高校兼职档案员队伍建设的问题、原因及优化路径.pdf

陈语：高校兼职档案员队伍建设的问题、原因及优化路径277高校兼职档案员队伍建设的问题、原因及优化路径陈语贵州大学档案馆（校史馆），贵州贵阳550025摘要：高校档案的收档工作通常由兼职档案员完成。档案是否收集完整，在很大程度上取决于高校是否具有一支过硬的兼职档案员队伍，因此加强兼职档案员队伍建设非常重要。本文对高校兼职档案员队伍建设存在的问题进行梳理，并就这些问题产生的原因进行分析，进而就高校兼职档案员队伍建设的优化路径提出建议。关键词：高校档案；兼职档案员；队伍建设作者简介：陈语，女，贵州大学档案馆（校史馆）馆员。高校档案是否完整，直接影响档案管理工作。高校档案收集完整，需要有一支业务过硬的兼职档案员队伍，而目前高校兼职档案员队伍建设存在一些问题，给档案工作顺利开展带来负面影响。笔者对这些问题进行了梳理，对产生问题的原因进行剖析，并就兼职档案员队伍建设的优化路径提出建议。一、高校档案及高校兼职档案员工作的重要性高校档案是高校在从事招生、管理、教学等活动中形成的历史资料，以图表、文字、影像等形式形成档案，对师生、学校和社会均有借鉴和保存价值。宏观上说，高校档案是学校各种资料的汇总，是学校发展的见证，对国家、学校都有重要意义。微观上说，高校档案是对个人经历、事件的记录，具有查考意义。例如，研究生考博时，须提供学位档案里的成绩、论文评阅意见书；师生办理出国留学手续时，须提供成绩单；教师评职称时，须提供相关聘任文件，等等。各部门（学院）的每个工作环节形成的档案都非常重要，关系着278 Academics and Practice 学术与实践师生员工的切身利益。由于档案管理部门的专职档案管理人员较少，归档工作只能由各部门（学院）指定的兼职档案员完成，他们的工作就是把本部门（学院）产生的档案收集完整，每年在规定的时间整理、装订并移交给档案馆。他们的工作非常重要，是高校档案管理工作的基础，是档案利用服务工作的保障。高校兼职档案员工作的重要性体现在收集的档案是否完整，因为只有完整的档案才有较高的查考价值。档案的完整性体现在两个方面：一是每一份档案的完整，如文件包括正文内容、附件及盖章签字等；二是一个门类或事件的完整，如会议纪要次数的完整，或一个人被处分的前因后果及相关部门的发文等。档案是否完整，只有在利用时才会被发现，这是档案收集工作的一个重点，也是一个难点。例如，一本厚达数百页的录取新生名册，如果缺失几页，档案管理人员审核时通常很难发现；学校一年开了十几次会议，最后移交的会议纪要里缺了一次，档案管理人员也难以发现。如果近期移交的档案在利用时被发现缺失，尚可以增补；如果年代久远则无法增补，该档案的利用者就不得不东奔西走找相关部门出具证明。因此，档案缺失会给利用服务工作造成严重影响。高校收档工作的效果如何，在很大程度上取决于兼职档案员对档案工作的认知、态度及工作能力。这需要他们非常熟悉归档范围，一旦有新文件产生就应及时收集、保存，从源头保证档案的完整性。而要做到这一切，则需要高校档案管理部门高度重视兼职档案员工作，采取措施精心培养一支过硬的兼职档案员队伍。二、高校兼职档案员队伍建设存在的问题目前，很多高校在兼职档案员队伍建设方面采取了一些措施，主要包括以下几个方面：一是组建兼职档案员 QQ 群，兼职档案员有问题就在群里提，由专职档案员解答；二是把高校档案归档范围和保管期限以及整理装订的操作规程印制成册，发给兼职档案员自学；三是在每年的国际档案日举办培训会统一讲授档案专业知识；四是把每年移交档案的情况纳入年度绩效考核。这些措施的实施，在一定程度上改善了兼职档案员队伍建 设，但仍然存在以下四方面的问题。