互联网环境下高校办公自动化建设策略_祝潇.pdf

办公自动化0 引言在高校的日常事务管理工作中，办公是非常重要的环节，而办公效率及办公质量又会对教学资源管理、成绩管理、人力资源管理等各项教学教务工作产生直接的影响。近年来，随着扩招的逐年推进，高校在院校学生的数量越来越多，与此同时，对高校办公要求也会变得越来越高。基于全面互联网环境下，办公自动化也开始成为缓解高校办公压力的重要措施。所谓办公自动化，就是运用好计算机和网络信息技术，通过科学的、固定的工作程序实现高效、快速处理工作事务，并在信息技术的支持下，管理人员即使身在异地，也可借助实时信息共享功能开展有序化协同办公工作，这对提升高校行政管理效率、推进高校办公现代化水平，具有关键的作用1-2。教育部发布 关于加强新时代办公自动化工作的通知 中提出：教育评价及“双一流”高校建设等改革任务，可以以建立教育大数据分析为模型、实现相关教学数据、管理数据的汇聚与共享作为基础的数据支撑3。由此可见，高校强化办公自动化建设，不仅是增强自身办公水平的重要措施，也是新时期落实教育教学改革的基础内涵，是时代发展必然，更是实现高校稳定、可持续发展的题中之义。1 互联网环境下高校办公自动化建设制约因素1.1 对办公自动化认知薄弱随着全面互联网时代的到来，大部分高校已将办公自动化建设纳入自身发展战略计划，但是，从实践来看，办公自动化建设还没有收到十分理想的效果，原因主要是传统管理思想起一定的限制作用。高校多数管理者在面对办公自动化系统时存在认知薄弱的现象，他们可能会片面地将办公自动化与利用各种网页、新媒体或即时通信工具处理各项工作划等号；或单纯以为办公自动化就是利用各种办公软件处理或开展管理工作。也正是由于这种片面、错误地对办公自动化的认知，导致在实践过程中，高校往往只重点关注教务系统的建设开发，而对其它办公自动化技术手段与相应平台的建设则流于形式；1.2 办公系统功能单一现阶段我国高校的办公系统普遍存在显著的孤立现象，办公系统较为独立，且办公功能相对单一，使用过程中特别易出现封闭运行状态。例如，办公系统并未与考务管理系统、财务管理系统、招生系统之间实现连接，那么在应用线上办公平台进行公务处理时，其过程未必能十分顺互联网环境下高校办公自动化建设策略祝 潇（山东华宇工学院德州253034）摘要：在全面互联网环境下，加强高校办公自动化建设，不仅是提升实际办公效率的重要手段，也是增强高校现代化办公水平的必要路径。现阶段高校办公自动化建设工作的推进受到相关因素的制约，包括办公自动化认知薄弱、现有办公系统功能单一、资源共享尚未实现、系统灵活性与开放性较弱等，为此，教师和有关人员应积极探索互联网环境下的高校办公自动化建设优化策略，推动办公水平与质量稳步提升。关键词：互联网；高校；办公自动化建设中图分类号:G648;C931.4文献标识码:B文章编号:230406-10492Zhu Xiao（Shandong Huayu Institute of Technology,Dezhou 253034,China）：Under the comprehensive Internet environment,strengthening the construction of office automation in col-leges and universities is not only an important means to improve the actual office efficiency,but also a necessary pathto enhance the level of modern office in colleges and universities.At present,the promotion of office automation con-struction in colleges and universities is restricted by relevant factors,including