变更签证索赔流程及证据收集.doc

项目部的工程签证与索赔
一、签证与索赔
1、 工程签证是按合同约定，工程施工工程中由承发包双方代表就施工过程中发生的有关技术、经济、工期等方面的调整所进行的签字确认行为，一般以技术核定单、签证单和业务联系单的形式体现。是工程技术与管理资料的组成内容，也是工程结算的重要依据之一。通过工程签证的分析、审核，可为索赔事件的处理提供依据。
2、 工程签证以书面形式记录了施工现场发生的特殊费用，直接关系到业主与施工单位的切身利益，是工程结算的重要依据。特别是对一些投标报价包干的工程，结算时更是要对设计变更和现场签证进行调整。现场签证是记录现场发生情况的第一手资料。通过对现场签证的分析、审核，可为索赔事件的处理提供依据，并据以正确地计算索赔费用。
3、 工程签证/索赔单报送时必须一式四份，分为签收回执联、审批回执联、报送监理联、报送甲方联（审批方要求增加时按要求增加），其中签收回执联在送达时要求建设方或授权的监理方代表在该联上签收，并由项目合约管理责任人保存至该签证/索赔报告的报送得到有效合理确认。严禁采用以收发文登记方式处理签证/索赔文件的报送回收。如建设方或监理恶意拒收时，应采用专递邮件或公证送达等有效方式报送。

4、 工程签证一般按以下流程办理：
（1）以日常技术文件或工程师指令为基础的技术经济签证：
盖章、报送
（取得签收回执联）
根据合同进行经济分析
审核、
签字
提出签证事宜并填写工程签证建议稿
（主要明确提出事由和工作量）
现场技术员
项目技术负责人或生产经理[审核、校正]
项目经营经理
合约部
项目经理
资料员
业主、监理
签证责任人（技术负责人）
[参与和催办审批]
经审批的签证资料存档
（主要是根据情况，充实事由）

（2）以材料认质认价、专业单项工程认价等为基础的认质认价签证：
合约部
项目技术负责人或生产经理
项目经营经理
项目经理
资料员
业主、
监理
签证责任人
（经营经理）
参与和催办审批
盖章、报送（取得签收回执联）
经审批的签证资料存档
提出签证事宜并填写工程潜在建议稿
主要明确提出事由和工程量、成本
会签
（主要是根据技术或生产充实事由）

5、 工程索赔一般按以下流程办理：
项目经营经理
业主、监理
项目各相关部门和人员
项目合约部
项目经营经理
项目经理部
相关人员
索赔责任人
（经营经理）
项目经理（审核确认索赔报告）
经审批的签证资料存档
报送（取得签收回执联）
参与和催办审批
讨论制订索赔方案
完善索赔方案底稿
拟定索赔报告底稿
汇总整理索赔证据，计算索赔工期和费用
收集与提供索赔证据
拟定索赔意向通知
报送（取得签收回执联）
业主、监理

1、项目部必须建立工程签证/索赔管理台帐，且该台帐必须有同步的电子文档一份。
2、索赔费用组成：人工费+材料费+设备费+企业管理费+利润等
3、索赔的计算方法：实际费用法、总费用法、修正总费用法
4、索赔证据的收集和甲方确认证据需要比较有说服力和法律效力

二、项目工程索赔的原因及理由
1、 项目工程索赔的主要原因
1.1 业主违约
如：业主未能按照规定的时间向承包商提供场地使用权；业主未能在规定的时间内付款（预付备料款、工程进度款）或不合理的扣款（扣业主供料款、预付款的抵扣、滞留金扣款）；业主未能在规定的时间内发出图纸、指令或批复；业主拖延签发各种签证（进度付款签证、移交证书等）；业主的不适当决定和苛刻检查；业主提供材料、设备的延误或不符合合同标准等。
1.2 合同缺陷
一般情况下合同是由业主或委托工程师、咨询单位编写后列入招标文件的，承包商不能过多修改，否则就构成对招标文件有实质上的背离而被业主拒绝。因此，就难免在合同中存在着缺陷，包括商务条款和技术规范及图纸中的缺陷。如承包商执行业主的解释就会发生成本的增加或工期的延长，进而引发索赔。
1.3 施工条件变化
如：基础地质方面出现变化引起的索赔等。
1.4 工程变更
如：实际完成的工程量超过或小于投标时给定的工程量；工程师发现因设计、质量标准和施工顺序等问题时，增加新指令（增加新的工作、改变建筑材料、暂停施工或加速施工等）。
1.5 工期拖延
非施工单位原因造成工期延误，项目可以要求延长工期，同时可以考虑要求经济补偿。
1.5.1 引起工期延误的主要原因有:
（1） 工程预付款迟缓支付,施工图纸不能按时提交；
（2） 面积增大、结构改变、功能变更；
（3） 拖欠工程进度款
（4） 材料、设备到位不及时；
（5） 监理工程师的无理刁难；
（6） 施工停水停电每天八小时以上（含八小时）；
（7） 不可抗拒力造成的影响；
（8） 计划变更；
（9） 由于业主指定的其它分包商拖延工期而影响总工期；
以上原因应针对工程合同的相关条款进行考虑。
1.5.2 非施工原因引起的工期延误而引起的费用补偿：
（1） 由于费用损失；
（2） 由于停工延长施工周期，造成人工费、材料费、机械停置费、三大工具闲置费的增加；
（3） 行政管理费的增涨；
（4） 拖欠工程进度款的利息。
在合同执行过程中，索赔是多方面的，项目部应根据工程的实际情况来着手进行各项具体的索赔工作。

