编制内控矩阵及查找内控缺陷.ppt
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1、 编制内控矩阵及查找内控缺陷编制内控矩阵及查找内控缺陷11 内部控制矩阵是什么?内部控制矩阵是什么?内部控制矩阵是对企业内部控制的整理,能够系统化地展现企业所需要达到的控制状态和企业的控制现状,并可以直观地显示出两者间的差距。同时,内控矩阵也可以详细地记录企业控制活动的关键属性信息,帮助内控的实施者、管理者、监督者了解、执行和检查控制活动。内部控制矩阵有哪些组成分?内部控制矩阵有哪些组成分?控制目标关键控制活动责任部门和责任人相关文档和相关制度控制活动的属性、方式和频率 何为内控矩阵何为内控矩阵2 内控推广自评问卷模板(现在必须填的是此表)内控推广自评问卷模板(现在必须填的是此表)3怎样填写内
2、控推广自评问卷怎样填写内控推广自评问卷该部分内容与前期各试点单位内控矩阵相一致,包括控制目标、控制活动及责任部门。供推广自评单位问卷填写人员参照。该部分内容无需推广自评问卷填写人员填写。4怎样填写内控推广自评问卷怎样填写内控推广自评问卷若推广单位的实际流程和控制责任部门与左栏“关键控制活动描述”和“控制责任部门”相同,则请填写“是”。不一致则填写否。若推广单位的实际流程与左栏“关键控制活动描述”不一致,则在本栏中填写本推广单位实际的控制活动。若推广单位的控制活动责任部门与左栏“控制责任部门”不一致,则在本栏中填写本推广单位实际的控制责任部门。5如果评估时发现控制设计存在缺陷或问题,请回答“否”
3、,并需要在“附注5”列中对控制设计存在的问题进行具体描述。自评人根据自己对相关控制活动的检查填写“是”或“否”,填写时自评人需要确保所有相关交易都已严格执行相关控制活动并如实填写。当“控制设计是否有效”栏为“否”时,请在“控制执行是否有效”栏填写“不适用”。当“控制执行是否有效”栏为“否”时,请在“附注5”列中对控制执行存在的问题进行具体描述。对于存在内控缺陷的情况,应在此列中对内控缺陷的问题进行具体描述并填写建议的控制活动或详细的整改方案,包括整改负责部门/人员和整改期限。怎样填写内控推广自评问卷怎样填写内控推广自评问卷6填写推广自评问卷的部门、评估人及审核人如果发现存在控制缺陷(设计缺陷和
4、执行缺陷),则在此处填写缺陷编号和缺陷的具体描述。怎样填写内控推广自评问卷怎样填写内控推广自评问卷7内控推广自评问卷填写要求内控推广自评问卷填写要求内控推广自内控推广自评问卷卷1 1、内控推广自评问卷由总部下发后,由子公司内控组、内控推广自评问卷由总部下发后,由子公司内控组指定流程负责人,由流程负责人分配控制责任人组织填指定流程负责人,由流程负责人分配控制责任人组织填写,再汇总结果。写,再汇总结果。2 2、对于内控推广自评问卷中的各个关键控制点,由控、对于内控推广自评问卷中的各个关键控制点,由控制责任人进行自评。制责任人进行自评。3 3、控制责任人保存关键控制的相关文档。、控制责任人保存关键控
5、制的相关文档。4 4、公司领导必须对该公司的内控推广自评问卷进行审、公司领导必须对该公司的内控推广自评问卷进行审核签署。核签署。5 5、经公司领导签署的内控推广自评问卷上报到总部内、经公司领导签署的内控推广自评问卷上报到总部内控推广小组。控推广小组。6 6、新建子公司,以现有业务进行相应填写,待销售等、新建子公司,以现有业务进行相应填写,待销售等新业务发生后,再及时进行梳理和填写。新业务发生后,再及时进行梳理和填写。8内控推广自评问卷填写练习内控推广自评问卷填写练习控制活动描述:控制活动描述:每年年末,进行固定资产盘点,清查盘点方案由运营管理部和行政人每年年末,进行固定资产盘点,清查盘点方案由
6、运营管理部和行政人事部负责制订,委托运营单位和计划财务部配合实施。固定资产清查事部负责制订,委托运营单位和计划财务部配合实施。固定资产清查盘点内容包括根据固定资产标签检查固定资产账物一致情况和固定资盘点内容包括根据固定资产标签检查固定资产账物一致情况和固定资产管理工作情况。计划财务部管理固定资产会计人员对固定资产进行产管理工作情况。计划财务部管理固定资产会计人员对固定资产进行抽盘。盘点人和监盘人在盘点报告上签字。如发现盈亏,查明原因,抽盘。盘点人和监盘人在盘点报告上签字。如发现盈亏,查明原因,提出处理意见,写出书面报告,经运营管理部提出处理意见,写出书面报告,经运营管理部/行政人事部、计划财务
