货物物资供应商管理暂行办法.doc

货物/物资供应商管理暂行办法
为规范供应商管理，保障采购质量，降低采购成本，提高供应商服务水平，制定供应商管理暂行办法。本规定包含供应商须知、供应商评价考核标准、在用物资供应商变更/更名原则、在用物资调价原则、在用物资更改信息申请原则，同时需要供应商签署售后服务承诺书、中山大学肿瘤防治中心廉洁责任书。
第一章 供应商须知
第一条 本规定所指供应商指长期或短期直接经物流科向医院提供各类货物、服务的企业及其分支机构、个体商户，包括生产厂商、经销商、配送商和其他中间商。原则上本院不接受三级以上的代理机构（含配送）代理的产品。
第二条 供应商应有独立的供货能力，不得将订单转包给其他公司。
第三条 供应商应按院方要求时间（3-5个工作日）完成日常配送，不可抗外力因素除外。原则上，不接受快递送货。确需快递送货的必须提交纸质申请，说明原因并承诺一切因无法当面查验引起的任何纠纷由公司承担。未经批准的快递送货物流科拒收，且不负责快递产品的保管。
第四条 供应商应按订单要求准确完成送货，配送错误的货物需在两个工作日内完成更换。
第五条 供应商有责任和义务按照医院货物使用情况备货，以保证正常供货。确因客观因素无法一次性送齐的，应在送货单上打印或标注未到货情况，以及预计到货时间，并严格按照预计时间补齐货物。如遇部分产品停产不能供货，应在得到停产信息后立即书面通知物流科。
第六条 经物流科采购的物资必须按要求配送至物流科指定地点、经由物流科查验，未经允许不得直接向使用科室送货（含试用）。未经物流科许可将货物直接送到使用科室的，视为供应商赠送产品，物流科一律不接收发票、不付款。
第七条 所有配送到医院的产品必须为合格产品。严禁提供无证、过期、假冒伪劣等不合格产品。如因提供不合格产品引发的医疗纠纷、医疗事故以及一切不良后果，由供应商负全部经济和法律责任。一经发现，院内停用所有该配送商配送的全部物资。
第八条 供应商应保证所有进入医院的产品包装的完好，内外包装要一致，所有产品标识规范、明晰，进口产品应加贴中文标签（注明产地、品名、品牌、规格型号、注册证号、有效期、包装规格等，并保证中文标签与英文标签内容一致），国产产品应按国家标准进行标识（含生产商、品牌、规格型号、注册证号、有效期、包装规格等）。外包装破损或拆除原包装的产品一律拒收。一次性使用物品需有产品质量合格证，进口产品需有海关报关证明。
第九条 供应商应及时主动提供各类有效、合法的证件和证明文件并加盖公章（生产厂家及各级代理公司的营业执照、组织机构代码证、产品代理授权书原件、销售代表法人授权书原件、医疗器械生产/经营许可证、医疗器械注册证），相关证件即将到期的需提前做好证件换发准备。医疗器械注册证到期的产品，医院只接收证件到期后三个月内、在医疗器械注册证到期前生产的产品；各级授权到期的产品在没有取得新授权前停止采购。由证件更新不及时引发的一切后果由供应商自行承担。
第十条 供应商必须保证所提供医院使用的产品距灭菌失效期时间足够，同一订单送货的同一产品不得多于3个批次。
第十一条 未经物流科同意，供应商不得以任何理由私自向科室提供试用、使用产品，不得自行与科室退换货，或向使用科室提供不实供货信息。一经发现，暂扣全部货物，同时供应商需承担可能由此引发的医疗纠纷或医疗事故等后果。一经发现，院内暂停采购该物资，并上报中心纪委做进一步处理。
第十二条 供应商应能在一定程度上承担市场波动，确因原材料成本上涨或其他原因需上调价格，需提供厂家出具的调价通知以及产品进货发票或本地区其他同级别医院调价前后的采购发票作为调价申请的依据，无上述凭证的物流科有权拒绝受理调价申请。
第十三条 物流科建立退换货登记和疑似产品质量问题登记，进行长期追踪随访，供应商应积极配合做好各类产品或服务相关的投诉处理以及整改反馈工作，并在规定时间（两个月）内提交疑似质量问题的产品返厂检测报告。对频繁出现不良事件或因产品质量问题导致退换货的产品，产品生产厂家应给出书面解释、整改方案以及产品质量承诺函。
第十四条 各供应商应严格遵守国家和中心的相关规定，不得有院内行贿、宴请旅游、有偿推销等行为，严禁使用不正当手段获取医院物资采购和使用信息，一旦被发现有上述行为，医院有权立即终止与其的一切合作，并由供应商承担由此引发的其他相应责任。
第十五条 物流科采购人员的对外办公时间为周二和周五，其他时间不得随意进出办公区域打扰办公。
第十六条 物流科制定供应商考核评价标准（附件1），每月对供应商进行月度考评公示考评结果，每半年度进行一次总体考评并根据考评结果对付款周期进行调整，该付款周期将维持至下一考评周期结束。如一年内连续两次被评为“基本合格供应商”的，物流科会视情况而决定下年度是否终止续签采购协议。
第十七条 该管理办法自2017年4月1日起执行，由总务处物流科负责解释。

