档案管理流程-控制矩阵模板.xlsx

末末级级流流程程编编号号末末级级流流程程名名称称控控制制目目标标风风险险点点编编号号风风险险点点描描述述控控制制编编号号控控制制活活动动参参考考（此此项项仅仅作作为为各各组组流流程程建建设设的的参参考考，需需针针对对建建设设单单位位实实际际情情况况进进行行描描述述，切切勿勿出出现现完完全全照照搬搬而而脱脱离离实实际际。请请务务必必在在提提交交客客户户确确认认前前删删除除此此列列）合合法法合合规规资资产产安安全全财财务务报报告告经经营营效效率率与与效效果果归档管理信息归档不及时、不完整，档案未按规定分类归档，可能导致公司档案管理混乱，影响公司的经营管理效率。XX部门归口管理档案，档案按照密级分类排架。每年档案管理部门发出归档通知，相关业务部门整理上年需归档文件并编制目录，经部门负责人审批后交档案管理部门审查，审查无误方可办理交接手续归档，归档文件按事由结合时间、重要程度等排列。档案日常管理-档案借阅擅自准许他人查阅档案及其他材料，透漏与生产经营相关的重要信息，可能导致公司商业秘密等重要信息泄漏。公司相关人员提出档案借阅申请填写档案借阅单，借阅本部门非涉密档案，经借阅人所在部门负责人审批；借阅本部门涉密档案需部门负责人审核，档案管理部门负责人审批；借阅其他部门档案需该归档部门负责人审核，档案管理部门负责人审批。对于最高密级档案，不允许外借。档案管理人员调卷并填写借（查）阅档案登记表，申请人签字确认。归还档案时，档案管理人员审核档案材料的完整性，填写档案归还时间，并签字确认。成员单位借阅总部档案需成员单位相关部门开具介绍信，借阅重要的或密级档案，档案管理部门负责人同意；一般业务性档案由机要文档处直接登记办理。档案归还时，档案管理人员核实无误后归档。档案日常管理-档案复印擅自准许他人复印档案及其他材料，透漏与生产经营相关的重要信息，可能造成公司保密信息泄漏，给公司带来经济损失。公司相关人员提出档案复印申请并填写档案复印单，复印本部门档案由本部门负责人审批，复印其他部门档案由归档部门负责人审批。档案管理部门加盖档案复印章，重要档案复印须经档案管理部门负责人审批。档案管理人员调卷并填写复印档案登记表，申请人签字登记。档案归还时，档案管理人员核实无误后归档。档案的销毁 对于已失效或者超出保存期限的档案未及时销毁，可能影响档案管理工作效率。对于销毁档案审核监督不严格，可能造成公司档案保存不完整。档案管理人员根据档案管理台账对于超过保管期、失去保存价值的档案，编制清册提出销毁申请，经部门负责人审核，具有相关权限的公司管理层审批，按照相关规定进行销毁，并由监督人员共同在销毁档案清册上签字确认。备注：1、控制活动参考是根据以往的项目经验提炼的，仅作参考。各组需要根据本单位实际情况，更新执行部门、岗位、审批层级、文件内容、频率等信息。控控制制活活动动描描述述关关键键控控制制/一一般般控控制制人人工工/自自动动预预防防性性/检检查查性性控控制制频频率率责责任任部部门门/岗岗位位实实施施证证据据一般控制人工预防性一般控制人工预防性一般控制人工预防性一般控制人工预防性备注：1、控制活动参考是根据以往的项目经验提炼的，仅作参考。各组需要根据本单位实际情况，更新执行部门、岗位、审批层级、文件内容、频率等信息。制制度度索索引引穿穿行行测测试试穿穿行行测测试试步步骤骤穿穿行行测测试试样样本本穿穿行行测测试试结结果果缺缺陷陷编编号号缺缺陷陷描描述述1、获取1份人力资源需求，检查XX内容，发现各部门未根据实际需求编制人力资源需求计划，而是由人力资源部根据经验确定人力资源需求计划。2、结论：不符合控制活动及制度描述