7、行政人事部、计划财务部和总经理批准后才能进行账务调整。部和总经理批准后才能进行账务调整。9情形一:情形一:固定资产过去一年中未进行盘点。固定资产过去一年中未进行盘点。“控制活动是否发生变化控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效控制设计是否有效”、“控制执行是否有效控制执行是否有效”三栏三栏如何填写?如何填写?内控推广自评问卷填写练习(续)内控推广自评问卷填写练习(续)10情形一建议答案:控制活控制活动是否是否发生生变化(是化(是/否)否)控制控制设计是否有效是否有效(是(是/否)否)控制控制执行行是否有效是否有效(是(是/否)否)说明明否否是是否否盘盘点在点在过过去一年中未去一年中未进进行
8、。行。整改方案:整改方案:计计划于划于XX月月进进行固定行固定资资产产全面全面盘盘点。点。内控推广自评问卷填写练习(续)内控推广自评问卷填写练习(续)11情形二:情形二:固定资产固定资产1212月进行了全面盘点。盘盈盘亏均按照公司政策进行了月进行了全面盘点。盘盈盘亏均按照公司政策进行了处理,但对于分支机构和控股子公司固定资产报废,从处理,但对于分支机构和控股子公司固定资产报废,从1212月起改月起改为原值金额大于为原值金额大于200,000200,000元的需报控股公司相关部门审批。元的需报控股公司相关部门审批。“控制活动是否发生变化控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效控制设计是否有效”
9、、“控制执行是否控制执行是否有效有效”三栏如何填写?三栏如何填写?内控推广自评问卷填写练习(续)内控推广自评问卷填写练习(续)12控制活控制活动是否是否发生生变化(是化(是/否)否)控制控制设计是否有效是否有效(是(是/否)否)控制控制执行行是否有效是否有效(是(是/否)否)说明明是是是是是是从从12月起月起对对于控股子公司于控股子公司固定固定资产报废资产报废,原,原值值金金额额大于大于200,000元的需元的需报报控控股公司相关部股公司相关部门审门审批。批。内控推广自评问卷填写练习(续)内控推广自评问卷填写练习(续)情形二建议答案:13情形三:情形三:固定资产每年盘点一次,但此次评估期间内未
10、进行过盘点。固定资产每年盘点一次,但此次评估期间内未进行过盘点。“控制活动是否发生变化控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效控制设计是否有效”、“控制执行是否控制执行是否有效有效”三栏如何填写?三栏如何填写?内控推广自评问卷填写练习(续)内控推广自评问卷填写练习(续)14控制活控制活动是否是否发生生变化化(是(是/否)否)控制控制设计是否有效是否有效(是(是/否)否)控制控制执行行是否有效是否有效(是(是/否)否)附注附注否否是是未发生未发生固定固定资产资产每年每年盘盘点一次,点一次,但此次但此次评评估期估期间间内未内未进进行行过盘过盘点。点。内控推广自评问卷填写练习(续)内控推广自评问卷
11、填写练习(续)情形三建议答案:15情形四:情形四:各单位在填写各单位在填写”采购与付款采购与付款“活动推广问卷时,假如出现以下情活动推广问卷时,假如出现以下情形:形:1、关键控制活动描述中,没有关键控制活动描述中,没有“交合同审计审核签字交合同审计审核签字”环节;环节;2、在控制执行环节中,没有经公司领导审批就进行了付款。、在控制执行环节中,没有经公司领导审批就进行了付款。推广问卷各个栏目如何填写?内控推广自评问卷填写练习(续)内控推广自评问卷填写练习(续)16内控推广自评问卷填写练习内控推广自评问卷填写练习情形四建议答案情形四建议答案控制控制目标目标编号编号控制目标控制目标控制活控制活动编号
