内部控制手册--固定资产管理.doc
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1、固定资产管理1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关公司设备的编号、台帐记录、盘点、转移、租赁,固定资产的维修及更新改造的工作流程,旨在加强固定资产日常管理,规范固定资产核算方法,确保固定资产实物与账面数量相一致。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 固定资产和低值易耗品办公设备管理制度u XX市XX股份有限公司-车辆管理规定(试行)1.4 职责分工n 工程部:负责根据国家有关法律、法规及上级主管部门意见,修订固定资产管理程序;负责审议固定资产的请购、报废及其它重大事项;组织审核公司固定资产年度预算,组织使用部门对已转固定资产和未转固定资
2、产的实物进行管理。n 资产管理员:负责固定资产编码和固定资产卡片的制作,应将当月新增或变动的固定资产卡片于月末发放给各使用部门,特别是固定资产的变动,确保帐、卡、物的相符。n 固定资产使用部门:负责本部门固定资产的申购、领用及日常管理;负责部门内固定资产台账与资产实物的日常盘点工作,会同工程部和财务部做好固定资产盘点工作。n 采购部:负责办理固定资产采购事宜。n 财务部:负责固定资产价值核算,按规定提取折旧/减值准备,及时准确的反映固定资产价值、固定资产增减变动情况,协助固定资产盘点。n 总经理/分管副总:负责审批大额固定资产的采购、报废申请的合理性。1.5流程图181.6控制矩阵风险编号风险
3、描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率(随时/日/周/月/季/年)控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施8.3-R1未建立办公设备实物台账,台账要素不规范,可能导致公司资产记录信息失真,不利于了解办公用固定资产的现状,出现问题无法及时发现8.3-C1预防性设备管理部门及使用部门均应详细完整地记录办公设备管理台账,包括设备名称编号、型号、使用寿命、使用日期、折旧情况等记录年设备管理台账8.3-R2办公设备无统一的编号标准,未对办公设备进行编号,可能导致办公设备管理混乱,不利于公司资产盘点工作,造成公司财产损失8.3-C2预防性严格按照公司制定的设备编码规则对
4、购入的办公设备进行编码,做到每台办公设备都有唯一编码标识年设备编号8.3-PR1固定资产日常管理职责分工不明确,可能导致固定资产管理混乱8.3-C4预防性固定资产管理制度中明确固定资产采购、验收入库、记账核算等环节的人员职责分工、岗位责任年固定资产管理制度8.3-PR2未设置专门的固定资产管理部门,可能导致部门之间职责重合或分工不明,造成资产档案管理混乱8.3-C5预防性由总经理授权行政部负责公司固定资产管理归口部门,明确部门管理制度年固定资产管理制度8.3-PR3已建成的固定资产未及时转入或只部分转入固定资产,可能导致账实不符,影响资产计量不准确8.3-C6预防性在建固定资产完工交付使用后,
5、财务部应对已建成的固定资产及时入账年财务核算制度8.3-PR4固定资产采购后入账不及时,可能导致公司资产计量不准确8.3-C7预防性公司购进固定资产的,采购部门应及时将发票、入库单等采购单据交付财务部,会计人员审核单据后应及时入账年采购申请单;入库单;采购发票8.3-PR5固定资产编号不规范,可能导致资产管理混乱8.3-C8预防性严格按照公司制定的编码规则对固定资产进行编码,做到每台固定资产都有唯一编码标识年固定造成编码规则8.3-PR6没有贴固定资产标签,标签损坏或脱落时没有及时更换,可能导致资产安全风险8.3-C9A发现性对经过审批进入固定资产的固定资产制作固定资产标签,将固定资产标签贴在
6、固定资产表面可见,并有利于盘点的部位年固定资产标签8.3-C9B发现性固定资产使用部门协助行政部定期对固定资产上的固定资产标签进行检查,发现有标签损坏或脱落现象的应及时更新或补贴并做好标签修补记录年固定资产 标签检查、修补记录8.3-PR7未及时建立固定资产台账、台账要素不规范,可能导致资产记录信息失真,影响后期固定资产盘点8.3-C10预防性行政部及使用部门均应详细完整地记录固定资产管理台账,包括固定资产名称编号、型号、使用寿命、进厂日期、使用日期、折旧情况等记录年固定资产管理台账8.3-PR8违反固定资产安全管理规定或因保管不善、使用不当,可能造成资产损失8.3-C11预防性设备操作人员在
7、现场作业中应当严格执行设备的安全操作规程和有关的安全规章制度,在作业过程中发现事故隐患或者其他不安全因素,应当立即向现场安全管理人员或单位有关负责人报告年设备安全操作规程8.3-PR9未办理大额固定资产保险,可能导致资产损失时无法得到相应的赔偿8.3-C12预防性对大型、重要固定资产购置时,行政部相关人员应及时办理设备保险手续,所有设备保险单应随同设备技术资料一并进行保管,当发生设备损坏或安全事故时可及时申请办理保险赔偿年设备保险相关资料8.3-PR10未制定年度固定资产大修计划及预算或制定不合理,可能导致计划和预算的实施困难8.3-C13预防性贯彻执行并依照国家、省和上级主管部门有关固定资产
8、修理的方针、政策、法律、法规和标准,结合公司实际编制公司年度固定资产大修计划,与公司生产经营计划同时下达年固定资产大修计划;公司生产经营计划8.3-PR11固定资产送外维修中的数据保密工作不到位,可能导致重要资料泄密8.3-C14发现性存有重要数据资料的设备送外维修前应由相关技术人员将保存的数据资料导出保管或进行加密处理,经使用部门及管理部门领导审核确认后才能送外维修年设备数据导出记录;领导审核意见8.3-PR12集团各下属单位固定资产进行内部调拨时未办理调拨手续,可能导致资产管理混乱8.3-C15预防性各集团下属子公司固定资产闲置时可进行相互调拨借用。固定资产调拨前应在集团公司固定资产管理部
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