会议合同完整版.docx

会议承办代理协议
甲方：
乙方：
经和谐协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之_ _会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。

一、甲方主办的_ _会议所有交由乙方承办。
会议地点是
会议时间_ _年 _月 日至_ _年 _月 日。
主会场是 ；

二、乙方提供如下会议服务（选项，在口内打√的为本次会议需提供的服务）
1.□ 礼仪及接待
2.□ 会议交通
3.□ 会场布置
4.□ 会议饗饮安排
5.□ 会议秩序维持
6.□ 会议秘书服务
7.□ 会议代表住宿安排
8.□ 会务考察安排及夜间娱乐支持
9.□ 返程票务服务及站场接送
10.□ 财务协助

各项服务分叙如下：
l 礼仪及接待
1、 乙方提供 名礼仪小组，汽车站、火车站、机场分别安排_ _名礼仪，设立标记（甲方提供公司或行业标记，乙方制作），引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供 __名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南（甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。礼仪工作时间为 _ 月 日 时至 _月 日 时，下榻酒店接待人员工作时间为 _月 日 时至 _月 日 时，乙方提供一条接待热线电话，热线电话开通□国内长途□国际长途，费用按酒店商务电话收费，记入甲方会议支出----除非甲方工作人员许可，乙方人员不得使用热线电话。
2、 会议名录制作规定为：
开本 ， 色印刷，内文纸张为 纸，封面为 ，制作 份，单价为 _，交货时间为 _月 日前。会议名录资料规定在 _月 日前以 格式上传给 网站。
3、 会议发言材料制作：
开本 ， 色印刷，内文纸张为 纸，封面为 ，制作 份，单价为 _，交货时间为 _月 日前。
4、 礼品的准备：
乙方提供礼品的设计、制作，甲方应在_____ _时，拟定礼品数量_______份，规格__________，规定：________份，礼品种类_______________。

l 会议交通
1、 站场接送
根据实际需要，乙方必须于 _月 日 时至 _月 日 时安排 辆
座空调巴士，面包车 辆，轿车 辆，至 机场（汽车站、火车站）。按照先到集合，统一运送的方式，安排与会代表前往下榻酒店。双方批准所有费用按运送趟次结算，其结算标准见下表。假如由于甲方因素使得预定的车辆空驶，甲方按照大巴 元、面包车 元、轿车 元结算。所有交通工具的运营命令由甲方发出，并在行驶单上签字。

型号
行驶路线
价格（元/趟）
备注

送站场费用同上约定。双方应在 月 日前，确认需要用送站场地的名单。甲方应当本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法（会务组支付或者个人支付），甲方确认：下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。
或者：甲方确认，所有与会人员的送站场费用由会务组承担；或者所有与会人员的送站场费用均由个人承担。
甲方确认：需要会议期间提前送离的人员有 ，具体时间是 月 日 时，乘用车标准为 座 车。
2、 会务交通
乙方必须于 _月 日 时至 _月 日 时安排 辆 空调巴士，面包车 辆，轿车 辆至 酒店，用于接送会务人员至会场。甲方（或者乙方）负责告知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为（往返/单程，选择）。
于 _月 日 时至 _月 日 时安排 辆 空调巴士，面包车 辆，轿车 辆至 酒店，用于接送会务人员至晚会/宴会现场（地点为：
）。用车行程为（往返/单程，选择）。费用按下表标准结算：