（一）兼职档案员的工作态度不积极在高校很多部门（学院），兼职档案员基本上不是自愿担当的，大多由各部门（学院）领导指定。兼职档案员往往是被动陈语：高校兼职档案员队伍建设的问题、原因及优化路径279的，是不自愿的，因此他们开展兼职档案工作不积极、不主动。（二）兼职档案员队伍不稳定在高校，很多兼职档案员常常抱怨本职工作繁忙，不安心从事兼职档案工作，通常干完一年就辞工，人员更换频繁，导致队伍不稳定。在兼职档案员 QQ 群里，常有新同志加群，但新、老兼职档案员之间很少交接工作，因此新的兼职档案员不得不在群里反复询问本部门的用户名和密码。（三）兼职档案员缺乏档案专业知识由于高校档案部门对兼职档案员队伍培训不够重视，导致很多兼职档案员缺乏档案专业知识，开展工作不太顺利，对档案工作没有兴趣。学者刘春意在其调查中发现：在他的研究对象中，31.7%的人认为自己被动接受兼职档案工作；有的甚至不愿意接受这份工作，没有把兼职工作列入自己的工作范围：有的甚至有“不是本职范围，谁干都行”的想法，没有理解档案工作的重要性，对自己所肩负的兼职工作不够重视1。（四）收档工作迟滞，甚至档案缺失例 如，贵 州 大 学 档 案 馆（校 史 馆）2022 年的收档合格率为 80%多，有些部门（学院）几经催促才移交，有些装订编页不合格，有些标题录入不规范，导致档案管理部门的审核工作量非常大；在近期的档案利用过程中发现有档案缺失的情况，档案亟待完善。三、高校兼职档案员队伍建设存在问题的原因（一）档案专业知识的培训不够高校档案管理部门对兼职档案员的指导工作只停留在技术层面，没有进行档案专业知识的培训，导致兼职档案员所看到的档案工作就是枯燥的关于归档范围的条款及简单的编页装订操作流程，根本没有时间和机会了解档案工作的意义及重要性，无从产生工作兴趣。此外，兼职档案工作做得再好也没有人知道，做得不好还会影响本部门年终考核。如此，兼职档案员自然很难积极工作。（二）专、兼职档案员之间的交流不够专、兼职档案员在每年移交档案时才联系，平时基本没有交流机会。刘春意所做的调查研究显示：被调查的四所高校档案部门每年都举办一次兼职档案员培训会，其他时间很少主动与兼职档案员联系2。280 Academics and Practice 学术与实践（三）对兼职档案员的重要性认识不足档案的归档和管理利用工作是一个完整的系统，档案管理部门没有意识到兼职档案员的重要性，只做了常规工作，没有重视兼职档案员队伍建设，没有针对兼职档案员采取有效的培训措施。高校档案管理部门的负责同志往往认为：兼职档案员只是各部门（学院）指定的兼职工作人员，任务就是把档案归档，如果做得不好，责任在于兼职档案员和各部门（学院）；既然是兼职人员，只要知道归档范围，把该交的档案移交就可以了，甚至审核时重点看的也只是编页是否正确等技术性问题；至于归档工作的意义和档案的深刻内涵，他们没必要知道。如此，就造成了兼职档案员和专职档案员互不相干、各自为战的局面，割裂了档案工作系统。四、兼职档案员队伍建设的优化路径（一）明确兼职档案员的地位，打造完整的档案工作系统兼职档案员在档案工作中举足轻重，不可或缺，他们应该被纳入专职档案工作队伍中。从工作重要性来说，他们是第一手原始资料的收集者，保证了高校档案工作的正常开展。没有他们，就不可能高效开展好档案收集工作。各部门（学院）产生了哪些档案，档案是否收集齐全，档案管理部门无法弄清楚，档案收集归档工作很大程度上靠兼职档案员。从档案利用的重要性来说，收集完整的档案资料非常重要，所以兼职档案员的工作非常重要。从工作时间上来说，他们要负责收集一年的档案资料，也就是说要长期关注本部门档案，认真开展档案收集、整理、编页、装订等相关工作。