财务培训资料GLCOPCA结帐一.doc

结 帐 培 训 教 材

GL、CO、PCA（一）

2000年09月

作者：
申卫华
日期：
00．09．04
审核：

日期：

批准：

日期：

目 录

l 基本要求……………………………………………………………………3
l 具体流程……………………………………………………………………3
一、 日常检查及操作流程…………………………………………………3
二、 每周核查………………………………………………………………4
三、 月底结帐………………………………………………………………4
l 实际操作……………………………………………………………………3

一、基本要求
每日核查基本要求
1、 BA保持平衡-FI
2、 内外科目平衡-FI

结帐基本要求：
1、 月结日期：当月最后一天，30日或31日。
2、 当月最后一个工作日（30日或31日）下班前必须打开所有帐务类型的新的会计期间
3、 进入新的月份以后，所有对上月的操作均必须调整为上月日期，例如：记帐日期，否则无法处理入上月。
4、 月结分模块分头进行，最后总帐模块做总体结帐。

二、具体流程

（一）、日常检查及操作流程

1、 凭证日常检查-FI、CO、PCA
FI总帐中检查内容：
（1）、检查总帐凭证、利润中心凭证、CO凭证这三个层次上的科目、金额是否保持一致，BA与利润中心是否一致，（特殊情况下，需要查询物料凭证），若有不一致，判断是否在正常范围内或是否会在后续的调整中进行调整
（2）、发现错误凭证后，一般情况下用冲销功能将其冲销，然后录入正确的凭证，如有特殊凭证需要调整的，需要与相关岗位协调解决并纪录该调整凭证做备查
检查涉及银行业务的凭证行项目定位字段是否为空，若为空则说明该字段的支票号信息没有加上，需要修改定位字段
（3）、检查报销的凭证中有无人员信息
（4）、功能范围（FA）信息是否正确
（5）、对于手工制作的凭证应该保持BA的一致，对于自动生成的凭证如BA出现不一致情形，应检查是否在合理范围内。如：内部交易、固定资产调拨等
CO中凭证检查内容
（1）、费用分摊、费用分配、费用调整的凭证的金额、科目是否与分摊表或调整说明一致
（2）、发送方成本中心、接收方成本中心是否正确

2、 BA调整-FI
对于总帐中BA不一致的凭证需要通过调整科目进行调整，调整后复核科目的平衡关系
3、 核对总帐科目余额与凭证余额是否相符-GL
通过同提供的功能检查总帐科目余额与凭证余额

（二）、每周核查

1、CO-FI的调整-CO
通过系统进行CO-FI的调整，保持CO与FI在FA、部门、费用科目上的一致
2、 下载并核对银行存款余额调节表-FI
将系统中涉及银行存款的业务下载到系统外进行银行对帐工作
3、检查调整后的科目余额是否一致-FI、PCA

（三）、月底结帐

CO部分
1、 执行费用分配
2、 执行费用分摊
3、 分析成本中心报告，有问题及时调整

总帐部分
1、前提：
（1）SD、MM、PP、FI-AR、FI-AP、FI-AM、CO、PCA所有当月业务均已处理完毕。
（2）FI-GL除结帐以外的所有业务处理完毕，包括：税项、待摊、预提、未清项处理等。
2、结帐处理：
（1）当月最后一日打开各类帐目新的会计期间。
（2）F．06，评估期末外币总帐科目余额。
（3）核对总帐科目余额与凭证余额是否相符
（4）维护期末外币汇率
3、编制并打印报表,包括:
（1）联想自然年度对外报表：资产负债表和损益表
（2）联想财政年度对外报表：资产负债表和损益表
4、关闭各类帐户的上一会计期间。

