上海赛格办公室5S管理实例.doc

上海赛格电子市场
5 S推 进 委 员 会
疾病诊断书

姓名
上海赛格电子市场
年龄
10
住址
上海市黄浦区北京东路668号科技京城裙楼
职业
电子市场经营
症状
1） 个人办公桌凌乱，办公电脑里数据、文档杂乱
2） 无法及时有效地找出所需文件，效率低下
3） 办公室区域功能规划不明确
4） 资料、文件、物品杂乱无归类、无存档、无明确责任人
5） 工作积极性不高
诊断
肥胖症、行动迟缓症、倦怠症
药方
办公室5S：整理、整顿、清扫、清洁、素养
整理：将物品区分为有用的与无用的，并将无用的物品清除掉。
整顿：合理安排物品放置的位置和方法，并进行必要的标识。
清扫：彻底清除工作场所的垃圾、灰尘和污迹。
清洁：持续推行整理、整顿、清扫工作，并使之规范化、制度化，保持工作场所的干净整洁、舒适合理。
素养：要求工作人员建立自律和养成从事5S工作的习惯，使5S的要求成为日常工作中的自觉行为。
治疗过程
详见案例报告（p2-p6）
治疗效果
办公环境明亮整洁
员工心情舒畅，工作热情高涨
增大空间，提高效率，节约资金
执行标准化的整理、整顿、清扫的制度
企业文化和谐发展
科别
综合科
医师
5S推进委员会
治疗时间
2010年7月13日 ~ （终身执行）

第6页
办公室5S治疗案例报告
——上海赛格办公室5S管理实例

治疗指导及方案：
第一步 正本清源——学习办公室5S管理及精益办公思想 （2010.07.13-07.17）

5S起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。随着5S管理方法的日渐运用，这种管理方法逐渐从生产现场推广到办公室，成为改善工作环境、提高工作效率、优化企业形象的有效工具。
然而，从生产车间到办公室虽然只是区域的不同，但对5S管理的推行来说却是艰难的跨越。绝大部分企业高管直言：我认为用一些线框画在办公桌上毫无意义。因此，提高企业员工5S管理的重视、加强意识，严格执行5S标准是办公室5S推行的关键所在。

2010年7月13日
全体员工参加学习了办公室5S管理的培训。此次培训中确立了5S推进委员会，明确了办公室5S管理的执行方案，并将推行责任落实到每位员工；同时，着重强调了5S管理的重要性，要求全体员工提高意识，重视此次行动。本次培训严格按照5S标准，把会议时间控制在1小时之内。

▲5S培训现场

7月14日至7月17日
5S推行委员会将5S培训材料及标准上传至公司内部共享文档，要求全员认真学习。

7月17日
对全体员工进行5S基础测试，检验其学习成果。

▲ 公布测试成绩 ▲ 5S测试成绩

第二步 人造环境——办公室5S大行动 （2010.07.19- 2010.07.30）

规范和整理办公室，营造明快整洁的办公环境，提高办事效率舒缓紧张心情或压力，从细微之处体现企业文化，其表率作用有利于推动整个企业的改善进度。
7月19日开始，公司各部门全面开展5S行动，包括以下内容：
1） 个人桌面的整理整顿
要求：台面干净，物品摆放定点定位；
办公桌面无私人物品；
通用文具办公室公用；
抽屉干净整洁；
纸质文件归类归档；
2） 文件资料的整理整顿
要求：所有资料分门别类整理归档；
所有文件夹标示编号、责任人、名称、保管期限；
3） 文件柜的整理整顿
要求：所有文件柜明确并标示责任人；
文件柜内必须进行区域标示；

4） 办公电脑的整理整顿
要求：清理并删除不必要的文件；
区别文件类型、数量，确定存放的文件夹；
常用文件不要放置文件夹深处；
随时将文件分类记录在文档中；
5） 办公环境的整理整顿
要求：办公室保持干净整洁无杂物；
清理非必需物品，有用的分门别类放入仓库存储，没用的废弃；

第三步 人造环境——确定工作岗位标准细则（2010.07.19- 2010.08.02）

先后发布《楼层管理员岗位工作标准》和《开票员岗位工作标准》，从员工着装、个人办公环境、工作态度等细微处着手，明确岗位职责，规范岗位责任，制定考核标准，开展标准化工作。

▲ 楼层管理员岗位工作标准 ▲ 开票员岗位工作标准

第四步 人造环境——不定期检查5S执行情况 巩固5S成果

根据管理标准，5S推行委员会对办公室5S执行情况进行检查，肯定已取得的成果，指出需要持续改进的地方。

个人桌面的整理整顿

▲ 5S之前的办公桌 ▲ 5S之后的办公桌

文件资料的整理整顿

▲ 5S之前：文件未整理未归类 ▲ 5S之后：文件分门别类的归档

文件柜的整理整顿

▲ 将各式纸质文件分类整理，归入文件柜 ▲ 公用的自取表单

存储仓库的整理整顿

第五步 环境育人——高素质高效率的形成
优美的环境、良好的氛围、标准化的执行制度提高了工作效率；同时，员工舒畅的心情、饱满的工作热情又反过来促进了5S工作的推进，由此形成良好的循环，不断企业文化向更完美的方向发展。