办公自动化OA系统运行试行管理办法.doc

办公自动化（OA）系统运行（试行）管理办法
第一章 　总 则
第一条 为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（互联网地址：；局域网地址：），实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。保证其安全、高效运行，根据OA系统实施要求，结合本单位实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于各公司、各部门。
第二章 管理机构
第三条 信息部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:
（一）根据董事会的安排，办理OA系统使用单位的注册、名称、功能变更、撤销等手续；
（二）定期提交OA的运行报告，包括工作日志填写数量，工作流处理周期、处理件数延误等情况。
（三）制定电子文件与信息流转的具体工作规范和制度；
（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；
（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；
（六）做好其他相关工作。
第四条 人事部负责在OA系统中为新入职员工建立账号、部门调整、离职操作等。
第三章 使用单位
第五条 使用单位为各公司、各部门。
第六条 各公司、各部门必须明确一名领导分管系统工作，负责监督该系统在本单位的运行。同时确定一名行政专员负责日常管理。行政专员的职责是：
（一） 负责本单位OA系统的日常操作，包括查收电子邮件、提交物资购买申请、签呈等。
（二） 负责对本单位内OA系统办公用品模块的管理工作。
（三） 负责本系统运行与信息部的衔接工作。
第四章 使用人员
第七条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。
第八条 每个OA系统使用人员的账号必须设置密码，第一次登录OA后应首先在个人事务→控制面板→修改密码，对自己的密码进行修改，若密码丢失，应先出具书面申请经本单位分管领导签字，交由信息部备案后予以恢复初始密码。
第九条 在OA系统的控制面板→个人资料里面，须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。
第十条 为保证各类电子文件及时收发，各员工至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收文件，处理待办事项。网上协同处理流程涉及到的工作人员，处理时间原则上不超过1个工作日。如因出差、请假等较长时间无法处理代办事项的，须通过“工作委托”功能指定授权的代办人进行相关操作。
第五章 业务管理规则
第十一条 在公司内，电子文件与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。
第十二条 公司内部各类会议通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。如需存档，由专门人员打印保存。
第十三条 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：
1、通过OA 系统发布的信息、发起的工作流，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。
2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。
第十四条 OA系统实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。
第六章 日常办公规则
第十五条  
1. 电子邮件
用于公司内部信息传递。每人的邮箱空间为1G，可在“电子邮件→管理邮件箱”中查看使用空间。
2. 公告通知
由行政部提报审批通过后按照查看范围发布。
3. 新闻管理
各公司每周发布一篇内部的新闻报道。内容可涉及本公司、部门的人或事等，要求图文并茂、语法通顺。
4. 工作日志
单位人员应按时撰写工作日志，及时汇报当日工作情况。日志撰写情况纳入考核。
5. 工作流办理
  单位人员需要传递或签阅的文件，须用OA系统与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行文件的交流和消息沟通。
6. 办公用品管理
单位人员需领用办公物品时，需填写个人办公物品登记单，经仓库管理人员审核后予以发放。
7. 发文
公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门主管审核后，提交行政部复核，行政部经理根据文件性质提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给董事长秘书，秘书对文件存档，并分发到各相关部门和人员。
8. 收文（包括纸质文件和网发文件）
部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。
第七章 安全保密管理
第十六条 OA软件运行的服务器，由信息部专人保管，采取多重加密措施，不能给其他人使用。异地备份数据后应立即加密。对未按规定操作服务器造成OA中资料泄露的，将承担相应法律责任。
第十七条 OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。违反保密规定，造成失密泄密的，将承担相应法律责任。
第十八条 OA系统中文档传输为非涉密电子文档。对涉及国家秘密，以及公司商业秘密机密级以上的文档，仍以纸质文件传递。
第十九条 通过OA系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需打印存档。
第二十条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失由本人负责。
第二十一条 OA系统涉及使用电子印章，由信息部实施人员在资金管理中心的监督下制作，完成后删除图片扫描件，并对结果进行签字确认。资金管理中心应立即对电子印章设置单独密码。对电子印章的使用、管理等同于实物印章，印章管理者将承担法律责任。
第八章 系统维护管理
第二十二条 为避免计算机病毒传播和网络攻击保证数据及网络安全，OA服务器应安装防火墙及网络防病毒软件，信息部应指导检查本单位操作用计算机安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。
第二十三条 OA管理员负责每日对OA数据进行本机备份，每周末对OA完整数据进行一次异地备份。
第二十四条 信息部应与软件开发单位签订技术支持协议，确保故障得到及时处理及软件版本升级。
第九章 应急处理
第二十五条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知信息部。由信息部尽快组织有关人员查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。
若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由信息部提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。
第二十六条 系统运行遇到的问题，应及时向信息部反馈。
第十章 罚则
第二十七条 OA协同办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的（如：未及时填写工作日志、未及时签办工作流）1—2次/月罚款50元，3—4次/月100元,5-6次/月300元，7-8次/月1000元（延误是指以系统的记录时间计超过48小时仍未处理待办事宜），其他次数依次类推。
第二十八条 对长期不使用OA系统、不按统一要求提供数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视状况处以50---1000元罚款。
第二十九条 发生以下违规违纪行为的，罚款200-5000元，并视具体情况进一步追加处罚。
（一） 遗失或泄漏账号、密码等信息，造成公司损失的，罚款200元。并承担相应法律责任。
（二） OA服务器管理不当，泄露数据，造成公司损失的，罚款200元，并承担相应法律责任。
（三） 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的，罚款200—5000元。
（四） 侦测、盗用他人电子印章及手写签名者，将罚款200—5000元。严重者将移交公安机关进行处理。
第三十条 违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定。所有员工使用OA情况将纳入集团年度考核范围。
第三十一条 对于个人文档，不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短片、MTV等，违者将罚款50元。
第十一章 附则
第三十二条 本办法自下发之日起执行。
第三十三条 本办法由集团公司信息部负责解释。