文档格式规范.doc

文档格式规范

目 录
1 文档格式规范 1
1.1 文字性文件或规范性文件的编制要求 1
1.1.1 文件的整体要求 1
1.1.2 文件编制的具体要求 1
1.2 表格文件的编制要求 5
2 文档命名规范 5

1 文档格式规范
1.1 文字性文件或规范性文件的编制要求
1.1.1 文件的整体要求
1.1.1.1 文件编制的基本要求
a) 文件均采用A4纸幅面。文件的名称应简明准确，一般不超过20个汉字。
b) 文件的内容应表达准确、清楚、简明、严谨。
c) 同一文件中术语、符号、代号应统一。表达同一术语的概念应前后一致。采用的术语尚无标准规定时且容易产生不同理解的，应给出定义或说明。
d) 文件中的缩略词(语)应采用有关标准或专业委员会认定的缩略词(语)，自定缩略词(语)应简明、确切，能反映主题。缩略词(语)在文件中首次出现时应做说明。
e) 文件中引用的标准和文件应是现行有效。
f) 文件中应采用国务院正式公布、实施的简化汉字。
1.1.1.2 文件封皮的基本要求
a) 文件封面的内容分为标题、编制信息和公司名称三部分。
b) 文件标题分为“标题”和“副标题”。“标题”描述项目名称，字体：小初 黑体 居中；“副标题”描述文件名称，字体：小一 黑体 居中。“标题”和“副标题”空一行。
c) 文件编制信息包含三个要素，“编制”、“审核”、“批准”：小四 宋体 加粗，书写对应人员姓名，姓名中文采用小四宋体，西文采用小四 Times New Roman。“版本号”：小四 宋体 加粗，书写文件版本号，采用小四Times New Roman；“日期”：小四 宋体 加粗，书写文件编制日期，采用小四Times New Roman。
d) 公司名称为公司的全称，在文件编制信息后空一行，三号 黑体。
e) 所有文字性文件或规范性文件中都必须包含文件修改记录，文件修改记录放在第二页，目录从第三页开始。
f) 封面页、文件修改记录页均不插入页脚页码，目录页的页脚中间对齐插入页码，格式为：I 、II、……。
g) 目录标题“目录”，字体：三号 黑体，通过全文自动生成目录项（word2003:插入—引用—目录；word2007:引用—目录）。制表符前导符：”……”；格式：“正式”；显示级别：3级即可。各级目录字体均为小四，宋体。
h) 封面页、文件修改记录表字体格式要求，如下所示：

1.1.2 文件编制的具体要求
1.1.2.1 文件正文格式
a) 正文需要插入页眉页脚，页眉：左对齐插入公司logo

右对齐插入文档编码与文档标题，宋体 10；页脚：中间对齐插入页码，数字格式 小五 Times New Roman：1，2，3……。
b) 章和条的标题的字体：小四 黑体。
c) 正文的中文字体：小四 宋体；西文字体：小四 Times New Roman。
d) 首行缩进两个汉字。
e) 图和表的标题的字体：小四 黑体。图、表后空一行，书写正文。
f) 行间距：1.5倍
g) 页边距：上:2.54cm；下:2.54cm；左：3.17cm；右：3.17cm。
1.1.2.2 层次划分及编号
a) 文件正文与附录应按其内容分成若干层次。
b) 文件的层次一律用阿拉伯数字连续编号，不同层次的数字之间加下圆点相隔（即圆点加在数字的右下角），最后数字后面不加标点，如“1” “1.1”“1.1.1”……。
c) 文件的层次不宜过多，通常不应超过4级（特殊的情况下最多可增至5级或6级），即：
第1级──1
第2级──1.1
第3级──1.1.1
第4级──1.1.1.1
序号应左顶格书写。有标题时，在序号后空一字距写标题，另起一行写具体内容；没有标题时，在序号后空一字距再写具体内容。层次标题力求简短，一般不要超过15个字，标题末不用标点符号。
各级编号的字体均为小四黑体。
d) 文件的各层次内部，若再需要分点叙述时，可用“（1）”这种层次序号；更小的层次则用“①”这种层次序号。 “（1）”这种层次序号之后是本段标题的，标题末用句号或冒号或空一字，其后接写正文；或另起一段。如果没有本段标题，则序号之后直接写正文。
1.1.2.3 数值
a) 表示非物理量的数，数字一至九用汉字“一”、“二”、“三”…表示，大于九时，用阿拉伯数字表示。表示物理量的数值，应使用阿拉伯数字，后边写上法定计量单位符号。
b) 小于1的数值，小数点前定位的“0”不可省略，代表有效数字的“0”不可省略。如五位有效数字，0.125应表示为0.12500。
c) 当整数的位数较多，且其后有三个以上的“0”，或当纯小数的小数点后面有三个以上时，应采用10n作为倍数(n为正、负整数)的写法，但保留的有效位中的“0”必须全部写出。如已明确80000的有效位数为两位，则应写成80×103或8.0×104或其他形式。
d) 数值的整数部分或小数部分超过四位数字时(包括四位数)，整数部分向左，小数部分向右，每三位数字应空半个阿拉伯数字或一个字符的位置，表示年号的数字除外。如：23 456，2.345 67，12 345.678 9。
e) 表示偏差范围的数值时，温度 20℃±2℃或(20±2)℃，不写作“20±2℃”。
f) 表示参数范围的数值时，表示为2×103～3×103，不写作2～3×103。
g) 带有尺寸单位的数值相乘时，表示为10mm×50mm×30mm 不写作10×50×30mm。
1.1.2.4 公式
a) 文件中公式需要编号时，采用题注自动编号（word2003:插入—引用—题注；word2007:引用—插入题注）应用带圆括号的阿拉伯数字从1开始连续编号(1)、(2)、(3)……。公式的编号右端对齐，公式和编号之间用“……”连接。附录中公式用(A.1)、(A.2)表示。
b) 公式中需要解释的符号应按先左后右，先上后下的顺序注释在公式的下方，必要时标明单位的符号。注释时，空两个汉字用“式中：”起排，所要注释的符号另起一行空两个汉字起排，符号与注释之间用破折号：“——”连接。每条注释均应另起一行书写，破折号上下对齐，注释内容回行时，与注释内容第一个字取齐，如图2所示公式示例。
c) 公式应另起一行居中，较长的公式应尽可能在等号处回行，或者在“+”、“-”等符号处回行。公式中分数线的横线，长短要分清，主要的横线应与等号取平。
d) 在同一份文件中需要互相引用公式时，可直接写出该公式的编号。

