企业内控应用手册信息传递-流程描述.doc
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1、公司名称xx地产(集团)股份有限公司流程名称信息传递流程描述本流程涉及制度l xx地产(集团)股份有限公司重大事项内部报告制度l xx地产(集团)股份有限公司关于加强公司文件传递管理的通知l xx地产(集团)股份有限公司保密工作规定l xx地产(集团)股份有限公司内幕信息及知情人管理制度l xx地产(集团)股份有限公司公文处理办法l xx地产(集团)股份有限公司文件资料管理规定l xx地产(集团)股份有限公司信息披露管理制度l xx地产(集团)股份有限公司年报信息披露重大差错责任追究制度l 保利地产官方新浪微博管理办法l 保利地产新浪微博管理制度流程总述本流程包含以下内容及主要步骤:内部文件管
2、理、公文处理、档案管理、外部沟通、反舞弊。本流程旨在规范公司内部信息传递各环节的管理,提升信息传递时效性和准确性。主要涉及部门有:董事会办公室、办公室、品牌管理部、党群工作部。业务环节1. 内部文件管理2. 公文处理3. 档案管理4. 外部沟通5. 反舞弊1.内部文件管理1.1建立内部经营报告指标体系公司目前主要通过经营资料传递、财务资料传递、部门例会、邮件传送、廉政教育培训、文化宣传等方式进行内部信息传递。设计跨部门的沟通协调工作,通过发送工作联系单的形式进行沟通。1.2建立内部经营报告网络体系公司办公室作为公司内部信息传递的主要责任部门,设置专员负责接收和传达各种内部信息;各子公司设立专门
3、的资料管理员,负责与本部办公室进行直接对接。目前信息传递的方式多半采用公司邮箱、QQ通讯等,对来文和发文采用手工记录的方式进行统计。1.3收集内外部信息公司本部与各子公司的职能部门通过行业协会组织、网络媒体以及有关监管部门等渠道,收集与其经营内容相关的市场状况、竞争情况、政策变化及环境变化等外部信息。公司本部及各子公司的职能部门通过公司内外网站、内部刊物等渠道获取财务会计资料、经营管理资料等内部信息。1.4内部报告经营评估制度公司建立并完善对内部经营报告的评估制度,并严格按照评估制度对内部经营报告进行合理评估,考核内部经营报告在生产经营活动中所起的真实作用。办公室制定内部经营报告评估及考核的指
4、标,报公司总经理审核并批准。每半年末,由公司内部报告的使用者(各副总、总经理、董事长等)对各部门的内部经营报告进行评估,评估重点主要包括内部经营报告的及时性、准确性及有效性。人力资源中心汇总内部经营报告评估结果,并将其纳入各部门的绩效考核成绩中。其中,内部报告评估及考核体系包括但不限于以下几个方面的指标:(1)内部报告的有效性(2)内部报告的及时性(3)内部报告的完整性(4)内部报告的准确性(5)内部报告的条理性1.5内部文件工作考核机制人力资源中心汇总内部经营报告评估结果,并将其纳入各部门的绩效考核成绩中。1.6内部信息保密机制的建立公司制定了xx地产股份有限公司保密工作规定和内幕信息及知情
5、人管理制度,对保密范围和密级、秘密文件的管理、保密工作的组织机构、内幕信息管理等方面的内容进行详细的规定。公司还制定了重大事项内部报告制度,规范了内部信息流转。公司在办公室设专职保密员一名,负责公司秘密文件资料的管理;各部门、各下属公司设兼职保密员一名,负责本部门、本公司的保密工作和业务档案的管理。公司设立保密工作委员会,由专职保密员和兼职保密员担任。保密工作委员会每年年中和年底组织两次保密工作大检查。公司与董事、监事、高级管理人员及其他内幕信息知情人签订保密协议,或通过发送禁止内幕交易告知书等方式,明确内幕信息知情人的保密义务及违反保密义务应承担的责任。定期对内幕信息知情人买卖公司股票及其衍
6、生品种的情况进行自查。2.公文处理2.1公务处理制度、流程、职责的制定公司制定了公司公文处理办法,明确了公文的种类、格式、行文规则、收发文的流程与职责等。公司办公室是公文处理的管理机构,负责公文的收发、分办、传递、归档和销毁。2.2公文的拟定承办部门草拟好文稿后应填写发文审批单,并由部门负责人审稿、签名,确保其符合公文种类、格式使用规范,并明确发文单范围。2.3公文的审批及签发办公室当日对发文稿进行审核,确保确需行文,行文方式妥当,发文稿符合行文规则和公文拟制的要求。由办公室秘书呈送总经理领导审批、签发。如属紧急公文,承办部门可直接送总经理审批。2.4公文的编号印制档案室人员统一编排文号,并按
7、照公司规范的公文格式进行印制。保密件按照公司规定进行印制。指定专人对打印好的公文稿进行校对并签字。文件成文后,交档案室盖章,并将文件定稿连同发文审批单、文件正本一并归档。2.5收文登记收文统一由办公室办理,办公室收文后由档案室拆封(纪检、监察方面的信函,直接交公司纪委负责人拆封处理)、加盖收文章、编号登记并加贴文件处理单。2.6收文处理程序档案室将编号登记的收文送办公室主任或秘书提出拟办意见,并由秘书呈送公司领导阅示,秘书负责对承办部门的办理情况进行督查,对紧急公文,应提出办理时限,跟踪催办。及时将办理的结果反馈给公司领导和有关单位、部门。最后处理完毕,将文件送档案室归档。3.档案管理3.1档
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