一般物资采购供应业务流程.doc

1.1一般物资采购供应业务流程
1.1一般物资采购供应业务流程①

一、 业务目标
1 经营目标
1.1 建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制。
1.2 推行科学理性采购，保证生产建设所需物资安全供应、及时供应和经济供应。
1.3 追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低。
1.4 实行框架协议采购，提高物资供应工作效率。
1.5 强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权。
2 财务目标
2.1 资金支付安全。
2.2 会计核算真实、准确、完整、及时。
2.3 减少资金占用。
3 合规目标
3.1 物资采购过程公开、规范有序、合法合规。
3.2 物资采购合同或协议符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章制度。

①除原油、成品油、燃料油、股份公司内供润滑油等以外的物资统称一般物资。

除原油、成品油以外的物资统称一般物资。

二、 业务风险
1 经营风险
1.1 分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金浪费和流失。
1.2 对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究，价格监管不力，导致采购性能价格比不合理。
1.3 物资需求计划不准确、不及时，变更频繁，不能有效满足生产建设物资需求，造成物资积压。
1.4 物资供应过程控制能力弱，物资采购供应不及时、采购物资质量不能满足生产技术要求，影响正常生产建设。
1.5 供应商选择不当，指定或变相指定供应商，造成经济损失，滋生腐败。
1.6 重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大。
1.7 物资采购合同或协议对买卖双方的权利、义务和违
约责任等表述不清，或未经审核变更合同、协议条款，导致经济纠纷和经济损失。
1.8 物资采购一单一询价、一单一招标、一单一签约，供需关系动荡，供应费用增加。
2 财务风险
2.1 资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失。
2.2 结算不及时，多记、错记、漏记物资入库、库存或应付账款，导致财务数据不准确、不完整。
3 合规风险
3.1 制度不健全或有漏洞，执行制度不到位和监督考核不力,导致违纪违规问题发生。
3.2 物资采购合同或协议不符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。

