质量体系文件控制和维持程序.doc

1 目的
为规范公司质量体系文件的控制和管理，使各部门及全体员工能及时、准确地获得所需质量文件的有效版本，保证检测工作质量,特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于本公司质量体系文件的控制与管理。
3 职责
3.1公司总经理批准质量手册、程序性文件及有关管理制度。
3.2 质量负责人负责组织相关人员编写、修订质量手册、程序性文件及有关管理制度。
3.3 技术负责人负责技术标准、规范、规程及相关法律文件的现行有效性.批准作业指导书的实施,负责程序性文件审核。
3.4 综合管理办公室负责质量体系文件和外来文件的受控管理。
3.5 各部门负责人负责本部门质量体系文件的落实和质量手册审核。
4 工作流程
4.1 公司质量体系文件由以下几个部分构成：
①第一层次：质量手册，描述质量体系要素要求、职责及用途的纲领性文件。
②第二层次：程序文件，描述实施质量体系要素所涉及的活动的文件。
③第三层次：作业指导书，包括检测实施细则、设备操作规程、自校规程、设备运行检查方法、内部检测能力抽查方法、比对试验方法等。
④第四层次：质量记录，包括各种表格、原始记录、签名、质量计划及质量活动记录等。
4.2 外来文件：包括国家、地方、行业、协会有关方面的文件、规定、标准、规范、规程及其它的技术文献等。
4.3 质量体系文件要求
4.3.1 不同层次文件应相互衔接和协调，不同层次文件之间的接口也应能控制。
4.3.2 质量体系文件分为受控版本和非受控版本。本公司质量体系文件均为受控版本。
4.4 质量体系文件的编写、审核与批准
4.4.1 公司总经理主持制订公司的质量方针、目标，经领导层讨论后颁布，并向全体工作人员宣传、贯彻，动员全体人员参与，将质量方针分解到每一个工作岗位上。
4.4.2 质量手册由质量负责人组织人员编写,有关部门负责人负责审核，经公司总经理批准后颁布实施。
4.4.3 程序文件和有关管理制度由质量负责人组织人员编写，由技术负责人审核,经总经理批准后颁布实施。
4.4.5 作业指导书由检测部门的专业技术人员编写，经技术负责人组织技术管理层审定后由技术负责人批准实施。
4.5 质量体系文件的封面、刊头、分类编制方法
4.5.1 质量体系文件封面:试验室名称、文件名称、版本号、编写人、审核人、批准人及批准日期、受控状态。
4.5.2 质量体系文件刊头：试验室名称、文件类型、文件编号、颁布日期、版次号、页码。
4.6 质量体系文件的编号方法
4.6.1质量手册编号为QM01。
4.6.2程序文件作业指导书的编号规则为：HZJCZX/□□□□
① ②
其中①为项目代号；如：程序文件为CX，操作细则为XZ，操作规程为GC；
②为文件编号；如：序号为2的操作规程编号为：HZJCZX/GC02。
4.6.3质量记录文件的编号规则为：JCZX□□/□□□□-□□-□□
　　　　　　　　　　 ①　　② 　　 ③　 ④
其中①为文件类别，工作计划为JH，表格为BE，报告为BG；
②为项目一与年份或序号；
③为项目二或文件序号；
④为项目三文件序号，无项目和序号时可以不写此项。
例如：2005年第一次内部审核检查表的编号为：JCZXBE/NS05-01-JC。
4.6.4 报告的编号规则为：JCZXBG/□□□□-□ □-□□□□
①　　 ② ③　
其中①为年份序号；
②为月份序号；
③为文件序号，不足位数的在前补零。
4.7 质量文件的发放
4.7.1 综合管理办公室在规定的范围内发放质量文件。
4.7.2 领取受控文件必须填写“受控文件发放记录”,领取盖有“受控”印章和分发号的文件。非受控文件无此要求。外来技术文件和法规性文件是否受控，由综合管理办公室确认。
4.7.3 质量手册和程序文件发至公司总经理、技术负责人、质量负责人、各部门负责人、内审员、监督员。检测人员应持有与其工作相关的作业指导书。