1.6 业主指令
如：业主或委托工程师在施工过程中发出各种指令，承包商执行这些指令（包括错误的指令），势必造成的成本的增加和（或）工期的延长。
1.7 国家政策及法律、法令变更
如：国际工程中从投标截止日期之前的第二十八天开始，由于所在国法律和政策的变更导致承包商施工费用的增加或减少；国内工程中由于国家、地方的文件、规定（定额、取费标准、税收、上交的各种费用等）等导致承包商施工费用的增加。
1.8 其它承包商干扰
如：在同一个施工现场有几个承包商同时施工时，发生的因某承包商不能按期完成他那部分工作，而影响其它承包商的工作；场地使用、现场交通等，而造成各承包商相互干扰。
1.9 其它第三方原因
如：银行付款延误等。

2、 可以向业主提出的索赔理由（对应合同条款）。
序
号

索 赔 事 项
工 期
索 赔
费 用
索 陪
1
业主的代表指令错误
√
√
2
业主的代表指令、批准、图纸及其它约定义务
√
√
3
由于业主代表的责任，在情况紧急且无法同业主联系时，承包商采取保证工程和人民生命财产安全的紧急措施。
√
√
4
业主在工程交付前提前使用后发生损坏维修费
√
√
5
违反有关施工现场清洁规定发生的或该规定为合同签订后颁发的非承包商原因造成的损失的罚款
√
√
6
业主延期开工
√
√
7
因业主原因，暂停施工
√
√
8
赶工的经济支出

√
9
检查检验中业主或其它承包商原因引起的经济支出

√
10
检查检验影响正常施工，且检查检验合格
√
√
11
检查检验合格后，又发现承包商的质量问题

√
12
业主要求提高质量等级要求
√
√
13
因设计或业主采购设备原因使试车达不到验收要求
√
√
14
业主对隐蔽工程重新验收而进行剥落，且检验合格
√
√
15
合同价款的调整：1.工程量增加；2.设计变更或工程洽商；3.工程造价管理部门公布的价格调整；4.一周内非承包商原因造成停水停电累计超过8小时
√
√
16
业主不按约定（时间、数额）支付工程款
√
√
17
业主不按约定方式支付工程款

√
18
业主提供的材料设备不符合要求或延误
√
√
19
对承包商提供的材料设备，业主未能按时到现场验收，后来验收后发现材料设备不合格
√
√
20
由于业主原因，使用代用材料

