商超商品采购流程图.doc

一般业务管理总流程采购部与供应商洽谈新商品引进旧供应商新商品引进流程是否新供应商 否 是新供应商商品引进流程订货管理作业流程收货工作流程 仓库管理作业流程商场进行商品销售、管理，商品价格牌管理流程（1、价格牌管理2、POP管理3、变价作业流程）退货管理流程采购部处理解决采购部分析经营是否有问题新商品试销是否已经到期新商品转正流程供应商分析淘汰流程程是否新供应商结算流程采购部与营运部共同分析是否有滞销或质量问题 是 是 否 否 否 是 是 需 不需新供应商新商品引进流程采购员洽谈新供应商及新商品将供应商详细资料列表，上报经理审批。并注明更换供应商原因：如供货价较低、是生产厂家等（1、洽谈记录 2、新供应商报价 3、旧供应商合同 4、旧供应商商品资料明细表（采购在电脑系统中列印）商品是否已有经营 已有经营 不 同 意 无将供应商详细情况资料列表（1） 洽谈记录（不得涂改）（2） 供应商报价明细（含商品零售价及试销期）（3） 市调报告 合同管理流程申报采购经理/店长审批录入组录入：1、新供应商资料2、新商品资料3、设定商品状态注：录入组二十四小时内录入完成，原始资料及电脑打印供应商商品明细表于次日十点前返回（错误一条罚五元）合同管理流程 采购员下新品订单、排面量（订单备注新品、新供应商），并通知卖场签名确认（陈列位置由采购同营运经理协商确认） 备注：试销期规定（1）常规商品试销期30天 （2）电器类商品试销期60天 （3）特殊商品另订旧供应商新商品引进流程供应商带新商品资料与采购部采购员洽谈不采购员填写新品开发单、供应商报价单、市调报告（含售价及试销期）同意采购部经理签名同意并由店长签字确认 同意录单组24小时内录入新商品资料并确认，原始资料及供应商商品明细表于次日十点前返回（错误一条罚款5元）采购员下新品订单、排面量（订单备注新品），并通知卖场签名确认（陈列位置由采购同卖场协商确认）联营及代销扣点供应商引进流程采购部与供应商协商代销或扣点条件采购与供应商草签供应商洽谈记录表（1）洽谈记录（2）报价单（只需售价）（3）市调报告不同意供应商在合同上签名、盖公章交采购经理和店长审核财务部审核同意总经理签名是否同意 不同意同意采购员与供应商合同签署合同（一式三份）供应商留底采购部副本留底财务部正本留底合同、供应商资料电脑部录入采购员填写新品录入资料表和供应商资料表整理费用收取清单录单组录入商品资料，进入订货程序新商品转正流程录单组每周一次检查，试销已到期新商品（试销期30天）类别、品名、规格、进价、售价、毛利率、单品平均日销、类别平均日销、名次、进货总量、销售总量、现库存录单组出需淘汰到期新商品明细表采购部、卖场考评给出书面意见 第一次店长审阅签字通知采购部及录单组商品转正 保留 第二次 淘汰 未 退通知录单组淘汰及退货期限为两周录单组将商品基础资料属性改为：不可订、不可进 货 通 知录单组检查到期是否已退货退货流程退货期限为两周财务部结清余款及费用 已退货供应商分析淘汰流程营运部每周进行一次检查，已入场三个月供应商，以及供应商销售排行榜编号、供应商名称、进场日期、品种数、平均日销、结款方式、库存金额、排名、进货总量、总销量营运部列供应商经营情况一览表采购部签署是否保留意见并交店长确认签名通知录单组：淘汰供应商名单及最后期限录单组检查是否按时完成 通店长签名是否保留 知通知：采购部、财务部、营运部、电脑部该供应商转正 采 购 及 店 长 录单组将该供应商资料订为不可订或不可进退货流程采购部书面填报各厂家特别费用清单财务部汇总并收取厂家各项费用财务部结清供应商余款租赁结算流程每月指定交款日期，租赁供应商到财务部交租金财务部根据合同查验应收租金额采购部书面填报各供应商特别费用清单收取租赁供应商各种杂费及租赁费用财务部汇总采购部及营运部各项费用，列明细表财务列未交款供应商明细交采购部催交本月收款工作到期后，财务部将各表交至指定部门采 购 部已交款供应商明细表未交款供应商明细表合同已到期供应商明细表 营 运 部店长总 经 