the weak cognition of office automa-tion,the single function of the existing office system,the unrealized resource sharing,and the weak flexibility andopenness of the system.Therefore,teachers and relevant personnel should explore actively the optimization strategy ofoffice automation construction in colleges and universities under the environment of Internet.Promote its office leveland quality to improve steadily.：Internet；colleges and universities；construction of office automation总第 499 期Internet+Innovation 2.02023 年 7 月 15 日 第 28 卷10办公自动化畅。为更好解决这一发展困境，除日常的教务管理外，办公自动化系统建设可以以基础数据库为基准，建成系统化的校级平台，推进系统数据间的实时更新与共享，改变现有办公系统独立、功能单一的状态；1.3 资源共享尚未实现办公自动化建设进程中，需关注数据信息与资源的共享，找出资源共享尚未完全实现的基本原因，如缺少标准化、统一性的教务管理自动化标准、不同系统与模块间的数据格式不兼容、上报数据工作中存在口径不一等。办公自动化建设及应用都不能脱离数据资源共享功能的实现，否则所建成的办公自动化系统，也难以提升高校实际的办公效率；1.4 系统灵活性与开放性较弱高校教学改革工作逐步深化、人才培养模式不断调整，那么必然会对高校办公自动化水平提出更高的要求，但当前的办公自动化系统在灵活性与开放性上则相对较弱，这也导致系统应用过程中出现诸多问题。例如办公系统难以实现稳定使用、模块构建缺乏合理性保障等，不解决此类问题，不关注办公自动化系统的升级优化，不但导致大量人力资源、物力资源的浪费，更是直接妨碍高校办公自动化建设的改革发展；1.5 缺乏完善平台与科学规划从一定程度上说，当前高校办公自动化建设水平低下、相应办公自动化平台还存在巨大进一步优化共建，其最本质的原因就是高校自身还没有针对办公自动化建设制定出完善的目标，没有形成科学建设规划。并且大部分院校在建设校园网平台时，其目的更多是满足教师、学生的校内上网需求，而不是将其作为办公自动化建设的基础平台，进而加剧了完善平台与科学规划设计双重缺失程度4；另外，部分高校在建设公办自动化系统时，也可能因缺乏科学规划而过于关注办公信息系统的设计而忽视与教务系统、教学系统间的连接，进而使办公自动化系统与不同模块之间难以整合在一起，这也是数据信息难以实现共享、互动的内在原因。2 互联网环境下的高校办公自动化建设优化策略2.1 更新高校办公理念互联网环境下的高校办公自动化建设并非一朝一夕可轻松实现，除灵活运用现代化信息技术管理手段外，从管理思想上实现现代化发展也十分重要。正如前文所述，现阶段部分高校管理人员并未对办公自动化形成全面、正确的认知，直接影响办公自动化建设的发展，因此推进互联网环境下的高校办公自动化建设，首要任务就是改变办公思想，促使相关管理人员、领导人员能充分地认识互联网环境与先进信息技术发展对高校办公工作所带来的积极影响，使其从内心深处树立现代化的高校管理理念，进而有针对性、有目的性地开展现有办公模式的优化。