风电分公司商务管理规定.doc
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1、采办管理规定 HYGSFD-05-01 XXX风电分公司 商务管理版 本 号0编 号编 制xxx采办管理规定页 码共 42 页1 目的为了完善公司内部管理制度、做好公司采办管理工作、规范采办行为、明确管理职责、规避经营风险,制定本规定。 2 适用范围2.1 本规定适用于公司及所属单位的采办工作。2.2 下列工作不属于本规定范围,执行公司相关规定2.2.1 人力资源聘用或雇佣;2.2.2 财务金融服务;2.2.3 公司内非法人单位间的工作委托;2.2.4 行政管理费用项下列支的其他采办项目。3 编制依据3.1 中华人民共和国招标投标法,九届全国人民代表大会第21号,国家主席令3.2 机电产品国际
2、招标投标实施办法,2004第13号,商务采办部3.3 工程建设项目施工招标投标办法,2003 七部委第30号令3.4 工程建设项目货物招标投标办法2005七部委第27号令3.5 关于我委办理工程建设项目审批(核准)时核准招标内容的意见,2005 国家发展和改革委员会办公厅3.6 中国海洋石油总公司采办管理规定,海油总采2004第183号3.7 采办管理制度,PC-01,2011版,中海油新能源投资有限责任公司3.8 采办管理授权体系,海油新能200187号附件1(所属单位采办)4 释义除非本规定另有说明,下列词语在本规定中具有所赋予的含义4.1 总公司 指中国海洋石油总公司4.2 新能源公司指
3、中海油新能源投资有限责任公司4.3 公司 指xxx风电分公司4.4 所属单位 指公司所属的项目组、风电场(风电公司)4.5 采办 指以合同方式从承包商、服务商、厂商或代理商(以下统称“供方”)处有偿获得工程、物资和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇佣等。其中4.5.1 工程 指各类工程施工,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。4.5.2 物资 指各种形态和种类的物品,包括原材料、设备、零部件和产品等。4.5.3 服务 除上述工程和物资以外的其他采办对象。4.6 采办管理 指按照本内容、权限和程序,对采办策略、发标名单、招标评标和合同签署等采办工作的全过程管理。4.7 限
4、上(委托)采办项目 指须经新能源公司/总公司审批的采办项目,包括招标/总公司系统内单一来源/竞争性谈判采办方式下工程采办1000万元、物资/服务采办600万元,总公司系统外单一来源及竞争性谈判采办方式下采办金额50万元的采办项目。4.8 集中采办 指总公司或新能源公司对具备集中优势、可形成规模效应的货物和服务集中、统一组织,依照总公司规定的采办方式实施统一采购的行为,分为协议采购和集中采购两种。集中采办依照组织主体分为两级:总公司集团商务采办部组织的集中采办为一级集中采办,新能源公司组织的集中采办为二级集中采办。4.9 限下(自行)采办项目指除上述4.7和4.8所述外并由公司审批的采办项目。4
5、.10 职能部门 指公司的商务采办部、项目开发部、工程部、生产管理部和综合管理部。4.11 需求单位 指提出具体采办需求的单位,同时也是按照本规定的内容、权限和程序向公司申报规定采办文件的单位。4.12 供方 指经总公司、新能源公司或公司审查认定、具备向公司及所属单位提供货物、工程和服务能力的法人、其他组织或者自然人,以下统称“供方”。5 采办管理原则公司对需求单位的采办管理实行“统一规则、分类和关键节点控制”的原则,需求单位应按本规定开展采办工作。6 采办管理权限按照“执行与决策分离”原则,依据单项采办的预算/概算/合同价格进行划分,该权限适用于采办策略、采办需求、采办申请、定标策略(开价格
