DDC001文件控制程序.doc

Glorysky Electronics Co.,Ltd.
文件状态
DOC.Status
标题：文件控制程序
编号REF：
DCC-QP-001
文件修改履历 DOCUMENT AMENDMENT HISTORY (版本ISSUE：A2)
修订 REV
更改简述 CONCISE DESCRIPTION OF CHANGE
制定人
EDITOR
生效日期 EFFECTIVE DATE
A0

A1

A2

首次发行

1、 增加外来文件识别、收集、发放的界定
2、 增加顾客技术资料评审的时效指标

增加临时文件、外来文件管理规定
邹传健

裴大连

许艳波
2011-06-01

2011-12-20

2012-7-20
在以下（ ）中打√选择审批部门经理 Choose the approving department manager in ( ) below with √

生产部
PROD（√ ）

工程部
PE（√）

计划部
PPC（√）

物控部
PMC（√）

人事行政部
HR（√）

品质部
QA（√）

信息部
MIS（√）

管理者代表
MR（√）

维修部
PM（√）

市场部
MKT（√）

工艺部
ME（√）

总经理
GM（√）

财务部
FIN（√）

1.0 目的
确保对与质量/环境管理体系有关的文件进行有效控制，保证与质量/环境管理体系有关的所有文件得到有效使用和管理。
2.0 适用范围
适用于与质量/环境管理有关的所有文件的控制，包括：质量/环境管理体系文件、技术文件、外来文件。
3.0 术语
3.1 受控文件：须随时保持最新版本及有加盖受控文件章的文件，且无效的文件须依规定收回撤销的文件。
3.1.1 一级文件：指质量手册、环境手册，用以说明本公司质量和环境管理体系满足国际标准的纲领性文件；
3.1.2 二级文件：指程序文件，规定实施质量环境管理体系要求所涉及过程的文件，描述一个过程如何按特定的顺序、流程进行输入、活动和输出；
3.1.3 三级文件：指规范性文件，描述一个子过程、环节和层次如何按特定的方法、标准进行活动的文件，包括控制规范、技术标准书、作业指导书、在线检查指导书、QC工程表、采购式样书、外发加工式样书和其它实施细则等；
3.1.4 四级文件：指记录表单，以收集、传递信息和控制作业流程或证明作业已符合既定要求。
3.1.5 临时文件：解决突发问题而发出的改善措施、优化作业参数、新设备临时操作指示、新工艺操作指示、特殊板操作指示等。还包括人事规章制度、临时考核、奖惩制度等。
3.1.6 外来文件：包括法规性文件、标准、供方的有关文件(如企业标准、检验规范等)、顾客提供的产品图样和工程规范等。
3.2 非受控文件：为制定文件所需的参考文件及提供给客户或外部机构无需回收的文件，以及其它特殊发放的文件（如组织架构图、生产计划、流程图、通知、通告等），不要求对其更改进行控制，对此类文件应当做为非受控文件。其它涉及到产品/材料追溯性，需对其进行责任归属、判定的文件（包括记录）必须进行受控。
3.3 电子文件：受控文件的最新电子版本及外来的电子文档的文件。
4.0 权责
4.1 文件的制定、修订与批准
4.1.1 质量/环境手册：由管理者代表组织手册的制定、修订，管理者代表审核，总经理批准。
4.1.2 质量/环境程序文件：相关部门负责人组织实施质量体系程序文件的制定、修订，管理者代表审核，总经理批准。
4.1.3 质量/环境作业指导书：相关部门负责人组织实施作业指导书的制定、修订，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.1.4 质量/环境记录表格式样：同4.1.3。
4.1.5 临时文件：同4.1.3。
4.2 文件控制中心
文件控制中心负责文件的登记、编号、分发、收回和旧版(或作废文件)的销毁；并建立《文件管理一览表》。
4.3 文件使用单位
负责使用文件的保管、防损和防污，负责对旧版(或作废文件)的收集和交回。
5.0 内容
5.1 文件/表单的编号原则
5.1.1 质量手册的编号为：GS-QM－×××
序列号(001～999)
5.1.2 程序文件的编号为：U××-QPU-U×××
U 序列号(001～999)
部门代码与程序文件代码

