基本建设综合项目档案的整理方法.doc

基本建设项目档案整顿办法

一、基本建设项目档案概念
基本建设项目档案是指从建设项目(工程)提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)全过程中形成应归档保存全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体文献材料。
二、基本建设项目文献整顿
㈠、基本建设项目文献(如下简称基建档案)归档范畴和保管期限表（详见附表）
整顿基建档案注意事项：
1、 应将反映基本建设职能活动中形成所有文献材料、图纸及其她载体作为归档范畴主体：
2、 划清科技资料与基本建设文献材料之间界线，不要将科技资料列入基本建设文献材料范畴内归档；
3、 基本建设文献材料原件由建设单位归档，施工单位归档用复印件。
㈡、归档时间：
1、 各施工单位应在项目建设完毕三个月内将项目文献向建设单位归档，有尾工应在尾工完毕后及时归档；
2、 大、中型项目建设，按阶段归档。
㈢、归档规定
1、 归档文献材料必要是精确反映基本建设及其管理活动真实状况；
2、 归档文献材料必要齐全、完整；
3、 归档文献材料应选用优质制成材料，纸张规格尺寸要统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写，总之书写材料应符合耐久性规定。
㈣、整顿原则及分类规定：
1、 基建档案整顿基本原则：遵循项目文献自然形成规律和成套性特点，保持卷内文献之间有机联系，分类科学、组卷合理；法律性文献手续齐备，符合档案管理规定。
2、 基建档案材料分类规定：
⑴类目明确、层次清晰、简要：
类目明确、层次清晰、简要即划分类和属类有二至三个层次，达到眉目清晰，条理清晰就可以。例如：都市基建工程档案，可先按不同性质建筑工程，如市政公用工程、民用建筑工程、工业建筑工程、交通运送工程等划分类；然后再在每种建筑工程类下，直接以工程项目(或单项工程)划分为属类。如果工程项目较多，也可以在每种建筑工程类下，先按地理区划或建筑用途(如民用建筑中宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关办公楼、住宅等)划分为属类，在属类下再按工程项目(或单项工程)划分为小类。类和属类普通不益划得过多。类和属类层次划得过多、过繁重要是容易破坏归档文献材料自然形成规律，割裂文献材料固有内在联系，不便于保管和运用。
⑵分类原则一致
分类原则一致就是在对一种基建档案划分类或属类时，划分根据是相似。只有分类原则一致，基建档案划分类或属类才会层次清晰，条理明晰，有助于编目工作进行，也以便保管和运用。例如基建档案，可以按工程项目分类，也可以按专业来分类。如果按工程项目分类，就应当所有按工程项目分类，这就是分类原则一致。如果一某些按工程项目分类，另一某些按专业分类，这就是分类原则不一致。又如矿产地质勘探档案，可以按地区（省、市、自治区）分类，也可以按矿种(金、银、铜、铁、煤等)分类，这叫做分类原则一致。如果一某些按地区别类，另一某些又按矿种分类，这就叫做分类原则不一致。在划分类和属类时，在同一层里同步使用两个分类原则，势必使档案整顿发生混乱，不便于进行编目、保存和运用。
⑶类与类之间不交叉、不重叠。
类与类之间归档材料，不能互相交叉。如都市基建工程档案，市政公用工程类灯饰、给排水材料等不能归入民用建筑工程类；又如类与类之间材料不能重复。
3、 制定分类方案或分类大纲
分类方案或分类大纲是指引分类大纲性文献，也可以叫做分类指南。是用文字或图表形式列举基建档案分类类和属类系列，概括各个类和属类所涉及基建档案归档范畴、保管期限、分类办法类目表。基建档案普通运用分类办法有：
⑴按工程项目分类
按工程项目分类，就是按照基本建设工程项目(一种建设群或一种单项工程)，如厂矿、机关、学校或水库、电站、桥梁等独立工程项目所有档案为单位划分类别，其特点是：同一种工程项目其设计或施工建设中形成所有档案集中在一起，反映一种工程项目全貌，便于按工程项目查找和运用档案，不属于同一种工程项目档案要严格区别开。
⑵按专业性质分类
按专业性质分类，是指依照基建档案内容所反映不同专业性质来划分基建档案类别。例如：基建工程设计档案中原则设计或通用设计档案，其自身普通不是随着有详细对象工程设计形成，因此它更适合于按建筑、构造、给排水、电气、照明等不同专业性质划分不同类别。类如下还可以划分属类，象构造类下可以按砖混构造、框架构造等划分不同属类。按专业性质分类办法，其特点是：将同一专业性质基建档案集中在一起，便于从专业角度查找和运用基建档案。
㈤、组卷办法
1、 按项目构成案卷(即保管单位)如一项建筑工程，普通由大小不等若干单项工程构成，如一种学校有教学楼、实验楼、办公楼、宿舍等单项工程。各个单项工程普通由基本、底层和各层及各种不同用途房间构成。这些单项工程及其不同某些图纸和文献，各自构成一组有机联系整体，可以依照数量多少分别构成一种或各种案卷(保管单位)。
2、 按专业性质构成案卷(即保管单位)，是指按照基建档案内容反映专业性质来构成保管单位。如基建工程项目设计图纸，可以按土建、构造、电气、照明等不同专业，分别构成一卷或数卷。
以上两种组卷办法均是将直接针对详细项目管理性文献材料放入所针对项目里组卷。
3、 卷内文献材料排列：
⑴管理性文献，按问题重要限度、时间排列；
⑵图样材料按阶段或重要限度排列。即：方案——初步设计——技术设计——施工图设计——竣工图；
⑶按目录或图号排列；
⑷无目录或图号采用专业顺序先分后分，至下而上(至上而下)；平面图——立面图——剖面图——大样图
⑸更改告知单连同附图排列在更改图背面；
⑹施工文献按管理、根据、建筑、安装、检测实验记录、评估、验收排列；
⑺按文献形成先后顺序排列，文字在前，图样在后。有译文外文在前，原文在后。
4、 卷内文献材料编写
⑴案卷内基建文献材料均以有书写内容页面编写页号。
⑵单面书写文献材料在其右下角编写页号；双面书写文献材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。
⑶成套图样或印刷成册文献材料，自成一卷，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文献材料构成一卷，应排在卷内文献材料最后，将作为一份文献填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。
⑷卷内目录填写卷内目录（填写式样）
序号
文献编号
责任者
文献材料题名
日期
页号
备注
2
1
云国土[]5号
云阳县
国土局
关于批准XX用地批复
.4.5
1-3