6、标申请)、中标名单(评标报告)和定单等采办工作过程文件的申报/审批。采办管理权限见海油新能201187号附件1中海油新能源投资有限责任公司采办管理授权体系。7 采办管理组织机构与职责7.1 采办管理委员会采办管理委员会作为公司采办事项的审查和决策机构,由公司领导班子组成,主任由总经理兼任,副主任由商务采办部经理兼任,其他部门经理为常务委员。根据决策事项的需要,由主任决定参与决策的相关部门和人选。采办管理委员会办公室设在商务采办部,办公室主任由商务采办部经理兼任。7.2 采办管理委员会主要职责为7.2.1 批准公司制定的采办管理规定;7.2.2 审查需报请新能源公司批准的采办事项;7.2.3 审
7、批公司权限的采办文件;7.2.4 协调公司采办事项;7.2.5 审议并决定其它需采办管委会决定的事项。7.3 公司主管领导7.3.1 审核需报请新能源公司批准的采办文件;7.3.2 审批限下权限的采办文件;7.3.3 协调限上采办事项。7.4 商务采办部作为公司采办管理归口部门,主要职责为7.4.1 负责起草、修改和宣贯采办管理规定;7.4.2 审批需求单位的采办管理办法和实施细则;7.4.3 对需求单位所提交采办申报文件商务采办部分的审核;7.4.4 组织对需求单位所提交采办申报文件的审核与报批;7.4.5 参与需求单位的重大采办活动;7.4.6 履行公司采办管委会日常工作;7.4.7 指导
8、、监督、检查和考核需求单位的采办管理工作;7.4.8 组织建立公司的合格供应商库(三级);7.4.9 其它与公司采办管理有关的事项。7.5 业务主管部门,按部门业务分工履行职责,主要职责为7.5.1 对需求单位所提交采办申报文件(除商务采办部分外)的审核,包括供方资质要求、技术评标标准等;7.5.2 参与公司的采办活动;7.5.3 参与建立公司的合格供应商库(三级);7.5.4 其它与采办管理相关的技术/业务事项。7.6 需求单位作为采办工作的具体经办单位,主要职责为7.6.1 建立和完善采办管理机构和工作组织;7.6.2 按照采办管理规定制定和实施本单位采办管理办法和细则;7.6.3 编制拟
9、建工程建设项目/运营项目的采办策略与计划;7.6.4 按采办工作流程进行采办工作和申报采办文件;7.6.5 组织采办合同签订和履行;7.6.6 建立并保持采办记录和采办过程文件档案;7.6.7 其它与采办工作有关事项。8 采办方式与适用范围8.1 采办方式8.1.1 招标方式(包括公开招标和邀请招标);8.1.2 竞争性谈判方式;8.1.3 单一来源方式(或称议标方式);8.1.4 询价方式;8.1.5 定单方式。8.2 公开招标方式8.2.1 指由具有资质的招标代理机构以招标公告邀请不特定供方投标的方式。8.2.2 总公司招标中心是国家审定的工程和机电产品招标代理机构,各需求单位应优先委托其
10、办理公开招标事宜。委托其他代理机构招标,须事先获得新能源公司的批准。8.3 邀请招标方式8.3.1 指以投标邀请书(招标文件/标书)邀请三家(含)以上特定的供方投标的方式。8.3.2 邀请投标的供方数量一般三至四家。对于需上报新能源公司/总公司批准的规模庞大、技术特别复杂的采办项目,可适当增加,但最多不超过六家。8.4 竞争性谈判方式8.4.1 指邀请两家(含)以上供方通过谈判采办的方式。8.4.2 按照采办审批权限报批后,下列情形适用于竞争性谈判方式8.4.2.1 通过资格预审或有投标意向的供方不足三家的;8.4.2.2 招标后没有供方投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的;8.4.2.3
11、 技术复杂、性质特殊、方案不确定、规格或要求无法具体的;8.4.2.4 按照招标方式采办时间不能满足需求的。8.5 单一来源方式,指从一家特定供方直接采办的方式8.5.1 按照采办审批权限报批后,下列情形适用于议标方式;8.5.2 招标后,只有一家合格供方投标的;8.5.3 供方拥有专有权,且无其他合适替代标的;8.5.4 政府部门指定的事业单位(与相应职能审批有关);8.5.5 商务采办部门有充足理由认为只有向特定供方采办,才能促进实现相关目标的;8.5.6 原采办项目的后续维修、零部件供应、更改或扩充,须向原供方采办的,或合同中预先约定需对原采办进行后续扩充的;8.5.7 总公司系统内部关
