国有公司科学技术档案管理规则模版.docx
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1、公司科学技术档案管理规则 第一章 总 则 第一条 为加强公司(以下简称公司)科学技术档案管理,统一公司科学技术档案(以下简称科技档案)工作标准,充分发挥科技档案在各项工作中的作用,根据中华人民共和国科学技术档案工作条例及中国中铁股份公司档案管理办法,制定本规则(以下简称规则)。 第二条 科技档案,是指企业在建设工程项目、科学研究、生产技术等活动中形成的,具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、影片、磁盘、光盘、录像、录音带等科技文件材料。 第三条 公司科技档案分为六类:.建设工程项目档案;.科学技术研究档案;.产品技术档案;4.设备仪器档案;.标准档案;.临管运输档案(以下简称工程、科研、产品、
2、设备、标准、临运档案) 第四条 公司科技档案工作是公司档案工作的重要组成部分,应坚持统一领导、分级管理的基本原则,各单位根据科技档案比重的实际情况,确定分管领导和工作机构。 第二章 科技文件材料的形成和归档 第五条 各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度,有关部门应设专人负责,有相应的检查、控制及考核措施,做到每一项工程、科研、生产等活动,都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。 第六条 各单位要将科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入企业科技工作程序和工程、科研、生产等各项管理计划和程序中,列入有关部门、人员的职责范围。 第七条 各单位在对工程项目、科研成果、
3、产品试制、设备开箱或其它技术项目进行鉴定、验收时,要有档案部门人员参加,对应归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件的项目,不能验收。 第三章 科技文件材料归档范围及质量要求 第八条 科技文件材料归档范围: 一、 工程档案:新建、改建、扩建、维修、勘测、设计、施工和竣工验收中,形成的预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计、施工记录、竣工图、交接验收报告、技术总结、监理文件及审批鉴定的文件材料、图纸、照片、光盘等各种载体形式的材料。 二、 科研档案:在科技研究、技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果、工法、计划、大纲、任务书、论文、总结以及审批鉴定、评奖、评议、推广和作
4、为依据的文件材料。 三、 生产档案:在桥梁、水泥、构件及其它器材等产品试制、试验、新造、改造和修理中,各阶段形成的合同、设计图纸、说明书、计算书、规范、工艺文件、工艺装备和审批鉴定的文件材料以及产品安装、出厂随机文件等材料。 四、 设备档案:企业在生产经营活动中,购置、进口或自制安装使用和储备的机械设备、仪器仪表设备和非标准设备的图纸、说明书、规程、规范、记录等科技文件材料。 五、 标准档案:企业标准及其审批鉴定的文件材料;采用的国家、行业标准。 六、 临运档案:在临管线路运输的组织、计划和指挥中形成的运输合同、列车运行图、列车运行时刻表、机车交路图等。 境外工程项目的科技文件材料归档范围,可
5、参照上述规定执行。 停建、缓建工程的科技文件材料,要由相关的业务部门负责整理好,送交档案部门妥善保管。 第九条 科技文件材料的归档要求: 归档的文件材料必须完整、准确地反映企业基建、生产、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程;归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第十条 科技档案归属流向: 各单位在建设工程项目、科学技术研究、产品生产等活动中产生的文件材料,其原件必须向本单位档案部门移交归档。 第十一条 科技文件材料的质量要求: 一、 归档的建设工程项目合同、竣工交验报告及产品、科研项目的鉴定、评奖等凭证性材料必须为原件。科技文件材料的内容必须真实、准确、与实物相符。 二、 科
6、技文件材料应采用耐久性强的字迹材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的红墨水、纯兰墨水、园珠笔、双面兰复写纸、铅笔等书写材料。 三、 科技文件材料应字迹清楚、图样清淅、反差良好、图表整洁、签字盖章等法律手续完备,案卷内不应有金属物。 第四章 科技文件材料的立卷归档 第十二条 科技文件材料的分类要求: 一、 一项工程、一个科研课题、一种试制产品或其它技术项目,在完成或告一段落以后,必须将所形成的科技文件材料加以系统整理,组成案卷,由项目负责人、产品试制负责人、课题负责人等审查归档。 二、 设计、施工中采用的标准,不归入建设工程项目档案中,按标准档案办法立卷归档。 三、 各种载体形式的科技档案
7、照片、光盘、音像制品等放入声像、电子档案中,在卷内目录备注栏中填写互见号;与档案材料密不可分的竣工验收、工程项目获奖材料放入卷中。 四、 设计底图与蓝图分别保管,各自分类编号,在目录备考栏中填写互见号。 第十三条 科技文件材料整理采用标准: 铁路建设工程项目文件材料的整理、移交,依照铁道部铁路建设项目竣工文件编制移交办法(办档20028 号)规定办理,非铁路工程项目施工管理文件材料按本办法整理立卷。 第十四条 科技文件材料立卷原则和方法: 一、 工程档案:必须以一个单位工程所形成的文件材料,按其自然形成规律,保持卷内文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用为原则和目的,组成若干案卷。每个单位工