√
21
业主的变更
√
√
22
业主未按照合同约定日期验收引起的工程保管费用

√
23
业主在收到竣工报告后无正当理由不办理结算

√
24
保修期间非承包商原因造成返修

√
25
业主违约
√
√
26
非承包商责任造成的伤亡事故由责任方承担责任和有关的费用

√
27
施工中出现地下障碍和文物
√
√
28
不可抗力对工程本身的损害；清理修复工作费用另行约定
√
√
29
在因政策变化、不可抗力以及双方以外的原因导致的工程停建或缓建
√
√
三、项目工程索赔的条件与资料准备
1、 工程索赔的条件
1.1 与合同相对照，事件已造成了承包人施工成本的额外支出，或直接工期损失。
1.2 造成费用增加或工期损失，按合同约定不属于承包的行为责任或风险责任。
1.3 承包人按合同规定的程序递交了索赔意向通知和索赔报告。
2、 工程索赔的资料准备
2.1 项目部预算员负责工程索赔资料的收集整理工作，并分门别类地建立档案。应收集资料的内容如下：
2.1.1 投标时的原始资料
项目部的上一级经营部门要把招标文件、投标文件、投标时涉及到的有关文件资料等要向项目部办理书面借用及办理交底手续。
2.1.2 合同的原始资料
项目部的合约部要把中标通知书复印件一份（原件由公司商务合约部随合同正本一起保存。），正式的建筑安装施工合同副本等文件要向项目部做书面移交并进行交底。
2.1.3 工程接地纪要
纪要中要特别注意现场施工的水源、电源及场地平整情况，确定是否具备进场条件。
2.1.4 来往信函的原始资料
包括业主和承包商之间及承包商为了经营活动与其它部门或个人之间的一切来往信件。
2.1.5 工程图纸的修改、技术变更单、隐蔽资料、现场签证单、检查验收报告等原始资料。由项目内业务人员或其它有关人员提供给项目预算员。
2.1.6 各种会议纪要、记录、业主批准的各种方案（特别是采用新技术、新材料、新工艺及采用的大型机械数量、型号等。）、施工进度情况、施工报表等。由项目内业务人员或其它有关人员提供给项目预算员。
2.1.7 工程款结帐帐单及支付情况。由项目财务人员提供给项目预算员。
2.1.8 工程照片及录象资料（注意：采用带日历的相机拍照，特别注意与原设计图纸不同之处）。由项目技术人员提供给项目预算员。
2.1.9 甲供材料及设备的交验手续及其材质的检验报告；乙方采购的各种材料的购置单价清单（注意业主、监理公司指定的厂家的签证手续，各种原始发票的保存。），当地的材料 市场价格资料。由项目材料人员提供给项目预算员。
2.1.10 有关法律方面的原始资料。由项目项目预算员收集。
2.1.11 工程经营活动的其它一切资料和信息。
2.2 项目预算员根据上述几方面的资料编制出一份详细的索赔报告，提交项目经理，由项目经理主持召开会议讨论索赔报告，项目预算员再根据讨论后的情况修正索赔报告，并报上一级经营部门，由经营部门审定和项目经理认可后报送业主。
四、项目索赔的种类与索赔费用组成

序
号

索赔费组成

索赔种类
工期拖延索赔
施工范围变更索赔
加速施
工索赔
施工条件变化索赔
政策性变化
1
工程量增大而增加人费
×
√
×
√

2
工效降低而增加人工时
√
o
√
o

3
人工单价上涨费
√
o
√
o

4
材料用量增加费
×
√
o
o

5
材料单价上涨费
√
√
o
o

6
分包商工程量增加费
×
√
×
o

7
分包商单价上涨
√
o
o
√

8
设备租赁费
o
√
√
√

9
自有机械使用费
√
√
o
√

10
承包人新增设备费
o
×
o
o

11
现场管理费（可变）
o
√
o
√

12
现场管理费（固定）
√
×
×
o

13
公司管理费（可变）
o
o
o
o

14
公司管理费（固定）
√
o
×
o

15
利息（融资成本）
√
o
o
o

16
利润
o
√
o
√

17
可能的利润损失
o
o
o
o

说明：表中符号含义：“√”代表应列入项目；“o”代表有时可列入项目“×”代表不应列入项目。
五、文件在项目索赔中的作用

作用种类
权威性
确定索
赔项目
进度
工期
费 用
审 计
合同协议书
√

√
√
√
中标通知书
√
√
√
√
√
投标书及其附件
√
√
√
√
√
合同专用条款
√
√
√
√
√
合同通用条款
√
√
√
√
√
标准、规范及有关技术文件
√
√
√