3

①序号：序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文献材料件数顺序。卷与卷之间不持续编。
②文献编号：文献编号应填写科技文献材料文号或图样图号、设备代号、项目代号等。
③责任者：责任者应填写科技文献材料形成部门或重要责任者。
④文献材料题名：文献材料题名应填写科技文献材料全称。
⑤日期：日期应填写科技文献材料形成日期。
⑥页号：页号应填写每件文献材料首尾页上标注页号。
⑦备注：有需要注明事项填入此栏。
⑧卷内目录排列在卷内文献材料首页之前。
⑸卷内备考表编写
卷内备考表式样
阐明：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　立卷人：
12月5日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　检查人：
12月10日
①阐明：阐明涉及案卷内文献材料件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要阐明问题。
②立卷人：应由负责立卷人签名。
③立卷日期：立卷日期应填写完毕立卷日期。
④检查人：检查人应由案卷质量审核者签名。
⑤检查目期：检查日期应填写审核日期。
⑥卷内备考表排列在卷内文献材料之后。
5、 案卷装订
⑴案卷可以装订和不装订两种形式。
⑵案卷内不同幅面科技文献材料或图纸均要折叠为统一幅面，破损要先修复。幅面采用A4型(即：297mm×210mm)或16开型(260mm×185mm)。图样折叠时标题露在右下角。图纸折叠成“手风琴式”，A4型尺寸。
⑶案卷内金属物装订前要拆除。
⑷三孔一线装订。装订案卷要结实、整洁，不要压住笔迹、不掉页、不倒页、无损坏文献、不妨碍阅读。
⑸不装订案卷，应在每份科技文献材料左上角加盖档号章。
档号
序号

