集团公司存货管理业务流程---材料物资--内控.docx

存货管理业务流程-材料物资 一、业务目标 l 确保材料物资的管理和使用符合国家和企业内部的相关制度规定； l 完善并有效落实材料物资管理制度，避免因管理不善造成的企业资产损失； l 加强材料物资的管理，提高材料物资使用效率，促进企业生产经营的顺利进行； l 确保与材料物资相关的财务数据真实、准确、完整的记录于恰当的会计期间，满足财务报告和信息披露的要求。 二、业务风险 l 材料物资管理和使用以及废旧物资的处置等违反国家相关规定，可能使企业遭受外部处罚； l 因材料物资管理制度不健全或执行不到位，可能导致材料物资遗失或非正常损毁，给企业带来经济损失； l 材料物资的管理不顺畅，影响其使用效率，无法为企业正常生产经营服务； l 材料物资的价值未能被准确的计量、评估或记录，影响财务报告数据的真实、准确、完整。 三、 业务范围 该模块主要描述了xx股份有限公司（以下简称“股份公司”）关于材料物资管理的相关流程，主要包括存货管理办法的制定、材料物资的入库与验收管理、材料物资的出库管理、材料物资的台帐管理、材料物资的盘点与评估管理、废旧物资的处置流程等。在执行材料物资管理业务过程中，严格依照存货授权批准制度，确保不相容职责相分离，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率。存货业务不相容岗位至少包括：存货的采购、验收与付款，存货的保管与清查，存货的销售与收款，存货处置的申请与审批、审批与执行，存货业务的审批、执行与相关会计记录，各级单位不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。 四、 业务流程描述 1 存货管理办法的制定 1.1 股份公司市场与项目管理部负责根据国家相关法律、法规结合企业存货管理业务的实际情况和需要，研究制订、更新股份公司的存货管理制度 1.2 市场与项目管理部存货管理岗位人员拟订、更新的存货管理制度，以书面报告的形式，由市场与项目管理部经理、分管业务副总经理提出审核意见，上报总经理审批后，提交公司董事会审议并作出书面批复。 1.3 市场与项目管理部根据批复及时制定、更新股份公司存货管理制度，并转发各业务板块及所属各单位遵照执行。 1.4 为加强对企业存货的内部控制和管理，所属各单位根据国家有关法律法规和股份公司存货管理制度，细化建立适合本单位业务特点和管理要求的存货管理方面的内部控制制度，并组织实施。 2 材料物资的验收与入库管理 2.1 材料验收前，项目材料员熟悉采购合同、协议及相关材料验收标准。材料进场时，由项目部的材料员、质检员、工长根据物资采购计划表共同对物资进行验收。材料员收集物资的质量证明资料，并配合质检员对物资的外观质量进行检验，收到货物与合同数量质量相匹配，不相符的货物应拒收。验收合格后，由材料员填写收料单（同时兼验收单用），材料员、质检员、工长、供方共同在收料单上签字确认。对于钢材、水泥、沙石等需要复试的物资，由项目试验员抽样化验并出具试验报告，化验结果合格后办理收料单。 2.2 验收合格后，项目材料员及时登记项目材料台账，详细登记经验收合格入库的存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并将收料情况口头或书面反馈到材料采购部门，采购部业务主办开具材料入库单（一式四份）并登记材料采购台账，材料员、保管员在材料入库单上签字确认。验收合格的物资，由保管员登记材料收、发、存台账。 2.3 对验收过程中发现的问题，材料员与材料采购部门联系解决，并口头或书面通知项目部对其进行评审和处置。 2.3.1 材料收货当时能够通过外观检查确定为不合格的，当时直接退货。 2.3.2 需要试验检测后确定是否合格的，当时不出具收料单，待试验检测合格后出具收料单，试验检测不合格的，材料采购部业务主办通知供货商,由项目材料员负责及时退货。 2.3.3 材料堆放现场将合格品与不合格品分开堆放，不合格物资单独存放在“不合格区”，予以标识，并由公司采购人员填写不合格材料记录、月末采购部门负责人检查该记录并签字。 2.4 未经检验试验或验证不能满足要求的材料，严禁使用，项目材料员根据合同约定条款验收确认所供材料性能，确定是否需要退换货，由项目材料员填写退换货申请报告，注明原因、单价、数量及金额，并通知采购部门。采购部门采购人员核对签字后交本部门负责人，采购部门负责人审查退换货申请理由是否充分、是否与合同约定的退换货条款相符后，在退换货申请报告上签署意见，确认退换货。