内部控制手册--设备采购.doc

设备采购管理1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关设备采购的管理要求，旨在规范设备采购管理，提高设备采购质量，降低设备采购成本，促进企业持续发展。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 采购管理程序u 采购方式管理u 采购付款方式管理u 采购价格管理u 采购交期管理u 采购品质管理1.4 职责分工n 设备使用部门：提交设备采购申请等。 n 采购部：进行市场调查，编制设备采购计划，筛选合格供应商，编制采购合同等。n 仓库：收货、检验（品质部）、入库等。n 财务部：支付货款、入账等。n 总经理/分管领导：对设备采购申请、设备采购计划以及采购合同的合理性进行审批。1.5 流程图101.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施7.3-PR1设备采购流程职责划分不明确，可能导致舞弊风险，采购人员收受回扣，造成购进的设备质次价高7.3-C1预防性设备管理相关制度中应明确设备采购计划的制定、审批、执行及验收等重要环节人员职责分工、岗位责任人年设备采购相关理制度7.3-PR2采购人员长期固定，可能导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给公司造成经济损失7.3-C2A预防性明确设备采购人员岗位职责，将设备采购岗位列为关键岗位纳入关键岗位管理年采购人员岗位职责7.3-C2B预防性设备采购人员参照关键岗位管理制度，实行定期轮岗管理年关键岗位人员定期轮岗制度7.3-PR3各下属单位进行设备采购未上报集团公司备案、审批，可能导致分散采购，增加采购成本7.3-C3A预防性各下属单位生产部门采购设备时须经过部门负责人及本单位设备管理归口部门审批通过并由总经理审批后，提交集团公司设备管理归口部门、采购部及相关领导审批确认年采购申请单7.3-C3B预防性对于授权金额以内的设备采购，可以由各下属单位设备采购经公司设备管理部门及总经理审批确认后，在集团设备管理归口部门登记并由公司负责统一采购年采购申请单7.3-PR4设备采购前未进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，可能影响设备采购计划的制定7.3-C4预防性设备采购前须进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，包括设备技术参数标准、设备型号、价格区间、使用年限、设备损耗情况、主要生产厂家等作为后期设备采购招投标过程的参考依据年市场调查报告7.3-PR5未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，可能导致采购预算及价格制定不合理，增加采购成本7.3-C5预防性在进行市场调查后，需对设备价格信息进行整理和分析，了解设备市场价格波动情况并预测市场价格变动趋势作为设备采购成本预算及价格制定的依据年设备价格分析表7.3-PR6设备采购计划制定不合理，可能导致设备采购执行困难，增加采购成本7.3-C6预防性设备采购人员应根据实际经营需要和经营计划制定采购计划年采购计划7.3-PR7设备采购计划未经领导审批，可能导致未经授权进行设备采购，造成公司资金浪费7.3-C7预防性设备管理人员根据生产经营计划需要编制采购计划后，报相关部门负责人审核，经部门负责人审核签字后报公司设备归口管理部门、财务部、分管领导及总经理审批确认年采购计划审批单7.3-PR8设备采购之前未执行询价比价或询价比价不充分，可能导致设备采购价格过高，增加采购成本7.3-C8A预防性各下属单位设备管理部门采购人员原则上应从供应商名录中选择合适的供应商进行询价年采购供应商名录7.3-C8B预防性根据采购计划及招投标制度规定，制定设备采购招标文件，经设备管理归口部门审核签字后报公司总经理审核签字年招投标文件7.3-C8C预防性设备管理部门采购人员从提供询价信息接近市场信息价的供应商中按照价格从低到高的顺序进行排列，选择35家供应商，发出招标文件年招投标文件7.3-PR9设备采购未考虑到配品配件的供应商，可能导致维修成本增加，增加运营成本7.3-C9预防性设备采购时，应充分考虑到与该设备配套的配品配件的情况。如果配品配件供应商稀少，价格高，则要考虑是否更换其他设备供应商年7.3-PR10未经授权签订采购合同，可能导致舞弊风险，造成公司经济损失7.3-C10预防性设备采购合同应由总经理签订，总经理无法签订时，应书面授权分管领导或设备管理部门负责人签订采购合同年设备采购合同7.3-PR11采购合同中未明确设备维修或保修条款，可能导致所购设备在使用中出现大量维修费用，增加设备运行成本7.3-C11预防性采购合同中须有维修或保修条款年设备维修协议/条款7.3-PR12设备款支付审批手续不规范，可能导致资金管理混乱，造成公司资金损失7.3-C12预防性每月末采购部门根据采购合同约定，提出付款申请报部门负责人审批年付款申请单7.3-PR13未按合同规定及时与供应商进行货款结算，可能导致供应商扣留设备或引起法律纠纷，造成公司法律风险7.3-C13预防性采购部门应定期与供应商核对货款结算金额，确定已结算与未结算款项年7.3-PR14设备进厂时未登记设备管理台账，可能导致财务无法及时入账，造成账实不符7.3-C14预防性验收合格后，设备管理人员及时登记设备管理台账，详细登记经验收合格入库的设备的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容年设备管理台账7.3-PR15设备安装完毕后未进行测试，可能导致设备无法正常使用，影响实际生产，造成公司经济损失7.3-C15发现性验收入库后须经过现场检测，由设备操作人员现场操作，技术人员对测试过程进行记录。安装测试完毕，入场设备能正常使用后，才能进入付款审批流程年设备检测报告7.3-PR16设备安装测试完毕后未出具相关的测试报告，可能导致设备检测结果失真，影响设备正常使用7.3-C16发现性设备检测完毕后应根据测试记录及结果编制设备检测报告，检测报告由设备操作人员、技术检测人员及供应商安排的设备安装人员共同签字确认，检测报告提交设备管理部门负责人审核并在设备管理部门备案年设备检测报告7.3-PR17设备采购相关资料归档不及时，可能导致设备采购后续管理混乱，发生设备故障时无法查找相关资料7.3-C17预防性设备管理部门应保管与设备采购有关的招投标资料及采购合同等文件资料并于年底进行分类汇总，编写归档资料清单，转交档案室归档年归档资料清单；设备采购相关文件资料