一般物资采购供应业务流程.doc
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1、1.1一般物资采购供应业务流程1.1一般物资采购供应业务流程一、业务目标1经营目标1.1建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制。1.2推行科学理性采购,保证生产建设所需物资安全供应、及时供应和经济供应。1.3追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低。1.4 实行框架协议采购,提高物资供应工作效率。1.5 强化物资供应过程控制,增强物资供应工作主动权。2财务目标2.1资金支付安全。2.2会计核算真实、准确、完整、及时。2.3 减少资金占用。3合规目标3.1物资采购过程公开、规范有序、合法合规。3.2 物资采购合同或协议符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章
2、制度。除原油、成品油、燃料油、股份公司内供润滑油等以外的物资统称一般物资。 除原油、成品油以外的物资统称一般物资。二、业务风险1经营风险1.1分散对外采购,不能形成整体和批量采购优势,造成采购资金浪费和流失。1.2 对供应市场行情缺乏了解、跟踪、分析和研究,价格监管不力,导致采购性能价格比不合理。1.3 物资需求计划不准确、不及时,变更频繁,不能有效满足生产建设物资需求,造成物资积压。1.4 物资供应过程控制能力弱,物资采购供应不及时、采购物资质量不能满足生产技术要求,影响正常生产建设。1.5供应商选择不当,指定或变相指定供应商,造成经济损失,滋生腐败。1.6重复储备、库存结构不合理,储备资金
3、占用大。1.7物资采购合同或协议对买卖双方的权利、义务和违约责任等表述不清,或未经审核变更合同、协议条款,导致经济纠纷和经济损失。1.8 物资采购一单一询价、一单一招标、一单一签约,供需关系动荡,供应费用增加。2财务风险2.1资金分散使用,付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失。2.2结算不及时,多记、错记、漏记物资入库、库存或应付账款,导致财务数据不准确、不完整。3合规风险3.1制度不健全或有漏洞,执行制度不到位和监督考核不力,导致违纪违规问题发生。3.2 物资采购合同或协议不符合国家法律、法规、外贸政策和股份公司内部规章制度的要求,造成损失。三、业务流程步骤与控制点1物资供应职责界定
4、1.1公司授权采购中心负责制定股份公司物资供应管理规章制度。1.2采购中心按照总部集中采购物资目录,负责提报总部集中采购物资计划,由总部实施集中采购;采购中心采取合同(订单)方式执行物资装备部(国际事业公司)或授权企业牵头组织优选确定供应商、采购价格或定价公式,与供应商签订框架协议;采购中心采取合同(订单)方式执行框架协议。总部集中采购物资目录内的进口物资由国际事业公司实施采购操作。1.3 总部直接集中采购物资,采购中心与物资装备部(国际事业公司)签订物资供应协议。采购中心通过协议下定单来履行供应协议。1.4公司授权采购中心对物资计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理,实行供应与管理结合
5、。对未列入总部集中采购物资目录的生产建设物资实施集中采购。采购中心依据总部集中采购物资目录,正确配置工业标准描述字段。1.5物资供应实行专业化分工流程化操作运行机制,采购中心强化物资供应计划、供应商、价格、采购、质量和储备等专业化管理,采购业务实行合同签订与签订后的过程控制环节相互分离、相互监督制衡的管理模式。采购中心在ERP系统中按分段制衡及不相容原则合理设置各岗位权限。2物资计划编制与审核2.1 主数据维护员按规定程序将审批后的物料主数据维护到ERP系统,做到一物一码。2.2 公司须明确各类物资需求计划的审核部门。物资需用单位根据生产建设需要准确、及时编制物资需求计划,由本单位负责人审核,
6、经相关部门按规定权限审批后,报采购中心。大检修物资计划须提前90天提报,月度计划须提前15天提报, 工程建设物资需求计划按照项目统筹计划相应提前提报,其中长周期关键设备应根据合理的制造周期及早提报。审批后的需求计划(项目需求计划依据设计图纸和材料表)要及时、准确、完整地录入(或批量导入)ERP系统。公司PM、PS等模块的相关需求计划通过系统集成,自动生成。超过需求日期3个月以上未完成且不再执行的计划要及时核销,手工创建的由创建部门核销,系统自动创建的由相关模块核销。2.3 公司物资需用单位和各职能管理部门在编制、审核物资需求计划时不得指定或变相指定供应商,对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供
7、相应的独家、专有资料,报分管需用单位的公司领导审批。2.4 采购中心依据审批的物资需求计划综合平衡资源后,及时编制物资采购计划,由采购中心负责人审批。启用MRP功能,完成物料综合平衡和采购申请的创建,可根据需要进行手工编辑,并按规定权限审批。需要手工创建采购申请的,须经审批后方可创建。超过交货日期3个月未完成且不再执行的采购申请要及时核销。3采购渠道的确定与控制3.1采购中心负责组织执行中国石化统一的供应商网络。企业自采供应商的准入及关键信息变更由公司负责审批。供应商准入按规定审批后,采购中心通过供应商管理信息系统申请、录入、修改供应商主数据以及供应商产品目录,启用供应商产品目录增强程序控制采
8、购渠道。3.2 采购中心对申请准入的供应商必须进行资格审查,对供应物资涉及生产建设安全的供应商,必须进行现场考察。通过资质审查的供应商方可进入中国石化供应商网络,并限定许可供应产品目录。对同样品种同一供应商的中石化内部其它企业的现场考察报告可以共享。3.3 采购中心每年须对交易供应商的整体实力、供货业绩和供应风险进行综合评估和年审,淘汰不合格的供应商。3.4采购必须在中国石化供应商网络内选择供应商,并按照供应商许可供应产品目录实施采购。对涉及生产建设安全的物资,拟选供应商半年内没有风险评估的,须对供应商进行风险评估,评估风险高的供应商须进行现场考察。3.5采购中心按照公平、公正和竞争的原则,择
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