新版行政人事管理工作手册模板.doc
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1、企业介绍XXX物业管理成立于,企业关键从事物业管理、为中国企业提供劳务派遣服务、家政服务、环境绿化、餐饮管理等业务。企业注册资金100万元,企业是重庆市物业管理协会会员单位,含有独立法人资格;企业经过ISO-9000质量认证。企业自成立以来,以一流服务质量,良好声誉和各类专业管理团体为用户提供全方面、优质、高效、专业各项物业管理服务,在重庆地域树立了良好企业形象。企业技术力量雄厚,管理专业技术人员均持有建设部颁发专业合格证书,职员队伍技术过硬、作风优良、纪律严明,我们真诚期待和您合作!让我们共同努力、发明美好明天。一、企业组织结构董事会(执董)总经理副总经理副总经理护工总监餐饮部总监环境管理总
2、监物业管理总监秩序维护总监行政人事总监财务总监行政人事部护工部餐饮部保洁管理部秩序维护部质量管理部市场企划部财务部二、部门管理职责1、财务管理部财务部是负责企业会计核实管理、财务核实管理、企业经营过程实施财务监督、稽核、审计、检验、协调和指导专职管理部门:(1)编制企业月度、季度成本、利润、资金、费用等相关财务指标计划。(2)建立健全企业财务管理、会计核实、稽核审计等相关制度,督促各项制度实施和实施。(3)负责物业有偿服务费用审核管理。(4)根据会计制度设置帐目,正确利用会计科目,做好编制凭证,记帐,算账,对帐,月末编制会计报表。(5)按银行制度要求,做好现金、支票、发票管理工作。(6)负责企
3、业重大协议项目协议评审管理。(7)负责办理现金、出账、结算、发放工资及和业务单位债权、债务结算和清理工作。(8)帮助各部门/项目经营管理目标责任书监督实施。(9)保守企业秘密,维护企业利益。2、行政人事部 行政人事部是负责企业内部行政办公事务管理、人力资源建设和管理部门。(1) 负责企业各项行政、人事管理制度制订及监督、检验。(2) 负责企业人力资源战略计划。(3)负责职员入职、晋升、降级、调动、离职等手续办理及劳动关系处理。(4) 负责企业内部消防、安全管理。(5)负责企业培训计划、组织及实施。(6)负责企业各类文件起草、审核、传输及档案管理(7)负责企业会议管理工作。(8)负责企业来客接待
4、工作。(9)负责企业企业形象策划管理。(10)负责职员招聘、培训、选拔任用及绩效考评工作。3、市场企划部 市场企划部关键职责是进行物业服务计划、物业项目开发、企业广告宣传管理及物业招商等。()配合企业决议层进行物业服务计划,确定企业市场定位。()制度企业市场开发策略,并据此开展企业市场拓展、项目开发工作。()负责物业市场调查具体实施。()建立物业市场资料、物业项目信息数据库。()物业服务管理前期计划,撰写投标书,进行投标工作。(6)代表企业签署物业管理服务协议。(7)负责企业对外宣传策划、广告公布管理。(8)依据物业项目需求,负责组织接待用户,开展物业招商工作。4、质量管理部职责 质量管理部是
5、物业企业中推进服务质量、进行规范化服务监督检验等工作部门。(1)负责制订并监督落实企业质量管理规章制度、质量方针、政策和相关管理程序。(2)负责推进企业服务质量体系建设、质量认证工作。(3)组织企业内部质量管理体系策划、实施、监督和评审工作。(4)负责组织对企业项目服务质量体系审核、监督、重大问题处理。(5)编制企业物业服务质量手册及相关质量文件。(6)负责和质量认证机构接洽工作。(7)组织质量数据分析和质量改善方法研究、实施工作。(8)负责组织处理和质量相关投诉问题。、秩序维护部管理职责 秩序维护部关键负责企业服务项目中物业安全、消防、防盗、车辆管理等工作,以确保项目标设备设施及辖区内人员生
