样品管理控制程序.doc

1 目的
规范样品的管理操作，确保样品得到有效的控制，从而确保工程，生产和检验有据可依。
2 适用范围
适用于本公司所有样品的采集、制作、管理及使用全过程。
3 定义
样品：由客户提供或由公司授权人员签发的，用于工程，生产或检验人员检验时作为参照使用的某种产品的认可实物。
4 职责
4.1 工程部
4.1.1 负责供应商样品的确认、承认、测试测量和签署。
4.1.2 负责提交客户样品的制作，试模样品，材料的内部评估、承认和签署。
4.1.3 负责客户签署样件要求的信息获取，样品的验证确认。
4.1.4 负责样品结构，性能，外观及颜色的确认。
4.1.5 负责生产样品，限度样品的样品签署。
4.1.6 负责工程样品档案的建立，保存管理。
4.1.7 负责客户签署样品接受的登记,样品复稿的封存保护。
4.2 质量部
4.2.1 负责协助工程部对供应商样品的确认、承认、测试测量和签署。
4.2.2 负责协助工程部向客户提交样品，材料的测试和检验。
4.2.3 负责样品的使用，归还和有效周期的管理。
4.2.4 负责质量样品档案的建立，保存管理。
4.3 市场部
4.3.1 负责样品提交客户的确认，客户产品的信息沟通，获取。
4.3.2 负责客户签署样品接受的登记,样品原稿的封存保护。
4.4 采购部
4.4.1 负责供应商提交样品信息要求的沟通，获取。
4.4.2 负责向相关部门（工程部/质量部等）送交供应商的提交样品，协助工程部和质量部建立 供应商提交样品的相关资料和信息。

5、 作业程序内容
5.1 样品收集：
5.1.1 由客户或工程部/市场部提供样品来源。
5.1.2 工程部和品质部收到样品后，经工程部主管和质量部主管确认，然后进行封样。
5.1.3 由公司授权人签发的特殊情况下的让步接受，暂收样品。

5.2 样品的分类：
5.2.1 供应商样品：指由供应商制作提供，由我公司确认签发的样品，供供应商生产，检验和本公司工程、质量检验和追溯时的参考依据。
5.2.2 客户样品：指经由客户确认签发的，用于指导本公司工程设计开发，生产及验收参考标准的样品。包括：色板，结构，电路，功能等。(也称外来样品)
5.2.3 自制样品:指由本公司工程部、质量部确认签发的样品，供生产，检验参考使用（也称生产样品）。
5.2.4 临时样品：因生产异常时与客户样品存在差异时，经客户认可暂时接收，或由工程部，品质部认可可让步接收的样品。

5.3 样品管理：
5.3.1 供应商样品
a. 当采购部开发新的供应商或供应商材料、生产工艺变更时，由采购部要求供应商附《自检报告》，《材质证明》送样进行确认。
b. 采购部接到上述供应商的报告，材料样品时，转给工程部进行确认。工程部进行样品（5PCS以上）检测，包括材料的适配动作，适时安排由生产制造部门进行试用，合格后工程部进行样品确认。
c. 工程部应把对样品的确认与测试记录在《样品确认单》上，工程部确认OK的话，须完成供应商《样品确认单》的制作，并将《样品确认单》转给采购，若确认NG，工程部将该供应商提供的所有资料和样品退还给采购部，经确认变更影响客户产品特性或客户有要求材料变更时由工程部依据《工程更改通知单》交客户承认。
d. 若供应商材料样品经检验测试合格，工程部将《样品确认单》原件发回供应商，副本两份，一份给采购部，一份给质量部。工程部与质量部依据要求建立《供应商样品清单》进行管理。若不合格，则将相关结果告之供应商并给予说明，若供应商要求样品全部退回，那么工程部应将所有供应商送样品资料与样品进行全部退回。