12、联单位有能力承揽工程、提供服务或供货的;8.5.8 公司在过去一年内曾经以邀请招标方式采办或正在执行的合同,经确认本次采办价格不变或下浮的;8.5.9 对生产可能造成重大影响的应急或紧急采办。8.6 询价方式指以询价单邀请三家(含)以上供方报价的方式。该方式仅适用于估算合同价格50万元以下的采办项目。8.7 定单方式指与总公司或新能源公司签有采办战略(长期)协议的供方并按照协议条件直接以定单采办的方式。8.8 采办方式确定8.8.1 应将招标方式作为主要采办方式,除符合本规定的竞争性谈判和议标情形外,任何单位不得将具备招标条件的采办以其他方式进行,也不得将必须以招标方式采办的项目化整为零或者以
13、其他方式规避招标。未经新能源公司批准,超过10万美元(含)的进口物资采办,或50万元人民币(含)以上的其他采办应按招标方式进行。8.8.2 国家法律、法规和政府批准文件规定的法定强制招标项目范围的采办,除国家主管部门批准外,必须采用公开招标方式。9 采办工作流程和采办文件申报9.1 采办工作流程,需求单位应按附表1采办工作流程进行采办工作。9.2 采办文件申报采办工作设置如下五个审批节点及相应申报文件,需求单位应依次向公司申报,具体内容要求参照下述相关章节节点申报文件随附文件1采办策略采办策略审批表、采办计划审批表2采办需求审批表技术标书、技术评议标准3采办申请审批表获批的采办需求审批表、投标
14、人资格审查表、招标文件、相应评标标准4邀请招标价格标开标申请表开标记录表(商务/技术标)、符合性检查表、商务评议表、技术评议表5评标/议标报告审批表价格标开标记录表、评标比价表、评标/议标报告9.2.1 限下采办项目限下采办项目采办文件采用本规定附表,需求单位在履行本单位内审程序后提交公司审批。9.2.2 限上采办项目限上采办项目采用中海油新能源投资有限责任公司采办管理制度(2011版)附表,需求单位在履行本单位内审程序后提交公司。公司商务采办部将进行商务审查,并根据采办文件所属专业性质,提请相关业务主管部门进行技术审核,在技术、商务和主管领导签署意见后上报新能源公司,并在得到批准后将结果反馈
15、需求单位。9.3 特殊情形处理除下述特殊情形将按如下程序处理外,未按本规定上述9.2条程序和内容审批,任何单位不得与任何供方签署具有法律约束力的合同或其他文件9.3.1 紧急采办当出现不可抗力或其它原因对生产有直接影响,当前已造成停产、主要设备设施无法运行或即将导致停产,以及危及公共健康或安全,并可能导致财产损失或人员伤亡并且如不采取紧急措施则可能失控的情况,以及由本单位总经理认为的其他紧急情形,按照上述程序和内容无法满足工作需要时,按照本规定采办管理权限,经本单位总经理与公司主管领导和合同签字授权人汇报同意后直接谈判签约,随后书面向公司商务采办部说明紧急情况、采办过程和结果。9.3.2 按估
16、算/概算合同价格确定为限上权限采办,经评标确认拟签合同价格为限下权限时,按照限下权限履行中标名单批准程序。相反,按照估算/概算合同价格确定为限下权限,而拟签合同价格达到限上权限时,按照限上权限的采办程序申报中标名单并说明原因,随附本单位已审批的采办申请审批表和邀请招标开价格标申请表及相关附件/表。10 采办策略与计划10.1 采办策略工程建设项目将分如下两个阶段编报工程招标采办策略(下称“采办策略”),经新能源公司批准后实施10.1.1 前期阶段(项目获核准前)应充分考虑预可研、可研、概念设计、技术咨询等工作特点及审批部门的要求,针对研究和设计项目实际情况和条件制定采办策略。10.1.2 建设
17、阶段(项目获核准后)项目经国家主管部门核准或总公司/新能源公司批准后,需求单位将根据所述批准文件要求、工程项目管理模式和实际情况,以保证项目“四大控制(即进度、质量、安全和费用)”为前提,按照“经济性、合理性和可操作性”原则,综合考虑项目所属行业特点和同类项目实际营运效果,各种资源的可利用性,项目的实施能力、手段和方法、合适的采办方式,以及权衡降低投资成本和运营成本基础上,按工作包或标段合理切分采办包,最大限度地实现本单位对项目工程建设的参与和控制,编制工程项目建设阶段采办策略。10.1.3 工程和服务采办策略编制10.1.3.1 根据国家相关法规和政策要求、行业惯例和专业界面合理切分采办包/
