销售管理流程-控制矩阵模板.xlsx

末末级级流流程程编编号号末末级级流流程程名名称称控控制制目目标标风风险险点点编编号号风风险险点点描描述述控控制制编编号号控控制制活活动动参参考考（此此项项仅仅作作为为各各组组流流程程建建设设的的参参考考，需需针针对对建建设设单单位位实实际际情情况况进进行行描描述述，切切勿勿出出现现完完全全照照搬搬而而脱脱离离实实际际。请请务务必必在在提提交交客客户户确确认认前前删删除除此此列列）合合法法合合规规资资产产安安全全财财务务报报告告经经营营效效率率与与效效果果销售计划管理未制定销售计划或计划制定不合理，可能导致销售及生产平衡失控，无法分析和对比销售数据并有效监控销售各环节运作的效率及效果。销售部门根据上级单位规划要求及企业自身发展战略和年度重点任务，结合公司实际情况，制定年度销售计划，依权限上报部门负责人、主管领导、总经理、总经理办公会审批（结合企业实际情况进行程序完善，如企业对应销售计划最终纳入公司JYK方案一同上报，具体程序需与“JYK一体化”流程进行衔接）。计划调整方案未经批准，可能导致销售方案与公司发展战略不一致，影响公司发展，损害公司经济利益。销售部门按月（频次按照企业实际情况考量其合理性）对各产品的销售额、进销差价、销售计划与实际销售情况等进行分析，结合生产现状及市场环境，如遇特外部环境变化况或企业整体战略进行重大调整等情况，需对销售计划进行调整，由销售部门编制销售计划调整方案，依权限上报部门负责人、主管领导、总经理、总经理办公会审议（具体审批程序按照企业实际情况进行调整，并考虑企业实际情况的合理性）。客户管理现有客户管理维护不当、潜在市场需求开发不够，可能导致现有客户流失或市场拓展不力，造成企业市场占有率下降，影响企业经营效益。销售人员（需明确岗位名称）通过市场调研、客户拜访、合同签订会议等渠道收集客户信息，其他市场信息收集人员通过高层互访、质量跟踪、技术交流等渠道收集客户信息，销售部门进行汇总（信息获取渠道需根据企业实际情况进行调整或完善)。销售人员在客户开发和客户关系维护过程中分析客户需求并进行业务宣传，可根据客户企业性质、信用情况以及过往业务记录灵活运行销售折扣、信用销售等方式开展业务。对于新客户、外贸客户，根据实际情况进行实地考察或要求其提供保证金。客户档案不健全，缺乏合理的资信评估，可能导致客户选择不当，销售款项不能收回或遭受欺诈，从而影响企业的资金流转和正常经营。销售部们XXX岗根据汇总的市场信息建立客户档案并定期更新，并按客户所在行业、企业性质等对客户进行分类。客户档案信息主要包括：客户基本信息（企业性质、法定代表人、注册资金、营业执照复印件、税务登记证复印件、主要往来结算银行帐户）、财务状况、企业信用、过往业务记录（近三年在我公司的发货、回款情况及是否有不良信用记录）等。销售政策与定价策略管理未根据市场变化及时调整销售策略，无法灵活运用销售折扣、销售折让、信用销售、代销和广告宣传等多种策略和营销方式，可能导致销售策略不当造成市场开发受限、市场占有率下降。企业根据战略要求、市场行情、客户细分等内容，制定适用于企业自身的销售政策（产品定价政策、销售方式、销售人员管理、市场开发及客户管理等内容），并结合规划内容及市场细分，考虑不同客户群体的需求制定销售策略，确保销售目标有效完成，保证产品的市场占有率，并应根据市场环境变化、公司战略调整等及时进行调整（需根据企业实际情况完善XXX起草XX审批的相关程序）。未经授权的销售定价、价格浮动或销售折扣折让，可能导致售价不符合公司标准，甚至造成亏损，损害公司利益。在执行基准定价的基础上，企业针对某些商品可以授予销售部门一定限度的价格浮动权，销售部门可结合产品市场特点，将价格浮动权向下实行逐级递减分配，同时明确权限执行人。销售折扣、销售折让等政策的制定应由具有相应权限人员审核批准。销售折扣、销售折让授予的实际金额、数量、原因及对象应予以记录，并归档备查（需根据企业实际情况进行细化，明确企业是否建立相应的定价、折扣及相应的授权体系）。投标管理投标报价不合理，或未经过适当的审批，不利于公司投标工作的开展，可能影响公司的经营业绩。