6、命财产安全。(1)负责企业物业秩序维护服务政策和经营计划制订。(2)负责制订企业秩序维护部工作制度和发展计划。(3)负责组织企业秩序维护部管理体系建立完善工作。(4)负责企业项目部服务协议管理和实施。(5)负责指导项目部完成物业秩序维护治安、保卫、消防工作。(6)组织处理和秩序维护管理相关重大事件和投诉问题。6、保洁部管理职责 保洁部是负责企业物业管理项目中清洁卫生(护工)、环境绿化等项工作部门。(1)负责企业物业保洁服务政策和企业经营计划制订。(2)负责企业物业保洁管理计划和组织实施。(3)负责企业物业保洁服务项目标统筹、协调管理。(4)负责检验和指导项目保洁服务工作。 (5)负责服务项目重
7、大事件处理。(6)负责项目保洁职员组织培训工作。7、餐饮部职责(1)全方面负责企业餐饮服务项目标管理工作;(2)依据企业发展需要,帮助餐(饮)店经理建立并完善管理制度;(3)适时调整和创新企业餐饮服务产品;(4)做好企业餐饮服务经营计划,并提出管理意见和提议。(5)负责项目职员岗位技能培训工作。 (6)负责餐饮项目标考评、检验工作。 (7)帮助领导作好经营、服务及各项餐饮管理工作。8、护工部管理职责1、负责企业医院项目护工业务管理工作。 2、负责制订护工管理制度。 3、实施各项技术操作规程,指导各项目完成基础护工工作,抓好护工质量管理,确保非医疗护工工作正常有序地进行。 4、负责组织护工人员业
8、务学习和技术培训,定时进行业务技术考评、检验、评价和总结。5、指导、检验各项目护工业务管理情况,发觉问题立即处理。6、负责护工管理、教学和质量管控工作。三、职务职责1、企业总经理岗位职责(1)严格实施国家、省、市相关物业管理方针、政策。(2)负责企业全方面管理工作。(3)制订和完善企业各项规章制度,建立良好工作秩序。(4)抓好企业精神文明建设,树立良好企业形象。(5)重视经济效益,创新企业发展。(6)制订年度工作计划,明确目标、任务,督促下属部门推行岗位职责。(7)重视人才,根据德、才标准合理使用干部。(8)定时向董事会汇报企业管理及经营收支情况。(9)关心职员生活,努力提升职员工资福利,改善
9、工作条件。(10)理顺相关政府部门、企事业关系,发明良好经营环境。2、企业副总经理岗位职责(1)帮助总经理抓好企业管理工作。(2)关键分管企业财务部、餐饮部、市场企划部、秩序维护部工作。(3)制订和完善企业各项规章制度,建立良好工作秩序。(4)领导分管部门,制订年度工作计划,明确目标、任务。(5)组织协调各部、共同管好企业物业服务项目。(6)定时向总经理汇报分管工作情况。(7)关心职员生活,努力提升职员福利,改善工作条件。(8)理顺相关政府部门、企事业关系,发明良好外部环境。3、财务总监岗位职责职责1全方面主持财务部工作。职责3负责企业关键经济协议及投资项目进行评审。职责4负责企业经济核实工作
10、。职责5负责企业财务预算编制工作。职责6负责定时向企业总经理提供财务分析汇报。 职责7负责项目经营目标责任考评工作。职责8按时完成税务申报和年度审计工作。职责9完成领导交办其它事项。职责2负责制订企业财务管理制度和政策。4、行政人事部总监岗位职责职责1主持行政人事部全方面工作。职责3负责制订企业人力资源管理制度和劳动用工制度。职责4组织制订和实施企业人力资源战略和人力资源政策。职责5负责组织实施企业人员招聘、录用、晋升等事务工作。职责6负责企业会务管理工作。职责7负责组织、协调和安排企业后勤管理工作。职责8完成领导交办其它事项。职责2负责制订企业行政管理规章制度。5、物业管理部总监(企划部)岗
11、位职责职责1负责企业物业经营战略定位。职责3负责主持物业市场、项目调查工作,建立资料、信息数据库。职责4负责物业项目服务管理前期计划。职责5负责主持撰写投标书,进行投标工作。职责6负责代表企业签署物业管理服务协议。职责7负责企业对外宣传策划、广告管理。职责8完成领导临时交办其它工作职责2负责企业物业市场拓展、项目开发组织、实施工作。6、物业管理部总监(质管部)岗位职责职责1负责制订企业质量管理方针,确定质量管理目标。职责3全方面组织企业物业服务质量内部审核工作。职责4负责组织实施质量管理体系审核和认证工作。职责5负责质量手册、作业指导等体系文件编制和实施。职责6负责物业服务质量统计监督、检验。