5.1.3 作业指导书的编号为：UGS-WIU-U××U－U×××
U 序列号(001～999)
归口部门代码

作业文件代码

5.1.4 表格的编号为：UGS-QRU－U××U-U×××U-×××-××
U
版本状态

表格管制编号（001～999）
文件序列号（001~999）

归口部门代码
质量记录代码
U 5.1.5 临时文件的编号为： GS-TIU- U××U－U×××
流水号(001～999)
归口部门代码
临时文件代码
5.1.6各部门代码
一级文件：质量手册(代码QM)
二级文件：程序文件（代码QP）
三级文件：作业指导书（代码WI），包括生产操作指引、设备操作指引、检验标准及列入体系管控的部门内管理规定和细则
四级文件：质量记录（代码QR），包括各种表格记录
各部门代码：生产/PR(钻房/DR；压合/LIM；电镀/PL；绿油/WF；线路/DF；
文字/CM；喷锡/HAL；成型/ROU；包装/PACK)；物控、采购部MC；行政人事部/HR；工程/PE；工艺部/ME；品质部/QA；市场部/MKT；
仓库/MA；计划/PPC；维修部/PM；总办/GM；信息/MIS；文控/DCC
5.2 文件的版本和修订控制
5.2.1质量/环境手册有3个以上的要素描述有实质内容更改，或某一要素描述有10条以上更改时，质量/环境手册应换版本号；没有达到上述条件只需换修订。
5.2.2 质量/环境程序文件、作业指导书有5个以上条款文件实质内容发生更改时，文件应换版本号；没有达到上述条件只需换修订。
5.2.3 质量/环境一记录表格式更改时，更换表格版本号。
5.3 文件的编制、修订和废止
5.3.1 文件的编制
根据工作的需要，由提出人填写《文件编制、修订、废止申请单》经部门负责人批准后，编写人参照现有体系文件标准格式编写文件，并确定文件版本号，连同《文件编制、修订、废止申请单》一并送对应权责人审批后发行。
5.3.2 文件的修订
a)文件需要更改修订时，由提出人填写《文件编制、修订、废止申请单》经部门负责人批准后，由原制定部门的修订人参照现有体系文件标准格式修订文件内容，并确定文件版本号，连同《文件编制、修订、废止申请单》一并送对应权责人审批后发行。
b)修订内容以文件的编制、修订状况一记录页。在修订时新的编制或修订一记录页、首页和修订页按原文件的《文件分发管理一记录表》下发，并收回作废的记录页、首页和修订页。
5.3.3 文件的废止
a)文件需要废止时，由提出人填写《文件编制、修订、废止申请单》经部门负责人批准后，由原制定部门会同相关部门共同研讨，由原文件的批准人批准后，并交文件控制中心进行收回及废止作业。
b)文件废止后原文件的编号不再使用。
5.4 文件的分发、收回
5.4.1 经批准后要发行文件，文件控制中心在文件原本上盖“正本文件”，依照《文件分发管理记录表》上的下发名单复印适当的份数，每页均加盖蓝色“受控文件”印章后，分发各个使用部门，文件使用部门的负责人或指定人员在《文件分发管理记录表》上签收，如有旧版本要回收时，使用部门回收人在《文件回收一记录表》上签字确认。
5.4.2 因份数不够或其它原因所致，需持有某一文件的部门，以《文件补发申请单》经部门负责人和管理者代表审批后，向文件控制中心领取。文件控制中心根据文件受控性质，受控文件加盖蓝色“受控文件”印章，分发给申请使用部门，文件使用部门的负责人或指定人在《文件分发管理记录表》、《文件回收记录表》上签字确认。
5.4.3 外来文件也需受控。由收集部门提交文控受控，由文控进行发放及回收并登记。
5.4.4非受控文件经管理者代表同意后直接分发，领用人需签名，文件控制中心不对其回收。
5.4.5文件在修订或废止时，文件控制中心负责收回相关的旧版或废止文件。对收回的失效文件，应检查数量及内容的完整性。