销售部门获取市场招标信息，按要求购买招标文件后对项目进行评估，对决定投标的项目，销售部门组织相关部门（需根据企业实际情况进行明确）对招标文件进行仔细研究，并根据各部门职责分工完成投标项目评审（明确分工情况），经部门负责人审核后交销售部门经办人汇总并最终完成投标文件，并编制报价单，依权限上报主管领导、总经理审批（根据企业实际情况进行明确）。销售部门按招标方要求发送投标文件参与投标，若在投标过程中发生技术条款或报价的更改，经办人提出申请后，依权限上报部门负责人、主管领导、总经理审批通过后方可执行。投标项目资料未及时收集汇总并且归档，或者投标项目资料未妥善保管，不利于公司及时查阅或者分析投标项目的效益。用户开标后，销售部门相关人员及时将招标书、投标书（包括电子版）、投标建议书审核单、往来邮件、会议纪要、签字记录等投标项目资料交资料管理人员统一存档。合同签订谈判人员经验不足、缺乏相关专业知识，未能及时获得谈判相关信息，可能导致公司在谈判中处于不利地位或利益受损。销售部门负责组织销售合同谈判，并根据项目重要性、专业性等组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作（需根据企业实际情况进行细述）。谈判过程中由XXX岗负责对重要事项和参与谈判人员的主要意见进行记录并妥善保存。合同内容存在重大疏漏和欺诈或未经授权对外订立销售合同，可能导致公司合法权益受到侵害，销售价格、收款期限等违背公司销售政策，造成公司经济利益受损。需根据企业实际情况确定销售合同具体的审核、审批程序和所涉及的部门人员及相应权责（在此需与“合同管理”流程中对应控制点结合，如一致，可通过流程借口形式进行串联，如有细节差异，需在此控制点进行详细描述）。合同执行销售订单录入信息不准确或未经授权审批即执行，可能导致依据错误或未授权订单信息发货，甚至在销售过程中存在舞弊行为，损害公司合法权益。业务部门经办人根据实际销售合同规定发货信息提出发货通知单，经部门负责人审核通过后，提交至存货归口管理部门存货管理人员审核后，提交至仓储管理人员负责货物装运，填写装箱清单，经XXX核实信息与装箱货物后，执行发货。（该控制点需结合企业自身销售业务内容进行完善、调整，现场需详细了解企业发货的方式及审批程序。涉及到乙方工程或现场安装等内容，需对应增加产品/服务增加对应控制点、风险点内容。）货物交付时，未经双方书面签认，可能出现产品质量不符合要求，或出现合同纠纷隐患。货物发送后，现场由物流人员与客户进行现场交付，由客户对收到货物的品种、数量、质量等进行验收，无误后，双方在发货清单进行签收，物流人员将发货清单及物流信息及时反馈至企业物流归口管理部门，并由其通知销售部门，销售部门及时与客户确认货物到货验收情况（需根据企业实际情况进行描述，确定企业发货的方式、验收程序等）。未按照规定开具发票或开具虚假发票，可能导致企业经济利益受损，严重时将可能引起法律诉讼。销售部门XX岗根据合同信息、发货回单、到账信息等内容，提出开票通知单，经部门负责人审批通过后，提交财务部门XXX会计，XXX会计核实财务到账情况、合同信息及物流反馈货物交付情况，核对无误后开具发票。出口备货未按合同和信用证的要求，按时、按质、按量的准备好应交的出口货物，可能导致合同期内无法及时交货，而造成违约风险。归口部门；出口部门及时与生产部门或供货部门安排货物的生产、加工、收购和催交，核实应交货物的品质、规格、数量和交过时间；审批权限。出口报验出口报验不及时，可能影响发货进度，造成无法在合同期内完成交付。归口部门及岗位的权责；报验材料的准备；报验商品的提供；报验单据的统一管理。租船订舱租船订舱安排不当，可能影响发货进度，造成无法在合同期内完成交付。归口部门权责；根据合同信息制定租船订舱计划；进度跟进。未签订书面合同，未对租船订舱事项进行双方权责明确，可能导致出现违约情况无据可以，缺失法律保证。可参考“合同管理”流程，明确租船订舱合同的洽谈、签订、保管程序及审批权限。出口报关报关材料准备不完善，或报关申请进度未做及时跟踪，可能导致报关申请失败，或进度迟缓，影响合同的有效执行。归口部门及岗位的权责；材料的准备及审核；报关申请进度的跟踪检查；异常情况的处理方案。出口保险未对出口货物及时投保，可能导致出口发货过程出现损失无保障，造成企业经济损失，甚至承担违约风险。投保机制；归口部门及岗位的权责；投保手续的办理。