18、标段,正确体现行业和专业对工程和服务的资质要求,尽量避免跨行业/专业交叉划分工程和服务采办包/标段带来的重复报审、报批、取证和运作上的多头受控。10.1.3.2 详细描述分包/标段方案、实施方法、市场状况以及如何实施管理和控制。10.1.3.3 采用的合同类型(EPC、EP、EC或PC)在充分考虑该策略实施可行性和满足项目“四大控制”要求的前提下,提高队伍的管理水平和能力。10.1.3.4 在引进国外先进技术方面,要以最大限度提升国内供方的自行设计、建造、安装和项目管理能力为前提,充分考虑其介入方式和方法,借助国家法规和政策的支撑,尽可能在引进技术方面扩大他们的技术参与和接触面的深度和广度。1
19、0.1.4 物资采办策略编制10.1.4.1 严格执行国家有关物资进出口法规、政策和资源管理方面的规定,充分反映本行业的国内外市场动态,对关键设备、材料、器具和技术的可得性进行实时调查和跟踪考察,并在此基础上编制物资采办策略,以期为获得最新的供应信息和维持畅通的采办渠道提供保证。10.1.4.2 从开发、培植国内市场和提高国产化率着手,鼓励国内厂商积极参与本行业的设备、器材、工具、产品的开发、生产和供应。10.1.4.3 在进口设备、材料和产品方面,尤其对于受管控或稀缺性的器材、设备、材料,要同时考虑相应替代品方案,以防在条件限制或不利的情况下出现断供或短供现象。10.2 采办策略报批10.2
20、.1 工程项目采办策略请示报告的内容应该包括10.2.1.1 工程项目概况(包括项目批准情况、工作内容、预算批复情况等);10.2.1.2 采办包/标段划分原则或行业惯例;10.2.1.3 采办包/标段的主要工作内容/性能参数(包括关键设备/材料清单及采办分工,如CFE或OFE)、相应的预算/概算、拟采用的采办方式、采办来源与组织形式(见附表2采办策略审批表;10.2.1.4 需求单位将根据拟定的工程、服务、物资采办策略和项目总进度的关键路径制定项目采办计划(包括各采办包/标段相应的采办计划,见附表3采办计划申报表);并按照该计划开展供应商资格审查、发标名单准备、招标评标和合同签约与履行工作;
21、10.2.1.5 其他采办策略事项。10.2.2 采办策略审批后,若实施过程中需对采办策略中的采办包/标段内容和采办方式进行调整,将按原请示报告的程序报批或者在后续申报采办申请时详细说明该等调整;10.2.3 实施过程中需增加采办项目,将按相关规定以“一事一报”方式按附表4采办需求审批表报批。11 供方资格审查与发标名单审批11.1 供方资格条件11.1.1 采办项目及预算获得批复后(工程建设项目还需获得采办策略批复),需求单位应有计划地组织对潜在的供方(投标人)进行资格审查。除公开招标等特定项目对供方资格后审外,其他情形均应在招标或竞争性谈判前对潜在供方进行资格预审。以询价方式采办的,由需求
22、单位自行制定供方审查办法。11.1.2 供方通过资格审查同时应具备的基本条件11.1.2.1 具有独立法人资格;11.1.2.2 完善的质量和HSE管理体系,以及齐全的资质证书;11.1.2.3 具有合同履约所必需的技术、设备、设施和人力资源;11.1.2.4 健全的财务会计制度和良好的财务状况;11.1.2.5 具有良好的商业信誉和履约业绩;11.1.2.6 没有重大安全环保事故和违法记录。11.1.3 其他要求11.1.3.1 应根据上述条件和具体采办项目对供方的特殊要求制定资格审查条件;11.1.3.2 原则上应该首选直接(原)供方,如果选择代理商,必须有明确的代理主体,同时具备合法有效
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