5.4.6 当需提供受控文件给客户、供应商、评审机构等公司外部时，申请部门填写《文件外发申请单》，交部门经理审核，经管理者代表批准后交文控中心，文控中心根据要求分发文件，并做好分发记录。当文件有更改或失效时，不做回收。
5.5 文件的存档、销毁
5.5.1 文件的存档
a)发行文件的原稿（正本）及电子档均由文件控制中心存档。
b)文件控制中心一般只保存当前使用文件的最新版本。
c)旧版或作废文件若必需保存时，由文件控制中心加盖“报废文件”章。
d)各部门的表单一记录由相关部门按规定的保存期限存档。
5.5.2 文件的销毁
文件控制中心对收回的失效文件予以销毁，超出有效期限的记录由各保存单位自行销毁。
5.6临时文件有效性要求
5.6.1文控中心对临时文件校对合格后输出的当日为临时文件的生效日期，有效日期由编写人制定，经部门经理审核，管理者代表批准后方为合格的有效日期，但最长不得超过三个月。临时文件超过有效日期，文控中心将对其统一进行回收。
5.6.2 临时文件在分发到各部门前，需在正本的纸档文件上加盖红色“临时文件”章，复印分发到各部门的文件则加盖蓝色的“受控文件”章。
5.6.3文控中心定期对临时文件进行整理，文件的有效期到期后，需即时回收分发到各部门的临时复本文件。同时需通知编写人对临时文件进行效果评估和处理，若无明显效果且需在修订后仍以临时文件的方式试行的，需填写《文件编制、修订、废止申请单》，重新确定内容及有效日期，文控中心按升版本的临时文件发放；对效果确认有效且可转成正式的体系文件时，由编写人填写《文件编制、修订、废止申请单》转正式文件或将临时文件内容纳入正式文件中并经批准后由文控受控发放。
5.7 外来文件的识别、收集和管理：
5.7.1 法律法规，有关生产安全方面的由行政部识别并收集，有关环境方面的由信息部收识别并收集，有关产品安全方面的（如UL），由品质部识别并收集；
5.7.2 标准，包括国际标准、IPC、国家标准、产品环境标准（RoHS、REACH、WEEE）等由品质部识别并收集；
5.7.3 供方提供文件，包括仪器说明书、软件等，由使用部门识别并收集，基建图纸、设备说明书、软件等，由维修部识别并收集，物料说明书、MSDS等由采购部识别并收集，企业标准、检验规范等由品质部识别并收集。
5.7.4 顾客提供文件，包括产品图样、工程规范等，由工程部识别并收集，客户标准和检验规范，由品质部识别并收集。
5.7.5 外来文件由文控中心统一管理，如需发放由文控中心在正本的纸档文件上加盖红色“外来文件”章，复印分发到各部门的文件则加盖蓝色的“受控文件”章。
5.8 文件管理要求
5.8.1现场使用的文件必须放置到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的文件，由使用部门保管。
5.8.2 各个文件使用部门如有文件破损、丢失按5.5.2执行。
5.8.3 各个文件使用部门建立《部门使用文件清单》，以利于管理及查阅。
5.8.4 文件控制中心建立《文件管理一览表》，并适时更新。
5.9 客户技术文件的控制
市场部接收客户工程技术文件并转给工程部，工程部负责评审资料的完整性和适合性，并与客户沟通，确保使用正确的技术资料。当客户对评审期限没有要求时，评审必须在5个工作日之内完成。 评审后的资料由工程部上传至ERP系统，供市场部报价参考。对于工程更改的控制参考《工程更改运作指引》。

6.0 支持性文件
无
7.0 使用的表格、记录
7.1《文件管理一览表》---------------------GS-QR-DDC-001-A1
7.2《文件补发申请单》---------------------GS-QR-DDC-002-A1
7.3《文件编制、修订、废止申请单》---------GS-QR-DDC-003-A1
7.4《文件分发及回收签收记录表》-----------GS-QR-DDC-004-A1