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集团有限公司公文处理暂行办法

第一章 总 则
　　第一条 为规范公文处理工作，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本暂行办法。
　　第二条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理必须坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全、规范、保密。
第四条 办公室具体负责公文处理工作，并对各职能部门的公文处理工作进行业务指导。
第五条 办公室配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当具有较高的政治和业务素质。工作积极，作风严谨，遵守纪律，严守机密，忠于职守。
第二章 公文种类
　　第六条 公文常用的种类主要有：
　　（一）决定 用于对重要事项、重大问题或重要工作做出决策和安排。
　　（二）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。
　　（三）通告 用于公布有关方面应当遵守或者周知的事项。
　　（四）公告 用于宣布重要事项或有关纪律的事项。
　　（五）通知 用于批转各职能部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求各职能部门和连锁门市等需要办理和有关部门共同执行或者周知的事项、任免人员。
　　（六）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
　　（七）报告 用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。
　　（八）请示 用于向上级部门请示指示、批准。
　　（九）批复 用于答复各部门的请示。
　　（十）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　（十一）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
　　（十二）函 用于职能部门之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
　　（十三）会议纪要 用于记载、传达会议情况和决定事项。
第三章 公文格式
　　第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发范围和印发日期等部分组成。
　　（一）版头。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，套红大字居中印在文件首页上端。联合发文，版头用主办机关名称。各职能部门公文版头，以零号字套红印制。
（二）发文字号。由发文机关代字、年份和顺序号组成，联合行文时，只标明文件主办部门的发文号。发文机关标识下空2行，用小三号仿宋体字，居中排布，年号、顺序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
（三）标题。一般由发文机关名称（或规范化简称）、公文的主题和文种组成。公文标题中除法规、规章或转发的文件标题名称加书名号外，一般不用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容。公文标题用小二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
　　（四）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用小三号仿宋体字标识，后加冒号，名称应当用全称或规范化简称、统称。
　　（五）正文。是公文的主体部分，用来表达公文的内容，位于标题或者主送机关名称下一行，正文使用小三号仿宋体字。一般每面排22行，每行排28个字。左侧装订，不掉页。多层次结构正文分条叙述，一般按下列层次排列：
　　第一层用“ 一、二、三……”
　　第二层用“ （一）、（二）、（三）……”
　　第三层用“ 1、2、3……”
　　第四层用“ （1）、（2）、（3）……”
（六）附件。公文如有附件，在正文的最后一行下边空一行左空2字，用小三号仿宋字标识附件，后标冒号，冒号后面标附件名称（如：“附件：1．×××××× 2．×××××× ”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。
（七）发文部门署名。应使用全称或规范化简称，位于正文结尾后的右下方。
　　（八）成文时间。以领导签发日期为准，经会议批准的文件以会议通过的日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数码字与汉字混用，“零”要写成“○”，成文时间右空4字。
　　（九）印章。正式行文都应加盖印章（有特定版头的普发性文件除外），用印位置在成文日期的上侧，上不压正文，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
　　（十）主题词。所有正式公文应标注主题词。“主题词”用 小三号黑体字，左顶格标识，后标冒号，词目用小三号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点符号。标注的主题词一般不能超过五个。主题词下边印一条黑色反线与抄送机关隔开。
（十一）抄报抄送。标注于主题词下一行、印制版记上方。左空1字用小三号仿宋体字标识“抄报（送）”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
（十二）印制版记。包括公文印发机关名称、印发日期和份数等。上报公文、平行公文等在印发日期后写“印”字样；下发文写“印发”。印发日期和份数用阿拉伯数字书写。
（十三）页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
（十四）公文中表格。公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
　　第八条 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
　　第九条 文件用纸一般采用A4 型纸。
第四章 行文规则
　　第十条 上行文一般应主送一个上级部门；如需其他相关的上级部门阅知，可以抄送。一般情况下，下级部门不得越级向上级部门行文，尤其不得越级请示问题。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级部门。除特殊情况外，各部门均不能将公文直接报送上级领导批示，更不能同时报送几位领导请求批示。
第十一条 上行文签发程序是由拟办部门送办公室审核后，呈分管领导、主要领导签发；平行文、下行文签发程序是由拟办部门送办公室审核后，呈分管领导签发。所有公文均由各单位办公室统一对外发出，其他部门不得对外正式行文。
第十二条 主送省店的公文一律报省店办公室，经办公室登记后再予以分办。未经办公室登记、分办的公文，有关部门一般不直接办理。
第十三条 对不符合行文规则的上报公文，如：请示公文多头主送、反映的问题模糊，提出的要求含混不清的，不符合报文程序的，将退回来文单位。
第五章 公文的起草
　　第十四条 起草一般性公文，如会议通知、批复、函件等，由办公室承担。有关职能部门工作内容的公文，需以公司名义行文的，由职能部门起草；涉及两个以上部门的，由一个主办部门负责牵头共同起草。
　　第十五条 起草公文要征求有关职能部门的意见，有不同意见要进行协调，如经协调意见仍不一致，要如实反映各方的意见，提请领导同志最后审定。联合行文要征求各联名部门的意见或由有关职能部门共同起草，并实行会签制度。
起草的文稿应附有公文拟稿纸，根据需要注明行文范围、发文字号、主办单位、发文时间等。
　　第十六条 起草的正式文稿应坚持用钢笔、碳素笔书写，修改和签批，严禁使用铅笔、红笔和一般圆珠笔。修改和签批文件应写在装订线以内。
第六章 公文校核
　　第十七条 校核公文是办公室的一项重要工作。为确保文件质量，凡公司的行文，在送领导审批或签发之前，应当由办公室进行校核，主要做好协调工作，把握好政策、内容、行文、文字、规格等。校核后的文稿须经总经理（或分管副经理）审批签批，方能印发。
　　第十八条 公文校核的重点是：
　　（一）是否确需行文。
　　（二）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的批示精神，是否完整、准确地体现发文部门的意图，并同现行有关公文相衔接。
　　（三）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。
　　（四）人名、地名、时间、数字、引文、文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用。
　　（五）是否符合规定的审批、会签手续，有关附件是否齐全。
　　第十九条 文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改。领导审批过的文稿，如有改动，须经原审批领导复审。
第七章 公文的管理和归档
第二十条 公文由办公室文秘人员统一登记、收发、传阅、审核、用印、归档和销毁。
(一) 签收。一切外来信件、电报、传真，统一由办公室签收，填写登记在收件登记簿上。
(二) 写明各部门或个人收启的分送各位，如系公文，应主动送办公室登记处理。
（三）传阅。对需送领导传阅或传批的公文，由办公室主任提出拟办意见，再交由领导传阅批办。传阅件一般原则是，按领导排序由前向后依次递送，传批件先送分管领导签属后，按其意见送传。
(四) 催办。分对内催办与对外催办，包括发函，派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。
(五) 结办。文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。
第二十一条 各单位公文办毕和制发后，应及时将公文正本、原稿、附件及有关材料送办公室整理、归档。
第二十二条 公文办理完毕后，应及时将公文原稿、正本（3份）和有关材料收集齐全，进行立卷归档。
第二十三条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
　　第二十四条 任何个人不准擅自销毁文件，不需立卷的文件材料逐件登记报领导批准销毁。
第八章 附 则
　　第二十五条 本暂行办法，由xx集团总经理办公室负责解释补充。
第二十六条 本暂行办法自发布之日起实施。