内部控制手册-原材料管理.docx

原材料管理

1.1 概述
规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关涉及公司在原材料的收存、管理、盘点和处理的管理制度旨在加强原材料的收货流程，保证原材料的规范管理，确认原材料的盘点准确。
1.2 适用范围
适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。
1.3 相关制度
u 《仓库作业管理细则》
u 《物料配送管理规范》
u 《仓库借用准则》
u 《危险化学品仓库管理规范》
u 《危险化学品泄漏应急管理规范》
1.4 职责分工
n 仓库：负责原材料的验收，对原材料进行编号管理；办理原材料入库，更新库存状态；对原材料规范管理，日常和年末盘点，对盘盈盘亏进行分析；办理原材料的出库手续，确保原材料的领用经过了适当审批。
n 分管领导：负责原材料报废、盘盈盘亏分析报告、原材料库存方案等的审批。
n 品质部：负责原材料验货后的质量检验。
n 财务部：负责原材料盘点的监盘，盘盈亏分析后的调账。
n 采购部：负责联系供应商进、换货。
n 生产管理部：负责原材料领用申请及审批。
1.5流程图

14
1.6控制矩阵
风险编号
风险描述
控制措施编号
控制类型
控制措施
应用系统控制
控制频率（随时/日/周/月/季/年）
控制实施证据
对应制度/管理办法
应用系统控制所属模块
系统控制措施
8.1-R1
生产物资采购与生产物料库存管理职责由生产计划专员一人同时负责，不相容职务未分离，可能导致生产物资的采购及领用由生产计划员一人控制，或相关物料领取后被用于生产以外的用途，造成内部舞弊风险
8.1-C1
预防性
生产计划与物料控制人员工作进行拆分

年
生产管理部门岗位职责说明书

8.1-PR1
原材料入库前未经验收，可能导致入库的原材料存在数量缺失或质量问题，造成原材料管理混乱
8.1-C6
预防性
库管员验收原材料应确定供应商提供的送货单、实物、ERP系统三者的型号、数量、金额等信息一致，且外包装有出厂标识无明显破损痕迹方可收货，若外包装有破损痕迹应在司机的承运单上注明“外包装破损”字样

月
供应商送货单

8.1-PR2
原材料仓库无物料编号及数量记录卡片，未对原材料进行编号集中管理，可能导致原材料管理混乱
8.1-C7
预防性
材料入库后，仓库管理员填写物料明细卡，卡片上的记载数量应随着库存物品的变动及时调整

月
物料明细卡

8.1-PR3
原材料入库后财务未及时入账，可能导致财务账记录不完整，账实不符
8.1-C8
预防性
原材料入库后，仓库应及时通知财务部进行账务处理，财务人员应获取并核对原材料清单后进行财务入账生成相应的会计凭证

月
原材料入库单

8.1-PR4
未及时建立实物台账、台账要素不规范，可能导致原材料库存记录信息失真
8.1-C9
预防性
仓库员根据入库验收人员出具的入库单填制原材料库存台账，并每日由仓库主管复核，台账应包括送货人姓名、供应商名称、物品名称、数量、规格、出入库时间、质检员等信息

月
原材料入库单；
物资管理台账

8.1-PR5
同一人员办理原材料日常管理业务的全过程，包括原材料的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等工作，可能造成内部舞弊风险
8.1-C10
预防性
仓库作业管理细则中应明确存货的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等环节的人员职责分工、岗位责任

月
仓库人员岗位说明书

8.1-PR6
未对原材料进行分类存放，可能导致易原料堆放混淆，原料领用时出错，影响产品正常生产
8.1-C11
预防性
所有物资均需按各品目类型整齐、合理地排放，并用标签注明存货名称、规格和数量。易燃易爆品种单独设库，并进行隔离

月
库存商品标签

8.1-PR7
未对呆滞、过期材料和报废原料及时处置，可能导致过期材料处理不及时，报废成品大量积压，造成空间资源的浪费，占用资金导致资产损失
8.1-C12
预防性
报废的材料经过审批进行报废处理，报废材料若是保税的则进入保税报废仓，若是非保税的则进入非资产仓。报废材料由仓管部门负责处理，处理方式为联系买家竞价出售，联系不到买家则联系有资质的清运公司销毁

月
报废审批单；
领导审核记录；

8.1-PR8
对原材料的保质期限不明确，发放不及时，可能导致原材料未在保质期限内使用，造成原材料浪费
8.1-C13
预防性
对于有贮存期限要求的原材料，发放前应查看ERP系统和原材料外包装上的有效期，确保原材料在保质期内发放。原材料的发放应遵循“先进先出”原则，特殊情况需经物流部经理和主管批准

