如何做一名优秀秘书.doc
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1、如何做一名优秀秘书秘书工作门类众多、内容复杂,既要使用脑力,又要花费体力。除去“上传下达”外,还要做好各种服务工作,有时还要具体到领导的一些私人小事上。在工作性质和时间上来说,没有任何松懈的时刻。只有成为一名优秀的秘书,才能完美的处理好这些问题,成为领到心仪的左膀右臂。一、优秀秘书应具备的个人特质秘书人员承担着推动企业或社会组织向更好更宽的方向发展的责任,秘书人员素质的高低直接关系工作质量和效率的高低。作为一名优秀的秘书,不仅要有过硬的思想政治素质,较高的职业道德,扎实的知识能力素质和健康的心理素质,还要有宽广的视野,创新的思维,这样才能在工作中占据主动地位。基本特质方面应具有的性格特点个人性
2、格影响着个体对职业的适应性,一定的个性适合于从事一定的职业。因此想要成为一名优秀的秘书,就应该具备秘书这个职业对个体的个性要求,主要包括以下五点。自信。相信自己有能力完成自己所承担的各项任务,运用高昂的工作热情和勇于迎接挑战的决心,控制自己的情绪和行为,使秘书工作更加井井有条。稳重。优秀的秘书无论面对日常工作还是遭遇紧急情况都应冷静思考,稳重处事。依靠敏锐的观察力和判断力,在不丧失原则的情况下使问题得到恰当的解决。谦虚。这是优秀秘书必备的人格魅力之一,要求秘书能尊重他人,不以势压人。能打造轻松和谐的氛围处理日常矛盾,在使他人感到轻松的同时,便于工作顺利进行。坚定。优秀的秘书须具有坚忍不拔的毅力
3、和较强的心理承受能力。对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应对。实事求是,自觉抵制不良作风,做领导理性的参谋和助手。保密意识保密意识是秘书人员的基本素养,作为一名优秀的秘书更应该养成严守公司和领导秘密的习惯和能力。应具备的知识素养知识结构是衡量秘书人才质量的重要尺度。秘书工作不仅具有很强的实践性,而且具有很强的综合性,具备“杂才”和“通才”的广博知识。基础知识。包括自然科学知识,社会科学常识和基本的法律基础知识及日常生活知识。相关知识。即对秘书的工作起到必要辅助作用的非专业知识。包括企业管理、行为科学、社会心理学、思维科学等各类知识。作为一名优秀的秘书,对各类知识的基本的涉猎是必须的。专业
4、知识和行业知识。秘书要系统学习这个职业的工作者需要学习的各门专业知识,了解秘书工作各个环节的操作常识,基本技能和操作规范。它们是胜任秘书工作的重要前提。秘书所在行业的专业知识也是秘书人员必须掌握的,它同时考验着秘书在实践中的学习能力,行业知识也是秘书适应特定工作环境,做好工作所必须的条件。业务能力方面较强的的公关能力秘书代表着企业的形象,代表企业对待问题的态度,这就需要秘书要具有比企业其他岗位的人员具有更强的公关能力。包括良好的语言表达能力、记忆能力、文字能力和社交能力,更好的协调员工与公司之间,公司内部部门之间,员工与管理层之间,企业与外部部门之间的关系。要善于在不同的沟通背景下,对于不同岗
5、位、不同部门、不同年龄、不同性格和与公司不同关系的人员能运用恰当的语言,秉持正确合理的态度,具备良好的心态,使双方顺利达成有关事项的一致意见,有效地化解矛盾,有效地树立起企业在接触方心目中的形象。打造和谐、信任、合作的良好工作环境。及时进行信息处理能力秘书的根本作用就在于帮助领导做好日常工作。面对每天大量企业或机关内外的大事小情,秘书能否理清头绪,在众多五花八门的信息中挑选和整理好领导需要的材料,成为对现代优秀秘书的基本要求,无论对于领导工作的顺利进行,本部门系统的正常运转还是秘书个人发展前途等都发挥着至关重要的作用。较强的调查研究能力和创新能力工作要让领导满意,让同事满意,秘书必须具备良好的
6、较强的调查研究能力和创新意识。比如,为领导提供文稿要体现领导的意图,并把意图变成让领导满意的文字;面对大量的行政事务和服务工作,要主动、超前,把分内事做深做细。相反,如果事无巨细都要领导操心,领导指示一点办一点,就证明秘书工作不到位,与“优秀秘书”的差距也就更大。因此要想做一名优秀的秘书,就要坚持不懈的运用创新思维,不断调查和研究高质量的工作,摒弃旧的思维模式和陈规陋习,充分发挥主观能动性,在工作中创新,在创新中做好各项工作,创造出令自己和组织满意的业绩。熟练使用自动化办公设备的能力秘书的最基本任务就是处理办公室中的一些日常性事务,对于办公室的各种现代科技办公用品必须了如指掌,以妥善处理各种事
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