采购部门通知供应商退换货，保管员配合做好退换货手续。采购部门和项目部保管好退换货手续资料，以备查验。 2.5 材料入库，因资金等原因，发票不能按时到位，采购员依据当时供应商报价清单或合同约定价与保管员先办理入库验收手续。没有办理验收手续的材料禁止入库。 2.6 各级公司财务部门按照国家统一的会计制度的规定，对验收合格的存货，由财务部成本会计根据材料入库单进行制单入账，正确登记入库存货的数量与金额，并由稽核会计、财务负责人在凭证上审核签字。对会计期末货物已到、发票未到的收货，应暂估入账。待发票到来时，如果出现误差，经公司总经理审核同意后，再进行账务调整。 2.7 租赁物资的接收：项目技术人员和施工技术人员根据施工情况确定所需周转料具的使用数量，项目物资部根据此数量向周转料具租赁公司租赁周转料，由（分）公司同租赁公司签订物资租赁协议;租赁物资到现场后，由出租经办人、项目材料员共同根据租赁公司的发货单、物资租赁协议核对物资数量;核对无误后，由出租经办人、项目材料员在周转料具租赁公司的发货单上签字（或开具租入物资验收单据），材料员登记租赁物资收、发、存明细卡，月末由项目物资部门经理审核签字。 3 材料物资的出库管理 3.1 工地施工员依据施工任务，计算材料消耗量，填写限额领料单，经项目技术部门审核领料数量是否恰当后报项目经理审核签字后签发，施工班组长或项目指定的专人依据限额领料单领料施工。 3.2 保管员根据施工班组长签领的材料单或砼、砂浆票登记材料收、发、存台账。限额内的材料小组可一次或多次领取。若有超额现象，保管员应停止供应，待查明原因经项目经理口头或书面签字批准后，由施工员签限额领料单，保管员方可继续供应。 3.3 材料保管员根据领料单分施工班组建立发料台账，施工班组长根据工程需要领料时，在本施工班组发料台账上签字确认。材料保管员按签领数量点数、过磅。多组施工统一搅拌砼时，应按料发票，由施工班组领用；砼、砂浆搅拌站回收票的方法。安装、装饰用料由项目负责人指定专人统一领料。 3.4 月末，保管员根据领用单据按照分类编制材料收、发、存明细表，经项目材料员、项目经理审核签字。 3.5 材料采购部门计价人员依据材料保管部门提供的材料收、发、存明细表、入库单、领料单和发票等相关票据，做好票据与报表相关数据的核对工作（采用信息化手段管理的企业要在内部确认的基础上进行核对），填写材料出库单或在领料单上填写金额代替材料出库单，保管员、采购部门经理签字确认后提交财务部进行账务处理。 3.6 工程完工验收后，施工班组整理余料，全部退给保管员并开具退料收据，保管员按退料收据记入材料收、发、存台账。 3.7 租赁物资的退还：项目技术人员和施工技术人员根据施工情况确定所需周转料具的使用数量，项目物资部将多余的周转料具退还给租赁公司，退租经办人、项目材料员核对退还的租赁物资品种、数量无误后，共同在租赁周转料具退还单上签字，材料员更新租赁物资收、发、存明细卡，月末由项目物资部门经理审核签字。 4 材料物资的仓储与盘点管理 4.1 各单位采购部门根据本单位生产计划、采购计划、资金筹措计划等制定仓储计划，合理确定库存存货的结构和数量，报公司经理审核签字后实施; 采购、保管部门建立岗位责任制，严格限制未经授权的人员接触存货。 4.2 在材料物资的日常管理中，审批人在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。 4.3 各级单位建立健全存货清查盘点制度，定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点，及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况并进行合理处置。对代管、代销、暂存、受托加工的存货，单独记录，避免与本单位存货相混淆。 4.4 各项目部对现场材料实行月末实地盘点，存货盘点的内容包括：主要材料、其他材料、周转材料、低值易耗品、机械配件、在建工程、在产品、产成品、半成品、结构件等，并由公司（或分公司）工程管理部门相关人员负责监盘。 4.5 盘点人员盘点各种存货的实际库存量与账面记录核对，禁止以估算代替盘点、以账面数代替实际数。项目材料员填写材料物资、周转料具盘点表，参与盘点的人员签字确认;公司（或分公司）工程管理部门相关人员编制存货盘点报告单，并按规定报公司（或分公司）总经理审批并签署意见。