月
原材料出库单

8.1-PR9
原材料盘点不规范，可能导致原材料缺失，账实不符
8.1-C14
发现性
财务部与仓管部门至少每年组织一次原材料盘点，财务部编制年度原材料盘点工作计划，经仓管部门负责人、分管领导及总经理审批签字后执行

年
原材料盘点计划；
库存盘点表

8.1-PR10
无盘盈盘亏原因分析，未及时进行调账处理，可能导致资产损失原因不明，资产价值计量不准确
8.1-C15
发现性
盘点中发现的盘盈、盘亏情况，仓管部门会同资金财务部对存货盘盈、盘亏情况进行分析并做出鉴定，编制存货盘盈、盘亏处置报告，按照职责审批权限报财务经理、分管领导及公司总经理审核确认后执行，财务部会计核算人员根据审批结果，对盘盈、盘亏进行账务处理，材料库管理人员根据审批结果调整、更新存货实物台账

年
盘点差异分析报告

8.1-PR11
库管未严格审核是否有部门领导签字确认的领料单即办理出库手续，可能导致材料库领料程序管理不严，造成公司资产损失
8.1-C16
预防性
原材料领料时材料库管理人员须仔细核对经部门领导签字确认的物资领料单及领用数量及用途后才能办理材料出库手续

月
原材料领料单；
领导审核意见

8.1-PR12
办理出库手续时未严格要求领料人员登记领用信息，可能导致发生问责事故时无法及时查找相关责任人
8.1-C17
预防性
办理原材料领料出库手续时，领料人员须在领料登记簿上详细填写领料登记信息，包括物资名称、领用部门、领用人姓名、领取数量及用途等，经仓库管理员审核签字确认后方可领料出库

月
原材料领料登记记录

8.1-PR13
物资领料单及出库单无编号或未连续编号，可能导致无法查询相关出库记录或出库单据与记录核对不一致，造成存货管理混乱
8.1-C18
预防性
仓库管理员办理完领料审核手续后开具物资出库单，出库单应与领料单一样须连续编号并经仓库管理员签字确认后由仓库管理员陪同领料人员一起领料出库

月
原材料领料登记记录；
原材料出库单

8.1-PR14
物资领用后未将使用剩余的存货做退库处理，可能导致物资管理混乱，账实不符
8.1-C19
预防性
使用部门应根据使用情况确定所需原材料的使用数量，须将多余的原材料退还至材料仓库，退料人员、仓库管理人员核对退还的材料品种、数量无误后，共同在物料入库单上签字，仓库管理员更新物料收、发、存明细记录，月末由生产管理部负责人审核签字

月
原材料入库单；
物资管理台账

8.1-PR15
未定期对材料库管理人员进行安全教育，无相关突发事件、安全事故应急预案，可能造成仓库管理人员工作责任心、风险防范意识较差，忽视安全隐患，导致安全事故的发生
8.1-C20A
预防性
安全生产管理规范中应明确对材料库人员及保安人员定期进行安全教育培训或突发事件演练

年
安全生产管理规定

8.1-C20B
预防性
所有材料库人员及保安人员须定期参加安全教育培训及突发事件演练，做好培训记录及演练小结并由部门领导审核

年
部门培训记录

8.1-PR16
未定时定期进行材料库安全巡检并做好巡检记录，可能导致材料库存在安全隐患或原材料被盗风险，造成公司资产损失
8.1-C21A
预防性
材料库保安人员应每日定时对仓库外围环境进行安全巡检，材料库管理员应负责对材料库内部环境进行安全检查，保安人员及材料库管理员须做好安全巡检记录

月
安全生产巡检记录；

8.1-C21B
预防性
材料库工作人员进行工作交接班时，休息人员应向交接人员汇报安全巡检情况

月
仓库人员工作交接班记录

8.1-C21C
预防性
发现有任何安全隐患时，材料库管理人员或保安人员应立即向管理部门领导汇报并及时采取应对措施

月
相关突发事故报告

8.1-PR17
未定期检查材料库内的灭火器等消防用品，可能导致消防用品年久失效，发生安全事故时无法正常使用
8.1-C22A
预防性
安全生产管理规范中应明确对材料库内的安全消防用品实行定期检查

月
安全生产管理规定

8.1-C22B
预防性
检查当日材料库管理人员应协助生产管理部门检查人员共同检查安全消防设备的放置、消耗情况及能否正常使用的情况，做好安全检查记录

月
安全检查记录