物料管理财务相关程序.doc

IBT深圳智宇 财务会计制度物料管理财务相关程序（试行） 批准：本制度中涉及到的物料是指工程项目、研发用的原材料、器件设备、辅助材料等。各相关部门及人员应严格按照此程序操作。一、采购申请1、零星采购零星采购包括研发用料、日常办公用品、杂物，工地临时采购的辅料、计划外的零星项目等，应由请购人填写请购单，由部门负责人、公司领导签字批准后转采购部方可采购。对于零星采购项目，为简化工作程序、提高工作效率，核销时暂按费用报销的形式处理，不通过仓库收发核算。但对于工具、办公用品等物资，行政部门一定要做好台帐登记工作。2、工程项目物料采购工程项目确定后，由工程部以项目为单位制作物料需求总计划，并组织技术部、采购部及公司相关领导进行评审，评审通过后作为物料需求总控的依据。该计划一式三份，一份留底，一份转财务部，一份转采购部。正式请购时，由项目经理依据物料需求总计划和工程进度，制作请购单，经公司领导批准后转采购部进行采购，采购部应结合库存情况，作好采购准备工作。为提高资金使用效率，避免货物积压，采购部应尽量做到零库存。超过物料需求总计划的采购，必须经公司领导特别批准，否则超量采购所造成的损失由采购部负责。采购部应至少选择三家供应商报价，以质优价廉的原则确定供应商，供应商确定后，开始拟定合同，经公司领导批准后，正式编制订单进行采购。3、在电算化管理模式下，采购订单下达后由采购员录入系统中并进行跟踪管理，订单上的货物经审核转入仓库以及发票转财务部处理完毕后，订单管理才算完成。由于实际工作中常常以合同作为订单下达，此时应把合同作为订单直接录入系统中。在订单录入系统的过程中，如有新增的存货，供应商、品牌等，由采购员自行按照编码原则录入系统中，其余关于分类、其他档案的增加修改等由系统管理员处理。注意的是：电算化系统业务流程以订单为起点，订单录入系统的时间以正式下达开始，另外，合同作为订单使用时，也以正式下达订货通知为起始时间。因公司属增值税小规模纳税人，所以不存在增值税发票问题（即便有也等同普通发票），所以在新增存货档案时，一定要将税率设为零。由于公司需要按品牌管理，所以一定要在“自由项”中把“品牌”打“”。订单编号采用手工录入的形式，编号必须唯一，采用“年月日”形式的编号，按“年/月/日+采购员姓字第一个声母+序号”，如：2006/03/10w01：表示“06年3月10日魏娟的1号订单。4、对于工程项目的采购，应遵循“按项目下单”的原则，每个订单必须注明项目名称。以后入库单、出库单等都必须注明项目名称。二、定金及预付款需要支付定金或预付款的，采购员应编制“付款申请书（支票领用单）”，将请购单、合同或订单附于后面，由部门经理、公司领导签字后转财务部办理支付手续。三、验收入库物料到货后，应由检验人员检验，填写验收单或在送货单上签字确认，仓管员根据验收单填写入库单。入库单一式三联，分别由仓管员，采购员，会计签字后生效，一联仓管员用以登记库存台帐，一联转财务部，一联转采购部。在电算化系统管理模式下，仓管员在收货后，可直接录入系统中，登记库存台帐，入库单可从系统中直接拷贝订单，直接打印出入库单。仓库应在月末出报表报送相关部门。四、支付货款及欠款货款是指货到验收无误后支付的款项，采购员应编制“付款申请书（支票领用单）”，将请购单、合同或订单、送货单、验收入库单、附于后面，由部门经理、公司领导签字后转财务部办理支付手续。财务部根据采购员转来的付款申请凭据与仓库以及供应商往来明细核对无误后根据资金使用计划办理付款，财务部由于资金周转等问题当月不能支付欠款时，必需入帐形成欠款。日后需要支付欠款时，由采购员或财务部直接制作付款申请书，注明已入帐的欠款凭证号，并将原付款凭证有关凭据复印附于后，交由公司领导审批后办理支付。五、先付款后交货本条所称的先付款后交货是指全额付款，后发货的情况，或者说供应商送货后，由于其他方面的原因，公司不能及时办理入库手续的情况，可按第二条程序办理支付货款。但付款后采购员必须办理核销手续，即将发票，验收单、入库单转财务部销帐。此条采购购员应特别注意事后及时核销，财务部负责督办，否则会造成财务报表失真，帐实不相符，税务处罚等问题。六、领用本条“领用”是指从仓库直接领用。领用物料应由领用人填写一式三联的“领料单”，列明物料的名称、型号规格及请领数量、用途等，由部门负责人、公司领导批准后到仓库领用，仓库保管员补填实发数并签字后将一联退回领料人，一联登记库存明细帐，一联转财务部。