在用物资供应商变更/更名原则
1. 采购合同期内，原则上不接受供应商变更或更名。
2. 确需变更供应商或供应商更名的，应填写供应商变更申请表（附件2）或供应商更名申请表（附件3）及报价单（附件4），并提交书面表格至总务处物流科，同时需按资料目录列表备齐所有证件纸质复印件（盖公章）。纸质复印件请按表格中所列序号排列，并在页面右上角标注对应序号。
3. 申请供应商变更/更名的，原则上所供应产品必须降价（如能提供进货发票，可视情况考虑不用降价），降价幅度原则上不低于5%，不设上限。
4. 供应商将资料准备齐全后交物流科审批，双方当面商定新的供货价格及时间并签署书面协议后，变更/更名手续方能生效。由物流科通知新供应商供货并在网站发布供应商变更信息。
5. 更名流程：公司填写变更/更名申请表→申请表与相关资料提交物流科审核→物流科审批→价格谈判小组谈判→双方商定新价格并书面确认→物流科维护系统信息（新供应商名称及产品价格）。

在用物资调价原则
1. 未经审批，中心内任何在用产品不得调价。
2. 任何供应商在对产品进行调价前，须向总务处物流科提供书面申请，内容包括：生产厂家出具的调价通知、产品名称、规格型号、注册证号、生产厂家、原采购价格、现申请调整后的预价格，并附广州地区该产品三家及以上三甲医院近期采购发票复印件等作为参考依据。
3. 所有在用产品申请下调价格的，需经物流科批准同意。
4. 原则上不接受价格上调申请，申请上调价格的，除需提供书面申请外，还需提供广州市内不少于两家三甲医院调价前后的供货发票，交由物流科批准同意方可生效。
5. 审批过程中供应商仍应以原产品价格供货。
6. 调价流程：（1）公司填写提出调价申请→准备其他单位调价前后发票复印件→物流科审批→在原采购价基础上下调达到或超过5%，调价申请上签名承诺后直接办理→双方在承诺书上签名确认→物流科维护系统信息（新供应商名称及产品价格）。（2）公司填写提出调价申请→准备其他单位调价前后发票复印件→物流科审批→谈判小组谈判→双方商定新价格并签名确认→物流科维护系统信息（新供应商名称及产品价格）。

