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集团有限公司公文处理办法

第一章 总则

第一条 为加强xxxx集团有限公司（以下简称集团公司）的公文处理工作，实现制度化、规范化、科学化，结合企业的工作实际，制定本办法。
第二条 公文（包括电报、传真，下同）是集团公司在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级方针、政策，发布规章制度，请示回复问题，部署、洽商、联络工作，以及报告情况、交流经验的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作流程。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简明确、快捷高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家和集团公司有关保密的法律、法规和其他有关部门的规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。
第六条 各部门、各企业负责人应当重视公文处理工作，模范遵守本办法的规定，加强对本单位公文处理工作的领导与检查，严格把关，防止疏漏。
第七条 办公室是集团公司公文处理的管理部门，主管总部的公文处理工作，并负责指导直属企业的公文处理工作。
第八条 总部各部门的公文处理工作，由部门负责人或部门负责人指定的专人负责。各企业应配备专职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第九条 公文的种类主要包括
（一） 决定
适用于在职权范围内，对重要事项和重大行动做出安排与决策,奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（二） 通知
适用于转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理、需要周知或共同执行的事项。
（三） 通报
适用于表彰先进、批评错误，或传达重要指示精神或事件情况。
（四） 报告
适用于向上级单位汇报工作、反映情况和提出建议，或答复上级单位的询问。
（五） 请示
适用于向上级单位请求指示、批准事项。
（六） 批复
适用于答复下级单位的请示事项。
（七） 意见
适用于对重要问题提出见解和处理建议。
（八） 函
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
（九） 会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章 常用公文划分原则

第十条 根据行文制度，集团公司公文按以下原则划分：
（一）《xxxx集团有限公司文》适用于下列事项：
1.向上级单位的请示、报告；
2.发布重要事项、重大安排与重要决定；
3.发布集团公司制定的规章制度；
4.印发集团公司领导讲话；
5.转发上级或同级单位文件；
6.确定或调整集团公司总部及直属企业机构、体制、人事任免；
7.发布重大奖惩决定、重要情况通报；
8.下达有关生产经营计划、指标；
9.向下级单位发布需要共同执行的通知；
10.发布集团公司系统重要会议通知；
11.对下级单位请示事项的批复；
12.其它重要事项的行文。
（二）《xxxx集团有限公司函》适用于下列事项：
1.向不相隶属单位请求事项；
（1） 申请有关批件、证书；
（2） 申请有关项目、指标；
（3） 申请贷款。
2.向有关部门报送统计、计划、报告等；
3.向有关单位发邀请函；
4.与有关单位联系接洽工作；
其他需要以集团公司名义办理的事项。
（三）《xxxx集团有限公司内部签报》适用于集团公司总部各部
门向集团公司领导汇报工作、请示、建议及回复领导询问、解释、说明问题等。

