国有企业公司机要文件交换工作规则-模版.docx

公司机要文件交换工作规则

第一条 为加强公司（以下简称集团公司）机要文件交换工作的管理，促进机要文件交换工作的规范化、制度化和科学化，根据†国资委机要文件交换站管理规定‡、†国资委机要文件交换人员工作评比细则‡，制定本规则。
第二条 集团公司总经理办公室是机要文件交换的管理归口部门，主管集团公司的机要文件交换工作。
第三条 本规则所指机要文件交换是通过集团公司机要文件交换员交换至国资委以及中央国家机关交换站的集团公司文件、信函、资料等，包括已定密的机要文件、一般的工作信函以及集团内部资料等，以及机要文件交换员从国资委交换站和中央国家机关交换站取回的文件、信函、简报、资料等。
第四条 机要文件交换范围限于集团公司总部上报至国资委以及中央国家机关部委的机要文件、信函、资料等的传递交换。
第五条 按照有关法律、法规应当定密的文件、信函，集团公司主办部门应当准确确定密级：‚秘密‛或‚机密‛；根据急缓程度标明‚急‛或‚特急‛，并在信封右上角注明。
第六条 下列文件、物品不得通过机要交换：
（一） 绝密文件，密码电报；
（二） 在限定时间内无法送达的机要文件；
（三） 不参加交换单位的文件；
（四） 非工作信件或邮件；
（五） 钱币及有价证券；
（六） 其他按规定不准进行交换的物品；
（七） 不属于交换范围内的任何文件、资料。
第七条 集团公司配备专用机要交通车辆、专职机要交换员。专职机要交换员具体负责集团公司机要文件交换工作；专用机要交通车辆由行政事务部负责保障。
第八条 机要交换员要为政治可靠，组织纪律性强，熟悉保密知识，具有强烈的责任心，热爱本职工作的在编正式员工。
第九条 在正常工作期间，集团公司每周二、四下午交换文件一次，有紧急情况，特件特送，节假日机要文件交换时间按节假日工作通知执行。
第十条 机要交换员在工作期间，要恪守以下职责：
（一） 严格遵守保密纪律和机要文件交换制度，维护交换站交换秩序，服从交换站工作人员管理。
（二） 进入交换站应按规定检录证件，并自觉接受警卫和交换站工作人员的查验，丢失证件必须及时报交换站工作人员。
（三） 交换人员从文件箱内取出机要文件后，应认真核对。不得在交换站内拆看机要文件、更改机要文件的密级、时限、收发文单位名称。
（四） 不得从事与文件交换无关的活动，交换完毕后，应尽快离开交换站。（五）保证通讯畅通，发生突发事件，应及时报案，并同时报告集团公司。第十一条 机要交换员处理交换文件的程序：
（一） 集团公司交换文件接收后，由总经理办公室机要秘书对文件进行检查，有无破损，如有破损应视情况轻重，向承办单位说明，并注明情况。
（二） 对集团公司的机要交换文件在†集团机要交换文件登记表‡中进行登记编号；并明确文件送达单位、文件数量、‚密级‛等级、‚急缓‛程度；放入机要文件专用交换箱中保存。
（三） 将需要送至交换站的集团公司文件清点核对后，及时、准确、安全送至交换站中相应的文件柜内。
（四） 接收外来信件时，应当清点信件份数，打印文件交换单并核对编号，确认无错漏，方可签收，如发现有问题，应及时向交换站查询。
（五） 文件送取完成后，交换员乘交换专用机动车立即返回集团公司，将所有文件以及文件交换单交至总经理办公室机要秘书处，机要秘书清点核对文件后与交换员确认。
第十二条 禁止任何部门和个人将涉密文件通过邮寄的方式传递。
第十三条 本规则适用于集团公司总部。
第十四条 本规则由总经理办公室负责解释。
第十五条 本规则自发文之日起执行。
附件：公司机要文件交换工作流程
公司机要文件交换工作流程

每周二、四上午确定交
换专用机动车

交换员清点核对集团公司需要

交换至交换站的文件

确定文件送达

单位和文件数量

前往交换站

按规定检录证件后进入交换站

文件清点核对后送至交换站中

相应的文件柜里

开启集团公司的交换文件柜，

清点文件，放入专用文件箱内

打印文件交换单，核对文件数量

交换员乘交换专用机动车返回集团
公司

文件及文件交换单交至总经办机要秘书处

经机要秘书清点核对后与交换员确认无误

携带有效证件以及专用文件箱包

时间：周二、四上午，紧急情况特
件特送，假期交换按通知执行

总经办指定机要交换人员，行政
部安排专用交换机动车