e. 质量部接到采购部转来的上述供应商的报告，环保资料应登记到《环保测试信息清单》，内容包括供应商名称、物料名称、物料编号、测试日期、测试机构、报告编号、报告有效周期、报告有效期、测试项目、报告有效测试结果、下次索要报告时间、MSDS（化工品）、结合《供应商样品清单》,作为以后供应商送货的依据。
f. 当样品的保管存放受到温湿度、光度等储存条件的限制，工程部和质量部应在《样品清单》中规定样品的有效周期，并按其要求和条件进行防护、标识、储存管理。有效期满后，损坏，丢失、报废应要供应商重新提交并承认。
5.3.2 客户样品：
a. 新产品在导入前，为确保生产预期产品符合客户的要求，由市场部，工程部与客户沟通确认
样品的要求信息（包括样品的实物、数量、种类、型号、其它实配件、测试件、产品图纸）、各类信息要求无误后进行签收。
b. 市场部保存客户样板的原版书面资料，样品由工程部保存原版，并对签收的客户样品及配套零件进行《客户样品清单》登记。内容包括客户名称、样品编号、客户的物料编号、收到时间、预计归还时间、保管人、使用部门、样品备注要求说明。并在实物上编号，标识。当只有一件客户样品时，由工程部专管。
c. 使用客户样品的部门，应做好使用、储存的标识、防护、维护管理。客户存在“孤板”或高价值样品，应由使用部门指定专人负责，同时对借用和归还的样品要进行书面登记。
d. 样品进行归还时，由市场部，工程部依据《客户样品清单》进行核对，样品及其配套零部件应完整无误。
e. 当使用部门发生丢失，损坏客户样品时，应使用正式的联络方式通知客户，并依据客户的要求采取补救措施和改善措施，适时变更《客户样品清单》。
5.3.3 自制样品：
a. 新产品导入时/量产过程中，因生产和检测需求，追溯的样品由工程部签发（包括结构，功能、颜色、性能及印刷效果位置或激光打标位置等样品）。
b. 简单样品（不需要借助模具）可由工程部独立制作，测试，并提交客户认可，在制过程要形成文字记录，必须对所制样品进行编号，并进行《自制样品清单》登记。
c. 借助于模具，治具制作的样品，应由工程部，品质部，生产部同时参与，制后应按控制流程进行产品的测试，评估。合格后并对所制样品进行编号，并进行《自制样品清单》登记。
d. 样品制作合格后，由工程部，市场部提交客户进行确认。送交样品要有3件以上，确保送交的样品合格。工程，品质部门各持一份。
5.3.4 临时样品：
a. 因生产异常出现与客户样品存在差异时，因生产需求由工程部/品质部签发限度接收样品，工程部和质量部共同签发：结构、功能、外观、色差样品。
b. 临时样品需注明限度接收内容/批次/数量/期限，当限度批次/数量/期限达到需求时，此样品由品质部作报废处理。
c. 临时样品由质量部保管并妥善存放，不用存档记录。

5.4 样品附件资料的管理：
5.4.1. 与确认样品信息有关的资料由工程部，销售部进行保管，供应商样品资料由工程部，品质部进行
保存、管理，样品资料包括向客户进行材料样品承认时提交的环保测试、证明材料、《样品确认单》：以下统称样品附件资料。
5.4.2. 样品附件资料确认后，由使用部门登记《样品资料清单》，《样品资料清单》要与《自制样品清单》、《供应商样品清单》和《客户样品清单》的编码保持一致，以便进行追溯和查询。

5.4.3. 使用存放资料部门统一清单，以保持实现资料的同步变更，变更管理应有《样品变更履历表》，记录样品变更情况。
5.4.4. 变更信息传递途径为：来自供应商的变更经工程部确认后进行通知更改，更改正式资料（包括图纸，样品承认资料）。经工程部签字盖受控章进行发放；客户的资料变更由工程部依据外来文件进行受控发放，使用部门应更新《样品变更履历表》。逾期资料由工程部保留副本一份，其余回收作废处理。

5.5 样品的借用：
5.5.1．样品作为工程、生产、检验的参考标准，需用时向样品管理负责人进行借用并登记《样品借出回收跟踪表》，用后及时归还，不得丢失，损坏，各部门根据作业的需要进行使用，并保证使用完毕归位。
5.5.2. 需借用样品人员，应向样品管理负责人进行申请，并填写《样品借出回收跟踪表》，经批准后方可借取。
5.5.3. 借用人在样品借用期间应加强保管，不得丢失，损坏，借用完毕后应及时归还，并将回收情况如实记录到《样品借出回收跟踪表》中。
5.5.4. 样品管理负责人应及时监督与追回借出样品，并对样品的完整性作出检查。
5.5.5. 因不慎或其它原因遗失某种样品，应及时向样品管理负责人汇报，并说明遗失何种样品及遗失原因，并要求相关部门补签样品或采取补救措施。
5.5.6. 供应商样品由工程部，质量部共同保管，无须借用，作为来料检验之依据。

5．6 样品编制规范，标识卡规范：
5.6.1 样品编码编制规范：
型号— E—□□□—□
版 本：A/B/C
流水码：001-999
类 别：E-工程，Q-质量，C-客户，S-供应商
型 号：JFZ171H/JFZ173/JFZ2902P

5.6.2 样品标识卡规范：
客户样品标识卡 自制样品标识卡
6mm

54mm

74mm
15mm

供应商样品标识卡

a. 客户样品标识卡,自制样品标识卡与供应商样品标识卡的规格为74×54mm,字体规格为仿宋_GB2312,字体大小为9。
b. 客户样品标识卡行头采用颜色为 ，,其余行的颜色均为 。
c. 自制样品标识卡行头采用颜色为 ,其余行的颜色均为 。
d. 供应商样品标识卡行头采用颜色为 ，其余行的颜色均为 。
5.6.3. 相关支持文件
a. 《工程更改通知单》
5.6.4. 相关支持记录
相关支持记录 保存期限 主要保管部门
a.《样品确认单》 两年 工程部
b.《样品测试报告》 两年 工程部
C.《供应商样品清单》 三年 工程部/质量部

d.《自制样品清单》 三年 工程部/质量部
e.《客户样品清单》 三年 工程部/质量部
f.《样品资料清单》 三年 工程部/质量部
g.《样品变更履历表》 三年 工程部/质量部

6 质量记录
6.1 《样品资料清单》
6.2 《样品借出回收跟踪表》
6.3 《样品标识卡》