12、职责7负责企业物业服务品质管理工作。职责8负责和企业质量管理相关培训工作。职责9完成领导交办其它工作。职责2负责建立完善企业质量管理体系。7、秩序维护部总监岗位职责职责1负责主持秩序维护部全方面管理工作。职责3负责各项目物业秩序维护业务管理工作。职责4负责物业项目治安、保卫、消防管理。职责5负责物业项目相关秩序维护管理重大事务处理。职责6负责企业秩序维护物业项目人员招聘、录用工作。职责7负责组织实施秩序维护管理人员培训、考评工作。职责8完成企业领导交办其它事项。职责2负责企业秩序维护部管理制度制订。8、保洁部总监职责1负责主持保洁部工作。职责3负责企业物业保洁管理制度组织监督和实施。职责4负责
13、和企业物业保洁相关重大事件处理。职责5负责企业物业保洁项目人员招聘、录用工作。职责6负责组织物业保洁人员培训、考评工作。职责7完成领导交办其它相关工作。职责2负责企业物业保洁方针目标确定。建立、健全企业物业保洁管理制度。9、餐饮部总监岗位职责职责1主持餐务部管理工作。职责3负责企业餐饮管理制度建设和实施。职责4负责企业餐饮服务项目标业务管理工作。职责5负责餐饮服务标准、步骤制订。职责6负责企业餐饮服务人员技能培训工作。职责7负责企业餐饮服务相关投诉和突发事件处了处理。职责8负责餐饮产品研发、推介工作。职责9完成领导交办其它相关工作职责2负责制订企业餐饮服务方针、餐饮经营策略。10、护工部总监职
14、责1负责主持护工部工作。职责3负责组织制订、监督实施护工管理制度。护工质量标准,并严格督促实施,为病人提供高质量护工服务。职责4负责企业护工业务管理工作。职责5负责企业护工人员招聘、录用和业务技能培训、考评工作。职责6负责组织处理和护工管理相关重大事件及投诉问题。职责7完成领导交办其它相关工作。职责2负责制订医院非诊疗护工经营项目管理方针政策。四、行政办公管理制度(一)总则1、为树立良好企业形象,规范行政办公工作,维护良好工作环境,保障企业各项业务正常运转,特制订本制度。2、本制度适适用于全部在我企业工作正式职员、兼职人员及临时工。3、行政人事部是行政办公管理工作归口管理部门,负责企业行政各相
15、关工作事项。(二)办公管理1、 职员应遵守企业规章制度。2、 办公室应保持整齐,不在室内放置杂物,工作台上摆放办公用具应整齐有序。3、上班时间,严禁办理私人事情,因公外出应向本部门责任人请假。4、接待来访,应起身相迎,做到态度和蔼、彬彬有礼,来客告辞,起身相送。5、珍惜公物,节省使用办公用具。6、讲究文明礼貌,重视仪表仪容、形象,按要求着装。(三)会议管理1、多种会议由召集者负责组织安排,并对出席对象提前发出通知。2、会议召开之前应确定议题、参会对象,准备好相关会议资料、文件。3、会议出席者应安排好工作,按时到会,并带笔记本及相关会议资料。如因故无法参与会议,须提前向会议组织者请假。4、会议坚
16、持“讲效率、开短会”标准,讲话者应做到事先准备、简明扼要、畅所欲言,使会议起到应有效果。5、企业固定性会议为企业经理办公会议、部门例会、专题会议等。企业经理办公会议,标准上每个月召开一次,参会对象为企业总经理、副总经理、部门责任人及相关人员。 部门例会于每个月10号召开,参会对象分管副总经理、部门责任人、项目经理及职能主管等。专题会议参会对象为相关全部些人员。6、如遇特殊情况,会议组织者需另行通知召开会议,上一等级会议和本等级会议在时间上有冲突时,以上一等级会议为主,本等级会议作对应时间调整。7、凡会议所作决议、决定及关键事项必需形成会议纪要,经行政人事部整理后以文件形式印发并落实实施。(四)
