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会务培训.doc
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1、会务培训一) 会前准备工作1、 做好工作交接:接到外部会务的任务,应填写会务申请表,经主管领导审批后,安排好工作交接。工作委托书委托人所在部门职务联系方式被委托人所在部门职务联系方式电话转移委托人: TEL:被委托人: TEL:邮箱委托是 被委托人: 否委托原因出差 休假 请假 其他:_委托时限 年 月 日至 年 月 日工作委托任务编号工作任务完成情况交接日期接手人预计完成情况工作交接情况应仔细填好委托书和委托内容,不让会务工作影响部门正常运作。2、 明确会务类型:分清是日常会务还是大型会务,是内部会务还是外部会务,做好相应的准备工作和必要的资源调配等。3、 通知与会人员参加会议:应提前通知各
2、与会人员,大型会议涉及外地甚至外国人员的,应提前足够多的时间通知,以便与会人员作出安排。必要时,应要求填写会议通知的回执,根据回执确认与会人信息。会议通知时间地点会议主题召集人与会人纪要人会议议程附件辅助仪器(可在会议通知回执中作类似声明:若不能参加,应反馈“有事不能参加”并想会务组领导请假,若无反馈则默认为能够准时参加。)给公司高层的会议通知,最好抄送一份给与会人员的秘书,请其协助提醒与会人员到会。会议前一天,应发送会议的提醒通知。4、 会务人员分工:会务总协调人应该制定一份会务分工总表,按整个会议议程的关键行为和工作量细分小组,确定各小组负责人,并明确每个小组的职责。各小组根据自己所承担的
3、工作,进一步细分到个人,即会务分工明细表。会前可按事情分工,会中按地点分工,会后按事情分工。会务分工明细表任务计划完成时间责任人/联系方式会务联系人/联系方式备注完成情况每天刷新会务清单,准确了解各板块工作进展情况,督促各项工作计划的完成,实时进行调整,避免会务工作的延误,对各负责人协调配合的部分要特别强调,共同推动整体工作的进展。会前应制定好会务纪律,个会务人员确认好自己负责的会务工作内容。对于大型会务,应预留一个人做突发事件的处理。5、 明确会议议程:会议议程的安排,要与主办单位领导进行充分的交流沟通,已得到全面、准确的会议信息;在确定会议日程时,应多方征求意见,以获得共同认可;议程中还应
4、包括就餐地点、休息时间等的安排。会议议程安排好后,应由会务组组长及与会领导审批,原则上要求在发出会议通知前确定出会议议程,避免突发性的修订。会议日程安排表时间事项备注会务议程后可附会务须知,内容包括会议议程、会务组负责人房间号及联系电话、展会开展及撤展时间、地点、交通路线、娱乐、餐饮、会场纪律、注意事项等等,可以说整个会务组的工作都体现在会务须知上。6、 安排住宿、餐饮:(1) 住宿安排:与酒店销售经理搞好关系,客房方面预留一定空间,在客人突然增加或减少的情况下,可与酒店很好的协商。充分利用酒店的资源(司机、小工、服务员等),腾出时间处理更紧急、更重要的事情。预订酒店时应进行实地考察,询问放假
5、、空房或会议室的大小,一定要亲自查看是否可以入住。安排住宿时,应先确认与会者的性别,同方人员的搭配应考虑适宜与否,并做好住宿人员登记表。住房登记表序号姓名性别省份单位职位手机房间号入住时间备注大型展会时,客户进出频繁,应做好最新客户名单的跟踪,事前逐个落实实际就餐和住宿的人数。及时与酒店核对,每日做好住房结算表,并且纪律一定要严明,如不住宿一定要通知会务组,确认为到会人员是否已向领导请假,以核定参会人员具体的情况,并通知相关会务人员,以调整住房、餐饮等事项。与会人员较多时,应事先确定专人负责跟踪会议期间的客户信息,提供最新的客户名单。住房结算表日期房间类别申请房间号退房号实际使用数量金额结算确
6、认(2) 餐饮安排:在与酒店进行谈判的时候应讲究技巧,要把握一定的灵活度,不要轻易许诺,切忌趾高气扬。将可能的事情都交给酒店处理,如水果、饮料等的采购与摆放等。会务组一定要确认菜单,俞粲丁经理加强沟通,每餐的菜谱都要看过,将不合适的菜换掉,在就餐前应与酒店确认餐饮的准备情况。7、 车辆调度:用车需求主要包括领导接送、客户迎接、参观、送行、游玩、紧急调用车等,车辆来源包括公司派车、酒店车辆、旅游公司、当地办事处车辆等。车辆安排表事项数量新车优良车进口车型确定用车需求领导接送客户迎接参观送行、游玩紧急调用车确定车辆来源公司派车酒店车辆旅游公司当地办事处车辆事先应定好车辆的调度规定,向司机定下严格的
7、纪律,统一进行车辆调度,其他人的用车必须申请,违者给予处罚。登记所有车辆的基本信息,在会务组内传阅,有申请用车时,如不能马上答复,应先做好会务车辆用车信息登记。车辆调度时需与司机确认是否熟悉相关的行车路线,充分利用车辆资源,提高使用效率。8、 会场布置:会场布置要细心安排,发布资料不能出错,考虑事情要周到。事先将会场布置的各方面罗列出来,定好完成的时间,实时刷新准备情况,保证会场的布置万无一失。会务任务进度跟踪表任务完成时间备注完成时间会场保密要求录音设备、指引牌确定横幅标语的内容、制作要求,向出租者提出相关要求指示牌的制作与会人员姓名的确定及座位牌的制作通知电视台及报社来采访会议桌鲜花的摆放
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