存货盘点报告单作为存货清查的原始凭证，包含存货盘盈、盘亏和毁损的数量及原因说明等信息（三种毁损情况的说明及处理参见4.5.14.5.3）。 4.5.1 存货属于合理范围的损耗，由材料保管人员提出报告说明原因，依次经存货保管部门负责人、公司总经理审核并签字确认后，交财务部门进行核销处理（存货损耗合理范围参见国家质量技术监督局或建筑行业有关规定）。 4.5.2 保管过程中，属于不可抗力造成的存货损失，由存货保管部门提出报告，经公司总经理签字，报请税务机关确认后，由财务部门计入营业外支出。 4.5.3 由于保管人员管理不善发生毁损、丢失的，依据清查盘点资料，经工程管理部清查取证，责任单位应书面说明损失原因及事实；对由于工作失职引起的损失，工程管理部和监察部门追查相关责任人的责任并提出处理意见，并给予责任人一定的经济处罚；财务部经审核并提出财务处理意见，交公司总经理办公会议研究确定后签发执行。 4.6 法人公司每年年底由总经理签批下发材料物资盘点通知，成立清查盘点工作组，制定盘点计划，对所属单位实施清查盘点后上报的年度材料物资、周转料具盘点表、存货盘点报告单进行审核;若发现存在重要问题事项，盘点工作组负责人编写年度存货盘点报告，上报公司总经理审核签字后，交有关部门追究相关人员的责任。 4.7 材料物资发生变动时，材料员及时调整项目材料台账，保管员及时更新材料收、发、存台账。月末，材料和保管部门经理审核所属部门登记的台账并签字确认。 4.8 各级公司财务部门会同材料保管部门每季（年）末对库存材料物资的价值进行评估，成本会计填写存货价值变动表，参与评估人员签字确认，报财务部经理、总会计师审核签字后，成本会计制单入账（计提存货减值准备），并由稽核会计、财务负责人在凭证上审核签字。 5 废旧物资的处置管理 5.1 因工程竣工、停建、改建、搬迁等剩余的材料，项目部按存货管理制度的规定进行清查，材料员会同技术部门填写的材料物资清查表经参与清查人员签字确认后，报项目经理审核签字。 5.2 凡属于未使用且质量合格的材料、成品、半成品，根据清查核实后的数量乘以现行市场购买价，再加上合理的运杂费、损耗及其它合理费用，得出存货的评估值，及时办理回收、退库手续。 5.3 无法再利用的废旧材料，需要对外处理的，项目材料负责人填写废旧材料处理申请单，经项目部经理、采购部门负责人审核并签字后，上报公司总经理或其授权人员签字批准后，方可进行废材处理。（废旧材料处理申请单一式三份，内容包括废材的品种、单价、暂估数量等;对大批量的废材处理可采取公开招标的形式，具体按照“材料采购招投标的方式” 确定出售价格。） 5.4 项目现场保卫人员依据盖章生效后的废旧材料处理申请单放行装运废材的车辆。同时，项目材料负责人将实际过磅数和金额填入废材处理申请单内，交上级材料和财务部门存查。 5.5 废旧材料的出售单价确定后，在出售前，项目材料负责人带领收购商到分公司财务部门交纳押金（押金数额应高于实际废材款），待废材处理完毕后到财务部门办理 后结算。 5.6 在废旧材料的处理过程中，项目经理、项目材料负责人、项目材料保管员、项目保卫人员和项目专职财务负责人应参加验评、监督和检查，项目专职财务负责人和材料保管员必须参加监磅；如大批量处理废旧材料，由上一级公司材料物资主管部门及财务部门对出售过程进行监督。项目材料负责人收集过磅单并开具废材销售单，经参与处置人员签字后，交公司财务部门办理结算，冲减项目成本。 五、相关制度目录 1 企业会计制度 2 企业内部控制基本规范 3 企业内部控制应用指引 4 xx股份公司会计制度 5 存货管理制度 六、主要控制点 1 存货管理制度的制定 2 材料物资的入库验收与入账 3 不合格材料退换货管理 4 租赁物资管理 5 材料领用与台账登记 6 余料的退回 7 存货成本入账 8 材料物资的盘点与审核 9 存货损毁的处理与审批 10 存货价值评估与审核 11 废旧物资的审批与处置 七、检查资料 1 存货管理制度及书面批复 2 物资采购计划表 3 收料单 4 试验报告 5 材料入库单及材料采购台账 6 不合格材料记录 7 退换货申请报告 8 项目材料台账 9 材料收、发、存台账 10 租赁物资收、发、存明细卡 11 限额领料单 12 发料台账 13 材料出库单 14 材料收、发、存明细表 15 租赁周转料具退还单 16 材料物资、周转料具盘点表 17 存货盘点报告单 18 法人公司材料物资盘点通知、盘点计划 19 年度存货盘点报告 20 存货价值变动表 21 材料物资清查表 22 废旧材料处理申请单 23 废材销售单