同时，根据领料单的内容录入电子系统中，登记库存台帐。在实际操作中，仓管员接到发货通知，也可直接开具出库单，相关人员签字后可放行实物（实际是出库单与领料单合二为一）。凡是工程项目必须注明项目名称。 七、直发工程项目用料管理本条所称直发料是指所订物料实物不通过公司仓库收发，而是从供货商直接发到项目工地上。对于此项目，采购员同样必须跟踪到底。即取得工地保管员的签收单（等同验收单），再以签收单到公司仓管处办理入库手续。同时，将签收单留存仓管员处，其余程序同前所述。仓管员再根据工地签收单，开具出库单，将其中的一联连同工地签收单一并转财务部入帐。这一环节实际是：为了便于全面掌握公司的物流情况，保持数据的完整性，而虚拟的出入库的一个流程，虽然繁琐，但意义很大，所以各相关部门及人员一定要重视，另外，出入库的手续必须在同一月完成，不得跨月。八、退库对于发出去的物料，由于某种原因需要退库的，应办理退库手续。工程项目完成后，应由项目经理组织余货盘点，制作一式三联的盘点清单，仓管员按清单核实实物后办理退库手续。清单一份留仓库，一份退工程部责任人，一联随同退库单转财务部冲减成本。九、关于发票的处理发票是税务会计的入帐合法依据，含税项目采购员一定要即时取得发票，并在第一时间转到财务部。一般情况下，发票应和订单，验收入库单、付款申请书一起转财务部核销付款。由于帐务处理的特殊性，在电算化系统的模式下，发票由财务部集中录入系统进行处理，不再由采购部处理。十、帐务处理1、 财务部根据合法的入库手续：借：原材料等 贷：预付帐款（供应商、项目）2、 支付货款时：借：预付帐款贷：现金或银行存款等3、 领用时：借：工程成本（按项目）、管理费用等 贷：原材料等十一、其他1、 本制度由财务部负责解释2、 本制度从2006年3月执行3、 附：I供应商分类、档案及编码规则II存货分类目录及档案编码规则III业务流程图深圳市智宇实业发展有限公司2006年3月附I供应商分类00国产光缆 01线缆 02预埋件 03钢结构 04综合布线 05楼控06监控 07电力监控系统 08智能照明系统 09远程超表系统10智能家居 11电脑及外设 12网络产品 13软件 14通讯设备15会议系统 16信息发布系统 17视频显示系统 18音响19舞台灯光 20公共广播及消防器材 21门禁一卡通停车场 22配电系统23机房工程 24装饰材料 25有线电视 26家俱 27工具仪器 28辅材29办公用品及耗材 49分包 50其他供应商编码规则：供应商编码统一为简称的拼音声母，简称按单位全称，去掉“市”“有限”“股份”等，如 深圳市华达机电有限公司，简称“深圳华达机电公司”，编码szhdjdgs，深圳市虹视实业有限公司，简称“深圳虹视实业公司”，编码szhssygs理由：规则简单，便于大众记忆；保证编码唯一；因打印出的帐本供应商均显示简称，这样确定的简称不失真，基本上代表公司全称，又避免简称过于简化；编码虽然长，但便于统一和记忆，甚至看编码就能知道是哪个公司，且在实际操作中一般输4位就可以把需要的供应商“过滤出来”，很方便。II存货分类及编码规则存货分类共分三级，一级分类同供应商分类存货分类具体如下：分类编码分类名称00国产光缆00001GJFJV室内紧套光纤软光缆00002GYXTW中心束管式光缆00003GYSTA层绞式光缆00004GYSTS中心束管式光缆00005GYSTY53双铠层绞式光缆00006GYFTA室外非金属光缆00007GYFXTY室外非金属光缆00008GYFDTZA室外非金属光缆00009GYTA53-33室外重铠光缆00010GYTA333室外重铠光缆00011ADSS自承式光缆01线缆01001视频线01002RV多芯线01003BVS多芯线01004RVS多芯线01005RVB多芯线01006RVVB多芯线01007AVVR多芯线01008RVV多芯线01009RVVP多芯线01010BV电源线01011BVR电源线01012电力电缆01013有线电视电缆02预埋件02001镀锌电线管02002镀锌电线管配件02003电镀钢管02004电镀钢管配件02005镀锌线槽02006镀锌线槽配件02007喷塑桥架02008喷塑桥架配件02009PVC电线管02010PVC电线管配件02011地埋盒03刚结构03001机柜03002控制箱03003电视墙03004操作台04综合布线04001六类线04002超五类线04003大对数04004进口光缆04005