8、程划分案卷方法为:按单位工程、阶段、分部工程、专业等依次分解组卷。施工管理文件材料划分案卷方法为:按问题、年度、项目、专业相结合组卷。 二、 科研档案:一种(年度)施工工法、一个科研项目、一个QC成果、一项技术革新按自然形成规律,组成若干案卷。 三、 产品档案:按产品类别、型号、生产时间及销售地特征逐级分类组成若干案卷。 四、 设备档案:设备、仪器按类别、型号特征分类组成若干案卷。 五、 标准档案:按一项标准分类组成若干案卷。 六、 临运档案:以每一条线路运营所形成的文件材料,按其自然形成规律组成若干案卷。 第十五条 案卷要求 一、 文件材料组成:文字材料在前、图纸在后,文字材料装订成册或每一
9、份文件装订两种形式;图纸折叠为210mm297 mm大小,图标必须外露,不装订散放(成册图纸可不拆开);卷内每份装订文件首页右上方加盖、填写档号章(见附件10);案卷首页前加卷内目录(见附件1),尾页后加备考表(见附件2)。 二、 文件材料的编号:每一案卷的卷内材料连续编张号,空白页不编号。张号编写位置:文字材料在右上角;图样的页号在图标的右上方空白处;成套图样或印刷成册文件有页码时,不必重新编写张号。 第十六条 科技档案归档时间:管理性科技文件材料第二年六月底前向档案部门归档。其它科技文件材料,在项目完成或阶段完成后,必须将所形成的科技文件材料加以系统整理,组成保管单位,填写保管期限,注明密
10、级,由项目负责人审查后及时归档。 第十七条 科技档案的移交:填写移交目录(见附件3)及移交清册(见附件4)一式二份,移交清点后,双方在移交目录上签字盖章;基建档案中承揽工程移交建设方、接管方等单位的移交清册原件,向中标名义单位档案部门归档一套。 第五章 科技档案的保管与编目 第十八条 各类科技档案必须独立排列上架、分类编号,从左到右、从上向下依次上架排列。 第十九条 科技档案保管期限分为永久、长期(15年以上)、短期(15 年以下)三种期限。 第二十条 科技档案装具:档案案卷采用牛皮纸制作的档案盒盛装;档案盒正面外框尺寸为310mm220mm,盒脊厚度分别为15mm、25mm、40mm、50m
11、m四种(见附件9)。 第二十一条 建立科技档案的借阅登记制度和利用效果反馈制度,档案的借阅、复制均应履行一定的手续,保持案卷的完整与安全,不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。 第二十二条 科技档案检索工具必须具备总目录(见附件 6)、案卷目录(见附件5)。 第二十三条 科技档案超过保管期限或产品、项目废止、建(构)筑物拆除失去保存价值的档案应及时组织鉴定销毁,销毁清册归全宗卷保存。 第二十四条 对科技档案的接收、移出、借阅、保管数量、鉴定销毁、利用等情况应及时准确地做好记录和统计工作。 第六章 科技档案的分类编号 第二十五条 科技档案分类编号必须遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简
12、单性的原则。 第二十六条 科技档案分类编号代号采用汉语拼音和阿拉伯数字。 第二十七条 科技档案分为一级类目、二级类目、三级类目、四级类目及案卷号,其中一、二、三级类目必须按规定填写,四级类目各单位自定,空缺时补零;档案号组成:一级类目二级类目三级类目四级类目案卷号。 第二十八条 公司科技档案一级类目代号(见附件11表1)一、工程档案 (一) 工程档案分为三大类,即铁路建设工程项目类、企业投资建设工程项目类、非铁路建设工程项目类,各自分类编号、上架排列。 (二) 二级类目编号方法:以建设工程项目所在省(地区)分类,取省(地区)名称简称;取用代号方法见附件11表2,各省(地区)代号见附件11 表3
13、。设置二级类目的目的,是将不同省(地区)的建设工程项目档案划分开;三级类目按工程项目划分, 代号取 用工程项目简称汉语拼音字头,重号时后加阿拉伯数字。示例1:青藏铁路格尔木至拉萨段工程设计承包合同的分类编号: J QZ GL X 01 案卷号 四级类目:各单位自定 三级类目GL:格尔木至拉萨段 二级类目QZ: 青藏铁路线名 一级类目J: 基建档案 示例2:西安李家村基地综合办公楼工程竣工文件的分类编号: J ZXA BGL X 10 案卷号 四级类目:各单位自定 三级类目BGL:项目名称办公楼 二级类目ZXA: XA-建设工程项目所在地地名,Z-自建项目 一级类目J: 基建档案 示例3:上海至
14、瑞丽云南楚宁段国道工程大桥工程检查证的分类编号: J FYN CNL X 22 案卷号 四级类目:各单位自定 三级类目 CNL:CN-楚宁段项目简称代号,L公路类别号 二级类目FYN:F-非铁路建设工程项目,YN-云南公路建设工程项 一级类目J:基建档案 二、 科研档案 科研档案二级类目按类别(见附件11表4)划分;三级类目按年度划分,统一一个案卷流水编号。 示例:芜湖长江大桥40米箱梁制造、架设技术的分类编号: K Y 2004 X 28 案卷号 四级类目:各单位自定 三级类目2004:年度代号 二级类目Y:科研项目类别代号 一级类目K:科研档案 三、 产品档案 产品档案的二级类目按产品类别
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