在用物资更改信息申请原则
1. 采购合同期内，原则上不得随意更改物资信息。
2. 确需变更物资信息，应填写在用物资信息更改申请表（附件5），并说明更改信息原因，保证更改后的产品在质量以及使用方面与更改前无任何差别，不会影响使用，如因相关信息变更造成纠纷或不良反应均由该公司负责，并加盖公章。
3. 更改物资信息申请表由公司经办人、负责人签名后，加盖公司公章，交至物流科批准同意后方可生效。
4. 更改信息流程：公司填写更改信息申请表→申请表交物流科审批→物流科维护系统信息。
附件1
中山大学附属肿瘤医院物流科供应商考核评价标准
序号
项目
说明
考核标准
1
供货及时性
配送要求：接到物流科订单后3-5个工作日，不可抗力因素除外。特殊需要较长订货期的产品，公司应提前在物流科备案。
出现下述情况（1-3）每次扣2分：
1. 接到物流科订货通知后方告知产品停产无法供货。
2. 每个订单首次到货率低于合同约定标准（限于签订合同的公司）。
3. 首次到货不全时未在当次送货单备注原因及预计到货时间。
4. 没有提前递交书面说明函至物流科备案的逾期供货：
一个订单超过5个工作日未能完成的（每个订单扣2分）一个订单超过20个工作日未能完成的（每个订单扣10分）；超过30个工作日未能完成的（每个订单扣30分）；超过40个工作日以上的（一票否决，停止该公司在我院配送的所有产品）。
5. 紧急情况下，能配合医院在规定时间内完成紧急物资配送（每次加2分）。
2
供货准确性
实际配送货物与订单内容的一致性。
出现下述情况（每次扣2分）：
1. 送货待验收时未能提供或者提供错误订单号。
2. 配送货物与订单内容（品规、数量）不一致。
3. 送货单信息（数量、批次、效期等）与实物不符。
4. 配送错误货物未在两个工作日完成更换。
3
供货方式
是否严格按照医院要求配送到指定地点。
1. 未按照物流科要求配送到指定地点（每次扣2分）。
2. 未在物流科提交书面申请备案且批准同意前私自采用快递方式配送货物（每次扣5分）。
4
产品价格
产品价格合理性。
1. 单个品规价格高于其他同等级单位采购价格（扣3分）。
2. 在一个合作周期内，自动下调单个品规单价（加3分）。
5
产品质量
供应产品的合法性和合格性。
1. 发现产品质量问题但未引发不良事件（每次扣5分）。
2. 单个品规同一批次连续三次以上出现产品质量问题尚未引发医疗不良事件（扣20分并考虑暂停使用）。
3. 不排除产品质量问题引发医疗不良事件（一票否决）。
4. 提供无证、过期及假冒伪劣产品（一票否决,停止该公司在我院配送的所有产品）。
5. 未在规定时间（两个月）内提交疑似质量问题的产品返厂检测报告（纸质版加具生产厂家和供应商公章）（每次扣5分）。
6
产品包装
产品外包装完整性和整洁性；产品标识规范、明晰。
1. 产品内外包装受潮、污染及破损等情况（每次扣2分）。
2. 产品内外包装信息、数量不一致（每次扣3分）。
3. 产品包装标识不规范、不清晰，进口产品没有中文标签（每次扣3分）。
4. 在一个合作周期内，更换产品外包装及包装规格且未提前到物流科备案（每次扣3分）。
5. 根据院方需求积极配合更换产品包装规格（每次加3分）。
序号
项目
说明
考核标准
7
产品证件
备案证件的有效性与真实性。
出现下述情况之一（每次扣5分）：
1. 接到物流科通知后才到物流科更新过期证件的。
2. 配送货物当天才更新过期证件的。
3. 更新过期证件时资料不齐全或各级授权不连续的。
4. 中间代理商或配送商每个授权周期少于半年的。
5. 在一个合作周期内，更换中间代理商的。

出现下述情况之一（每次扣10分）：
1. 如无正当理由，接到证件过期通知后五个工作日内仍未到物流科更新过期证件的。
2. 因证件过期导致无法按时采购和验收入库的。