图纸
√
√
√
√
√
工程量清单
√
√
√
√
√
工程报价单或预算书
√
√

√
√
投标邀请

√

√

投标建议

√

√

分包合同
√
√
√
√
√
信函
√
√
√

会议纪要

√
√
√

购货单
√
√
√
√
√
检验报告
√
√

√

施工日记
√
√
√
√
√
进度计划

√
√

√
照片

√
√

变更通知单档案
√
√
√
√
√
隐蔽资料
√
√
√
√
√
交付通知单

√
√
√
交工计划

√
√

分类档案
√
√
√
√

时间顺序档案

√
√
√

建筑法规
√
√

六、项目索赔工作中五种方式的比较
比较项目解决方式
时 间
费 用
约 束 力
申 诉
协商
取决于双方谈判者的目标、状态和其它因素，会很快
最小，折衷解决的费用或让步
采用或不采用
协议达成后放弃上诉，协议协商未达成时提交调解、仲裁或诉讼
调解
取决于双方谈判者的目标、态度和其它因素
调解者可能会在计划中规定时限
调解人酬金（如果有的话）
同上
同上
仲裁
比诉讼快，仲裁规则可能有时间限制
取决于仲裁员的计划或有无仲裁员准备会需要几个月
提交仲裁费用
仲裁员费用律师费用（如果有律师）
根据合同规定可能有也可能没有约束力
法院不审查法律依据；仲裁员不必解释仲裁
诉讼
需要五年或更长的时间审理，准备本身也会花几年
费用可能很高时间长，律师费用高
有约束力
完全可上诉
放弃
无
索赔金额
相互一致的协议放弃
在大多数情况下放弃了上诉权
七、项目反索赔工作中的规定
1、 反索赔工作的要求及反索赔工作的准备
1.1 反索赔工作最充分的准备是正确理解合同条款和合同文件，充分、完整、正确、及时地履行合同职责与义务。
1.2 及时处理工程合同中的歧义问题，通过补充合同或协议，明确合同中可能发生的不同理解的条款。
1.3 及时减缓在合同执行过程中对我方不利的矛盾，在我方过失情况下，应迅速协商或处理，通过协商争取解除部分无法履行的职责和义务，并以适当形式明确下来。
1.4 加强索赔工作是反索赔工作的有力支持。
2、 反索赔工作注意事项
2.1 反索赔工作应与索赔工作统筹考虑，不可分离。
2.2 要认真分析索赔与反索赔工作内容和金额，未经过充分分析和研究都不应盲目开始向合同的另一方提出索赔。
2.3 将反索赔、索赔协商的初步结果认真分析，要尽力避免向仲裁机构或法院申诉，以免企业社会信誉受损。
3、 预防业主的反索赔内容
序
号
索 赔 事 件
工程
索赔
费用
索陪
1
由于承包商的责任，在紧急情况下采取的保证工程和人员生命财产安全的紧急措施费用

√
2
承包商不履行合同约定的义务
√
√
3
承包商原因引起的暂停施工

√
4
检查检验不合格，承包商引起质量问题的返工修理费用
√
√
5
业主在检查检验合格后，又发现承包商原因引起的质量问题

√
6
承包商施工原因引起的试车达不到验收要求
√
√
7
隐蔽工程重新检验不合格
√
√
8
承包商超出设计图纸要求增加的工程量不予计量
√

9
业主供应的材料设备在验收后发生损坏丢失

√
10
承包商采购的材料设备不符合设计和规范要求
√
√
11
承包商采购的材料设备，业主未到现场验收，后又发生材料设备不符合要求

√
12
因承包商原因引起的材料代用
√
√
13
竣工验收时由于承包商原因引起的修改
√
√
14
保修期内造成的返修

√
15
承包商违约：未按时竣工，施工质量达不到设计和规范要求，发生其它合同法规违约的行为
√
√
16
承包商安全措施不力造成的伤亡事故

√
17
承包商的分包商的违约或疏忽
√
√
18
工程停建或缓建时，由于承包商未及时退货造成的损失

√

八、项目索赔中应注意的事项
1、 加强索赔意识
各级领导要高度重视索赔，特别是项目部经理要把索赔工作融会到施工管理工作之中，提高全体员工的索赔意识。
2、 组织强有力、相对稳定的索赔班子
项目索赔班子由工程、技术、采购、合约等部门组成，项目部经理任组长，大型工程由公司（二级机构）分管领导任组长。具体负责索赔人员应具备的素质如下：
2.1 有丰富的基层实践经验，了解工程的全部过程；
2.2 掌握当地有关工程承包的法律、法令及政府规定等；
2.3 具有一定的财会知识；
2.4 头脑清晰，思想敏捷，工作务实。
3、 项目索赔人员要相对稳定
从工程开始跟踪到投标报价、签订合同、工程实施直至竣工结算，索赔人员都要参与，掌握和积累第一手原始资料。
4、 把握时机及时提出索赔
在合同执行过程中，应及时和有关方面取得联系，取得他们的支持，同时要了解、调查业主、监理的心态，待时机成熟且在规定的时间内（一般为索赔事件发生后的28天内递交索赔意向通知，索赔意向通知提交后的28天内递交正式的索赔报告。），向工程师递交索赔意向书通知及正式的索赔报告。索赔报告的内容包括：事件发生的原因，对其权益影响的证据资料，索赔的依据，此项索赔要求补偿的款项和工期延长天数的详细计算等资料；并要求依据充分，实事求是，文字简洁，数据正确，一事一办。
5、 谈判的方式和策略
索赔效果是通过谈判来实现的，对不同对象或事件要根据具体情况采取不同的谈判方式。在谈判过程中要注意以下几点：
（1） 必须知道索赔事件需要解决的具体问题。
（2） 必须了解对方的底牌。要充分了解对方谈判人员的权限、性格和爱好及其对索赔报告的态度。
（3） 谈判要分层次、分阶段进行。在一定层次谈判解决不了的问题，不要强其所难，具体经办人员回来要及时向领导汇报，可以通过更高层次的会晤来解决。
（4） 索赔谈判人员要有耐心和良好的修养。
（5） 索赔谈判人员要对自己理解和处理问题的能力有充分的信心。
6、 索赔人员要和对方有关人员搞好关系
7、 索赔的手段
一般情况下采取通过协商的办法来解决，在万不得已的情况下，采取通过仲裁或法院来解决。