财务培训资料GLCOPCA结帐一.doc
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1、 结 帐 培 训 教 材GL、CO、PCA(一)2000年09月作者:申卫华日期:000904审核:日期:批准:日期:目 录l 基本要求3l 具体流程3一、 日常检查及操作流程3二、 每周核查4三、 月底结帐4l 实际操作3一、基本要求每日核查基本要求1、 BA保持平衡-FI2、 内外科目平衡-FI结帐基本要求:1、 月结日期:当月最后一天,30日或31日。2、 当月最后一个工作日(30日或31日)下班前必须打开所有帐务类型的新的会计期间3、 进入新的月份以后,所有对上月的操作均必须调整为上月日期,例如:记帐日期,否则无法处理入上月。4、 月结分模块分头进行,最后总帐模块做总体结帐。二、具体流
2、程(一)、日常检查及操作流程1、 凭证日常检查-FI、CO、PCAFI总帐中检查内容:(1)、检查总帐凭证、利润中心凭证、CO凭证这三个层次上的科目、金额是否保持一致,BA与利润中心是否一致,(特殊情况下,需要查询物料凭证),若有不一致,判断是否在正常范围内或是否会在后续的调整中进行调整(2)、发现错误凭证后,一般情况下用冲销功能将其冲销,然后录入正确的凭证,如有特殊凭证需要调整的,需要与相关岗位协调解决并纪录该调整凭证做备查检查涉及银行业务的凭证行项目定位字段是否为空,若为空则说明该字段的支票号信息没有加上,需要修改定位字段(3)、检查报销的凭证中有无人员信息(4)、功能范围(FA)信息是否
3、正确(5)、对于手工制作的凭证应该保持BA的一致,对于自动生成的凭证如BA出现不一致情形,应检查是否在合理范围内。如:内部交易、固定资产调拨等CO中凭证检查内容(1)、费用分摊、费用分配、费用调整的凭证的金额、科目是否与分摊表或调整说明一致(2)、发送方成本中心、接收方成本中心是否正确2、 BA调整-FI对于总帐中BA不一致的凭证需要通过调整科目进行调整,调整后复核科目的平衡关系3、 核对总帐科目余额与凭证余额是否相符-GL通过同提供的功能检查总帐科目余额与凭证余额(二)、每周核查1、CO-FI的调整-CO通过系统进行CO-FI的调整,保持CO与FI在FA、部门、费用科目上的一致2、 下载并核
4、对银行存款余额调节表-FI将系统中涉及银行存款的业务下载到系统外进行银行对帐工作3、检查调整后的科目余额是否一致-FI、PCA(三)、月底结帐CO部分1、 执行费用分配2、 执行费用分摊3、 分析成本中心报告,有问题及时调整总帐部分1、前提:(1)SD、MM、PP、FI-AR、FI-AP、FI-AM、CO、PCA所有当月业务均已处理完毕。(2)FI-GL除结帐以外的所有业务处理完毕,包括:税项、待摊、预提、未清项处理等。2、结帐处理:(1)当月最后一日打开各类帐目新的会计期间。(2)F06,评估期末外币总帐科目余额。(3)核对总帐科目余额与凭证余额是否相符(4)维护期末外币汇率3、编制并打印报
5、表,包括:(1)联想自然年度对外报表:资产负债表和损益表(2)联想财政年度对外报表:资产负债表和损益表4、关闭各类帐户的上一会计期间。三、实际操作1、 凭证日常检查-FI、CO、PCA检查凭证实际行项目,选择当天本岗位制证人员所做凭证进行审核路径:通过筛选功能将当天本岗制作的凭证选出来例如:将总帐制证岗位1999/12/12日制作的凭证筛选出来因系统现在配置冻结,故无法在系统中按照人员筛选,系统上线后会开放此功能。2、 BA调整-FI进行调整的原因:(1)、根本原因是因为凭证借贷方部门不平,造成利润中心凭证的不平,从而导致部门资产负债表、损益表的不平。(2)、不平的类型有两种:一种为手工误操作
6、造成的,需要手工及时进行冲销或调整;另一种为系统自动生成的(主要是计入虚拟利润中心的凭证),本身就不平,需要通过BA调整使其计入正确的利润中心中去。(3)、BA调整的基本思路是以BA调整科目为载体自动生成一张调整凭证,该凭证将原凭证中计到虚拟利润中心的行项目反向冲回,同时生成正确的利润中心的行项目,该调整凭证的借贷方都为调整科目对于从不同模块来的需要调整的凭证,调整的科目也不一样,处理方法如下:(1)、应收帐款类正常情况下,应收帐款能够自动过到利润中心会计中,即利润中心会计中113打头的虚拟利润中心的值应为零,如果有计入到虚拟利润中心中的凭证,那么该凭证一定是错误的系统中已经见到的错误凭证如下
7、:以上三个凭证均为手工生成,部门为空的利润中心均为DUMMY,故一定要加强审核手工凭证的力度对于已经做错的凭证,可以通过冲销凭证的功能将它冲销,然后录入正确的凭证,但是系统就会对两张凭证进行调整以第二个凭证为例原凭证: 科目 BA PC 金额借: 银行存款 3201 13201 100000.00贷: 客户 DUMMY 198976.00借: 客户 DUMMY 98976.00调整凭证: 科目 BA PC 金额借: 9910100(业务范围调整) 3201 DUMMY 100000.00贷: 9910100(业务范围调整) 13201 198976.00借: 9910100 (业务范围调整)
8、13201 98976.00同样冲销凭证的调整凭证同上,调整后部门的应付帐款仍然有误,故错误凭证一定要冲销,不能把查错调整的希望寄托在BA调整上(2)、应付帐款类相对于应收帐款,应付帐款的处理比较复杂,且凭证的来源也比较多,对于手工做的AP凭证,能够自动过到利润中心凭证中,但对于自动生成的应付帐款,则无法反映到PCA中,同样,对于手工误操作生成的错误凭证也无法反映到PCA中应付帐款基本业务操作及调整凭证如下:A收货: 科目 BA PC 金额借: 存货(标准价) 3201 13201 1000.00贷: GR/IR 3201 13201 900.00 应付关税暂估 3201 13201 100.
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