型号
行驶路线
价格（元/趟）
备注

乙方于 _月 日 时至 _月 日 时提供 吨货车 辆，负责运送会议材料，行程为 至 。涉及装卸，费用合计为 元。
l 会场布置
乙方应在 月 日前预订 会场，并于 月 日 点
前按甲方规定完毕布置：
1、 主席台：规定鲜花_ _ 盆，__ 色地毯， 主持台，主席台设___ 席位，背景为
材料，投影帘规定( x ) ，投影仪规定 流明，配备激光指示笔（或者伸缩式教鞭）.有线/无线麦克风 个。主席台配置茶水杯（或者瓶装矿泉水)，主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投影仪为（甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作；双方确认，投影仪租赁价格为 元／天，茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。
2、 会场布置：乙方必须于 月 日 点前完毕会场布置—U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于 个，其中前排布置需要 ，各排间距不得小于 厘米；在会场安排固定摄影点 个，需要提供饮水机 台，提供小型会晤室 个，会晤室摆设桌椅不得少于 套。会场悬挂横幅 条，内容为 。会场内/外提供资料/样品展示台 个。双方确认：展示台为全新制作/租赁，规格 x x ，单价为 元/个。饮水机由乙方免费提供，饮用水由甲方提供（乙方可代办)。
3、 氛围支持：乙方应在 月 日 点前完毕 个气球条幅悬挂，条幅内容为（ ）规格是 x ，拱形气模 个，规格是 x ，会场内／外摆放花篮 个。同时在 月 日 报纸预订 x x版面发布相关信息（内容甲方提供)。
以上会场布置与氛围支持费用总计为： 元。
4、 同声翻译系统：乙方必须于 月 日 前调试好同声翻译系统，提供 声道翻译（语种为 )， 月 日 前甲方应将发言大体领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大体语言习惯。乙方提供的口译人员必须在_ _月 日 前熟悉所需翻译的专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过2%。同声翻译支持费用总计为：_ _元。
l 餐饮安排
1、 双方确认，会议期间与会人员就餐地点为 酒店 餐厅及 餐厅。其中中餐就餐人数不少于 人次，西餐就餐人数不少于 人次，穆斯林就餐人数不少于 人次。早餐餐标为 元/人，正餐（中餐及晚餐）餐标为 元/人，宴会餐餐标为 元/人，早餐、正餐及宴会餐（涉及西餐及穆斯林餐）食物见附件（菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水或者含酒水（见附件），时间是 月 日 餐至 月 日 餐止，其中 月 日 餐为宴会餐。会议人员凭 证件（或者餐卡）就餐。早餐形式为自助餐（或者团餐)，正餐为围桌式（或者自助餐）团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。
商务考察路程用餐另计。
2、 宴会餐/商务酒会规定。
时间： _月 日 时至 _月 日 时
规模：
内容：
（1） 自助餐/围桌宴会。
（2）演讲系统。
（3） 娱乐节目
（4）服务/交通
餐饮费用总计为： 元。
3、 其他服务安排。
l 会议秩序维持
为便于保密及会议正常举行，双方确认 _月 日至 _月 日 会议室设立 位工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，重要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭 证件进入。此项服务费用 元/免费。
l 会议秘书服务
双方确认，会议期间乙方为甲方提供如下服务：
1、 速记员 名，工作时间为 。
2、 翻译员 名，工作时间为 。其中英文 名，日文 名，德文 名。
3、 会务勤杂人员 名，工作时间为 。
4、 保健医生 名，工作时间为 。
5、 摄影时 名，工作时间为 。录制媒介为 ，规格为 ，后期编辑由乙方/甲方完毕。
6、 旅行顾问 名，工作时间为 。
7、 签约司仪（礼仪） 名，工作时间为 。
8、 其他——指示牌制作， 块，内容 。放置地点 。
以上会议秘书服务费用共计 元。
l 住宿安排
双方确认，甲方预订客房数共计 间，其中 饭店 级标准间 间（ 元/间），商务套间 间( 元/间)，行政套间 间( 元/间)； 饭店 级标准间 间( 元/间)，商务套间 间( 元/间)，行政套间 间（ 元/间）。
基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方预留 间客房至 月 日 时，其中标间
间，套房 间。截至 月 日 时甲方实际用房假如低于预订，则按预订客房数量结算，超过的按实际结算（在预订总量的10%范围内)，乙方承诺超过部分按预订价格计算。 月 日 时以后按实际用房计算。
所有用房时间为 月 日至 月 日时。超过 月 日 时，假如甲方人员需要继续使用客房，可提前告知乙方，乙方可以与酒店交涉，尽量（但不保证）按协议价格结算。
双方确认，乙方必须在 月 日 时前获得酒店预订房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完毕入住登记。
l 会务考察安排及夜间娱乐安排
1、 会务考察。双方确认，会议期间甲方与会人员进行商务考察，线路及行程如下：
线路1
第1天：
第2天：
第3天：
人数： 人