第四章 公文格式

第十一条 公文一般由秘密等级和保密期限、缓急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、附注、附件、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发单位和印发时间等部分组成。
（一） 秘密等级和保密期限
秘密等级指按照公文内容所涉及的秘密等级，分秘密、机密、绝密三级。按照集团公司保密规定，凡内容属于或涉及秘密的公文都应标注密级和保密期限，其中绝密、机密级文件还应当标注份数、序号。
（二） 缓急程度
是对公文送达和办理的时间要求标志。按照对公文处理时限的要求，公文可分为平件、急件和特急件。平件是指无特殊时间要求，可按工作常规依次传递处理的公文；急件是内容重要并紧急，需要打破工作常规优先迅速传递的公文；特急件是指内容至关重要并特别紧急，已临近规定办法时间必须特别迅速传递、办理的公文。
急件、特急件公文应根据实际需要，由承办单位负责人说明理由，并签署
于文件发文稿纸右上角，其他人不得随意在文件上标注“急件”、“特急件”。
（三） 发文单位标识
又称“文头”，应使用发文单位全称或规范化简称；联合行文则主办单位排列在前。
（四） 发文字号
由公文制发单位按发文顺序统一编制，包括发文单位代字、发文年度和本年度发文顺序号。联合行文只标明主办单位发文字号。
（五） 签发人
即签发公文单位的领导人。一般在发文稿纸上签写，并须注明日期。上行文须在正式公文上标注签发人姓名。
（六） 标题
是对公文内容的概括与揭示。标题由发文单位、事由和文种三要素组成。具有固定版头（发文单位标识）的文件，公文标题中可以省略发文单位。一般应标明发文单位，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。较长标题应排成多行，并注意整齐美观。
（七） 主送单位
是公文的主要受理单位，即要求对公文予以办理或答复的对方单位。除普发性、周知性公文外，公文一般只有一个主送单位。主送单位名称应使用全称或规范化简称、统称。
（八） 正文
即公文的主体部份，用以表述公文的内容。
（九） 附件说明
即附属于正文的文件、材料目录，包括附件序号、附件标题与件数。公文如有附件，应在正文之下、成文日期之上标注。
（十） 成文日期
即公文开始生效的时间，以签发单位负责人签发日期为准。联合发文或多位领导签发，以最后签发日期为准。电报、传真以发出日期为准。
（十一） 印章
是对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要外，应当加盖印章。
（十二） 附注
即需要说明的其他事项。公文如有附注，应当加括号标识于成文日期下一行。“请示”应当在附注处注明联系人、电话等信息。
（十三） 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距等措施加以解决，务使印章与正文处于同一页面，不得采取标识“此页无正文” 的方法解决。
（十四） 主题词
是标明揭示文件内容的规范化词组。主题词不同于关键词，主题词的选择要依据国家颁布的主题词表进行选择、标引。印发公文应当标注主题词，上行文按上级单位要求标注主题词。
（十五） 抄送单位
即公文的次要受文者，指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称或规范化简称、统称。如果抄送单位较多，其排列次序应按单位级别高低安排，同一性质级别单位之间用顿号，不同性质和不同级别单位之间用逗号，以示区别。
（十六） 印发说明
是对公文印制、发出情况的介绍，包括承制部门、印发日期、印制份数等。凡以集团公司名义的发文，其承制部门为“xxxx集团有限公司总裁办公室”，印发日期为公文实际印制时间，印制份数为公文的发送份数加存档数。集团公司发文须交总裁办公室12份（公函交3份）备存。
第十二条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十三条 公文用纸一律采用国际标准A4型纸（210mm*297mm），左侧装订。

第五章 行文规则

第十四条 行文应当确有必要，注意效用，减少浪费，杜绝形式主义和文牍主义。
第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。
第十六条 集团总部办公室是以集团公司名义对外正式行文的唯一机构。总部各部门可以便函的形式向集团公司所属企业行文、向有关单位洽商公务，但不得以部门名义对外正式发文。各企业除总经理（厂长）办公室外，其他部门不得对外正式行文。
第十七条 请示应当“一文一事”，只报一个主送单位，如需要同时送达其他单位，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。报告中不得夹带请示事项。
第十八条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送请示、意见和报告。
第十九条 受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。

第六章 发文办理

第二十条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、登记、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。
第二十一条 草拟公文的基本要求：
（一） 符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。
（二） 情况属实，观点明确，表述清楚，结构严谨，条理明晰，用词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三） 公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权范围和主送单位的行文关系来确定。
（四） 人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（五） 结构层次序数：一级标题为“一”，二级标题为“（一）”，三级标题为“1.”，四级标题为“（1）”。
（六） 应当使用国家法定计量单位。（七）文内使用非规范化简称应当先用全称，并后缀括号注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写，应当在第一次出现时，注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次标题和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十二条 拟制公文。对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门沟通协商，取得一致意见后方可行文，有关部门应当在“会签”栏内签署意见。
第二十三条 集团总部公文签发前，应当送办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，是否需与有关部门协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十四条 集团总部公文的签发由集团公司分管领导签发，重要公文应由集团公司主要负责人签发。
第二十五条 集团总部公文正式印刷前，应送办公室进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第二十六条 制发公文必须经过周密调研与综合分析，公文正式印发后，原则上不得更改与撤销，特殊情况必须经公司领导批准。各部门、各企业必须维护公文的严肃性和权威性。
第二十七条 以集团公司名义对外行文的办理程序：
（一） 公文承办部门根据业务需要，按照公文处理办法认真拟稿，不得将原始材料简单罗列、汇总，不得将问题上交，行文力求准确，严谨简洁。承办部门负责人对本单位公文的内容、格式等负责审核、把关。
（二） 拟发公文经部门负责审核签字后，连同有关引用资料、背景情况等报办公室初审、登记。办公室认为行文不符合规定时，有权退回承办部门修改、更正。办公室对公文进行把关、审核，办公室负责人审核签字后，报送集团公司领导审批。
（三） 集团公司领导审批后，办公室负责办理公文编号，交承办部门。
（四） 承办部门按领导批示意见认真修改、定稿后，交办公室复核，无误后方可印制。
（五） 公文取号、复核后，应抓紧印制不得延误。公文一经印发，不得私自撤回更改。确有特殊情况需要更正、替换已印制公文的，必须由承办单位提交书面申请，经集团公司分管领导审批同意，并由办公室收回全部已发文件，再行重新印制。
（六） 公文印制完毕，必须立即发送有关单位，不得拖延。

