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智能化时代下档案管理信息化的挑战与应对.pdf
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1、2 0 2 4年2期 4 1 2 0 2 4年第4 6卷第2期智能化时代下档案管理信息化的挑战与应对刘媛斌作者简介:刘媛斌(1 9 7 6-),本科,馆员,研究方向为档案馆档案管理、档案安全、档案查阅及档案信息化管理。(山东省栖霞市档案馆 山东 栖霞2 6 5 3 0 0)摘 要 随着智能化时代的到来,档案管理面临着许多挑战,如数字化转型、数据安全保障、大数据应用、数据标准化和互联互通、数据治理和合规性等。文中在阐述了智能化时代下的档案管理信息化原则的基础上,分析了智能化时代的档案管理面临的挑战,并从数字化转型、数据安全保障、数据共享与协同、智能化分析与挖掘等角度出发,提出了相应的应对策略,提
2、高了档案管理信息化的质量。关键词:智能化;档案管理;挑战;应对策略中图分类号 G 2 7 0.7C h a l l e n g ea n dR e s p o n s eo fA r c h i v eM a n a g e m e n t I n f o r m a t i z a t i o n i nt h e I n t e l l i g e n tE r aL I UY u a n b i n(S h a n d o n gQ i x i aC i t yA r c h i v e s,Q i x i a,S h a n d o n g2 6 5 3 0 0,C h i n a)A
3、 b s t r a c t W i t ht h ea d v e n t o f t h e i n t e l l i g e n t e r a,a r c h i v e sm a n a g e m e n t f a c e sm a n y c h a l l e n g e s,s u c ha s d i g i t a l t r a n s f o r m a-t i o n,d a t as e c u r i t ya s s u r a n c e,b i gd a t aa p p l i c a t i o n,d a t as t a n d a r d i
4、 z a t i o na n d i n t e r c o n n e c t i o n,d a t ag o v e r n a n c ea n dc o m p-l i a n c e,e t c.O nt h eb a s i so f e x p o u n d i n gt h ep r i n c i p l e so fa r c h i v e sm a n a g e m e n t i n f o r m a t i z a t i o ni nt h e i n t e l l i g e n te r a,t h i sp a p e ra n a l y z
5、e s t h ec h a l l e n g e sf a c e db ya r c h i v e sm a n a g e m e n t i nt h ei n t e l l i g e n te r a,a n df r o mt h ep e r s p e c t i v e so fd i g i t a lt r a n s f o r m a t i o n,d a t a s e c u r i t ya s s u r a n c e,d a t a s h a r i n ga n d c o l l a b o r a t i o n,i n t e l l
6、i g e n t a n a l y s i s a n dm i n i n g,p u t s f o r w a r d c o r-r e s p o n d i n gc o u n t e r m e a s u r e s t o i m p r o v e t h eq u a l i t yo f a r c h i v e sm a n a g e m e n t i n f o r m a t i z a t i o n.K e y w o r d s I n t e l l i g e n t,F i l em a n a g e m e n t,C h a l l
7、e n g e,C o p i n gs t r a t e g i e s0 引言智能化时代的到来,为档案管理带来了前所未有的机遇和挑战。传统的纸质档案管理方式已经无法满足信息化时代的需求,数字化转型已成为必然。然而,档案管理的数字化转型面临着许多挑战,如何有效应对这些挑战,提高档案管理的效率和质量,就成了亟待解决的问题。1 智能化时代下的档案管理信息化原则1.1 数字化转型原则智能化时代要求档案管理实现数字化转型,将传统的纸质档案转换成电子档案,以提高档案的存储效率和检索速度,促进信息共享和交流。电子档案可以通过网络或云端存储,不再需要占用大量的物理空间。这样可以节约存储成本,更加便捷地管
8、理和存取档案。利用电子档案管理系统,可以通过关键词搜索或索引快速定位到需要的档案信息。相比于传统的纸质档案,电子档案的检索速度更快,提高了工作效率。电子档案可以轻松地进行信息共享和交流。通过网络平台,不同部门或个人可以共享档案信息,促进工作协同和沟通。同时,电子档案可以采取多种保护措施来保证数据的安全性,如加密、权限管理等。在传输和存储过程中,对档案数据进行加密,可有效提高档案数据的安全性。通过备份和灾备措施,可以长期保存和保护档案数据。相较之下,纸质档案容易受到自然灾害或人为因素的破坏,而电子档案更加安全、可靠1。通过数字化转型,可以提高档案管理的效率、安全性,并有效应对智能化时代的挑战。然
9、而,数字化转型也需要考虑数据标准化、隐私保护、技术支持等问题,并结合法律法规,进行合规性管理。1.2 数据安全原则档案管理需要重视档案数据的安全性。在信息化时代,数据安全非常重要。可以采用数据加密技术,对档案数据进行加密处理,确保数据在传输和存储过程中不会被非法获取和解读。建立严格的权限管理机制,限制档案数据的访问和操作权限。定期进行数据备份,将档案数据备份到安全的存储设备或云存储平台中,这样即使出现数据丢失或损坏的情况,也可以通过备份数据进行恢复和修复。对档案管理系统进行安全审计,监测和记录对档案数据的访问和操作情况。通过安全审计,可以发现潜在的安全威胁和漏洞,及时采取措施进行修复。加强档案
10、管理人员的4 2 2 0 2 4年2期安全意识,提高其对数据安全的重视度和防范意识。通过定期培训和教育,使档案管理人员能正确使用安全防护工具,遵守安全操作规范。综上所述,档案管理部门应采取多重措施,保护档案数据的安全性。本文介绍的几种措施能有效地抵御外部的攻击和内部的误操作,确保档案数据的机密性、完整性和可用性。1.3 数据标准化原则建立统一的数据标准是实现档案信息化的基础。统一的档案编码可以确保档案数据的唯一性和一致性,方便档案管理部门进行数据的标识和查询。元数据标准定义了档案数据的描述信息,包括文件类型、日期、作者等,确保了档案数据的准确性和可信性2。通过建立统一的数据标准,不同部门之间的
11、档案信息可以互通和共享,避免数据冗余和重复录入的问题,也方便了跨部门的协作和信息交流,提高了档案管理的效率和质量。在建立统一的数据标准时,需考虑行业标准、国家标准以及法律法规的要求,确保数据标准、相关规范符合标准的要求。通过建立统一的数据标准,档案管理部门可以更好地实现档案信息化,提高档案管理的效率和质量,并促进信息的共享和流通,这对档案管理部门适应智能化时代的发展需求具有重要意义。1.4 私密保密原则档案管理部门在进行信息化管理时,必须严格遵守相关法律法规和规范,如个人信息保护法、数据保护法等,以保护涉及个人隐私和商业机密的档案信息。档案管理部门应建立健全的制度和流程,确保档案信息的合法性和
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