图 1 公式示例

1.1.2.5 量、单位、符号
a) 计量单位、数学符号按照法定规定，不使用自定义或容易产生歧义的符号。
b) 表示量值时，应写出其单位。度、分和秒(平面角度)的单位符号应紧跟数值后；其他单位符号与量值间空一个半角字符。如：20℃，26 km
c) 如需说明习惯用的非法定计量单位和法定计量单位相应的换算关系时，可在法定计量单位后圆括号注明。
d) 量用符号表示时，采用下角标区别取值变化，如：d0, d1, d2。
e) 在同一文件中，对同一度量对象应采用统一的单位来表示。
f) 文件的文字叙述中文字说明不用符号代替。
1.1.2.6 插表
a) 插表排在有关条文之后，先见引文后见插表。
b) 插表采用题注自动编号（word2003:插入—引用—题注；word2007:引用—插入题注）。“表”和数字之间空一个半角字符，如表 1、表 2…；表号与表题间空两个半角字符；表号和表题放在插表的上方居中位置，采用 黑体 小四 居中；表头填充深度15%灰色 五号 宋体加粗 居中，表内文字采用 五号 宋体；续表同样。如表 1所示：

c) 每个表应有表题和边框，栏中使用的单位应标注在该栏表题名称的下方或右方。插表中所有计量单位相同时，应在插表的右上方统一描述单位，如：单位：km。
d) 跨页表，需设表题，例如 “表5 （续）”黑体小四；或重复标题行。
e) 插表中有参数“不大于”、“不小于”或“最大”、“最小”时，应用符号“≤”、“≥”、“max”、“min”表示，不得用文字书写。
f) 插表中相邻的参数或内容相同时，合并单元格表示。
g) 空白单元格采用全角中划线。
h) 所有表头加底色 15%深度灰色。
i) 插表和文字间空一行。
1.1.2.7 插图
a) 插图排在有关内容附近，先见引文后见插图。
b) 插图的编号采用题注自动生成（word2003:插入—引用—题注；word2007:引用—插入题注），从1开始连续编号，如：图1、图2……。
c) 每一幅插图应有图题，并置于图的编号之后，图号和图题写在图的下方居中位置，图头采用小四，黑体；绘图工具最好采用visio绘制或uml图
d) 无关系时单独排序，单独截图；同一编号插图有若干图组成应按(a)、(b)……顺序编号。
e) 插图和文字间空一行。
1.2 表格文件的编制要求
a) 表格文件一般由封面、里页、首页、续页组成，必要时可加“编制说明”。
b) 表格文件均采用A4幅面，表格大于A4幅面的应折叠成A4大小。
c) 同一表格应自上而下分类填写，每类之间可留适当空格，但要保持序号的连续性。
d) 横向编排的表格，表题应设置在表的上方，页码在版面的右（左）下方。
e) 设计文件中的表格编写，按相关标准执行。
2 文档命名规范
a) 文件命名严格按照文件内容+版本号形式，例如：《数据库制图项目实施计划V1.0》。
b) 模板文件的文件命名按照文件内容+“_”+模板+版本号形式，例如：《数据库制图项目配置文件清单_模板V1.0》
c) 多人合作撰写文档，文件命名按照文件内容+版本号+“_”+文件提交人姓名+“_”+文件提交时间形式，例如：《数据库制图项目实施计划V1.0_张三_20100102》
d) 文件版本号的规则：创建首个版本默认为V0.1，个体每修改一次形成的过程版本增加0.01，即V0.11；多人编辑合稿一次版本增加0.1，如V0.2；审核通过且可发布版本则增加1.0且为整数，如V1.0、V2.0...。