互联网环境下，高校办公信息化改革是时代发展必然，加快办公自动化建设，不仅是提高办公效率的重要措施，更是改善高校办公质量的重要渠道，对相关管理人员、领导人员而言，在日常的办公工作中，也应积极地学习其它院校进行的成功改革，结合自身院校的发展现状，探索符合实际情况的办公自动化建设路径5；其次，在院校范围内，还要适当地加大对办公自动化建设的宣传力度，一来促使全体教职工都能树立良好的现代化管理意识；二来也可督促相关管理人员、工作人员善于在日常工作中不断学习各类信息技术操作知识，完善自身管理能力，增强信息应用素养；另外，在条件允许的情况下，高校还可专门组建一支办公自动化建设工作团队，并在办公自动化系统建设中投入足够的资金支持与技术支持，早日开发符合本院校特点的自动化办公系统，实现高校办公系统的专属定制，为系统建设提供基础设施保障。而为帮助工作团队掌握更多的技能，还可定期组织他们开展相应的培训活动，进一步推动高校办公自动化建设，切实提升高校自动化管理水平；2.2 强化高校办公自动化平台建设强化高校办公自动化平台建设，就需打破现阶段的办公自动化系统的运行孤岛现象，采取科学手段丰富该系统的基本功能，打造完善的高校办公平台，建设真正意义上的数字校园。从策略上看，首先，要强化建设教务处网络平台。高校办公自动化系统的建设并非只单纯地应用办公自动化方式，而是涉及考试管理、档案管理、教务管理等高校事务管理等诸多方面。强化建设教务处网络平台，就能很好地整合高校内部的各类信息资源，接着，利用 B/S和 C/S 相结合的模式促进管理流程之间的关联优化，那么就可为高校办公自动化建设奠定扎实的基础6；其次，研发办公自动化系统。通过办公自动化系统，相关管理人员则能直接通过线上渠道完成日常事务处理，并在系统的强大功能下，管理人员还可实现异地办公，对具体事务处理情况进行及时的反馈与有效跟踪。此时，不仅能为广大校园师生提供快捷、简便的信息查询渠道，还可避免打电话沟通、线下部门沟通等传统方式可能带来的各种条件限制问题，极大地促进高校办公效率与质量的提升；最后，需在校园范围内建设一个可供全校师生进行互动交流的网络平台，如校园贴吧、校园论坛、校园网站等，让高校的师生有自由交流的平台，师生可在平台上探讨各个学科的学术问题、咨询心理健康问题等。平台还可设置匿名留言板，这样鼓励更多师生勇于发声，为高校的教学与管理提出宝贵意见，借助网络平台拓宽相关管理工作部门与师生之间的往来路径，使其能收获来自不同方向、不同渠道所提出的建议，为后续的高校办公自动化建设提供参考思路，也促使高校办公逐渐往透明化、信息公开化以及系统化方向发展；2.3 统一数据收集标准针对信息数据未能实现完全传输共享这一问题，高校应积极地采取系统化思维促进办公自动化建设，高度重视院校行政事务处理部门所产生以及需要使用到的数据库数2023 年 7 月 15 日Internet+Innovation 2.0总第 499 期第 14 期11办公自动化据收集情况，同时加强分类存储处理，便于后续使用。数据库数据信息的收集，应统一数据标准，特别是在涉及教务、财务等各类数据信息时，尽可能地设计出一套统一化、标准化的数据编码与符号代码从而实现各个环节的信息全面搜集与录入、沟通与共享。以此为工作基础，高校不同部门在实际应用办公自动化系统时，为提升事务处理的科学性，还应结合不同部门、不同职责制定相关的绩效评估标准与评估体系。在设计绩效评估细则时，可遵照按劳分配的基本原则，明确不同部门、不同岗位工作人员的工作职责，如教师岗位，高校教师除承担课题研究、学术项目研究任务外还要给学生授课，此时就可用办公自动化软件记录每月所上课时，依照多劳多得原则发放课时津贴，以此丰富办公自动化管理细节，为办公自动化系统的运作提供更加有力的保障，使其始终发挥积极的作用；2.4 加强系统安全性建设互联网环境下，信息资源的传输渠道、获取渠道得以拓宽，那么网络安全事件的发生风险也有可能有所提升，加之网络安全事件本身具有一定的突发性和安全隐患范围广的特点，为保障高校办公自动化系统的运行安全性与稳定性，就必须加强系统安全性建设，尽可能地消除办公自动化系统中有可能存在的安全漏洞与安全隐患。考虑到高校办公自动化系统中包含海量的办公数据信息，而这类信息又非常容易在一些意想不到的工作环节出现丢失、盗用或被篡改的情况，故而在加强办公自动化系统安全建设工作时，则可依次从软硬件安全、信息安全以及保密安全三方面逐一进行。