递交更新证件发现有伪造（一票否决，停止该公司在我院配送的所有产品）。
8
售后服务
退换货、产品质量问题投诉响应和处理速度。

配送人员稳定性和专业性。
1. 未能在规定时间（一周内)积极配合物流科办理退、换货手续（每次扣5分）。
2. 无条件积极配合院方完成积压、过期产品退、换货工作（每次加10分）。
3. 接到院方产品质量问题投诉后未能及时（2小时内）响应并在规定时间（6-8小时）内上门处理（每次扣5分）。
4. 在一个供货周期内，有专职固定的配送人员，能积极配合物流科完成物资验收工作（此项加5分）。
9
销售纪律
遵守院方相关规定情况。
出现下述情况之一（一票否决）：
1. 销售人员私自与科室退换货，或提供产品试用、使用，或向科室提供不实供货信息的。
2. 采取不正当手段获取院方物资采购、使用信息。
3. 发现有院内行贿、宴请旅游、有偿推销记录，或被其他单位或部门查处的违法行为等违反《廉洁责任协议》的行为。
4. 存在恶性竞争行为。
说明：
1. 物流科每月对供应商进行月度考评公示考评结果，每半年度进行一次总体考评并根据考评结果对付款周期进行调整，该付款周期将维持至下一考评周期结束。如一年内连续两次被评为“基本合格供应商”的，物流科会视情况而决定下年度是否终止续签采购协议。
2. 考核结果评价和处理意见：
a. 总考评分数扣分小于10分(含)的供应商为优质供应商，付款周期不变；
b. 总考评分数扣分10-25分的，为良好供应商，督促整改，付款周期延长至3个月；
c. 总考评分数扣分26-40分（含）的，为基本合格供应商，提出书面警告并督促整改，付款周期延长至4个月；
d. 总考评分数扣分40分以上及有一票否决的供应商，不再继续合作。
3. 本评价考核标准从2017年4月1日起执行。

附件2
中山大学附属肿瘤医院供应商变更申请表
申请公司
国产厂家或者港澳台进口总代理公司名称
联 系 人

联系电话

原供应商
原公司
启用日期
产品准入我院的时间
变更原因：
我是（国产厂家或者港澳台进口总代理） 公司，原供应商 公司供应贵院 产品，由于 原因，因此申请供应商变更为
公司，日后一切产品质量、售后服务、双方财务账务等问题由新供应商负责。
生产厂家或总代理

法人代表签名（加盖公司章）：

年 月 日
新供应商

法人代表签名（加盖公司章）：

年 月 日
备注：请按照资料目录列表备齐所有证件，证件提供纸质复印件（盖红章）。纸质复印件请按照序号排列，并在页面右上角标注对应序号。咨询电话：[phone]。

（新供应商名称） 公司资料目录
序号
□中打√
证件
备注
1
□
医疗器械产品注册证

2
□
XXX公司 授权书（填厂家/总代理公司名称）

3
□
XXX公司 授权书(填中间代理公司名称)

4
□ 国产厂家
□ 进口中国总代理证件
□ 港澳台大陆总代理
（ 公司）
企业法人营业执照

5
医疗器械生产/经营许可证

6
组织机构代码证

7
国税证

8
地税证

9
□ 中间代理商证件
（ 公司）
企业法人营业执照

10
医疗器械经营许可证/备案凭证

11
组织机构代码证

12
国税证

13
地税证

14
□新供应商证件
企业法人营业执照

15
医疗器械经营许可证/备案凭证

16
组织机构代码证

17
国税证

18
地税证

19
业务员法定代表人授权委托书

20
□
供应商廉洁承诺书
(参考医院格式）
21
□
售后服务承诺书
(参考医院格式)
22
□
产品报价单
(参考医院格式)
（新供应商名称）信息登记表
基本资料
银行信息
企业法人：
开户银行：
企业负责人：
银行账号：
纳税人识别号：

公司地址：

业务联系资料
业务经理：
业务员：
办公电话：
办公电话：
移动电话：
移动电话：
传真：
QQ：
E-mail：
E-mail：
备注：本申请表填写完成请打印盖章交至物流科物资管理岗。咨询电话：[phone]。
附件3

