总工室管理细则.doc

总工室作为集团公司开发建设项目技术管理的机构，对集团公司开发建设项目提供技术支持，提升建设产品品质，促进开发建设项目经济效益及社会效益的提高。总工室档案、资料管理制度

为规范本室档案管理，加强技术类档案管理力度，现以总工室
档案归档范围及流程为主线制定本制度。
一、 总工室档案归档范围：
1、图纸、材料样板类：总工室下发的各类图纸（包括施工蓝图、设计院出具的设计变更及白图、总工室下发的白图），材料样板，各类图纸电子版本的光盘。
2、工程技术类：图纸会审记录、设计合同、勘察报告以及报集团
的方案确认资料等。
3、各部联系单及往来文件：工程业务联系单（包括发给公司各部门及其他合作单位、发至集团设计院）、本部门所收的业务联系单等。
4、集团下发设计条件及标准、规定等。
5、国家及地方规范、规定，地方职能部门的批复文件。包括规划方案、单体方案、初步设计、施工图报建、施工图审查等批复文件的复印件。
6、 综合类档案。

二、 档案归档基本要求：
1、归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。
2、归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整。
3、文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
4、声像档案资料一般存档2份，重要的须归档10份。
5、电子文件归档，由各专业工程师汇总后制成光盘交给本部门资料员归档。
三、档案的归档和立卷

（一）归档时间
1、项目工程设计资料与图纸办理完盖章手续后当天办理归档。
2、各批复方案及批复意见于设计院院长签阅后当天办理归档。
3、电子文件在设计文件发出后7个工作日内制成光盘归档。
4、应当立卷归档的材料，必须严格参照公司档案管理制度向本
部门资料员移交集中管理，任何个人不得据为己有或拒绝移交。
5、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，
对相关人员进行处罚。
（二）档案立卷
1、立卷原则：综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件
材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册。
2、立卷时间：综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术
档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工45天内完成组卷工作。
五、 档案借阅规定
（一）本部门档案密级确定与管理
1、普通类档案：一般项目的设计图纸与文书、公司及本室下发的一般性文件都属于普通档案。
2、密级档案：凡本室签订的合同、协议以及标有密级的公司文件等都属于密级档案。
（二）密级档案保管要求
1、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄。
2、查阅机密档案资料，只能在资料室内查阅。
3、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且资料室内门、柜
应做到随开随锁。
4、资料室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃
密情况，应及时报告部门领导，查明情况严肃处理。
5、不准在私人交往、通信、网络中泄露部门秘密，不准在公共场
所谈论部门秘密，不准通过其他方式传递部门秘密。
（三）档案借阅基本程序
部门内部人员借阅：
1、普通档案借阅，各专业工程师签字即可办理；
2、密级档案：部门负责人签字后方可办理。
外部门借阅：
1、仅在本部门查阅一般数据和信息，本部门负责人同意后办理普通登记手续即可；
2、查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈本室负责人签字同意，不得私自带出复印。
（四）档案借阅事项规定
1、借阅档案必须15天内归还，若不能归还，必须办理续借手续。如需较长时间借阅档案的写明相关原因经相关负责人审批后可办理。本部门资料员负责向到期未归还档案的人员催还。
2、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。
3、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密。
4、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报董事长签字同意。
5、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案。
6、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向资料员报备，按公司规定失职问责处理。
7、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经本部门负责人同意方可借出。
8、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。
（五）档案资料借阅审批权限（含原件和复印件）
1、本部门绝密类的档案一律不得复制。
2、本部门密级档案，须经本部门负责人批准后，由档案管理员统一复印，注明用途并加盖“再复印无效”印章。
3、复印普通档案，部门负责人签字即可。
六、档案库房设置及管理规定
1、资料室由总工室单独管理，无关人员一律不许进入。离开库房要随时关好门窗，确保档案安全。
2、资料室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风。
3、库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾。
4、定期对库房进行检查，每半年进行一次全面盘查，对库房设施、
案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。
七、印章的管理
本部门所有印章均由本部门的专职资料员统一保管。
（一）印章管理原则
1、部门印章须锁入柜内妥善保管，防止被滥用或盗用，确保印章
安全。如有遗失，必须及时向公司报告。
2、印章管理员必须有高度的原则性，严格按照公司印章管理制度
及集团下发的相关管理办法用印。
（二）用印审批制度
1、所有印章用印，都必须严格执行公司印章管理相关办法，按照
公司现行文件规定的审批权限和审批流程进行报批；特殊情况，
须以有审批权领导书面签署的意见为准。
2
、印章管理员必须认真检查用印文书是否履行相应的审批手续，
所有审批手续全部完成、审批内容和用印内容完全一致且相关责
任人均已签字确认才能用印。
3
、
用印审批权限:
总工室部门章最终审批权人为总工室分管领导。

对资料的管理职责：
(1)、严格按公司工程档案管理和印章管理的工作流程、规章制度
执行；
(2)、负责接收本部门及相关部门发送的各类图纸、文件资料，登
记造册，并妥善保管；
(3)、负责发放本部门对外发送的各类图纸、文件资料，办理登记
手续；
4)、做好设计资料的归档保存和借阅管理，按有关工程技术资料
的分类原则进行分类；
(5)、协助部门负责人处理其他文员类工作；
盖章申请需部门负责人签字同意后方能使用；