⑹档号填写按照前面讲“案卷封面编写第6点”填写。
⑺序号填写应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文献材料件数顺序。
6、 案卷封面编写
(1) 案卷封面印制在卷盒正表面，案卷封面空白栏就是案卷题名栏，拟写案卷题名普通由立卷人拟写。案卷题名规定应简要、精确地揭示卷内文献材料内容，重要涉及项目名称或代字、代号及其构造、阶段名称等。
例：
案卷题名=云阳中学办公楼(对象名称或工程项目)+电器照明(针对内容或专业)+施工图(文献材料名称)
(2) 立卷单位应填写负责文献材料组卷部门或项目负责部门。
(3) 起止日期应填写案卷内文献材料形成起止日期。
(4) 保管期限应依照关于规定填写组卷时划定保管期限。
依照国档发(1988)4号文献规定，基本建设项目档案资料保管期限分为：永久、长期、短期三种。同一卷内，有不同期限文献材料，坚持“就高不就低”办法。
(5) 密级应根据保密规定填写卷内文献材料最高密级。
(6) 档号应填写全宗号、目录号、分类号(项目代号)和案卷号（档号编制见后）。
(7)封面填写实例

档 号 0012.7.1-1
档案馆号

云阳县档案馆综合楼立项、征地、补
偿告知、批复、开工令及有关材料

立卷单位 云 阳 县 档 案 局
起止日期 .3 ——__.6___
保管期限 永 久
密 级

7、案卷背脊编写
保管期限
永久
档号
0012.7.
1-1
案卷题名
云阳县双江中学立项、征地、补偿告知、批复

(1) 案卷背脊上保管期限应依照关于规定填写组卷时划定保管期限。
(2) 档号填写同“案卷封面编写(6)”。
(3) 案卷题名填写同“案卷封面编写(1)”，应从右到左竖写。
三、案卷排列、编号和编目
案卷组好后，还要进行排列、编号和编目，就是咱们常说案卷排列、编制档案号和案卷目录。
（一）案卷排列
案卷排列就是按照一定办法对组好基建档案案卷进行科学排序。
（二）案卷编号
基建档案编号重要指对基建档案案卷进行编号。它是用来反映基建档案分类层次和案卷排列顺序一组符号，是基建档案分类号和案卷顺序号组合。它起着基建档案案卷排列后固定作用，便于档案室(馆)保管和查阅者查阅运用。
编制档案号(即：案卷编号)一方面应拟定档案号构造形式。档案号构造形式有两种：一种是单纯号码制，即所有以数字进行编号：男一种是混合号码制，即以代字和数字混合进行编号。采用哪一种构造形式，应依照档案分类状况而定。
档案号基本模式：
档案号=全宗号+目录号+分类号(涉及项目代号)+案卷顺序号
单纯号码制实例：
某单位基建档案
××·××·×·×·×——001→案卷顺序号
↓　　↓　　↓　↓　↓
全　　目
宗　　录　　大　属　小
号　　号　　类　类　类
如O012.7.1-1、O012.7.1-2、O012.7.1-3、O012.7.1-4、O012.7.1-5，为县档案局档案馆综合楼项目档案。O012为全宗号，即单位代号；7为目录号，即项目档案代号（依照各单位实际状况拟定）；1为分类号，即档案馆综合楼代号；“-”后1、2、3、4、5为案卷号。又如O012.7.2-1、O012.7.2-2、O012.7.2-3、O012.7.2-4、O012.7.2-5、O012.7.2-6为县档案局档案馆综合楼项目档案。如果一种单位只有一种项目，直接在目录代号下编案卷号，如O125.8-1、O125.8-2、O125.8-3……
(三)基建档案分类目录编制
基建档案分类目录以案卷为对象著录，按基建档案实体整顿顺序排列构成。在用途上它既是一种库藏目录，也是一种检索目录。其作用是固定基建档案分类排列顺序，揭示基建档案内容和成分，是直接按类别查找基建档案基本检索工具。重要项目有：档案号、案卷标题、责任者、编制时间、文字材料、兰图、归档时间、保管期限、密级、备注等。

附：
建设项目文献归档范畴和保管期限表

序号
归　　档　　文　　件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
1
可行性研究、任务书

1.1
项目建议书及批复
永久

长期
1.2
可行性研究报告
永久

长期
1.3
项目评估(涉及借贷承诺评估)、论证
永久

长期
1.4
环境预商量、调查报告、环境影响报告书和批复
永久

长期
1.5
设计任务书、筹划任务书、可行性研究报告批复
永久

永久
1.6
项目地址选取
永久

长期

2
设计基本资料

2.1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、实验报告、重要土、岩样及阐明

永久

永久
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录

永久

长期
2.3
水文、气象、地震等其他设计基本资料
永久

长期

3
设计文献

3.1
总体规划设计
永久

永久
3.2
方案设计
永久

永久
序号
归　　档　　文　　件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
3.3
初步设计
永久