中山大学附属肿瘤医院供应商更名申请表

申请公司
原公司名称
联 系 人

联系电话

原公司启用日期：
原公司在我院开始使用的日期
更名原因：
我是 公司，负责的供应贵院 产品，现因 原因， 原公司申请改名为
公司，日后一切产品的质量、售后服务、双方财务账务等问由
公司负责。
原公司名称

法人代表签名（加盖公司章）：

年 月 日
新公司名称

法人代表签名（加盖公司章）：

年 月 日
备注：请按照资料目录列表备齐所有证件，证件提供纸质复印件（盖红章）。纸质复印件请按照序号排列，并在页面右上角标注对应序号。咨询电话：[phone]。
（新公司名称） 公司资料目录
序号
□中打√
证件
备注
1
□
医疗器械产品注册证

2
□
XXX公司授权书（填厂家/总代公司名称）

3
□
XXX公司 授权书(填中间代理公司名称)

4
□ 国产厂家
□ 进口中国总代理证件
□ 港澳台大陆总代理
（ 公司）
企业法人营业执照

5
医疗器械生产/经营许可证

6
组织机构代码证

7
国税证

8
地税证

9
□ 中间代理商证件
（ 公司）
企业法人营业执照

10
医疗器械经营许可证/备案凭证

11
组织机构代码证

12
国税证

13
地税证

14
□原公司
企业法人营业执照

15
□新公司证件
企业法人营业执照

16
医疗器械经营许可证/备案凭证

17
组织机构代码证

18
国税证

19
地税证

20
业务员法定代表人授权委托书

21
□
工商管理局变更审批文件

22
□
供应商廉洁承诺书
（参考医院格式）
23
□
售后服务承诺书
（参考医院格式）
24
□
产品报价单
（参考医院格式）
（新公司名称） 信息登记表
基本资料
银行信息
企业法人：
开户银行：
企业负责人：
银行账号：
纳税人识别号：

公司地址：

业务联系资料
业务经理：
业务员：
办公电话：
办公电话：
移动电话：
移动电话：
传真：
QQ：
E-mail：
E-mail：
备注：本申请表填写完成请打印盖章统一交至物流科物资管理岗。咨询电话：[phone]。
附件4
报价单

致：中山大学附属肿瘤医院
单位：元
序号
产品名称
规格型号
品牌
包装规格
计量单位
报价
优惠价

备注：

公司落款（盖章）
年 月 日
物流科意见

填写说明：
1.本报价单适用于供应商变更业务。
2.产品名称须与医疗器械注册证名称保持一致。
3.规格型号须与医疗器械注册证规格型号保持一致。
4.包装规格必须逐级填写完整，如：1条/盒，10盒/箱。
5.如愿意在院方原采购价格基础上下调5%（含）以上，“优惠价”直接填写下调后的价格；否则留空打印，待双方商定价格后再手工填写。

附件5

中山大学附属肿瘤医院在用物资信息更改申请表
物资名称

产品品牌

规格型号

供应商

更改产品信息原因（请加盖公章）：
我是 公司的代表，负责 产品在中山大学附属肿瘤医院的供应。现因 原因，从 年 月 日起， 产品的 （由原来的 更改为 。
我们保证更改前后产品在质量方面、使用方面无任何差别，不影响使用。如因产品信息更改造成的一些纠纷或不良反应由我公司负责。

经办人： 日期：

公司负责人签名： 日期：

（请加盖公章）
物流科意见：

负责人： 日期：
注：本声明不能作为更改规格型号的申请。

附件6

售后服务承诺书

中山大学附属肿瘤医院：
为确保给贵中心提供最优质的服务，我们做出如下承诺：
1. 确保产品质量，并保证有效期两年的产品，提供灭菌失效期一年以上的产品；有效期一年的产品，提供灭菌失效期半年以上的产品（以送达物流科仓库日期开始计算），保证绝不提供假冒物资、劣质产品、过期产品和翻新产品。
2. 保证所提供物资包装完好且内外一致，各项标识规范清晰。所有进口产品均有清晰的中文标识。
3. 能按合同要求，及时、准确送至指定地点，并提供合格的产品检测报告。
4. 计划内采购产品，在接到物流科通知后，在3个工作日内完成配送。未能及时到货的物资，在送货单上标注或打印，并提供预计到货时间。
5. 涉及手术室、麻醉科、ICU、微创介入科等科室的紧急物资，在接到通知后2小时内送达。出现缺货断货时，及时书面说明原因并告知预计到货时间。
6. 当出现突发性公共卫生事件或其他紧急情况时，能积极配合院方完成紧急配送服务。
7. 如出现违反上述条款的情况，我们愿意配合院方进行补救，并按医院规定接受处罚。