这些工作持续时间长，涉及范围广，不应被认定为兼职工作，而应被认定为专职工作，做这份工作的人理所应当是“处于不同岗位的专业档案工作人员”。因此，除了高校档案馆的专职档案员外，还应在相关部门（学院）设立专职档案员岗位，遴选素质高、专业技能强且有上进心的档案利用服务工作人员作为专职档案员3，建立一支数量充足、专业覆盖面广的高素质、复合型档案人才队伍4，进一步推进高校档案工作高质量开展。（二）大力宣传兼职档案员的工作，稳定兼职档案员队伍兼职档案员的工作非常重要，但不为人所知。大家通常认为只有档案馆才是做陈语：高校兼职档案员队伍建设的问题、原因及优化路径281档案工作的，专职档案员享受了档案工作的所有荣光。所以，高校应在全校范围内采取多种形式大力宣传兼职档案员工作，在各级各类会议上宣传，组织专题活动宣传，在校园内设专门展板宣传，把兼职档案员介绍给全校师生；每年要像评选优秀辅导员那样评选一次优秀兼职档案员，并给予表彰奖励。要通过宣传与表彰让大家知道：大家平时看到的展板及到档案馆查阅的资料等，大多来自兼职档案员的辛苦工作。总之，要让兼职档案员感受到自己是档案工作队伍的一员，并为之自豪。（三）加强专、兼职档案员之间的联系，培养收档意识目前很多高校专职档案员主要通过 QQ大群联系兼职档案员，每年交档案时帮他们解决一些技术难题。而每年国际档案日开展的活动都是面向全校师生，宣传信息有限，时间太少，效果不佳。因此，除了QQ 大群以外，专职档案员应组织自己联系的部门（学院）的兼职档案员建一个 QQ小群或微信群，经常分享一些案例，传播相关档案知识，让他们体会到自己的兼职工作对学校发展和师生工作、学习、生活的重要意义。此外，还可分享一些典型的档案利用案例，让他们认识到：兼职档案员的工作与师生的切身利益相关，如评职称、考学、出国、办退休等都离不开档案。另外，专职档案人员应深入自己指导的兼职档案员所在的部门（学院），了解其工作流程及每个流程会产生哪些档案；经常和兼职档案员联系，在发生重大事件时指导他们及时收集材料，从源头保证档案的完整性。（四）把兼职档案员设为补档联络员，做好收档工作的最后一环查找档案时，如果在档案馆查不到的档案，都必须要去各部门（学院）补充，通常做法是请查档者自己找各部门（学院）办公室解决。如果将兼职档案员设为联络员，就比较方便联络他们，并让他们见证整个过程，促使他们认识到：如果档案收集不完整，会给查档者带来很多麻烦，最后麻烦还会转回到自己身上。如此，兼职档案员就会对档案工作更加重视，进而转变工作态度，认真做好收档工作。五、结语 高校档案是否完整，直接影响档案管理工作。高校兼职档案员不能仅是字面意义上的兼职人员，而应是档案工作的基础和保障，在档案工作中不可或缺。高校档282 Academics and Practice 学术与实践案馆负责人及其他专职工作人员应充分认识兼职档案员的重要作用，真正把兼职档案员的工作纳入档案工作系统，加强兼职档案员队伍建设，改进兼职档案员工作；兼职档案员也应真正认识到自己工作的重要意义，发自内心地投入这一事业中。只要双方共同努力，高校档案工作便能迈上一个新台阶。参考文献：1刘春意.高校兼职档案员工作现状调查与研究J.安阳师范学院学报，2015（6）：152-154.2曹新素.高校兼职档案员队伍存在的问题及对策研究J.山西科技，2015，30（4）：105-107.3谢群.大数据时代背景下档案利用服务的挑战与提升路径J.教育文化论坛，2022，14（3）：121-124.4刘敏，张家玲.高校档案纳入校园文化建设探讨以贵州大学为例J.教育文化论坛，2013，5（1）：81-83.