】：《会议场地使用登记表》
五、公司行政车辆管理
1.行政部负责调配公司所有行政车辆，并负责缴交车辆的保险费、使用税、统缴以及年审。
2.专用车辆管理
①.公司分配给各部门的车辆，须由车辆管理员填写《部门公车登记备案表》；
②.车辆交接时行政部车辆管理员与部门负责人当场交接检查及填写《车辆验收交接单》；
③.专用车辆使用人需填写《经济责任深户担保书》或《专配车辆责任担保书》，担保人及被担保人签章方可生效；
④.车辆验收无疑后，双方需签订《专用车辆使用协议》。公司与分配负责人签章后正式生效。具体要求参见《2014车辆管理办法》
3.用车申请
①.1）用车人员需要用车时需提前1个工作日向行政部申请，由行政部统筹安排；
2）每次申请用车时需填写《用车申请单》，对起始里程及返回里程应做详细记录，表格最后交由车辆管理员
3）审批流程：用车部门申请人→车辆管理员→行政主管→行政总监→总经理。
②.驾驶员每次出车均需填写《外出登记表》，作为正常出勤的依据。行政部车辆管理员需在每次出车回来后填写《行车记录表》作为信息登记备份。具体要求参见《2014车辆管理办法》。
4.车辆油卡管理
①.油卡由车辆管理员统一管理，如公司公用车辆出现需加油情况，应由驾驶员或车辆管理员填写《加油/充值申请单》。
②.审批流程：车辆管理员签字确认→行政总监意见→总裁/总经理核准
【附表】：《部门公车登记备案表》《车辆验收交接单》《经济责任深户担保书》
《专用车辆使用协议》《用车申请单》《外出登记表》《行车记录表》
《专配车辆责任担保书》
六、 办公室环境管理
1.公共办公区域
公共办公区域分为四块，行政部、第一分公司、第二分公司、第三分公司。培训室、洽谈室及会议室均为行政部管理。
2.环境管理
①. 稽查员每天上午9：30及下午16：00分两次检查每个区域的办公环境。
②.如出现办公桌面凌乱不堪，垃圾桶垃圾溢满周围情况，稽查员将对其拍照做为证据。有权利找当天区域负责人进行监督整改，且记录进《检查通报》里面，每周一由行政总监签写完意见后交由每个区域负责人填写整改意见。
③.如出现被通报多次无整改，或有拍照为证的情况，行政部有权开出《处罚通知单》
【附表】：《检查通报》《处罚通知单》
七、公章及五证管理
1、公章管理
①.公司现有公章由财务部管理，如需办理盖章相关业务需在行政部填写《印章使用审批单》。
②.审批流程：经办人确认→部门负责人审核→行政总监核准即可。
2.携章外出
①.如需携章外出办公相关业务需在行政部填写《携章外出审批单》
②.审批流程：使用人确认签字→监印人意见→部门负责人意见→审批人
2.五证管理
①.公司五证由财务部管理，如需办理相关业务需在行政部填写《公司证照（资质）使用等级表》
②.审批流程：使用人签字确认→部门审批→保管人成功签字后即可。