三、 业务流程步骤与控制点
1 物资供应职责界定
1.1 公司授权采购中心负责制定股份公司物资供应管理规章制度。
1.2 采购中心按照总部集中采购物资目录，负责提报总部集中采购物资计划，由总部实施集中采购；采购中心采取合同(订单)方式执行物资装备部（国际事业公司）或授权企业牵头组织优选确定供应商、采购价格或定价公式，与供应商签订框架协议；采购中心采取合同（订单）方式执行框架协议。总部集中采购物资目录内的进口物资由国际事业公司实施采购操作。
1.3 总部直接集中采购物资,采购中心与物资装备部（国际事业公司）签订物资供应协议。采购中心通过协议下定单来履行供应协议。
1.4 公司授权采购中心对物资计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理，实行供应与管理结合。对未列入总部集中采购物资目录的生产建设物资实施集中采购。采购中心依据总部集中采购物资目录，正确配置工业标准描述字段。
1.5 物资供应实行专业化分工流程化操作运行机制，采购中心强化物资供应计划、供应商、价格、采购、质量和储备等专业化管理，采购业务实行合同签订与签订后的过程控制环节相互分离、相互监督制衡的管理模式。采购中心在ERP系统中按分段制衡及不相容原则合理设置各岗位权限。
2 物资计划编制与审核
2.1 主数据维护员按规定程序将审批后的物料主数据维护到ERP系统，做到一物一码。
2.2 公司须明确各类物资需求计划的审核部门。物资需用单位根据生产建设需要准确、及时编制物资需求计划，由本单位负责人审核，经相关部门按规定权限审批后，报采购中心。大检修物资计划须提前90天提报，月度计划须提前15天提报, 工程建设物资需求计划按照项目统筹计划相应提前提报，其中长周期关键设备应根据合理的制造周期及早提报。审批后的需求计划（项目需求计划依据设计图纸和材料表）要及时、准确、完整地录入（或批量导入）ERP系统。公司PM、PS等模块的相关需求计划通过系统集成，自动生成。超过需求日期3个月以上未完成且不再执行的计划要及时核销，手工创建的由创建部门核销，系统自动创建的由相关模块核销。
2.3 公司物资需用单位和各职能管理部门在编制、审核物资需求计划时不得指定或变相指定供应商，对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，报分管需用单位的公司领导审批。
2.4 采购中心依据审批的物资需求计划综合平衡资源后，及时编制物资采购计划,由采购中心负责人审批。启用MRP功能，完成物料综合平衡和采购申请的创建，可根据需要进行手工编辑，并按规定权限审批。需要手工创建采购申请的，须经审批后方可创建。超过交货日期3个月未完成且不再执行的采购申请要及时核销。
3 采购渠道的确定与控制
3.1 采购中心负责组织执行中国石化统一的供应商网络。企业自采供应商的准入及关键信息变更由公司负责审批。供应商准入按规定审批后，采购中心通过供应商管理信息系统申请、录入、修改供应商主数据以及供应商产品目录，启用供应商产品目录增强程序控制采购渠道。
3.2 采购中心对申请准入的供应商必须进行资格审查，对供应物资涉及生产建设安全的供应商，必须进行现场考察。通过资质审查的供应商方可进入中国石化供应商网络，并限定许可供应产品目录。对同样品种同一供应商的中石化内部其它企业的现场考察报告可以共享。
3.3 采购中心每年须对交易供应商的整体实力、供货业绩和供应风险进行综合评估和年审，淘汰不合格的供应商。
3.4 采购必须在中国石化供应商网络内选择供应商，并按照供应商许可供应产品目录实施采购。对涉及生产建设安全的物资，拟选供应商半年内没有风险评估的，须对供应商进行风险评估，评估风险高的供应商须进行现场考察。
3.5 采购中心按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商。需要签订技术协议的，由采购中心牵头组织技术交流和技术谈判，用户或相关技术责任部门对技术文件进行审核和签字确认。
3.6 采购订单执行完成后，采购中心一个月内在ERP系统中针对价格、质量、供货周期、服务对供应商进行动态量化考核。
4 采购价格确定与控制
4.1 采购中心采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学理性地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订并在ERP系统中创建框架协议，以采购订单方式执行框架协议。
4.2 采购中心要及时将总部发布的执行价格维护进ERP，不得突破总部发布的采购执行价格，特殊情况由分管总经理审批。
4.3 采购中心建立采购价格数据库，至少每月开展一次主要物资的市场供求形势及价格走势商情分析，并形成报告。
5 框架协议和采购合同签订与审批
5.1 采购中心必须对拟签订框架协议的供应商进行风险评估，评估风险高的供应商须进行现场考察。同一品种的框架协议供应商原则上不得少于2家，框架协议以季度和半年协议为主，有效期最长不得超过1年或1个项目周期。
5.2 采购中心根据确定的供应商、价格等内容，拟订框架协议或采购合同，准确描述条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限审批、签署框架协议或采购合同。
5.3 采购中心对总部直接集中采购供应协议项下的调拨单或合同、总部组织集中采购和企业自行采购框架协议项下的合同（订单）须履行采购中心内部审批手续。
5.4 对于超过合同有效期3个月以上未完成且不再执行的采购订单，采购中心要及时核销。维护采购订单交货容差时依据公司相关规定执行。
6 供应过程控制
6.1 采购中心须设置相应的机构或岗位从事过程控制工作，根据企业实际情况确定重要物资目录，并实施过程控制。对目录中的物资，采购时提前制订质量、进度和物流控制计划，并作为合同附件。
采购中心依据采购合同，跟踪监督合同履行情况,对有可能影响生产或工程进度等异常情况的要出具书面报告并提出解决方案。
6.2 采购中心对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术、设备等部门通报。
6.3 采购中心根据生产建设进度需要和物资特性，确定合理的运输方案。
6.4 公司制订必检物资目录。必检物资入库前，物资供应部门组织质量检验，由质量检验部门判定质量状况，出具质量检验报告书。验证放行物资入库前，采购中心检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。
6.5 直接运抵现场的物资，由公司物资需用单位、采购中心等有关人员现场验收（必检物资检验部门人员须参加），办理交接手续，并签字确认。
6.6 经检验不符合合同约定质量技术要求的物资，采购中心依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购中心要按照合同约定索赔。
6.7 一般物资储备管理参见《7.2存货管理业务流程》。
7 采购资金使用和控制
7.1 股份公司采购资金集中使用。由物资装备部（国际事业公司）实施采购的货款，委托中国石化财务有限公司实行内部转账结算。
7.2 采购资金支付由与采购岗位不相容的过程控制岗位人员依据采购合同或总部供应物资调拨单、入库单、发票等付款凭据填制付款申请，按规定权限审批后提交公司财务部门，财务人员核实无误并在ERP系统内完成发票校检后进行付款和账务处理，相关会计凭证由不相容岗位人员进行稽核。
7.3 依据采购协议或合同约定，采用预付款、分期付款、信用证等特殊付款方式的，按权限和财务有关规定审批。业务经办人员和财务人员对预付款等负责跟踪，参见《7.1应收款项管理业务流程》控制点3.3。
8 绩效评价、考核与监督
8.1 采购中心每季度开展一次针对物资计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协议或合同签约与履行情况等物资采购供应活动专项分析，并形成报告。
8.2 公司实施季度物资供应管理绩效考核。公司将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理、库存资金占用和周转、新产生积压物资等方面的关键指标纳入经济责任制考核，奖惩兑现。
采购中心是物资储备归口管理部门，负责储备物资的统一管理、统一调度、平衡利库和积压物资处理，生产、技术、设备等部门负责物资需求计划的审核管理，是物资库存资金占用的责任主体。
因需求计划不准产生的物资积压，由需求计划提报单位和审核单位承担积压责任；因设计不准和设计变更产生的积压，由设计单位承担积压责任；因无计划或超计划采购产生的积压，由采购中心承担积压责任。
8.3 采购中心按总部关于业务公开的要求，把物资采购的相关信息（包括需求计划提报、供应商选择、供应商考核、价格确定以及独家采购等主要信息）进行公开。

四、 相关制度目录 （制度后标号为《内控手册配套规章制 度汇编》目录索引号）
1 QHSE08—2006采购供应管理程序
2 QHSE17—2006不合格品控制程序
3 关于印发《中国石化仪化股份公司煤炭管理办法》的通知（仪化股购〔2007〕78号）
4 关于印发《中国石化仪化股份公司煤炭折吨、折价办法》的通知（仪化股购〔2007〕80号）
5 关于印发《备品备件采购供应管理办法》的通知（仪化股购〔2006〕12号）
6 DJ•09—2006采购中心采购流程操作指引
7 DJ•05—2006备品备件紧急需求采购供应管理制度
8 DJ•04—2006代储代销物资管理办法
9 DJ•03—2006代保管物资管理制度
10 DJ•02—2006怡华配送物资业务管理办法
11 QDT•12—2007原辅材料使用管理办法
12 关于印发《验证放行物资目录》的通知（仪化股购计[2006]64号）
13 关于印发《中石化仪征化纤废旧物资处置承包商网络管理办法（修订）》的通知（仪化股购计[2008]64号）
14 仪征化纤SAP系统物资采购供应操作管理办法（仪化股购计[2004]32号）
15 DJ.08-2006仪征化纤ERP系统优化提升后物资采购供应操作管理办法补充规定
16 关于印发《供应商管理制度》的通知（仪化股购[2008]117号）

2010年 B 1.1－12