采购部的职能与权责.doc

一．采购部职能
采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关部门职能的配合协助下，严格制度并执行采购制度与采购工作流程，确保企业各项业务顺利经营。采购部在企业使下列职能：
1. 建立采购部组织
结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。
2. 建立健全的采购管理制度体系
根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业流程。
3. 采购计划管理
在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划和采购预算，指导采购活动。
4. 供应商管理
根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。
5. 采购价格管理
建立重要物料和常规物料采购的价格档案，指导采购作业和价格谈判，提高采购绩效。
6. 采购合管理
组织采购合同评审，合同签订，建立采购合同台帐并分类管理，监督合同执行。
7. 采购进度控制
监督采购合同签订和执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。
8. 采购质量控制
建立采购认证体系，对供应商及采购物料的质量进行检验、认证，确保采购物料符合企业需求。
9. 采购成本控制
严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效的控制采购成本。
10. 采购绩效管理
定制对采购作业与各采购专员进行绩效考核，并根据采购结果进行奖惩，分析采购过程的薄弱环节，及时进行改进，提高采购绩效。
二．采购部组织结构

三．采购部的责权：
1. 采购部的职责
A．根据总部各部门和各店业务不同时期的物料采购计划，经批准后实施；
B．编写采购预算（固定资料预算和常规物料预算），经批准后实施；
C．审查各部门和各店采购申请，核查请购的必要性、数量和规格是否恰当；
D．收集、整理供应商资料，建立完善的供应商档案，定期评估供应商；
E．实施采购活动，包括：询价、比价、议价、签订采购合同、下订单、跟单、催货、结算等；
F．做好市场供求信息调查，及时优化采购品质，确保各部门与各店业务的正常活动需求；
G．做好各部门和各店的物料消耗分析，在保证正常业务需求外降低资金占用，减少库存；
H．收集市场价格信息，通过各种途径降低采购成本，完成采购成本控制指标；
J．其他相关职责。
2. 采购部权力
A. 建立采购部的规章制度，并对公司的发展、规划提出意见；
B．设定采购方式，支配额度内资金；
C．代表公司选择、评估、确定合格供应商；
D．在计划范围内，代表公司对外签署采购合同；
E．对于不合格供应商，有索赔、解除供应关系的权力；
F．对于请购方式、手续权限、进度控制有监督权；
G．在不影响公司各部正常业务的情况，有调配物料权力；
H．有处理公司废旧物料，损坏物料的权力（报废的电子类等）；
J．对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权；
K．其他相关的权力。
四．采购管理岗位职责
1. 采购部经理职责：
A．根据企业经营目标制订采购战略规划，并组织贯彻执行；
B．组织制定采购部门的相关规章制度、工作规范和工作计划，并监督、检查执行情况；
C．审核采购工作计划的制定、分解、实施及考核，并准确传达和执行企业的指导精神；
D．汇总、审核下级上报的月度预算，并参加企业的月度预算分析和平衡会议；
E．审查各部门和各店预算外的临时采购需求，审核临时采购计划，报总监批准后实施；
F．组织建立采购部供应系统，多方面开拓供应渠道，并对供应商进行管理；
G．指导、监督、考核部门人员，根据工作需要提现人事调动建议，控制人事费用和人员编制；
H．监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同执行和落实情况；
J．参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商管理制度，对不合格供应商的处理；
K．组织对采购物料市场行情分析和调查，控制采购价格并预测价格变化趋势；
L．主持招标，合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况；
M．负责采购部门人员的绩效、培训等管理工作；
N．负责本部门的日常管理及与各部门的协调工作完成领导交办的任务；
O．完成上级领导交办的其他任务；
2. 采购部主管职责
A．分派、指导、监督、考核采购专员和仓库专员的日常工作；
B．审核年度、季度、月度采购需求计划，统一采购，减少开支，提高资金运营效率；
C．负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时；
D．编写单项物料采购计划，并监督执；
E．在采购部经理指导下。参与编写采购预算，并控制采购费用；
F．参与供应商信息分析以及供应商选择与评估工作；
G．签订与送审小额采购合同；
H．协助采购经理规范采购政策和行为，确保公司利益；
J．制作物料入库单据，保证物料保质，保量地完成采购货物的入库；
K．编制单项采购活动的分析和报告，上交采购经理；
L．完成上级交给其他任务；
3. 采购专员职责：
A．审核各部门和各店采购需求的必要性、数量和规格是否恰当；
B．编写所负责物料的年度、季度、月度采购需求计划（常规使用的各类物料），上交主管审批；
C．负责开发、选择、评估、考核和确定供应商，收集供应商的相关资料，建立供应商档案及合格供应商明细；
D．进行相关负责物料的采购活动，包括：询价、比价、议价、合同签订，下订单、跟单、催货、结算等工作；
E．紧急物料采购活动处理；
F．负责谈判资料（询价单，比价单等），采购合同分类的管理；
G．关注物料库存情况，及时补充库存以保正正常业务的顺利运营；
H．每个月协助仓库专员进行库存的周盘点和月盘点。
J．核对物料的对帐，结算相关工作；
K．完成上级交给其他任务；
4. 仓库专员职责：
A．核对供应商送货的数量、质量是否与合同相一致，验收货物必入库（包括在持佳系统入库）；
B．物料出库工作（包括持佳系统出库）；
C．月底物料成本系统均摊;
D．仓库5S的管理，每两周一次5S工作处理，保证仓库整洁，方便等（5S是指整理Seiri、整顿Seiton、清扫Seiso、清洁Seiketsu和素养Shitsuke）；
E．每个进行周盘点，月盘点工作，核对系统中的帐与库房实际帐相一致；
F．完成上交给其他任务；