关于档案修复外包的工作思考.pdf
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1、业务探索云南档案关于档案修复外包的工作思考邢洲摘要:随着新时代档案事业的发展,档案修复外包业务也随之兴起。本文以档案修复工作实践为基础,围绕档案修复外包的现实背景、基本概况、安全问题等展开讨论,总结安全、质量方面的管理经验,以供同行参考。关键词:档案修复修复外包安全管理质量管理制度规范档案具有重要的参考价值和凭证价值,历史档案是不可再生的历史文化遗产。目前,全国各级档案馆的馆藏中存在着大量破损的档案函待修复,并且随着时间的推移,档案破损的数量还在持续增长,破损的情况也会不断加剧。因此,开展规模化的档案修复工作迫在眉睫。在此背景下,采取档案修复外包的模式,合理扩大档案修复规模,有序、高效推进档案
2、修复工作,是各级档案馆确保破损档案及时得到修复,档案寿命得以延续的有效措施。一、档案修复外包工作的背景面对呕待抢救的破损档案,很多档案馆面临着修复岗位技术人员不足的问题。一方面,受制于技术保护和修复岗位编制设置,修复人员往往要身任多角,无法保证固定、有效的修复时间专心从事具体的档案修复工作。另一方面,档案修复人才培养投入久、见效慢,且目前档案修复师资力量不够,许多档案馆在专职修复工作人员退休后,面临着后继无人的情况。因此,不少档案馆就产生了期望通过外包的模式来满足馆藏档案修复的需求。与之对应的是,近年来社会档案中介服务机构在不断增加,它们不断拓展档案专门业务,尤其在档案修复工作方面发展较为迅速
3、。相关企业为增强公司档案修复工作业务能力,注重招聘具有手工修复专业背景的工作人员,部分企业甚至还获得了行业认可的相关修复资质,这为档案馆进行档案修复外包业务提供了可能性和可选择性。因此,各档案馆利用好市场资源,引进档案修复外包工作,将之作为档案保护和修复工作中的重要一环,将极大地助力现有的档案保护工作。但是,如何开展招标,如何科学引导、监督、管理外包公司,如何监督、检查档案修复质量等,许多现实问题都值得我们进行深入思考。笔者拟以档案修复外包工作为例,对有关问题进行探讨。二、档案修复外包概况(一)修复外包的采购流程为确保规范,外包工作需按照服务类项目招标采购,修复外包工作也要遵循相应的采购流程。
4、采购外包服务前,一是要根据单位的馆藏规模、档案破损情况和比例进行实地调研,了解馆藏待修档案情况,(实践中,可以将档案修复外包与馆内其他业务工作协调开展,同时推进,以便修复工作配合好进行的档案整理、数字化工作,可减少档案拿取、翻阅次数,有效保护档案。)二是要就是否需要开展外包,以及外包条件、破损档案修复的市场价格等方面做好调研和论证。论证通过后,即进行修复外包工作的预算申请和项目立项。预算批复后,商定修复外包项目招标文本。之后着手招标采购。招标采购完成,档案馆与中标公司签订合同,就档案修复数量、质量、时间、使用修复材料和修复工艺等进行要约,中标公司按照要求进馆开展档案修复工作。(二)修复外包管理
5、流程修复外包工作进行中,档案馆修复外包管理人员现场进行监督管理和业务指导,档案修复完成后由管理人员对档案修复数量和质量进行统计和检查。合同项目完成,档案馆根据实际情况组织项目验收,主要验收项目是否按照规定时间完成合同约定的修复工作数量,达到合同约定的修复质量,要求提供相关证明,如已修复的档案、档案修复前后图像和管理的相关单据。如公司完512024年第1期档案务探索成合同约定,即可支付对应合同款项。三、修复外包工作中应注意的问题及解决办法(一)安全问题档案修复外包中的安全问题主要是档案实体安全、修复环境安全和修复质量安全。1.档案实体安全,注重各种环节登记。档案修复外包管理中存在档案接收、档案提
6、还、档案暂存、档案分发和档案归还等档案转移场景。另外,档案修复中,还会有档案拆卷、修复、装订等情况。因此,为防止档案遗漏,要做到档案转移过程全程登记,确保档案件数、页数不少,页面顺序不乱。不同项目送修档案要使用固定的交接单,进入库房提还的档案需要入库档案登记单,标明档案件数。同时,点数数量也要双方签字确认。分发给公司修复人员时要签档案修复登记单据,标明修复人员、档案件数、页数,并对破损情况进行描述,有条件可以拍照存档,防止档案修复前后状态不同造成数据发生变化,时过境迁解释不清问题。2.档案环境安全,注重暂存保管安全。档案修复的工作环境,不同于库房环境,配备有水源、电源、窗户等。档案存放和修复外
7、包工作的空间需要配备监控设备、门禁系统,以确保档案的实体安全和修复过程的影像可回溯,有条件的还可以增加墙振报警、玻破报警、水浸报警等其他安防系统。另外,档案修复过程中要分页进行操作,特别是上墙干燥环节中的档案不具备转移到暂存档案间的条件,因此要杜绝修复工作间因用水、用电、取暖、温湿度设施产生的安全隐患。要制定水电安全使用规定,保证使用结束水电设备及时断水断电。管理人员下班前要进行巡检,法定节假日期前要对屋内门窗、水电设施的总阀门进行关闭,只保留安防、消防报警用电,以确保修复间存放档案的环境安全。3.档案修复安全,注重修复全流程质量。一是加强档案修复外包制度建设。在开展修复工作前要对修复工区管理
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