4.7.4 文件修改后，综合管理办公室应根据“受控文件发放记录”的名单，发放修改后的文件，同时收回作废文件。
4.7.5 文件使用人因退休、调动等原因，离开相应的工作岗位时，应将文件交回综合管理办公室，并在“受控文件发放记录”上注明。
4.8 质量文件的修改
4.8.1 当组织机构、质量方针、目标或编写文件依据出现变化及管理评审发现质量体系要求发生变化时，应对质量手册进行修改。
4.8.2 当质量体系文件经过一段时间的运行，文件规定的内容不合理或与上一层的文件有矛盾时，要对文件及时进行修改。
4.8.3 当出现下列情况之一时,应对作业指导书进行修改：
①该检测项目的规范、标准有改动，原作业指导书不适应时；
②检测设备更新时；
③关键设备出现变动需改变操作时。
4.8.4 执行人员对文件不合适的内容应及时反馈，但不得擅自涂改或增删。原则上应由原编写、审批人员（指职务）负责编写和审批修改相应的文件且应取得该文件的有关背景资料。
4.8.5 修改的文件在再版之前允许在审批人员确认后，由相应的编写人进行手写修改，但应在修改处作出清晰的标注、签名并注明日期。
4.8.6 修改的文件应尽可能地正式发布。
4.9 文件的换版和作废
4.9.1 文件出现下列情况之一时,应进行换版；
①编写文件的依据出现实质性变化时；
②文件经过10次修改时；
③文件自正式发布之日起，超过5年时；
④文件的条款超过1/3经过修订时。
4.9.2 文件应自换版之日起宣布对原版文件作废，其中，质量手册和程序文件由公司总经理宣布作废，其它文件由质量负责人宣布作废。
4.9.3 综合管理办公室在发放新版文件的同时必须将作废文件资料收回，盖上红色“作废”印章，需要保留的由综合管理办公室归档存放，其它的及时销毁。现行使用的文件资料必须是有效版本。
4.10 文件的受控管理
4.10.1 综合管理办公室负责文件的受控管理。
4.10.2 质量负责人负责文件的有效性。
4.10.3文件经拟稿、审批后，原版文件交由综合管理办公室归档。
4.10.4 文件分受控和非受控两类。受控文件由综合管理办公室编制目录，经质量负责人审批，加盖“受控”印章并注明分发号；非受控文件只进行编号。
4.10.5 当文件破损严重，影响使用时，应到综合管理办公室办理更换手续，交回破损文件，更换后的文件仍沿用原分发号。破损文件收回后及时销毁。
4.10.6 受控文件不准复印，不得外借。
4.10.7 质量文件应妥善保管,使用人丢失文件应及时到综合管理办公室说明原因，经质量负责人批准后补发新文件，补发文件使用新的分发号，同时注明丢失文件的分发号作废。
5 相关文件
6 质量记录
6.1受控文件处理记录
6.2受控文件审批表
7 附录
7.1 附录A 受控文件发放记录 CX01A
7.2 附录B 受控文件目录 CX01B

附录A CX01A受控文件发放表（格式）
受 控 文 件 发 放 表
序号
文件名称
文件编号
文件受控号
领用部门
领用日期
备注

文件发放人：
序号
文 件 编 号
文 件 名 称
1
QM01
质量手册
2
HZJCZX/CX01～35
程序文件
3
HZJCZX/XZ01～05
检测实施细则
4
HZJCZX/GC01～06
仪器设备操作规程
5
GB 50325-2001
民用建筑工程室内环境污染控制规范
6
GB 18580～18588-2001
室内装饰装修材料有害物质限量
7
GB/T 18204.25-2000
公共场所空气中氨测定方法
8
GB/T 18204.26-2000
公共场所空气中甲醛测定方法
9
GB 11737-89
居住区大气中苯、甲苯和二甲苯卫生检验标准方法
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GB 50325-2001 附录E
室内空气中总挥发性有机化合物（TVOC）的测定
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附录B CX01B 受 控 文 件 目 录