三、实际操作
1、 凭证日常检查-FI、CO、PCA
检查凭证实际行项目，选择当天本岗位制证人员所做凭证进行审核
路径：

通过筛选功能将当天本岗制作的凭证选出来
例如：将总帐制证岗位1999/12/12日制作的凭证筛选出来

因系统现在配置冻结，故无法在系统中按照人员筛选，系统上线后会开放此功能。

2、 BA调整-FI

进行调整的原因：
（1）、根本原因是因为凭证借贷方部门不平，造成利润中心凭证的不平，从而导致部门资产负债表、损益表的不平。
（2）、不平的类型有两种：一种为手工误操作造成的，需要手工及时进行冲销或调整；另一种为系统自动生成的（主要是计入虚拟利润中心的凭证），本身就不平，需要通过BA调整使其计入正确的利润中心中去。
（3）、BA调整的基本思路是以BA调整科目为载体自动生成一张调整凭证，该凭证将原凭证中计到虚拟利润中心的行项目反向冲回，同时生成正确的利润中心的行项目，该调整凭证的借贷方都为调整科目

对于从不同模块来的需要调整的凭证，调整的科目也不一样，处理方法如下：
（1）、应收帐款类
正常情况下，应收帐款能够自动过到利润中心会计中，即利润中心会计中113打头的虚拟利润中心的值应为零，如果有计入到虚拟利润中心中的凭证，那么该凭证一定是错误的

系统中已经见到的错误凭证如下：

以上三个凭证均为手工生成，部门为空的利润中心均为DUMMY，故一定要加强审核手工凭证的力度
对于已经做错的凭证，可以通过冲销凭证的功能将它冲销，然后录入正确的凭证，但是系统就会对两张凭证进行调整
以第二个凭证为例
原凭证：
科目 BA PC 金额
借: 银行存款 3201 13201 100000.00
贷: 客户 DUMMY 198976.00
借: 客户 DUMMY 98976.00

调整凭证:
科目 BA PC 金额
借: 9910100(业务范围调整) 3201 DUMMY 100000.00
贷: 9910100(业务范围调整) 13201 198976.00
借: 9910100 (业务范围调整) 13201 98976.00

同样冲销凭证的调整凭证同上,调整后部门的应付帐款仍然有误，故错误凭证一定要冲销，不能把查错调整的希望寄托在BA调整上

（2）、应付帐款类

相对于应收帐款,应付帐款的处理比较复杂,且凭证的来源也比较多,对于手工做的AP凭证,能够自动过到利润中心凭证中,但对于自动生成的应付帐款,则无法反映到PCA中,同样,对于手工误操作生成的错误凭证也无法反映到PCA中
应付帐款基本业务操作及调整凭证如下:
A收货:
科目 BA PC 金额
借: 存货(标准价) 3201 13201 1000.00
贷: GR/IR 3201 13201 900.00
应付关税暂估 3201 13201 100.00

B收关税发票:
借: 应付关税暂估 3201 13201 100.00
贷: 海关 3201 DUMMY 100.00

C收进项税票
借:增值税-关税进项 3201 13201 170
贷:海关 3201 13201 170

D收发票
借: GR/IR 3201 13201 900
贷: 供应商A 3201 DUMMY 900

E付海关关税、进项税款，并核销
借：海关 3201 13201 100
海关 3201 13201 170
贷：银行存款 3201 13201 270

FI核销凭证：
借：海关-关税 3201 DUMMY 100
海关-进项税 3201 13201 170
贷：海关-关税 3201 13201 100
海关-进项税 3201 13201 170

G付货款并核销
借：供应商 3201 13201 900
贷：银行存款 3201 13201 900

H核销凭证
借：供应商 3201 DUMMY 900
贷：供应商 3201 13201 900

若在月底结帐前所有核销动作均已完成，则BA的调整本身没有什么意义，如果没有完成核销，则必须对B、D、F、H凭证通过调整科目进行BA的调整，这样才能保证事业部负债的准确
借：2039990 空/3201 DUMMY/13201
贷：2039990 3201/空 13201/ DUMMY

经过上述操作后，在GL与PCA的应付帐款存在以下关系：
1、在PCA中DUMMY PC的值：2030100+2030200+2039990=0
2、各个非DUMMY的 PC的值：
FI中Σ（2030100+2030200）= PCA中Σ（2030100+2030200+2039990）
3、FI中的2039990科目应保持：同一部门借贷相反、金额相等、余额为零
4、PCA中的2039990科目应保持：各部门发生额合计与DUMMY值借贷相反、金额相等、余额为零