模块04006配线架04007跳线04008光纤配线架04009光纤跳线04010面板04011工具04012其它布线材料04013布线管理软件05楼控产品（包括BMS）05001传感器05002变送器05003控制器及模块05004集成接口05005阀门05006管理中心软件06监控系统06001摄像机06002云台06003防护罩06004镜头06005防雷器06006监视器06007电脑显示器06008数字硬盘录像机及硬盘06009矩阵06010监控码转换器06011光端机06012双绞线传输器06013光纤收发器06014画面分割器06015报警主机、键盘、驱动器、模块、按钮及软件06016报警探测器06017监控系统软件07电力监控系统07001高压配电系统智能测控装置07002低压配电系统智能测控装置07003监控软件08智能照明系统08001电源供给器08002路由器（包括EIB/IP）08003负载输出器08004照度传感器08005控制器08006开关量输入08007智能开关08008总线耦合器08009带连接器数据导轨08010智能照明系统软件09远程抄表系统09001电表09002热能表09003超表仪09004控制器及集中器09005传感器09006计费管理软件10智能家居10001对讲机（包括管理员机、主机、分机）10002可视对讲分配器、切换器及网络适配器10003智能家居系统10004管理软件11电脑及外设11001电脑及服务器11002存储设备11003打印机11004复印机11005传真机12网络产品12001交换机（包括核心交换机及桌面交换机）12002路由器12003防火墙12004光纤模块（包括GBIC）12005多串口卡及转换器12006网管软件13其它软件13001办公自动化软件13002酒店管理软件13003其它软件14通讯设备14001传输设备14002智能复用设备14003手机15会议系统15001会议表决系统15002同声传译15003视频会议系统15004MCU15005中控系统15006视频转换器15007音视频切换矩阵16信息发布系统16001媒体播放器（超薄电脑）16002信息发布系统软件17视频显示系统17001投影机17002投影幕17003电视机17004DLP背投一体机17005DLP处理器17006DNP及SYS背投幕17007等离子屏（PDP）17008液晶显示屏（LCD）17009LED17010查询一体机17011各种视频卡17012支架18音响18001音箱18002调音台18003功放18004均衡器18005混响器（效果器）18006DVD硬盘录像机18007DVD18008VOD视频点播系统18009音响软件19舞台灯光19001舞台灯19002灯胆19003灯罩19004灯控器20公共广播及消防器材20001公共广播20002消防器材21门禁一卡通停车场21001门禁控制器及读卡器21002消费机21003巡更器21004发卡机21005证件扫描21006各种门锁21007视频捕捉卡21008票箱21009道闸21010自动出卡器21011岗亭21012停车场控制器21013票箱专用对讲机21014门禁卡21015门禁管理软件22配电系统22001配电柜22002空气开关22003配电防雷器22004电源（开关电源、变压器）22005排插及PDU23机房设备23001空调23002UPS24机房装饰材料24001防静电地板24002玻璃24003灯盘及灯管24004防火门24005铝塑板24006保温材料24007地弹簧24008天花龙骨25有线电视25001放大器25002分支器25003分配器26家具27工具仪器27001BA工具27002测试仪27003工地对讲机27004分析仪27005剥线钳27006工地对讲机28辅材28001胶带胶布辅材等28002线号机色带及标签贴纸29办公用品及耗材29001文具29002广告宣传29003复印纸29004画册29005打印机墨盒29006硒鼓50其它存货档案编码规则国标代码，没有的按公司统一约定：名称的声母+规格编码至多20位数字或字符附III：流程图工程部余料退库工地签收单发票处理、付款出库手续工程成本入库手续货物检验采购部请购单下达订单领料单、发料通知等拟订、签订合同询价、确定供应商技术部核准、公司领导批准工程部以项目为单位制作物料需求总计划9