承诺单位（盖章）：
法定代表人（签名）：
年 月 日
附件7

中山大学肿瘤防治中心廉洁责任书
甲方：中山大学附属肿瘤医院总务处 物流 科
乙方： 公司
甲乙双方为防范及杜绝设备、耗材及物资购销以及基建、装修等修缮工程项目、劳务或技术服务项目等经济活动中的商业贿赂行为以及其他不良行为的发生，保证双方工作人员廉洁自律的工作作风，双方应共同遵守本责任书的所有内容。
一、甲方责任
1. 严禁接受乙方以任何名义、任何形式给予的回扣、提成和其他不正当利益。不得将接受捐赠资助与采购挂钩。
2. 甲方工作人员不得参加乙方安排并支付费用的营业性娱乐场所的娱乐活动，不得以任何形式向乙方索要现金、有价证券、支付凭证和贵重礼品等；不得接受乙方提供的通讯工具、交通工具和高档办公用品等；不得要求或者接受乙方提供住房装修、婚丧嫁娶活动、配偶子女的工作安排以及出国出境、旅游资助等；不得在乙方报销任何应由甲方或工作人员个人支付的费用等。
3. 甲方与乙方商谈经济业务，必须在工作时间到甲方科室或办公室商谈，不得在上述场所之外的地方商谈。
4. 甲方工作人员不得利用任何途径和方式，为乙方统计甲方医师个人及临床科室使用乙方产品的用量信息，或为乙方统计提供便利。
5. 甲方被迫接受乙方给予的钱物，应予退还，无法退还的，应如实向纪检监察部门报告。
二、乙方责任
１. 乙方不得在账外暗中给予甲方、下属科室或者个人回扣，包括：不得假借促销费、宣传费、赞助费、科研费、劳务费、咨询费、佣金等名义，或者以报销各种费用等方式，给付甲方及下设职能部门或者个人财物；不得提供国内外各种名义的旅游、考察等给付财物以外的其他利益等。不得以任何利益方式影响甲方工作人员采购业务的选择。
2. 乙方与甲方商谈经济业务，必须在工作时间到甲方科室或办公室商谈，不得借故到甲方主管领导、部门负责人及相关工作人员家中或高档场所商谈。
3. 乙方必须严格遵守国家及甲方有关招投标相关规定，不得有围标、买标或卖标等徇私舞弊行为。
三、甲乙双方共同遵守国家法律法规及以上条款，本着互惠互利、公正公平的交易原则，积极维护共同的经济利益。
对违法、违纪的甲方工作人员，甲方将按照相关法律法规及《广东省医疗卫生机构及其工作人员索要、收受“红包”、回扣责任追究暂行办法》进行处理，并把处理情况通报乙方。
乙方如违反以上条款之任何一条，被发现或被投诉，经过查实，甲方有权立即终止与乙方所有的经济合同及经济活动，并由乙方赔偿因此对甲方造成的损失。甲方同时向有关卫生计生行政部门报告及处理。如乙方被列入商业贿赂不良记录，则严格按照《国家卫生计生委关于建立医药购销领域商业贿赂不良记录的规定》（国卫法制发〔2013〕50号）处理。
四、本责任书可作为双方经济合同或协议的附件，与合同、协议具有同样的效力。本责任书一式二份，甲乙双方各执一份，从签订之日起生效。

甲 方（盖 章）： 乙 方（盖 章）：
法定代表人： 法定代表人：
签订日期： 年 月 日 签订日期： 年 月 日