出口退税未按出口货物退税制度执，可能造成退税不及时或金额不完整，造成企业利润损失。归口部门及岗位的权责；退税手续的申报办理；退税材料的提交。销售收入核算销售收入相关会计处理不当或缺乏有效核对机制，可能导致财务报表准确性受到影响。财务部门出纳对收到的转账支票、银行汇票、银行承兑汇票、电汇原件或传真件及现金进行金额、真伪等核对，核对无误后财务部门XXX会计根据发票、仓库或客户返回的发货清单审核无误后完成入账。现金支付由财务部门出纳负责收取，并提交银行存款通知单至XXX会计，由XXX会计根据发票存根、仓库或客户返回的发货清单、银行单据审核无误后完成入账。未对销售数据进行核对，无法保证财务数据准确性。销售部门按月与财务部门XX会计核对库存。财务部门XX会计提供往来库存情况至销售部门XXX岗，由XXX岗根据销售管理台账进行核对。如存在差异情况，销售部门XXX刚刚提交申请至财务部门XXX会计审核通过后，重新开具发票。XX会计将情况反馈至总账会计，总账会计审核后，由XX会计根据业务实际情况进行账务处理。收款及应收款管理未按照合同约定进行结算，结算不及时，或未进行款项催收，可能导致款项不能及时收回。销售部门销售人员按照合同规定的节点和各阶段实际验收情况及时通知客户进行付款，并将相关结算信息通知财务部门，财务部门XXX岗对款项到账情况进行及时跟进。应收账款相关会计处理不当，导致财务报表准确性受到影响。财务部门按照企业会计准则及相关规定进行相应的账务处理，XXX岗编制银行回款信息表，定期与销售部门核对银行回款情况。财务部门每XXX岗月编制应收账款汇总表和账龄分析表发送销售部门。坏账准备计提不合理或未进行登记管理，可能影响财务报告的公允性或导致帐外资金的产生。销售部门根据客户欠款情况进行催收，对于客户欠账不归还的，应当在诉讼时效期间内依据合同的规定向法院提起诉讼或者向仲裁委员会提起仲裁。年底财务部门对应收款项进行询证和账龄分析，对预计不能收回的应收款项，按照公司坏账计提政策计提坏账准备，对于已确认无法收回款项按公司政策进行坏账核销并登记核销坏账备查簿。售后服务管理客户服务水平低，消费者满意度不足，影响公司品牌形象，造成客户流失。售后服务归口管理部门通过产品接收率、用户回访、工程项目现场服务人员现场记录等方式收集顾客对产品和服务的反馈信息，按年度对客户满意度进行统计，每年年底对重点用户发送顾客满意度调查表，了解用户对产品和服务的评价意见和建议，结合日常客户满意度调查情况，编写顾客满意度分析报告，经部门负责人审核后发送相关部门及主管领导审阅，并组织相关部门对报告中发现的问题分析原因和风险，采取纠正措施（该控制点内容仅供参考，需根据企业是实际售后服务方式、渠道、审批权限、操作方式等进行调整）。销售退回未经恰当检验及审批，可能导致公司无法维护其正当销售权益，造成公司经济利益受损。企业建立XXXX制度，规定对于进行退换货的适用范围、方式、权责、程序等，出现退货时，由销售部门XXX岗根据客户反馈情况形成相关汇报材料，依权限上报部门负责人、相关业务部门负责人、主管领导、总经理审批，通过后，由归口管理部门按照审批意见执行退换货处理（需根据企业实际制度内容进行完善、细化）。备注：1、控制活动参考是根据以往的项目经验提炼的，仅作参考。各组需要根据本单位实际情况，更新执行部门、岗位、审批层级、文件内容、频率等信息。控控制制活活动动描描述述关关键键控控制制/一一般般控控制制人人工工/自自动动预预防防性性/检检查查性性控控制制频频率率责责任任部部门门/岗岗位位实实施施证证据据关键控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性关键控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性关键控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性一般控制预防性备注：1、控制活动参考是根据以往的项目经验提炼的，仅作参考。各组需要根据本单位实际情况，更新执行部门、岗位、审批层级、文件内容、频率等信息。制制度度索索引引穿穿行行测测试试穿穿行行测测试试步步骤骤穿穿行行测测试试样样本本穿穿行行测测试试结结果果缺缺陷陷编编号号缺缺陷陷描描述述