理联营供应商结算流程每月指定对帐日期，联营供应商到财务部查询销售额及可结款金额，每月1-5号对单，15号、25号后周五结款采购部书面填报各供应商特别费用清单与财务部进行对帐，核对每日交款项（营业额）核算员审核结款金额是否正确 否财务部汇总各项费用，列明细表 是 收取联营供应商各种杂费财务部根据合同查验收取分成额是否超出保底数 否采购部经理签名提出处理意见 是通知联营供应商开发票到财务部结算店长审核意见是否保留该供应商本月结算到期后，财务部将以下各表交至指定部门 ：正常结算供应商明细表保底额结算供应商明细表合同已到期供应商明细表财务确认支票日期，出纳员付款 是 否总经理签名同意通知采购部、营运部、财务部淘汰供应商采购部经理店长总 经 理供应商清算代销结算流程采购部书面填报供应商特别费用清单财务部汇总各项费用，列明细表财务部查询供应商可结算金额核对应结款余额，收取供应商各项费用并填单交采购部签名店长签名同意财务总监签名同意供应商按单开具结算发票财务每月交代销供应商结算情况表于总经理财务部确认支票日期出纳员付款，在电脑系统内做付款确认购销（先货后款）结算流程供应商检查验收单和送货单并更正每周三供应商持验收单至财务部对帐财务部对帐组将供应商验收单和电脑验收单进行核对 无 确定供应商验收单与电脑验收单是否平帐检查入库单是否有误 否 补做调整单 工 有是待处理财务部检查单据是否已到结算期采购在每月7日前统计供应商的各项应扣费用总表数量有误，由收货部提出解决方案金额有误，由采购部提出解决方案 否 到期财务部结转已平帐单据，财务总监结转不平帐单据采购部经理审批 同意交采购经理签名确认应付款金额，店长签名确认总经理签名同意权限金额范围之外 权限金额之内财务总监签名同意 通知供应商在每周五前领款并提交增值税发票或收据财务部确认付款日期，出纳员付款并在电脑内做付款确认购销（先款后货）结算流程采购部与供应商协商商品付款条件并签订合作合同不同意店长财务部确定合同内容、付款条件是否符合要求、签名同意财务部合同正本备案总经理（店长）在合同上签名，盖公司合同章采购部合同副本备案采购部填写借款单供应商合同正本备案店长在借款单上签名财务总监签名确认并且查验合同书采购员下订单采购员凭结算单报销类别单品数量管理流程（没讨论）店长每月至少一次查询分类商品情况店长及采购部经理根据公司情况，确定商品类别及每类应做品种类 不 妥列分类商品数量表报总经理审批类别实际单品数是否符指标数 同 意通知采购部经理，由采购部经理汇报差异原因由总经理、店长与其它高层领导1、确定各采购分管大类2、确定各大类应有商品品种3、确定各大类应占用面积及楼层位置 差异 较大差异原因是否合理调整类别中单品数量指标 合理由录单组1、录入商品分类资料2、设定每类商品种类3、设定各采购分类管理权限 不合理采购部负责整改，增加新品或淘汰滞销品完成，下次再查赠品送货流程采购部订单注明1、订单赠送商品直接录入商品验收单（单价为零）2、活动赠品手工填制赠品收货单一式两联，收、付货双方代表签字后自留一联，另一联返供货商。3、以物代费用，赠品直接录入赠品库。4、执行商品入卖场流程。收货部每周汇总后交书面赠品库存明细到采购部仓 库1、根据用途，从赠品库中提出赠品，组织发放。2、未发放完的赠品，视具体情况上报店长批准后，可移交仓库、供货商或转为自营商品出售。卖场供货商仓库店 长卖场场内、场外促销活动流程1、供应商自行举办的活动：向采购部提出申请，并上报活动方案供应商1、审核方案，与供应商洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。2、视情况制定费用标准。3、店长审核、签批。4、开具交费单据。采购部采购部财务部收取费用，开具收据。1、审核收据。2、企划部通知相关部门配合工作。企划部财务部财务收取费用，开具收据。企划部审核收据，安排活动卖场安排活动场地2、公司举办的活动：企划部发方案1、拟订活动方案，通知参加活动的供应商，并与之洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。