永久
3.4
技术设计
永久

永久
3.4
施工图设计
长期

永久
3.6
技术秘密材料、专利文献

永久
3.7
设计计算书
长期

长期
3.8
核心技术实验。
永久

永久
3.9
设计评价、鉴定及审批
永久

永久

4
项目管理文献

4.1
征地、移民、文献

4.1.1
征用土地申请、批准文献、红线图、坐标图、行政区域图
永久

4.1.2
征地移民拆迁、安顿、补偿合同书
永久

4.1.3
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久

4.1.4
施工执照
永久

4.2
筹划、投资、记录、管理文献

4.2.1
关于投资、进度、物资、工程量建议筹划、实行筹划和调节筹划
长期

4.2.2
概算、预算管理、差价管理文献
长期

4.2.3
合同变更、索赔管理文献
长期

4.2.4
规程、规范、原则、规划、方案、规定
长期

4.2.5
招标文献审查、技术设计审查、技术合同
长期

序号
归　　档　　文　　件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
4.2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文献
长期

4.3
招标投标、承发包合同合同

4.3.1
招标书、招标修改文献、招标补遗及答疑文献
长期
长期
长期
4.3.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文献、修正文献
永久
永久
长期
4.3.3
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期

4.3.4
中标告知书
长期
长期
长期
4.3.5
合同谈判纪要、合同审批文献、合同书、合同变更文献
长期
长期
长期
4.4
专项申请、批复文献

4.4.1
环保、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等文献
永久

4.4.2
水、暖、电、煤气等供应合同书
长期

4.4.3
原料、材料、燃料供应来源文献
长期

5
施工文献

5.1
建筑施工文献

5.1.1
开工报告、工程技术规定、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期

5.1 2
施工组织设计、施工方案、施工筹划、施工技术及安全措
施、施工工艺、施工组织设计报审表
长期
长期

5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验薄
长期
长期

5.1.4
建筑材料实验报告
长期
长期

5.1.5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续
永久
长期

序号
归　　档　　文　　件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
5.1.6
施工定位测量、地质勘探
永久
长期

5.1.7
土、岩实验报告、基本解决、基本工程施工图
永久
长期

5.1.8
施工日记、大事记

长期

5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
长期

5.1.10
工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故解决报告
永久
长期

5.1.11
工程质量检查、评估
永久
长期

5.1.12
施工总结、技术总结

长期

5.1.13
交工验收记录证明
永久
长期

5.1.14
竣工报告、竣工验收报告
永久
长期

5.1.15
竣工图
永久
长期

5.2
设备及管线安装施工文献

5.2.1
开上报告、工程技术规定、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期

5.2.2
施工组织设计、施工方案、施工筹划、技术办法
永久
长期

5.2.3
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续
永久
长期

5.2.4
焊接实验记录、报告、旋工检查、探伤记录
永久
长期

5.2.5
隐蔽工程检查验收记录
永久
长期

5.2.6
强度、密闭性实验报告
长期
长期

5.2.7
设备、网络调试记录
长期
长期

5.2.8
施工安装记录、安装质量检查、评估、事故解决品报告
长期
长期

序号
归　　档　　文　　件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
5.2.9
系统调试\实验记录
长期
长期