第七章 集团总部收文办理

第二十八条 收文办理指对收到公文的办理流程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十九条 办公室是集团公司总部的收文办理机构：
（一） 凡是发至集团公司的文件，由办公室负责拆封、登记、发送。
（二） 集团公司各部门直接收到下列文件，应交由办公室登记：
1.上级单位指导性、政策性及交办、参阅的文件。
2.集团公司下属企业的请示、报告。
3.上级单位的会议通知、会议材料等。
（三） 办公室对符合规定的公文及时提出拟办意见，送集团公司领导批示或交有关部门办理，并负责公文办理过程中的催办、督办工作。
第三十条 集团总部收到下级单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律法规及相关规定，涉及其他部门职权的事项是否已经协商、会签，文种使用、公文格式是否规范等。
第三十一条 办公室对符合本办法规定的公文提出拟办意见，送集团公司领导批示或交由相关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
紧急公文应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，可退回原呈报单位。
第三十二条 承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按文件规定时限办理，确实无法按时完成的，应及时说明情况。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应当及时与办公室沟通，并将公文退回交办单位。
第三十三条 收到上级单位下发或交办的公文，由办公室负责提出拟办意见，送分管领导批示后办理。
第三十四条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人必须明确签署的批示意见、姓名、审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的公文，圈阅表示已阅知。
第三十五条 公文交办或传递后，办公室要负责催办，紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。

第八章 公文归档

第三十六条 公文办理完毕后，应当根据集团公司档案管理办法和其他有关规定，及时将公文定稿、正本和相关附件一起立卷。
第三十七条 公文归档应当根据公文内容的内在联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证归档公文的完整、系统、准确、真实反映本单位的主要工作情况，并便于保管和利用。
第三十八条 联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，其他单位保存复制件。
第三十九条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向办公室档案管理部门移交。个人不得保存应当归档的文件材料。
第四十条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张必须符合存档要求。

第九章 公文管理

第四十一条 公文由各单位文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十二条 上级单位下发的公文，除绝密、机密和注明不准翻印的文件外，下级单位经主要负责人批准可以翻印。翻印时必须注明翻印单位、日期、份数和印发范围。
第四十三条 公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位公章。
第四十四条 公文被撤销，视为自发文始不产生效力；公文被废止，视为自废止之日起不产生效力。
第四十五条 不具备归档、存查价值的公文，经过鉴定并经办公室分管领导批准，可以销毁。
第四十六条 销毁密级公文应当到指定场所进行，并由2人以上现场监销，保证公文不丢失、不漏销。
第四十七条 单位合并时，全部公文应当随之移交并入，并由新单位一并管理。单位撤销时，需要归档的公文由原单位整理（立卷），按照集团公司档案管理办法移交档案部门。
工作人员调离时，应当将本人暂存、借用和保存的公文，按照本办法和集团公司档案管理办法的有关规定办理移交、清退。

第十章 附则

第四十八条 集团公司各企业须参照本办法制定公文处理方面的实施细则。
第四十九条 外事方面的公文，按照外交部和集团外事工作管理的有关规定办理。
第五十条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第五十一条 本办法由集团公司办公室负责解释。
第五十二条 本办法自发布之日起实行。