2、视情况制定费用标准。3、采购经理审核、签批。4、店长审核。订货管理作业流程三天内未到货收货部通知采购部供应商送货传真后原件当天交收货部收货每周日、周三卖场编制手工补货申请单由卖场课长、营运经理审核签字，于每次日早上十点前交采购部采购员凭手工单录入电脑采购订单采购员列印采购订单电脑订单传真至供应商手工单返回营运部连同手工补货申请单交经理、总经理签字未下单或数量更改的需在手工单上注明备注：1、商品到货率要求不低于60%，办公室助理每月30日查供应商平均到货率，未达到到货率要求，按20元一家处罚采购员。 2、七天内未到货收货部原单返回超市办公室助理处，同时处罚采购员20元一家（如未能提出合理的客观原因）。 3、卖场同一种商品连续两周缺货，采购员处罚20元（1）采购员已下单未到货（2）卖场未下单，卖场员工处罚5元/个，主管5元/个（如未能提出合理的客观原因）。商品收货流程供应商送货至收货部或指定收货地点收货部调出采购订单验收与采购订单不符则需会同采购商议处理方法与采购订单相符收货部照单验收立即调整订单，收货部验收拒收验收后，收货部、防损在厂方送货单上签字并盖收货章供应商持已盖章送货单及电脑订货单到录入组录入员凭三方签字的厂方送货单及电脑订货单编制验收入库单录入员凭三方签字的厂方送货单在电脑上审核验收入库单每天晚上八点前，交超市办公室助理转卖场相关负责区域主管（如新品需附价格标签）列印验收入库单（一式三联），另印一张有售价无进价验收入库单收货部、供应商共同在验收入库单上签字，并加盖收货章一联交供应商一联留底录入组一联交财务商品调价流程根据经营需要或接供应商通知卖场编制调价单交课主管签名，并交采购签名确认采购手工编制调价单经理、副总经理审核签字录入员凭手工单录入电脑调价单（紧急调价必须在20分钟完成调价工作，超过罚款10元/张单）调价生效打印价格标签牌列印电脑调价单（一式两联）交超市办公室第二联交卖场更换价格牌第一联财务凭单记帐备注：1、录入组每晚查询调价到期商品明细2、如有已到期商品，录入员打印商品明细表交营运部签收3、营运部当晚更换标签4、如有价格差异，查明原因后承担相应责任并处以5元/个罚款采购订货流程新品、促销商品、零库商品，采购制定订单（订单需注明）卖场营运经理签名确认经理、总经理审核签名接收货作业流程价格牌管理流程标价牌要求：1、 一货一签。2、 货签对位。3、 端架商品最少一层一签。4、 堆头商品一个堆头一个POP，最多不超过2个POP。5、 标价牌位置统一放至商品左上角。POP统一高度，位置正上方。6、 标签颜色规定正常商品（蓝色）促销商品（黄色）堆头正常商品（大蓝）堆头促销商品（大黄）新品（绿色）海报商品（蓝色）进口商口（绿色）每日特价（红色）7、所有标签不得下架，缺货商品必须加缺货标示。流程一（新品）：录入组按新品订货单制定电脑验收单录入组按电脑验收单打印有售价无进价的验收单及价格标签交营运部营运部在一个工作日内把新品上架及作好标示（如未完成一次警告，二次罚款10元/次）流程二（卖场申请标签）：卖场填写标价签、POP申请单（破损、被盗、调整）课主管签名确认POP由美工书写交录入组打印卖场重新摆放 退换货流程卖场员工编制退换货申请单（一式二联）单张错误累计3个以上，连续3次错误罚款5元。经营运部课主管签字审核一联留底一联交采购员签名确认（48小时内），采购员超过时间确认，罚款20元一单录入组凭手工单录入退货单（24小时内）录入组超过时间确认罚款20元一单原单返回营运部营运部当天内携电脑退货单及实物退仓库，营运部超时间退货直接责任员工罚款10元，课主管罚款10元，营运经理罚款5元仓库退货到供应商：（1）供应商已送货未退货仓库直接当班人罚款20元一单，主管罚款10元一单 （2）退货商品保管不善或数量有误，由仓库人员赔偿并罚款10元一个 （3）仓库每周书面汇总退货供应商明细交采购部，如未通知罚款10元一单（4）已打电脑退单，由仓库一同通知采购，两周未退货由采购员承担全部金额（如供应商仍能在一周内退货，采购员可不用承担退货金额，但罚款10元/单，特殊情况有客观合理理由除外）