5.2.10
管线清洗、通水、消毒记录
短期
长期

5.2.11
管线标高、位置、坡高测量记录
长期
长期

5.2.12
中间交工验收记录证明、工程质量评估
永久
长期

5.2.13
竣工报告、竣工验收报告
永久
长期

5.2.14
竣工图
永久
长期

5.3
电气、仪表安装施工文献

5.3.1
开工报告、工程技术规定、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期

5.3.2
施工组织设计、施工方案、施工筹划、技术办法
短期
长期

5.3.3
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续
永久
长期

5.3.4
调试、整定记录
长期
长期

5.3.5
性能测试、校核
长期
长期

5.3.6
施工安装记录、质量检查评估、事故解决报告
永久
长期

5.3.7
操作、联动实验
短期
长期

5 3.8
电气装置交接记录
短期
长期

5.3.9
中间交工验收记录、工程质量评估
永久
长期

5.3.10
竣工报告、竣工验收报告
永久
长期

5.3.11
竣工图
永久
长期

序号
归　　档　　文　　件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
6
监理文献、资料

监理
单位
6.1
监理合同合同、监理大纲、监理规划及监理细则
长期

长期
6.2
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审
长期

长期
6.3
施工组织设计、施工方案、施工筹划、技术办法审核，施工进度，延长工期、索赔及付款报审
长期

长期
6.4
开(停、复、返)工令、允许证、中间验收证明书
长期

长期
6.5
设计变更、材料、零部件、设备代用审批
长期

长期
6.6
协调会审纪要、监理工程师指令、批示，来往函件
长期

长期
6.7
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期

长期
6.8
监理日记、监理周(月、季、年)报，备忘录
长期

长期
6.9
各项测控量成果及复核文献、外观、质量、文献等检查、抽查记录
长期

长期
6.10
工程质量事故、施工安全事故报告
长期

长期
6.11
工程进度筹划、实行、分析记录文献
长期

长期
6.12
变更价格审查、支付审批、索赔解决文献
长期

长期
6.13
单元工程检查及开工(开仓)签证，工程分某些项质量认证、评估
长期

长期
6.14
重要材料及工程投资筹划、完毕报表
长期

长期
6.15
监理工作声像文献
长期

长期

7
工艺设备文献

7.1
工艺阐明、规程、路线、实验、技术总结
长期

序号
归　　档　　文　　件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
7.2
产品检查、包装、工装图、检测记录
长期

7.3
设备、材料采购合同、出厂质量合格证明
长期
长期

7.4
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
长期

7.5
设备图纸、使用阐明书、零部件目录
长期

7.6
设备测绘、验收记录及索赔文献
长期

7.7
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
长期

8
科研项目

8.1
开题报告、任务书、批准书
永久

8.2
合同书、委托书、合同
永久

8.3
研究方案、筹划、调查研究报告
永久

8.4
实验记录、图表、照片
永久

8.5
实验分析、计算、整顿数据
永久

8.6
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范阐明书
永久

8.7
实验装置操作规程、安全办法、事故分析
长期

8.8
阶段报告、科研报告、技术鉴定
永久

8.9
成果申报、鉴定，审批及成果推广应用材料
永久

8.10
考察报告、重要课题研究报告
永久

序号
归　　档　　文　　件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
9
涉外文献

9.1
询价、报价、投标文献
短期

9.2
合同、合同附件
永久

9.3
谈判合同、议定书
永久

9.4
谈判记录
长期

9.5
谈判过程中外商提交材料
长期

9.6
出国考察及收集来关于材料
短期

9.7
国外各设计阶段文献
永久

9.8
各没计阶段审查议定书
永久

9.10
圈外设备材料检查及设计联系文献
永久

9.11
国外设备储存、运送
短期

9.12
设备开箱检查记录、商检及索赔
永久

9.13
国外设备、材料防腐、保护办法
短期

9.14
外国技术人员现场提供文献材料
长期

10
生产技术准备、试生产

10.1
技术准备筹划
短期

10.2
试生产管理、技术责任制
短期

10.3
开停车方案
短期

序号
归　　档　　文　　件
保管期限
建设
单位
施工
单位
设计
单位
10.4
设备试车、验收、运转、维护记录
长期

10.5
试生产产品质量鉴定报告
短期

10.6
安全操作规程、事故分析报告
长期

10.7
运营记录
短期

10.8
技术培训材料
短期

10.9
产品技术参数、性能、图纸
永久

10.10
工业卫生、劳动保护材料、环保、消防
短期

11
财务、器材管理

11.1
财务筹划及执行、年度筹划及执行、年度投资记录
短期

11.2
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及阐明
永久

11.3
重要材料消耗、器材管理
短期

11.4
交付使用固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册
永久

12
竣工验收文献

12.1
项日竣工验收报告
永久
长期

12．2
工程设计总结
永久

12.3
工程监理总结
永久
长期

12.4
项目质量评审材料
永久
长期

12.5
工程现场声像材料
永久

12.6
工程审计文献、材料、决算报告
永久

12.7
竣工验收会议决策文献、验收证书及验收委员会名册、签字
永久
长期

12.8
环保、劳动安全卫生、消防、档案等验收审批文献
永久

12.9
项目评优报奖申报材料、批准文献及证书
长期
长期