其中，软硬件安全，则是要求相关技术人员能及时地完善、升级系统服务器，建立好防火墙保护措施。对一些使用年限较长或技术相对滞后的软、硬件设备，也可及时地进行更新，进而做好高校办公自动化建设的基础支持工作。加强信息安全方案，可通过增强重要数据信息、关键数据信息的备份工作，并在日常的事务管理工作中，相关管理人员还可专门设置内部控制机制，规范人员操作行为，尽可能降低因人为失误导致的信息不安全事件，为数据的安全存储增强保障。而加强保密安全防范，则可适当地用线上与线下相结合的办公手段，将一些涉密材料、保密材料仍以传统的纸质办公体系加以备份保护，以纸质文件的形式存档、流转；另外，高校也可加强对相关工作人员的知识培训，提升他们的信息素养与安全防范意识。基于互联网环境下的高校办公自动化系统安全应用，还可通过构建科学的应急响应预案来辅助实现，此时，相关管理人员可定期对办公自动化系统的运行情况进行检查、评估与维护，并配备应急预案，这样即使是发生相应的不安全事件，也能在第一时间采取科学、妥善的处理策略，之后查明安全事件发生原因，并加强 改进系 统 安 全管理，最大程度上降低安全事件带来的损失和影响7；2.5 通过平台驱动推进自动化发展当高校办公自动化平台建设完毕后，在开展日常管理活动时，院校也可通过平台驱动推进办公自动化建设的深度发展。例如，办公自动化建设可与教学活动的改革优化联系，针对互联网下的办公自动化系统，普通教师可进一步培养自身对网络平台的应用能力，有意识地关注各类信息技术手段在实际教学活动中的体现与应用，从而在提升自我信息能力素养的同时实现对办公自动化平台的有效利用，真正做到以平台优化高校教育教学工作，促进信息技术手段与高校教育教学工作的深度融合。为提升办公自动化系统下的教育教学工作质量，教师可尝试用办公自动化信息技术平台中的预设模板来指导教学开展，真正通过信息技术手段改进创新教育教学工作，提升教育教学效率，也促使高校教师教学内容、教学行为的进一步丰富与规范8；此外，利用办公自动化信息技术平台，教师还可尝试开展远程研修、混合优质课程建设等与办公自动化技术应用息息相关的教学活动，更好地锻炼高校教师信息技术应用能力，也营造出优越的信息校园、数字校园氛围，逐步形成信息化教学的新常态。3 结语基于互联网环境下，高校办公自动化建设是高校行政管理工作改革发展的必然趋势，而要想推进办公自动化建设，相关管理人员、领导人员、教师则需清晰地认识到其建设发展进程中所存在的制约因素，积极地采取针对性改善措施，革新高校办公工作理念，强化高校办公平台建设、落实内部数据信息的交流共享，同时加强系统安全性建设，共同保证办公自动化的顺利发展。参考文献1 贺慧丽.计算机办公自动化网络建设及发展研究J.无线互联科技，2020，17（21）：16-17.2 陈 琳.高职院校二级学院办公自动化建设存在问题及对策J.广东交通职业技术学院学报，2020，19（02）：58-60.3 郭 力.图书馆办公自动化系统建设策略J.粘接，2020，41（02）：90-92.4 张晓妍.高校办公自动化的建设与发展探讨J.现代信息科技，2020，4（01）：107-108+111.5 王 亮.论智慧校园背景下高校办公自动化的实现J.信息技术与信息化，2019（09）：233-234.6 孙浩然.高校行政管理办公自动化建设的思考J.侨园，2019（08）：131.7 孔 晨，叶仙蓉.科研机构办公自动化系统建设的难点及对策分析J.中国医药导报，2019，16（16）：167-170.8 陈岱璇.高校办公自动化系统在“一对多”工作模式下应用的探讨J.办公自动化，2018，23（22）：20-21+46.作者简介祝 潇（1991.3.18-），女，汉族，山东省德州市人，硕士研究生，辅导员，讲师，研究方向：思想政治教育。总第 499 期Internet+Innovation 2.02023 年 7 月 15 日 第 28 卷12