线路2
第1天：
第2天：
第3天：
人数： 人
总人数为： 人

车辆规定：
乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同。 费用： 元。
2、 夜间娱乐安排。双方确认，会议期间甲方人员如举办各类酒会或者联谊会，乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参与人员直接支付。
具体方案见附件。
l 返程票务服务及站场接送
双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服务（在签到会场酒店大堂提供征询及预订处，时间为 月 日 时至 月 日 时）：1、机票：明折明扣，不收取服务费，免费送票至下榻酒店。
2、火车票：票面价格，每位收取40元服务费，免费送票至下榻酒店。
3、高速巴士：票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店。
4、船票：票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店。
乙方提供站场欢送服务：（时间 月 日 时至 月 日 时）
l 财务协助（此条款为非一次性收取会务费用组织机构合用）
双方确认，甲方与会人员签届时，乙方提供 名财人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员记录核算相关应收费用。
其他协助：乙方在自有网络上发布会议预告信息，制作回执表单，供甲方相关人员下载填制，同时指派固定人员记录回执信息，定期向甲方报告。此项服务免费提供。

三、 双方确认，以上预订及服务属于不可撤消约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后 个工作日内支付人民币 元作为预订金。

l 变更及核算原则
1、 甲方确认，除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤消或变更本协议理由——假如撤消或变更，乙方将有权规定甲方支付撤消或变更给乙方导致的预期损失。
（l）战争或政治事件。
(2) 甲方进入破产程序。
(3) 甲方实体进入重组变更程序虑。
(4) 由于政策或法律变化导致会议不也许举行。
2、甲方可以在预订的期间内变更会议时间，但变更告知必须于预订期限前 天到达乙方，乙方接到甲方告知后应在 个工作日内以（□传真□电邮□公函）方式回执确认，甲方在接到乙方确认文献后即表达甲乙双方就会议时间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更。
3、乙方服务的变更。除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务。
(1)乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其别人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方规定。
(2)会议地点出现重大自然灾害（涉及急性传染病)。
(3)会议地点出现重大政治事件（涉及政府征用会议场合）。
假如不是由于上述因素，乙方规定变更服务，将补偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应当在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到告知后作出变更预案供甲方选择，乙方保证变更的服务应当不低于本来协议水准。
基于和谐合作的精神，所有变更事宜双方批准协商解决。同时双方约定：
(1）甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工作日前告知乙方，除乙方已经支付的成本外（在甲方的预付款项中抵扣，局限性部分乙方有权规定甲方补足，多余部分乙方批准返还甲方)，乙方放弃预订收益的索赔。
(2)甲方变更或取消会议的决定假如在会议前 日告知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的_ _%，并不退回预付金。
（3)甲方变更或取消会议的决定假如在会议前 日告知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的100%，并不退回预付金。
(4）乙方由于非本条款因素规定改变服务或者取消的，于会议举办前 日告知甲方的，必须全额退还甲方预付款。
(5) 乙方由于非本条款因素规定改变服务或者取消的，于会议举办前 日告知甲方的，除退还甲方预付款外，还必须赔付甲方本协议总金额的 %；如在 日前告知甲方，乙方必须全额赔付。4、双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下。
(1)住宿、餐饮及车辆—按协议标准结算，基于可以理解的因素，允许实际费用总量下浮5%，即假如甲方需要的服务低于预订的95%，按95%结算；高于95%的，按实际服务费用结算。
(2)除协议规定的服务总量以外，乙方批准按协议标准提供服务预留空间，但不超过总量的5%(指各单项服务）。甲方假如需要超过预订的服务，在5%范围内可享受协议标准，超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务。
(3)双方确认，所有服务费用在__月__日前由甲乙双方核算认可，甲方保证一次性将款项支付给乙方。假如超过约定期限，乙方有权规定甲方支付滞纳金，标准为总量的0.5%，按日计算。
5、仲裁。双方约定，假如对本协议执行出现争议，将一方面协商解决；假如协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为 。
6、生效。本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。

甲方： 乙方：
负责人签字： 负责人签字：
协议有效期： 协议有效期：

盖章： 盖章：
日期： 日期：