进出口公司业务流程及说明-办公室-内部信息传递模版.doc

内部信息传递流程说明表
制表：办公室
2012-11-9
表一
业务 操作
操作人
控制要求
可能存在的 风险

本流程严格执行《内部信息传递管理制度》。

建立内部 报告指标
相关部门
1．认真研究发展战略、风险控制要求和业绩考核标准，根据各管理层级对信息的不同需求建立一套级次分明的内部报告指标体系。
如果未建立内部报告指标体系，或其体系级别混乱，就有可能影响生产、经营、管理信息在各管理层级之间的有效流通和合理利用。
2．公司内部报告指标确定后，应进行细化，层层分解，使各相关职能部门都有自己明确的目标，以利于控制风险并进行业绩考核。
收集整理 内外部 信息
相关部门
1．公司可以通过行业协会组织、社会中介机构等渠道获取外部信息；通过财务会计资料、经营管理资料、办公网络等渠道获取内部信息。
如果收集到的信息准确性差，容易误导企业的经营活动。
2．公司各职能部门应将收集的有关资料进行筛选、整理，然后根据各管理层级对内部报告的信息需求制定内部报告指标。
形成 内部报告
相关部门
1．公司应合理设计内部报告编制程序，提高编制效率。
如果内部报告未能依据需求进行编制，内容不完整，编制不及时，就有可能影响企业生产经营活动的有序进行。
2.内部报告内容应全面、简洁明了、通俗易懂。
3.内部报告应形成总结性结论，并提出相应的建议，为企业的效益分析、业务拓展提供有力保障。
审核 内部报告
信息主管和相关部门 负责人 （审核）
1．各部门内部报告起草后，应首先提交部门负责人审核，并根据各部门提出的审核意见修改。
如果各部门对内部报告审核不严格，就不能确保内部报告信息的质量。
2．信息主管对各部门提交的内部报告进一步审核：1）内部报告的内容是否真实、全面、完整；2）内部报告控制目标是否科学，以满足经营决策、业绩考核、公司价值与风险评估的需要；3）内部报告编写格式是否规范。
如果内部报告审核不严，质量不高，可能会影响企业经营决策的科学性，损害企业利益。
总经理 （审批）
3．内部报告修改完毕经有关部门负责人审核后，报总经理审批。

内部信息传递流程说明表
制表：办公室
2012-11-9
表二
业务 操作
操作人
控制要求
可能存在的 风险
内部报告 传递流转
办公室和 信息部门
1．公司应充分利用信息技术，将内部报告纳入企业统一信息平台，构建科学的内部报告网络体系。
如果不重视内部报告的流转管理，可能会影响生产经营、管理信息在企业内部各管理层级之间的有效沟通和充分利用。
2．内部报告应当按照职责分工和权限指引中规定的报告关系传递信息。
3.为保证信息传递的及时性，重要信息应当及时传递给董事会、监事会和经理层，便于相关负责人迅速做出决策。
4.企业各管理层对内部报告的流转应做好记录，对于未按照流转制度进行操作的事件，应当调查原因，并作相应处理。
如果传递过程管理不严，将造成失误或泄密。
5．公司应及时更新信息系统，确保内部报告有效安全地传递，在实际工作中尝试精简信息系统的处理程序，使信息在企业内部更快地传递。

6．对于重要信息，公司应当委派专门人员对其传递过程进行复核，确保信息正确传递给使用者。

7.应根据不同密级，确定不同的传递渠道，以防止泄密。

有效利用 内部报告
公司领导 和有关部门
公司各级管理人员应当充分利用内部报告进行有效决策，确定风险应对策略，管理和指导企业的日常生产经营活动，及时反映全面预算执行情况，协调企业内部相关部门和各单位的运营进度，严格绩效考核和责任追究，确保企业实现发展战略和经营目标。
内部报告如不能有效利用，将失去效能。

内部信息传递流程说明表
制表：办公室
2012-11-9
表三
业务 操作
操作人
控制要求
可能存在的 风险
保存 内部报告
办公室
1．制定并严格执行《内部信息保密制度》。
如果公司未制定《内部信息保密制度》，会导致内部报告的保管存放杂乱无序，甚至导致重要数据丢失及泄密。
2．为了便于内部报告的查阅、对比分析，应按类别保管内部报告，对影响较大、重要的内部报告一般要严格保管；对不同类别的报告应按影响程度规定其保管年限，只有超过保管年限的内部报告方可予以销毁，对影响重大的内部报告应当永久保管。
3．内部报告按密级保管：直接影响公司经营决策的重要内部报告信息为绝密级；公司重要的业务往来内部信息为机密级；公司一般业务往来的内部信息为秘密级。
如果公司未严格执行《内部信息保密制度》，会导致重要信息泄露，影响企业的核心竞争力。
4．明确保密内容、保密措施、密级程度和传递范围，防止泄露商业秘密；使用内部报告的各职能部门及相关人员必须严格执行保密要求，不论有意或无意外泄重要信息者，都将追求其责任 。

5．一旦发生泄密事件，应及时采取相应的补救措施，尽可能将损失降至最低。
如果内部报告发生泄密事件后没有及时采取相应的补救措施，将会导致损失扩大，甚至造成不可挽回的后果。
6．编写《泄密事件处理报告》，载明事由、原因、处理结果等，报上级领导。
定期 全面评估
有关领导 和相关部门
1．公司管理层应通过内部报告提供的信息对企业生产经营管理中存在的风险进行评估，准确识别和系统分析企业生产经营活动中的内外部风险，涉及突出问题和重大风险的，应当启动应急预案。
如果内部报告未能用于风险识别和控制，可能导致企业经营管理决策失败，从而影响企业经济效益。
2.对内部报告的时效性、可靠性、指导性等从多方面定期进行印证、质询和评估，并关注异常信息，不断更新、修订、完善内部报告。
如果信息系统未能及时更新，会导致信息传递混乱无序，从而影响企业经营活动。

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