内部控制手册-办公用品管理.doc

办公用品管理1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属子公司办公用品的出入库、台帐记录、盘点的日常工作流程，旨在规范公司办公用品的管理，保证资产安全。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属子公司。1.3 相关制度暂无制度，建议补充。1.4 职责分工n 行政部：负责办公用品的采购、统计、领用等相关事宜。n 仓库：负责办公用品的验收入库、日常管理、定期盘点等相关事宜。n 财务部：负责财务入账以及资产盘点等相关事宜。n 分管副总：负责审批办公用品采购需求的合理性以及对办公用品盘点差异调账申请进行审批。1.5 流程图21.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施8.4-PR1办公用品日常管理职责分工不明确，可能导致办公用品管理混乱，造成公司资产损失8.4-C4预防性办公设备管理制度中明确办公设备采购、验收、记账核算等环节的人员职责分工、岗位责任年办公设备管理制度8.4-PR2未及时建立办公用品台账、台账要素不全、不规范，可能导致办公用品的记录信息失真，造成公司资产损失8.4-C5预防性行政部及使用部门均应详细完整地记录办公设备管理台账，包括设备名称编号、型号、使用寿命、使用日期、折旧情况等记录年办公用品管理台账8.4-PR3办公用品发放时，未能做好领用记录，可能导致对办公用品领用管理不当，造成公司资源浪费8.4-C6预防性办公用品发放时，领用人员须做好登记记录，包括领用人姓名、领用物品名称、数量、领用部门、时间日期等，经办公用品管理人员审核确认后领取月办公用品领用登记记录8.4-PR4办公用品未能及时存放于储备室妥善保管，可能导致办公用品被盗或损坏造成公司资产损失8.4-C7预防性办公用品采购后应放置在公司规定存储地点或区域，由行政部指派专人或兼职负责保管年8.4-PR5办公用品未定期进行盘点，可能导致办公用品账实不符，造成公司财产损失8.4-C8发现性财务部与行政部至少每年组织一次办公用品盘点，财务部编制盘点计划，经行政部负责人、分管领导及总经理审批签字后执行年办公用品盘点计划；领导审批记录8.4-PR6办公用品盘点时无相关的盘点记录，可能导致盘点结果失真，影响财务成本核算及资产计量8.4-C9发现性行政部负责办公用品实物清点，财务部监督实物清点，行政部将实地盘点结果记录在盘点表上，行政部核对盘点表与实物台账记录，行政部及财务部负责人审核盘点表并签字确认后，报公司总经理审核签字年办公用品盘点记录；领导审核意见8.4-PR7办公用品盘点存在差异时无盘盈盘亏原因分析，未及时进行调账处理，可能导致公司资产损失原因不明，资产价值计量不准确8.4-C10发现性盘点中发现的盘盈、盘亏情况，行政部会同财务部对办公用品盘盈、盘亏情况进行分析并做出鉴定，编制盘盈、盘亏处置报告，按照职责审批权限报财务经理、分管领导及公司总经理审核确认后执行，财务部会计核算人员根据审批结果，对盘盈、盘亏进行账务处理，行政部负责办公用品管理人员根据审批结果调整、更新实物台账年盘盈盘亏处置报告；领导审核意见；办公用品管理台账6