17、公文管理1、政府部门下发或其它单位抄送公文,统一由行政人事部行政专员收管,并负责签收、分类、登记和分发、传阅。2、以企业名义发出多种文件需编号、登记,统一对外发送。3、公文处理程序行政专员将公文登记、分类,交行政人事经理审阅并提出拟办意见。行政专员将拟办意见送相关部门相关人员阅办。领导批办公文,按指示意见交相关部门负责办理。如承接过程中有疑问或问题,应立即请示、汇报。办理完成后,相关部门应填写承接结果,连同原文件退回行政人事部存档。4、对送阅文件要抓紧时间阅办,阅文人需署名、时间。5、文件一律由专员传送,不得横向传阅。(五)印章使用管理1、企业印章由企业总经理指定专员保管,法定代表人印章、财务
18、专用章由财务部专员分开保管。印章未经企业总经理同意,不得随意交和她人保管使用。2、部门印章由部门责任人保管或指定专员保管。3、印章使用审批要求以下。包含人员调动(任免)、以企业名义签署协议协议、财务收支及对外发文、发函等方面用章,由企业总经理同意。相关业务管理工作用章,由分管副总经理同意。使使用方法定代表人印章,由企业总经理同意。使用部门印章、相关业务管理工作用章,由部门责任人同意。 包含对外或代表企业名义用章,必需经企业总经理或分管副总经理同意同意。4、未经领导同意,不得私自用章,不准携带公章外出,不准盖出空白信笺。5、对不符适用章要求,有权拒绝盖章。对违反用章要求或弄虚作假,或用章造成重大
19、影响或经济损失,要追究当事人责任。6、刻制印章,须经企业经理同意。作废印章应立即封存。(六)传真机、复印机、计算机管理1、为确保办公设备正常运行和使用,企业应指定专员保管、操作,非操作人员未经许可不得私自操作。2、为节省纸张和能源,企业严格控制复印和传真数量,非必需不予复印和传真。3、不承接外单位及私人委托打印、复印、传真,特殊情况须经领导同意后方可承接办理。4、计算机内存资料应注意保密,凡包含机要文件资料须加密码保留,未经同意,任何人不得提取(阅)电脑内存信息、数据资料。5、凡内部常见业务资料、数据,必需进行备份处理,以免丢失。6、严格控制计算机外部软件流入办公设备,严禁安装游戏软件(盘)
20、及使用,以防计算机感染病毒。7、下班工作结束后,应做好办公设备日常保养和清洁工作,并立即处理废弃稿件,切断电源。(七) 保密工作要求1、凡符合下列条款之一者,均属于企业机要文件,不得泄露。相关关键决议或计划。相关人事问题。相关会议关键讨论事项。相关业主或协议档案资料。契约、协定或依据协商而决定事项。尤其指定事项。2、机要文件由其制发部门制成正、副本两份,一份由制发部门分类加以保管,另一份由所管部门责任人保管。3、机要文件及其相关草案、其它无用资料销毁,由所管责任人负责。(八) 档案管理1、档案实施集中管理和分散管理相结合,即分为企业、部门管理,由专员负责档案管理工作。2、企业各部门在各项活动中
21、所形成含有参考价值文件、材料,由承接部门、经办人负责立即归档。3、文件结案移交归档时,相关人员须检验文件文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查。4、文件处理手续必需完善,如有遗漏,应立即退回承接人。5、档案管理人员做好收件登记、编号、运转、催办工作,按要求程序操作,符合立卷标准要求,立即分类、立卷、归档。6、档案管理人员每十二个月对档案材料数量、保管等情况进行一次检验,发觉问题立即采取补救方法,确保档案安全。7、档案管理人员保持档案清洁,采取防虫方法。8、档案管理人员每十二个月按要求清理一次,对已到保管期限、确定销毁档案材料造册登记,经领导审批后作销毁处理。9、企业严格推行调、借阅登记、审批
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