（3）、税款类
由于系统认为在一个公司代码中税款应该是对外的，故系统中所有自动生成的增值税业务均无法计到PCA，必须通过BA进行调整

收发票
借: GR/IR 3201 13201 830
进项税 DUMMY 170
贷: 供应商A 3201 DUMMY 1000

开发票
借: 客户 3201 13201 1000
贷: 收入 13201 830
销项税 3201 DUMMY 170

调整凭证：（进项）
借：2210190 3201 13201 170
贷：2210190 DUMMY 170

调整凭证：（销项）
借：2210190 DUMMY 170
贷：2210190 3201 13201 170

调整完毕以后，可以在2210190上得到公司应收各个事业部的税款额，关于税款的具体处理办法将在结帐教材二中详述。

（4）、其他类
主要是指BA不为空但BA不等的一些凭证以及一些错误的凭证，此类凭证通过9910100其他业务范围调整科目进行调整
例：手工录入的以下凭证
借：费用-0101 100
贷：现金-0201 100

调整凭证如下：
借：9910100-0201 100
贷：9910100-0101 100

此类调整本身没有什么意义，但因为系统的BA调整无法按某一科目进行，故此类调整凭证系统会自动生成，即使发现前面做的凭证有误后将其冲销，系统仍然会生成调整凭证

（5）操作步骤
路径：

首先进行计算

输入公司代码0001
选择执行

显示计算完毕，返回上一层，选择如下路径

输入公司代码、结算日、先不必选中产生记帐、选中计入利润中心、选中日志
执行，出现警告提示后回车，如下图：

下翻可以看到调整的明细情况

双击显示为淡紫色的行项目可以察看调整的凭证，在此表中可以检查每天需要调整的凭证的明细清单，及时发现问题进行修改

3、 核对总帐科目余额与凭证余额是否相等-GL

显示借贷方差异为零

4、 编制、核查银行日报表、内部银行存款日报表-FI、PCA

银行日报表路径：事物代码SE38，ZTS_R_FI011
内部银行日报表路径：事物代码SE38， SE38-ZTS_R_FI012
5、 CO-FI的调整-CO

（1）、CO-FI调整的根本原因是跨部门的费用分摊/分配、生产预提辅料、工费等导致部门、FA在FI与CO两个层次上不一致，故需要调整
（2）、调整的基本思路是在总帐中通过用99101000（一般总帐类）和4990000（费用类）两个过渡科目调整总帐的业务，使其与CO中的费用保持一致
调整涉及的主要业务及其处理方法如下：

注意事项：
1、对于费用的分配/调整（初级成本要素的分配），只要双方的BA或FA有一方不一致，就需要通过调整科目进行调整，保证部门、费用的一致。
2、只有BA、FA完全一致，才不作调整
3、调整凭证本身也不平，但下次BA调整时不会调整此凭证
4、调整凭证只有会计凭证，不会产生CO凭证和PCA凭证

费用分摊、基于作业的费用分摊
例：FI中某一部门（BA-0101）发生费用10000元，所属的FA为0002
科目 BA FA 金额
借：费用 0101 0002 10000
借：银行 0101 0002 10000

将其分摊到BA为0201，且FA为0003的部门中
科目 BA FA 金额
借：次级成本要素 0201 0003 10000
借：次级成本要素 0101 0002 10000

FI中的调整凭证
科目 BA FA 金额
借：9910100 0101 10000
借：4990000 0101 0002 10000

科目 BA FA 金额
借：4990000 0201 0003 10000
借：9910100 0201 10000

因为费用涉及不同BA，则仍然需要调整内部银行
注意事项：
1、对于费用的分摊，涉及到次级成本要素，而总帐中并没有对应的费用科目，故通过4990000这个特殊的费用科目进行调整。
2、调整凭证同样不会产生CO凭证和PCA凭证
3、基于作业的费用分摊与此相同

操作路径：

输入：成本控制范围、期间、会计年度、选择调整过帐-按选择的凭证进行过帐、测试运行、明细列表
选择执行

选中第一项，点击执行

双击金额察看原始凭证

同样察看其他凭证，在确认无误后可以去掉测试运行，选择实际运行

10、下载并核对银行存款余额调节表-FI

数据下载路径，事务代码zbank

选择执行后，程序会将系统中的银行业务导出为一个DBF文件，通过老系统的对帐功能进行核对银行余额