12、动编号关键控制活动描述关键控制活动描述控制责控制责任部门任部门本公司控制本公司控制活动与控制活动与控制责任部门是责任部门是否相同否相同(是(是/否)否)11本公司控制活动描本公司控制活动描述述22TLHL-PU-CO-1101加强和完善付款流加强和完善付款流程和控制,审核程程和控制,审核程序序 企业应当加强采购付款的管理,完善付款流程,明确付款审核人的责任和权力,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容,审核无误后按照合同规定及时办理付款。TLHL-PU-CA-1101由供应处根据发票及合同填写合同汇款申请单,经供应处负责人审核,验收部门及使用部门确认签字后,交财务处材料会计,
13、材料会计根据发票入账情况及合同进行审核签字,交合同审计审核签字,再由财务负责人审核签字,交公司分管领导及公司主要负责人审批,最后由财务处负责人审批,交材料会计做付款账务处理。财务处否由供应处根据发票及合同填写合同汇款申请单,经供应处负责人审核,验收部门及使用部门确认签字后,交财务处材料会计,材料会计根据发票入账情况及合同进行审核签字,交合同审计审核签字(删除),再由财务负责人审核签字,交公司分管领导及公司主要负责人审批,最后由财务处负责人审批,交材料会计做付款账务处理。17本公司本公司控制活控制活动责任动责任部门部门22控制设控制设计是否计是否有效有效(是(是/否)否)33控制执行是控制执行是
14、否有效否有效(是(是/否否/不不适用)适用)44说明说明55自评部自评部门门评估人评估人审核人审核人缺陷编号缺陷编号缺陷描述缺陷描述财务处是否未经公司分管领导及公司主要负责人审批进行了付款财务处材料会计财务处长TL(公司简码)-IA-01(*在此要注意编号规则:(公司简码)-IA-01(顺序号)在付款控制环节,未严格履行审批程序,在未经公司分管领导及公司主要负责人审批的情况下,进行了付款。整改方案:严格执行采购付款审批程序。整改时间:*年*月*日整改部门:*部门责任人:*内控推广自评问卷填写练习内控推广自评问卷填写练习情形四建议答案(续)情形四建议答案(续)18根据根据内控推广自评问卷编制内控
15、推广自评问卷编制内控缺陷清单内控缺陷清单2011 Deloitte Touche Tohmatsu CPA Ltd.All rights reserved.示例示例19发发现现编编号号对对应应流流程程问题问题发现发现发现描述发现描述建议建议整整改改责责任任部部门门整改整改完成完成时间时间GF-IA-01内部环境制度管理机制不全面在访谈和穿行测试中我们发现,部分制度下发后,没有明确的跟进要求和追踪管理,未被转化为子公司自身的制度;部分制度制定年份较早,已不能适应企业当前的发展需要。进一步了解后我们发现,公司尚未制定系统的制度管理办法,未能就各项管理制度的制定、下发、跟踪与更新进行规范。建立制度管
16、理办法,明确在制度管理中各相关部室的权责与分工、制度的编制与发布、制度的下发与跟踪、制度的更新与记录、制度的归档与保存等管理要求,确保:1.制度管理的权责分工明晰;2.制度的编制经过适当的审核与法定的表决程序;3.制度下发过程中确保接收方了解应对制度进行何种处理;并对制度的落实和转化情况进行跟踪;4.制度能够适时地得到更新,更新内容可供单独查询,制度更新以标准版本号标识;5.制度得到妥善的归档与保管。审计室2011年3月31日内控缺陷清单整改计划表内控缺陷清单整改计划表示例示例20n填写完内控推广问卷后,要进行自我复核,关注下列几方面要点:1、是否参照同类型公司的推广问卷填写的?(基地公司参照
17、铜陵海螺;是否参照同类型公司的推广问卷填写的?(基地公司参照铜陵海螺;粉磨站参照杨湾海螺;他业公司则综合参照各试点单位)。粉磨站参照杨湾海螺;他业公司则综合参照各试点单位)。2 2、对照内部控制配套指引,是否存在本单位有该项业务,而推广问卷、对照内部控制配套指引,是否存在本单位有该项业务,而推广问卷中没有体现该项业务及相应的控制目标、关键控制活动,如有,要中没有体现该项业务及相应的控制目标、关键控制活动,如有,要在问卷中进行补充,并标注。在问卷中进行补充,并标注。3 3、对于推广问卷中已经体现了该项业务及相应的控制目标,是否存在、对于推广问卷中已经体现了该项业务及相应的控制目标,是否存在该项业
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